What is an AI note taker?

An AI note taker is a software tool that uses artificial intelligence technology, voice and speech recognition, and machine learning to automatically transcribe, analyze, and summarize meetings content in real time, eliminating the need for people to take notes manually. By handling tasks like transcription, summarization, and identifying action items, the AI note taker allows meeting participants to focus fully on the conversation while ensuring all important details are documented efficiently.

What is the difference between My Notes and In-person transcription?

My Notes is your personal AI note‑taking companion built into Zoom. It can automatically capture, organize, and summarize conversations across Zoom, third party, and in‑person meetings. My Notes links directly to your Zoom account, so notes and transcripts are stored securely in Zoom Hub and Canvas, and can include AI‑generated summaries, key takeaways, and action items. In‑Person transcription (formerly called Transcribe) is designed for users who want to capture in person conversations. It’s available on both the web and the Zoom client (coming soon) and focuses on real‑time transcription for in‑person discussions or voice notes. It does not connect to Zoom meeting transcripts or AI summaries, and it stops automatically when a Zoom Meeting is detected.

Does Zoom have an AI note taker?

Yes, ZoomMate includes an AI note taker and AI note taking capabilities. Zoom’s AI note taker transcribes meetings in real time, then quickly summarizes the meeting and organizes notes on one page that’s easily accessible from your calendar. My Notes, Zoom’s AI note taker feature, works with Zoom Meetings as well as other third-party platforms. ZoomMate, along with the My Notes note taking tool, is available with paid Zoom Workplace plans. Explore plans and pricing .

Does Zoom's AI note taker automatically summarize meetings and extract action items?

Yes, Zoom's AI note taking tool automatically summarizes meetings and extracts action items. It works by transcribing calls, identifying key discussion points, decisions, and actionable tasks, and then generating summaries. Zoom's AI note taker works with popular video conferencing platforms, allowing you to use My Notes to get transcript-enhanced manual notes. Additionally, Zoom offers custom meeting summary templates that can be tailored for different meeting types such as one-on-ones, brainstorming sessions, or customer calls, making the automated summaries more relevant to specific meeting contexts.

What are the main benefits of using an AI note taker?

The primary benefit is the ability to stay fully present in the conversation without the distraction of writing. Better Focus: Engage with speakers rather than your notebook. Accuracy: Capture details and technical figures you might otherwise miss. Efficiency: Instantly receive a summary instead of re-watching hour-long recordings. Accountability: Automatically track follow-ups and to-do lists.

Is my meeting data safe when using an AI note taker?

Zoom does not use any customer audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models. Learn more about how Zoom ZoomMate handles data privacy and security.

Who benefits most from using an AI note taker?

Professionals who juggle multiple meetings and need accurate information benefit most from AI note takers. Consultants and freelancers with back-to-back client meetings can focus on conversations while AI captures follow-up items. Sales professionals can concentrate on building relationships and delivering pitches rather than documenting customer pain points and action items. Educators and tutors can be fully present during sessions, using AI-captured insights to create better lesson plans and provide more comprehensive student feedback.

What features should I look for in the best AI note takers?

Beyond basic transcription, look for productivity-driving features such as: Topic segmentation: Breaking the meeting into logical chapters. Action item extraction: Automatically listing who promised to do what. Interactive AI: The ability to "ask" the AI questions about the meeting content later. Integration: The ability to sync notes directly into your CRM or project management tools.

Do I still need to take manual notes if I use AI and My Notes?

No, you don't need to take manual notes when using AI and My Notes. Zoom's AI note taking capabilities automatically capture meeting content, transcribe conversations, identify key points, and extract action items. My Notes even allows you to jot down quick thoughts during meetings that AI will automatically organize and expand upon. However, some users prefer a "hybrid" approach — letting AI handle verbatim records while they focus on noting creative ideas or strategic thoughts that might require human context and critical thinking.

Annotazione con l’IA

La riunione è finita. Ti è tutto chiaro?

Le migliori riunioni sono quelle in cui si partecipa attivamente. Ma questo può avere un prezzo: dimenticare di prendere appunti. Non perdere mai più idee, attività da completare o slanci creativi con My Notes, disponibile per la maggior parte delle piattaforme di riunione.

