Sage Hospitality Group reinventa il lavoro ibrido con Zoom Workplace e Zoom Spaces

Per offrire esperienze migliori ai clienti occorre dar vita a esperienze positive per i dipendenti. La missione di Sage Hospitality Group è "arricchire la vita, un'esperienza alla volta" e il team sa che questo impegno include i propri dipendenti.

Sage ritiene che concentrarsi su singoli momenti possa fare una grande differenza. Il business ha una portata straordinaria, dato che gestisce oltre 65 hotel e 30 ristoranti in tutto il paese. Dietro le quinte, Sage crede nella promozione di una cultura del lavoro ibrida in cui i membri del team in sede e da remoto possano collaborare agevolmente, rimanere in contatto e sentirsi inclusi.

Zoom ha avuto un ruolo importantissimo per consentire all'azienda di tenere fede a questo impegno. Eric Skogen, direttore senior delle operazioni IT di Sage, spiega come tutto è iniziato: "Prima di Zoom, non avevamo uno strumento centralizzato per svolgere riunioni e collaborare. Ci mancava anche un'esperienza fluida nelle sale conferenze. Zoom si è distinto come la soluzione migliore. È estremamente facile da usare e consente al nostro team di lavorare ovunque."

Quando a causa della rapida crescita di Sage c'era bisogno di un nuovo spazio, l'azienda si è rivolta nuovamente a Zoom. Questa volta, l'obiettivo era reinventare il lavoro ibrido e creare uno spazio dinamico e all'avanguardia che li presentasse come un datore di lavoro di prim'ordine.

Prendere ispirazione dagli uffici di Zoom

Eric e il suo team hanno spiegato i propri obiettivi a Zoom e hanno visitato gli uffici dell'azienda a Denver per capire come le ultime innovazioni avrebbero potuto trasformare il nuovo ambiente di lavoro di Sage.

"Abbiamo notato quanto la tecnologia sia migliorata rispetto al lancio iniziale", afferma Eric. "Ci siamo resi conto che potevamo scegliere diverse configurazioni per il nostro nuovissimo spazio e superare i limiti di come poteva apparire il lavoro ibrido."

Sage voleva progettare uno spazio in cui i dipendenti potessero collaborare facilmente senza che la tecnologia prendesse il sopravvento sull'ambiente. Volevano strumenti che aumentassero la produttività e completassero la progettazione dell'ufficio.

Il compito era tutt'altro che semplice e l'azienda ha deciso di sfruttare tutte le funzionalità di Zoom Workplace e Zoom Spaces per creare uno spazio dinamico e flessibile, che rappresentasse qualcosa di più di un semplice luogo di lavoro e fosse apprezzato dai dipendenti.

Spazi confortevoli con tecnologia integrata

Sage ha instaurato una collaborazione con l'azienda locale Cloud Connextions per lo sviluppo e la progettazione del nuovo spazio e l'esperienza del team di Cloud Connextions si è rivelata inestimabile. La loro attenzione ai dettagli, la vasta esperienza con Zoom e le offerte complete di installazione e assistenza li hanno resi i collaboratori ideali per guidare il progetto. Il risultato è un ambiente moderno e fluido, che supporta le esigenze di Sage e riflette l'impegno dell'azienda per la qualità e l'innovazione.

Sage ha deciso di utilizzare Zoom Spaces, una suite completa di soluzioni di lavoro flessibili, per semplificare la collaborazione tra i team ibridi. La piattaforma integra perfettamente la tecnologia avanzata nelle sale conferenze e nelle aree condivise, promuovendo la collaborazione e l'inclusività. Una funzionalità peculiare del loro nuovo spazio è un "soggiorno" dove i dipendenti possono rilassarsi e tenere piccole riunioni improvvisate. "Ha un camino, tavoli, sedie, divani e dà la sensazione di essere a casa", dice Eric.

Accanto si trova la sala riunioni, che offre la massima flessibilità. Una parete mobile in vetro trasforma i due spazi in uno solo con la semplice pressione di un pulsante, una soluzione perfetta per le assemblee plenarie periodiche. "Combiniamo entrambe le sale per creare una configurazione multischermo, con altoparlanti, microfoni e videocamere incorporati nel soffitto." Anche i dipendenti che lavorano da remoto hanno la sensazione di essere lì con noi e possono partecipare a tutti gli effetti", spiega Eric.

La tecnologia Zoom Rooms rende possibili questi spazi e altre sale conferenze, mentre gli strumenti per conferenze, le lavagne e la segnaletica digitale aiutano a dar vita a un'esperienza integrata per la collaborazione sia di persona che da remoto.

Le lavagne consentono ai team di connettersi da qualsiasi luogo per pianificare visivamente progetti e flussi di lavoro e chiarire concetti complessi. 

"La possibilità di salvare una lavagna Zoom, condividerla con altri partecipanti alla riunione, quindi riaprirla e regolarla è enorme. Mantiene tutti allineati e sulla buona strada", afferma Eric.

La segnaletica digitale rappresenta un ulteriore componente prezioso, mostrando annunci aziendali, traguardi ed eventi. "Abbiamo monitor da 98 pollici che mostrano il lavoro fenomenale dei nostri team immobiliari", spiega Eric. "Hanno avuto un grande successo tra i dipendenti."

