De Sage Hospitality Group verandert de manier waarop ze hybride werken met Zoom Workplace en Zoom Spaces

Een betere ervaring voor klanten begint met een positieve ervaring voor je werknemers. De missie van de Sage Hospitality Group is om 'levens te verrijken, ervaring na ervaring', en het team weet dat deze toewijding ook geldt voor hun eigen mensen.

Sage gelooft dat het focussen op individuele momenten een groot verschil kan maken. Het bedrijf heeft een uitzonderlijk groot bereik en runt meer dan 65 hotels en 30 restaurants door het hele land. Achter de schermen gelooft Sage in het bevorderen van een hybride werkcultuur, waardoor teamleden op locatie en op afstand makkelijk kunnen samenwerken, verbonden blijven en zich betrokken voelen.

Zoom heeft hierbij een centrale rol gespeeld. Eric Skogen, Senior Director of IT Operations bij Sage, legt uit waar het allemaal begon: “Voordat we Zoom hadden, ontbrak het ons aan een gecentraliseerde tool voor vergaderingen en samenwerking. Ook ontbrak het ons aan een naadloze vergaderzaalervaring. Zoom kwam als beste oplossing naar voren. Het is uiterst gebruiksvriendelijk en stelt ons team in staat om overal te werken.”

Toen de snelle groei van Sage om een nieuwe kantoorruimte vroeg, kozen ze opnieuw voor Zoom. Deze keer was hun doel om hybride werken opnieuw vorm te geven en een dynamische, technologisch vooruitstrevende ruimte te creëren die liet zien dat ze een best-in-class werkgever zijn.

Inspiratie uit de kantoren van Zoom

Eric en zijn team legden hun doelen aan Zoom uit en bezochten het kantoor van Zoom in Denver om te ontdekken hoe de nieuwste innovaties de nieuwe werkplek van Sage konden transformeren.

"We zagen hoe de technologie was verbeterd sinds onze eerste uitrol," zegt Eric. "We realiseerden ons dat we verschillende configuraties konden kiezen voor onze gloednieuwe ruimte en de grenzen konden verleggen van hoe hybride werken eruit zou kunnen zien."

Sage wilde een ruimte ontwerpen waar werknemers gemakkelijk kunnen samenwerken zonder dat technologie de omgeving bepaalt. Ze wilden tools die de productiviteit zouden verhogen en tegelijkertijd het ontwerp van het kantoor zouden aanvullen.

Het was een behoorlijke onderneming, en ze besloten om alle mogelijkheden van Zoom Workplace en Zoom Spaces te benutten om zodoende een dynamische, flexibele ruimte te creëren die niet alleen een werkplek is, maar ook een plek waar werknemers graag willen zijn.

Comfortabele ruimtes met geïntegreerde technologie

Sage werkte samen met de lokale partner Cloud Connextions voor de bouw en het ontwerp van hun nieuwe ruimte, en de expertise van het Cloud Connextions-team bleek van onschatbare waarde. Vanwege hun oog voor detail, uitgebreide ervaring met Zoom en uitgebreide installatie- en ondersteuningsdiensten waren zij de perfecte keuze om het project te leiden. Het resultaat? Een naadloze, moderne omgeving die aansluit bij de behoeften van Sage en die hun toewijding aan kwaliteit en innovatie weerspiegelt.

Sage koos ervoor om Zoom Spaces te gebruiken: een volledige suite van flexibele werkoplossingen, om het voor hybride teams gemakkelijk te maken om samen te werken. Het platform integreert geavanceerde technologie naadloos in de vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes, waardoor samenwerking en inclusiviteit worden gestimuleerd. Een opvallende functie van hun nieuwe ruimte is een "woonkamer" waar werknemers kunnen ontspannen en kleine spontane vergaderingen kunnen houden. "Er is een open haard, tafels en stoelen, banken, en het voelt echt als thuis," zegt Eric.

Daarnaast is er de directiekamer, die maximale flexibiliteit biedt. Een verplaatsbare glazen wand transformeert de twee ruimtes met één druk op de knop in één ruimte, ideaal voor vergaderingen met het voltallige personeel. We voegen beide ruimtes samen tot een opstelling met meerdere schermen, met luidsprekers, microfoons en camera's in het plafond. Zelfs voor externe werknemers voelt het alsof ze bij ons in de kamer zitten. Ze kunnen 100% meedoen," zegt Eric.

Deze ruimtes en de andere vergaderzalen worden aangedreven door Zoom Rooms-technologie, terwijl de vergadertools, whiteboards en digitale displays helpen om een geïntegreerde ervaring te creëren voor zowel directe als externe samenwerking.

Met whiteboarding kunnen teams overal verbinding maken om projecten en werkprocessen visueel te plannen en complexe concepten te verduidelijken. 

De mogelijkheid om een Zoom-whiteboard op te slaan, te delen met andere deelnemers aan de vergadering en vervolgens weer te openen en aan te passen, is echt geweldig. Het houdt iedereen op één lijn en op het goede spoor," zegt Eric.

Digitale displays voegen een extra waarde toe door bedrijfsmededelingen, mijlpalen en evenementen weer te geven. “We hebben 98-inch monitoren die het fenomenale werk van onze vastgoedteams laten zien,” zegt Eric. “Ze zijn een groot succes bij de werknemers.”