I piani My Notes partono da

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I tuoi appunti, ovunque tu sia:

Le conversazioni non terminano con la fine della riunione

Rimani in contatto prima, durante e dopo la riunione con My Notes. Ogni idea, azione e aggiornamento resta con te attraverso chat, riunioni e documenti. Nessuna perdita di contesto, nessun rallentamento.

Non dimenticare mai di prendere appunti

Funziona ovunque tu sia, dalle riunioni in presenza alle chiamate virtuali su diverse piattaforme.
Riconosce quando sei in una riunione o in una conversazione e ti chiede se vuoi prendere appunti.
Aiuta a mantenere la concentrazione sulla conversazione, non sugli appunti da prendere.

Come usare My Notes

Apri My Notes

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Nota: assicurati di utilizzare l’ultima versione del client Zoom (versione 6.7.5 o superiore) per accedere a tutte le funzionalità di My Notes. Puoi gestire le impostazioni di My Notes, come le autorizzazioni di trascrizione e il rilevamento dell’attività vocale, nello Zoom web portal selezionando Impostazioni → Notes → My Notes

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Funzionalità limitate di My Notes incluse in Workplace Basic.

*Crediti IA non inclusi

Funzionalità principali:

My Notes
- Annotazione con l’IA (3 utilizzi al mese)
- Assistenza per piattaforme di riunione di terze parti
- Identificazione degli oratori e citazioni delle riunioni per Zoom Meetings
Funzionalità di IA
- Riepiloghi delle riunioni (per 3 riunioni organizzate al mese)
- Domande in riunione (per 3 riunioni organizzate al mese)
- Annotazione con l’IA (My Notes) per Zoom e piattaforme per riunioni di terze parti (3 utilizzi al mese)
- Query IA (20 al mese)**
- Ricerca agentica (10 file in totale e 3 riunioni)
- Flussi di lavoro in esecuzione solo nelle applicazioni Zoom (10 esecuzioni al mese)
Meetings
- 40 minuti per riunione
- 100 partecipanti per riunione
Chat
- Messaggistica istantanea
Phone
- Chiamate VoIP
Scheduler
- 1 pagina di prenotazione personale
Whiteboard
- 3 lavagne modificabili
Clips
- 5 clip da due minuti
AI Productivity Suite
- Funzionalità di IA limitate
Mail
- Collega Gmail/Outlook a Zoom
Calendar
- Sincronizza i calendari Google/Microsoft
Tasks
- Visualizza, gestisci e completa le attività
Hub
- I tuoi file Zoom in un unico posto

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My Notes

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ZoomMate L’IA sempre al tuo fianco.

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*My Notes è disponibile con funzionalità limitate per i piani Zoom Basic.
**Le funzionalità sono disponibili sull’interfaccia web di ZoomMate alla pagina ai.zoom.us

FAQ

Hai delle domande? Noi abbiamo le risposte.

Uno strumento di annotazione IA è uno strumento software che utilizza tecnologie di intelligenza artificiale, riconoscimento vocale e machine learning per trascrivere, analizzare e riassumere automaticamente i contenuti delle riunioni in tempo reale, eliminando la necessità di prendere appunti manualmente. Gestendo attività come trascrizione, riepilogo e individuazione delle azioni da intraprendere, l’annotazione AI consente ai partecipanti di concentrarsi completamente sulla conversazione, assicurando al tempo stesso che tutti i dettagli importanti siano documentati in modo efficiente.

My Notes è il tuo accessorio personale per prendere appunti con l’IA, integrato in Zoom. Può acquisire, organizzare e riassumere automaticamente le conversazioni su Zoom, su piattaforme di terze parti e durante le riunioni in presenza. My Notes si collega direttamente al tuo account Zoom, quindi appunti e trascrizioni sono archiviati in modo sicuro in Zoom Hub e Canvas e possono includere riepiloghi generati dall’IA, punti chiave e attività da completare.

La trascrizione in presenza (in precedenza chiamata Trascrivi) è pensata per gli utenti che desiderano acquisire conversazioni di persona. È disponibile sia sul web che sul client Zoom (presto disponibile) e si concentra sulla trascrizione in tempo reale di discussioni in presenza o note vocali. Non si collega alle trascrizioni delle riunioni Zoom o ai riepiloghi generati dall’IA e si interrompe automaticamente quando viene rilevata una riunione Zoom.

