Olive Living, een co-living-merk van de Embassy Group, de grootste vastgoedontwikkelaar van India, richt zich op jonge professionals en studenten in heel India. Van schitterende meubels tot ultramoderne technologische voorzieningen: Olive-accommodaties beschikken over wellnesscentra, cafés, ontspanningsruimtes, gemeenschappelijke open keukens, een bioscoop, gamekamers, muziek- en karaokeruimtes, wasserettes, supermarkten, co-werkplekken en dakterrassen. Ze bieden slimme oplossingen die ideaal zijn om te relaxen, werken en spelen - helemaal klaar voor mensen die van een zorgeloos leven houden.
Gasten op afstand inchecken
De markten voor vastgoedverhuur en co-living werden het hardst getroffen tijdens de coronapandemie. Vanwege hun grote aantal panden, zocht Olive Living naar een oplossing waarmee hun team op afstand met klanten kon communiceren tijdens de pandemie, met centrale ondersteuning vanuit het hoofdkantoor.
Kahraman Yigit, medeoprichter en CEO van Olive Living, legt uit: "We zochten naar een oplossing die ons kon helpen op te schalen en check-ins op afstand te beheren vanuit een centrale locatie. De reden hiervoor was dat de meeste accommodaties slechts één of twee check-ins per nacht hebben, en sommige locaties niet genoeg gasten hebben om het vereiste aantal receptiemedewerkers te rechtvaardigen."
Dus begon het team naar oplossingen te zoeken waarmee klanten op afstand konden inchecken, vooral tijdens nachtdiensten.
Na een aantal oplossingen te hebben bekeken, zoomde het team van Olive Living in op de Virtuele Zoom Rooms-receptionist. Net zoals Zoom Meetings HD-video's mogelijk maakt op mobiele apparaten, laptops en desktopapparaten, maken Zoom Rooms-oplossingen videoverbindingen met diverse vergaderruimtes mogelijk, zoals hotellobby's, vergaderzalen, kantoren en andere ruimtes.
Zo werkt het
Als een gast de lobby binnenkomt, gaat hij of zij naar de Zoom-kiosk en begint een gesprek met een virtuele receptionist die ter plaatse of op afstand aanwezig kan zijn. De virtuele receptionist checkt de gast in en regelt de betaling. Vervolgens laat hij of zij de gast op afstand het kantoor of hotel binnen, of geeft instructies om een fysieke sleutel bij de beveiliging op te halen.
Kahraman Yigit: "We gebruiken de Zoom Virtual Receptionist-oplossing om gasten in te checken en met hen te communiceren in meerdere panden." Het wordt ook gebruikt om gasten te ontvangen, met hen te communiceren en feedback van hen te ontvangen bij aankomst."
Olive Living test momenteel ook digitale deursloten. De receptiemedewerker kan de toegangscodes sturen via een WhatsApp-chatbot of e-mail op het moment van inchecken, voor een volledig contactloze ervaring.
Het grote voordeel van virtueel
Tegenwoordig kan Olive Living zijn gasten contactloze toegang bieden, dankzij de Virtual Receptionist-oplossing. Net als de andere producten van Zoom, is de Virtual Receptionist eenvoudig te gebruiken, efficiënt en integreert hij naadloos met de bestaande infrastructuur. Voor de implementatie kreeg Olive Living ondersteuning van Zoom's Hardwarepartner DTEN. Zij leverden compatibele apparaten en de benodigde hardware voor de implementatie van Zoom's Virtual Receptionist.
Gasten kunnen vanaf elke locatie online inchecken. Daarnaast kunnen virtuele receptionisten overal werken. "Met de Zoom Virtual Receptionist-oplossing kunnen we een enorme verbetering in schaalbaarheid en efficiëntie creëren, omdat één receptionist meerdere gasten op verschillende locaties kan inchecken", zegt Kahraman Yigit. Olive Living heeft het tot nu toe op twee locaties gebruikt en heeft positieve feedback gekregen van gasten.
De Zoom Virtual Receptionist-oplossing heeft Olive Living nog een groot concurrentievoordeel opgeleverd: de mogelijkheid om op één centrale locatie feedback van klanten te verzamelen en analyseren, en zo hun dienstverlening te verbeteren.
Kahraman Yigit zegt: "Klantervaring is iets wat je alleen kunt ervaren." Met de kiosk kunnen we gesprekken met klanten volgen en analyseren om de algehele ervaring voor onze gasten te verbeteren.
Zoom heeft een AI-notitieprogramma dat Olive Living kan helpen om gesprekken met klanten te transcriberen, zodat ze verder geanalyseerd kunnen worden. Door zich in deze gesprekken te verdiepen, kan Olive Living de grootste pijnpunten van gasten in bepaalde accommodaties achterhalen en deze informatie gebruiken om zijn diensten steeds verder te verbeteren.
Een nieuwe benchmark creëren
Olive Living ziet zichzelf als een modern hospitality-bedrijf en wil klanten een toonaangevende ervaring bieden. Naarmate het bedrijf zijn aanwezigheid uitbreidt, kan de Virtual Receptionist-oplossing van Zoom schaalvoordelen opleveren.
“Tegenwoordig kunnen we veel panden op afstand beheren vanaf één locatie, zonder dat we zoveel front office- of receptiemedewerkers hoeven in te huren voor diensten van acht uur. We kunnen ook discrepanties oplossen, zoals laat uitchecken of vroeg inchecken, zonder dat er iemand fysiek aanwezig hoeft te zijn om alles in de gaten te houden,” zegt Kahraman Yigit. "Hierdoor zijn we veel efficiënter, want één persoon kan nu het werk van meerdere baliemedewerkers doen," voegde hij eraan toe.
Dit geeft Olive Living ook de kans om te experimenteren met meer afgelegen locaties en deze oplossing te gebruiken om meerdere locaties vanaf één scherm op het hoofdkantoor te beheren. Olive Living wil dit nu op grote schaal inzetten, het situationele bewustzijn verbeteren en de operationele efficiëntie verhogen.