Sage implementeerde ook DTEN-alles-in-éénvideovergadersystemen om hun Zoom Spaces nog verder te optimaliseren en de kwaliteit van hun audio en visuals te verbeteren. Deze innovaties hebben de vergaderervaring verbeterd, zodat externe werknemers zich net zo betrokken voelen als hun collega's op kantoor. 

"In een recente enquête prezen onze medewerkers onze Zoom Spaces omdat de technologie zo goed werkt, eenvoudig te bedienen is en een betere vergaderervaring biedt dan met onze oude opstelling," zegt Eric. "Onze Zoom Rooms zijn nu altijd vol."

Verbeterde samenwerking met Zoom Workplace

Met de implementatie van Zoom Workplace heeft Sage zijn communicatie- en samenwerkingstools gebundeld, waardoor dagelijkse taken direct worden gestroomlijnd en teams gemakkelijker kunnen samenwerken.

Een belangrijke upgrade was de implementatie van Zoom Phone, een cloud-gebaseerd systeem dat zowel op kantoor als onderweg werkt, op elk compatibel apparaat. Sage heeft geluiddichte telefooncellen toegevoegd, die het team eerder in de Zoom-kantoren had gezien. De telefooncellen bieden werknemers een eigen, flexibele ruimte om samen te werken, buiten de traditionele vergaderzaal.

Een andere upgrade was Zoom Team Chat, die snel door Sage-medewerkers werd overgenomen. De AI-first samenwerkingshub vermindert e-mailoverlast en versnelt de communicatie. “We gebruikten eerst een ander product, maar we ontdekten dat Zoom Team Chat een vergelijkbare ervaring biedt tegen veel lagere kosten per gebruiker,” zegt Eric. “Het is gemakkelijk om contact te maken met iedereen in het bedrijf, en we krijgen nu veel meer gedaan via Team Chat doordat we geen e-mails meer heen en weer hoeven te sturen. Dat is een enorme overwinning voor ons.”

Team Chat is bijzonder effectief bij grote, complexe projecten, zoals Eric uitlegt. "We werken aan een groot, landelijk project, en met Team Chat is het veel makkelijker om iedereen op één lijn te krijgen en gefocust te houden op de taken die gedaan moeten worden, vergeleken met e-mails of zelfs vergaderingen."

Door tools te centraliseren op het Zoom Workplace-platform is het leven voor iedereen een stuk eenvoudiger geworden. Zoom is een integraal onderdeel geworden van de dagelijkse activiteiten van Sage. “Mensen verspillen geen tijd meer met het wisselen tussen verschillende applicaties om hun werk gedaan te krijgen,” zegt Eric. “Ook maakt het feit dat alles op één plek staat het oplossen van problemen veel eenvoudiger.”

Zoom AI Companion helpt ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft

Sinds de eerste implementatie bij Sage heeft Zoom meer AI-Functies toegevoegd om teams georganiseerd en gefocust te houden. Eric gebruikt nu de Zoom AI Companion-samenvatting van vergaderingen, zodat hij geen gedetailleerde handmatige notities meer hoeft te maken en belangrijke discussiepunten, beslissingen en actiepunten automatisch vast kan leggen. De AI-assistent genereert duidelijke, bruikbare samenvattingen die iedereen een enkele versie van de waarheid bieden en zo de verantwoordelijkheid vergroten.

“Ik gebruik het voor iedere vergadering. Ik vind het erg nauwkeurig en het helpt om iedereen dezelfde kant op te bewegen,” zegt Eric. “Het belangrijkste dat AI Companion Meeting Summary voor mij en mijn team doet, is volgens mij dat het ons een bruikbaar overzicht van de vergadering geeft, met een gedetailleerde samenvatting van vergadering en een lijst vervolgstappen die mij en mijn team helpen om verantwoordelijk te blijven."

Hij gaat verder: “Als er een uitdaging of een probleem is met een beslissing, kunnen we altijd teruggaan om te laten zien dat we het op een gegeven moment allemaal met elkaar eens waren. Het is veel makkelijker om projecten op gang te houden als iedereen terug kan kijken en iedereen hetzelfde beeld heeft van wat er is besproken.”

Betrokkenheid stimuleren en tijd besparen

Het levendige nieuwe kantoor van Sage, aangedreven door een volledige reeks Zoom-oplossingen, heeft de manier waarop teams samenwerken getransformeerd. Werknemers van alle afdelingen voelen zich verbonden, productief en betrokken, of ze nu op kantoor zijn, bij een lokaal evenement, of vanuit een koffiebar werken. 

De productiviteit is overal enorm gestegen. Hoewel persoonlijk contact met zakelijke partners nog steeds belangrijk is, vermindert Zoom de noodzaak voor kostbare, tijdrovende reizen. Dankzij Zoom-vergaderingen hoeven we geen vluchten meer te boeken om een algemene-managersvergadering bij te wonen, waardoor gedoe en kosten worden verminderd.

Geïntegreerde communicatietools verminderen ook de administratieve last, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op taken met een hogere waarde. Vooral Team Chat zorgt ervoor dat je minder e-mails krijgt en sneller beslissingen kunt nemen over projecten waar verschillende teams bij betrokken zijn, zodat dingen sneller gedaan worden.

Nu hij Zoom in het nieuwe kantoor van Sage gebruikt, is Eric enthousiaster over het platform dan ooit. “Op ons kantoor werken we de hele tijd via Zoom. Elke organisatie die haar ecosysteem wil vereenvoudigen, kan profiteren van de mogelijkheden van Zoom.