Sì, ZoomMate include uno strumento di annotazione IA e funzionalità per prendere appunti tramite l’IA. Lo strumento di annotazione IA di Zoom trascrive le riunioni in tempo reale, le riassume rapidamente e organizza gli appunti in un’unica pagina facilmente accessibile dal calendario. My Notes, lo strumento di annotazione IA di Zoom, funziona sia con Zoom Meetings che con altre piattaforme di terze parti.

ZoomMate, insieme allo strumento di annotazione My Notes, è disponibile con i piani a pagamento di Zoom Workplace. Scopri i piani e i prezzi.

Sì, lo strumento di annotazione IA di Zoom riepiloga automaticamente le riunioni ed estrapola le attività da completare. Funziona trascrivendo le chiamate, identificando i punti chiave della discussione, le decisioni e le attività da completare, generando quindi dei riepiloghi. Lo strumento di annotazione IA di Zoom funziona con le piattaforme di videoconferenza più diffuse, consentendo di usare My Notes per ricevere appunti manuali arricchiti dalle trascrizioni. Zoom offre inoltre modelli personalizzati di riepilogo delle riunioni che possono essere adattati a diversi tipi di riunioni, come quelle individuali, le sessioni di brainstorming o le chiamate con i clienti, rendendo i riepiloghi automatici più pertinenti a contesti di riunione specifici.

Il vantaggio principale è la possibilità di rimanere concentrati durante la conversazione senza la distrazione della scrittura.

Migliore concentrazione: interagisci con gli interlocutori anziché con il tuo notebook.
Precisione: cattura dettagli e dati tecnici che altrimenti potresti perdere.
Efficienza: ricevi subito un riepilogo piuttosto che rivedere registrazioni che durano ore.
Organizzazione: tieni facilmente traccia dei follow-up e delle attività da svolgere.

Zoom non utilizza audio, video, chat, condivisioni dello schermo, allegati o altri contenuti dei clienti come le comunicazioni (ad esempio risultati dei sondaggi, lavagne e reazioni) per addestrare i modelli di intelligenza artificiale di Zoom o delle sue terze parti. Scopri di più su come ZoomMate gestisce la privacy e la sicurezza dei dati.

I professionisti che gestiscono più riunioni e necessitano di informazioni accurate traggono il massimo vantaggio dagli strumenti di annotazione basati su IA. Consulenti e freelance con riunioni consecutive possono concentrarsi sulle conversazioni mentre l’IA acquisisce gli elementi di follow-up. I professionisti delle vendite possono concentrarsi sulle relazioni con i clienti e sulle presentazioni anziché documentare i problemi dei clienti e le azioni da intraprendere. Insegnanti e tutor possono essere pienamente presenti durante la sessione, utilizzando le informazioni acquisite dall’IA per migliorare i piani didattici e il feedback agli studenti.

Oltre alla trascrizione di base, cerca funzionalità che aumentino la produttività, ad esempio:

Segmentazione degli argomenti: ripartizione della riunione in capitoli logici.
Estrazione delle attività da completare: elenco automatico di chi ha promesso di fare cosa.
IA interattiva: la possibilità di “fare domande” all’IA sui contenuti della riunione in un secondo momento.
Integrazione: la possibilità di sincronizzare le note direttamente con il CRM o le applicazioni di gestione dei progetti.

No, non è necessario prendere appunti manuali quando si utilizzano l’IA e My Notes. Le funzionalità di annotazione IA di Zoom acquisiscono automaticamente i contenuti delle riunioni, trascrivono le conversazioni, identificano i punti chiave ed estraggono le attività da completare. My Notes consente di annotare rapidamente i pensieri durante le riunioni, che l’IA poi organizzerà e svilupperà automaticamente. Tuttavia, alcuni utenti preferiscono un approccio “ibrido”, lasciando all’IA la gestione delle registrazioni complete e concentrandosi invece sull’annotazione di idee creative o riflessioni strategiche che richiedono contesto umano e pensiero critico.

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My Notes fa parte di una licenza ZoomMate o Zoom Workplace. Potrebbe non essere disponibile in tutte le regioni o per tutti i settori. Scopri di più.