Inoltre Sage ha implementato i sistemi di videoconferenza all-in-one DTEN per ottimizzare ulteriormente gli Zoom Spaces e migliorare la qualità dell'audio e dei contenuti visivi. Queste innovazioni hanno migliorato l'esperienza di riunione per consentire ai dipendenti da remoto di sentirsi coinvolti quanto i colleghi in ufficio. 

"In un recente sondaggio, i nostri dipendenti hanno elogiato gli Zoom Spaces per l'efficacia della tecnologia, la facilità d'uso e il miglioramento dell'esperienza di riunione rispetto alla vecchia configurazione", afferma Eric. "Ormai, le nostre Zoom Rooms sono sempre piene."

Collaborazione migliorata con Zoom Workplace

Con l'implementazione di Zoom Workplace, Sage ha unificato gli strumenti di comunicazione e collaborazione, semplificando istantaneamente le attività quotidiane e agevolando la collaborazione dei team.

Un aggiornamento chiave è stata l'implementazione di Zoom Phone, un sistema basato sul cloud che funziona in ufficio o in viaggio, su qualsiasi dispositivo compatibile. Sage ha aggiunto cabine telefoniche insonorizzate, che il team ha visto negli uffici di Zoom. Le cabine telefoniche offrono ai dipendenti uno spazio privato e flessibile per collaborare, lontano dalla sala conferenze.

Un altro aggiornamento è stato possibile grazie alla Zoom Team Chat, che i dipendenti di Sage hanno iniziato a usare subito. L'hub di collaborazione basato sull'intelligenza artificiale riduce al minimo il disordine delle e-mail e rende la comunicazione più veloce. "Prima usavamo un altro prodotto, ma abbiamo scoperto che Zoom Team Chat offre un'esperienza simile a un costo per utente molto più basso", spiega Eric. "È facile mettersi in contatto con chiunque in azienda e ora si riesce a fare molto di più tramite Team Chat, invece di scambiarsi e-mail. È un successo enorme per noi."

Team Chat è particolarmente efficace in progetti grandi e complessi, come spiega Eric. "Stiamo lavorando a un grande progetto a livello nazionale e Team Chat rende molto più facile riunire tutti sulla stessa pagina e concentrarsi sul completamento delle attività da svolgere, rispetto alle e-mail o persino alle riunioni."

La centralizzazione degli strumenti nell'ambito della piattaforma Zoom Workplace ha reso la vita più semplice per tutti. Zoom è diventato parte integrante delle operazioni quotidiane di Sage. "Le persone non perdono più tempo a passare da un'applicazione all'altra per svolgere il lavoro", afferma Eric. Inoltre, dal punto di vista dell'assistenza, avere tutto in un unico posto semplifica notevolmente la risoluzione dei problemi.

Zoom AI Companion aiuta a mantenere tutti in carreggiata

Dall'implementazione iniziale di Sage, Zoom ha aggiunto ulteriori funzionalità di intelligenza artificiale per mantenere i team organizzati e concentrati. Ora Eric utilizza il riepilogo della riunione di Zoom AI Companion per non dover prendere appunti manuali dettagliati e acquisire automaticamente i punti chiave di discussione, le decisioni e le azioni da intraprendere. L'assistente AI genera riassunti chiari e fruibili che forniscono a tutti un'unica versione attendibile per contribuire ad accrescere la responsabilità.

"Lo uso per tutte le riunioni. Lo trovo molto preciso e ci aiuta a continuare a procedere tutti nella stessa direzione", afferma Eric. "Penso che il vantaggio principale del riepilogo della riunione AI Companion per me e il mio team sia fornire un riepilogo pratico della riunione, con un sommario dettagliato e un elenco dei passaggi successivi che aiuta a mantenere me e il mio team responsabili."

Continua: "Quando si presenta una sfida o un problema riguardo a una decisione, si può sempre fare riferimento al passato per dimostrare che a un certo punto eravamo tutti sulla stessa lunghezza d'onda. È molto più facile procedere con i progetti quando tutti possono fare riferimento al passato e tutti hanno lo stesso ricordo di ciò che è stato discusso."

Migliorare il coinvolgimento e risparmiare tempo

Il nuovo e vivace ufficio di Sage, che si avvale di una suite completa di soluzioni Zoom, ha trasformato la modalità di collaborazione dei team. I dipendenti di tutti i reparti si sentono ugualmente connessi, produttivi e inclusi, in ufficio, durante un evento in loco o quando lavorano in un bar. 

La produttività è aumentata in modo trasversale. Sebbene il coinvolgimento faccia a faccia con i business partner rimanga importante, Zoom riduce la necessità di viaggi costosi e dispendiosi in termini di tempo. Spesso le riunioni Zoom sostituiscono i voli per incontri singoli con i direttori generali, riducendo disagi e costi.

Gli strumenti di comunicazione integrati riducono anche il carico amministrativo, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più importanti. Team Chat, in particolare, riduce il sovraccarico di e-mail e accelera il processo decisionale su progetti interfunzionali: questo consente di svolgere le attività più rapidamente.

Con Zoom nel nuovo ufficio di Sage, Eric è più entusiasta che mai della piattaforma. "Nel nostro ufficio si fa tutto con Zoom, sempre. Qualsiasi organizzazione che intenda semplificare il proprio ecosistema trarrebbe vantaggio dalla sua implementazione.