Acara kampus berada di jantung kehidupan perguruan tinggi dan universitas, membantu lembaga pendidikan tinggi melibatkan mahasiswa, keluarga, pengajar, staf, alumni, dan mitra.
Namun, acara kampus tidak perlu diadakan di kampus untuk menyatukan komunitas pendidikan Anda atau membangun budaya universitas yang dinamis. Faktanya, menata ulang acara tradisional di kampus sebagai pengalaman virtual dan hibrida memungkinkan Anda menjangkau lebih banyak orang dan menghadirkan acara yang lebih mudah diakses.
Dalam panduan ini, Anda akan menemukan semua hal yang perlu diketahui tentang merencanakan dan menyelenggarakan cara kampus online dan hibrida menggunakan Zoom Events. Apa pun ukuran, format, atau pengalaman yang ingin dibuat, Zoom Events dapat membantu mewujudkan visi Anda.
Sebelum kita membahas semua jenis acara yang diselenggarakan, berikut ringkasan singkat tentang Zoom Events. Anggap Zoom Events sebagai solusi all-in-one untuk menyelenggarakan, mengelola, dan melaporkan acara virtual Anda.
Jika Anda terbiasa menyatukan orang di Zoom Meetings dan ZoomWebinars, Zoom Events dikembangkan berdasarkan solusi tersebut dengan menambahkan hub acara khusus, opsi pendaftaran dan tiket, dan jaringan peserta, yang Anda kelola sepenuhnya dari platform Zoom Events.
Kapan Anda harus menggunakan Zoom Events, daripada Zoom Meetings atau Zoom Webinars, untuk acara kampus Anda? Mungkin ada saat ketika rapat atau webinar akan memenuhi tujuan Anda.
Tanyakan pada diri Anda sendiri:
Jika Anda menjawab ya untuk salah satu pertanyaan di atas, Zoom Events mungkin menjadi solusi yang tepat untuk Anda.
Jika Anda ingin membuat acara Anda menjadi lebih istimewa (misalnya perayaan ulang tahun ke-100, wisuda, atau gala penggalangan dana), Zoom memiliki tim Layanan Acara khusus untuk membantu merencanakan, mendukung, dan memproduksi acara virtual atau hibrida kelas atas.
Layanan Zoom Events dilengkapi dengan konsultasi praktik terbaik tentang eksekusi pertunjukan, penyiapan dan dukungan produksi, serta pengelolaan dan moderasi acara langsung. Tim Layanan Acara kami juga dapat menawarkan dukungan sebelum dan setelah acara dengan nomor telepon untuk peserta dan host yang akan dihubungi.
Kampus perguruan tinggi pada umumnya sedang sibuk dengan event sepanjang tahun. Mulai dari minggu orientasi hingga pameran karier, penggalangan dana alumni hingga upacara kelulusan, berikut ini beberapa cara yang dapat digunakan untuk menata kembali event Anda sebagai pengalaman virtual.
Perencanaan dan pelaksanaan event kampus merupakan upaya tim! Delegasikan peran dan tanggung jawab untuk setiap detail untuk merampingkan komunikasi, menyederhanakan persiapan, dan memastikan Anda siap di hari event. Sebaiknya Anda menangani hal mendasar berikut, meskipun beberapa anggota tip memiliki lebih dari satu peran.
Produsen Anda akan bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan produksi. Mereka akan mengembangkan serangkaian pertunjukan yang menguraikan waktu dimulainya setiap, transisi antara pembicara, daftar bidikan, jeda antara sesi, musik, dan detail lainnya.
Pada hari event, tim produksi akan bertanggung jawab dalam mengatur event, memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan sesuai jadwal.
Tim teknis mengawasi teknologi untuk event Anda. Anggota tim akan bertanggung jawab untuk menjadwalkan sesi virtual Anda dan memastikan pengaturan yang tepat diaktifkan untuk fitur seperti T&J, obrolan, streaming langsung, dan rekaman. Mereka juga akan memastikan bahwa perangkat keras seperti kamera, mikrofon, dan pencahayaan sudah disiapkan dan beroperasi dengan benar dan berfungsi dengan pembicara di luar lokasi untuk memastikan mereka memiliki peralatan yang tepat agar berhasil memberikan presentasi dari mana pun mereka berada.
Tim presentasi Anda akan bekerja sama dengan pembicara acara Anda (apakah mereka bagian dari komunitas kampus atau pembawa eksternal Anda) dalam mempersiapkan acara. Mereka akan membantu mengumpulkan materi presentasi seperti deck slide dan meninjau biodata pembicara sebelum menerbitkannya ke Zoom Events. Mereka akan memastikan bahwa pembicara merasa nyaman menggunakan Zoom untuk memberikan presentasi dan dipersiapkan dengan baik dengan peralatan dan tips yang tepat agar terlihat dan terdengar hebat di kamera.
Tim pemasaran Anda akan mengambil kendali untuk mempromosikan event Anda kepada audiens yang tepat untuk mendorong kehadiran dan memenuhi tujuan event Anda. Mereka akan membuat aset seperti halaman web event, selebaran, postingan media sosial, artikel blog, dan visual untuk menyampaikan alasan mengapa orang bersedia hadir, memberi mereka informasi yang dibutuhkan untuk mendaftar, dan membangkitkan kegembiraan menghadapi hari besar.
Mulai rencanakan lebih awal dan luangkan banyak waktu untuk membuat dasar yang kuat untuk event Anda. Mulai dari penyusunan semua detail di Zoom Events hingga pembuatan pengalaman yang unik dan menyenangkan bagi tamu Anda, berikut yang harus dilakukan dalam beberapa minggu dan hari menjelang event Anda.
Jika belum melakukannya, sebaiknya Anda membuat Hub, yang merupakan kumpulan acara acara mendatang, saat ini, dan masa lalu.
Anda dapat memiliki satu Hub untuk semua acara universitas, tetapi jika ingin menyelenggarakan berbagai jenis acara untuk audiens yang berbeda sepanjang tahun, Anda dapat membuat beberapa Hub. Misalnya, Anda dapat memiliki satu Hub untuk acara alumni, yang Hub lain untuk acara yang dipimpin administrasi seperti orientasi atau wisuda, dan beberapa Hub untuk jurusan lain untuk memposting acara mereka.
Anda dapat menyesuaikan detail seperti:
Kunjungi halaman dukungan kami untuk mendapatkan panduan langkah demi langkah untuk membuat Hub.
Setelah menyiapkan Hub, Anda dapat membuat dan mengisi detail tentang acara mendatang. Jika memiliki beberapa Hub, Anda dapat memilih Hub yang ingin dikaitkan dengan acara.
Anda dapat menambahkan detail berikut tentang event Anda:
Kunjungi halaman dukungan kami untuk mendapatkan petunjuk mendetail tentang membuat acara.
Mengumpulkan umpan balik selama atau di akhir acara adalah cara yang tepat untuk melibatkan peserta dan memberi mereka kesempatan untuk merenungkan konten sesi saat masih segar. Di Zoom Events, Anda memiliki opsi untuk menambahkan survei yang akan ditampilkan setelah setiap sesi berakhir, saat sesi yang dipilih berakhir, atau saat keseluruhan acara berakhir. Anda juga dapat menambahkan format pertanyaan lain ke survei.
Penyelenggara event virtual dan hibrida memiliki bar tinggi untuk menciptakan pengalaman interaktif dan menarik bagi peserta jarak jauh - lagi pula, mereka dapat dengan mudah melakukan banyak tugas atau mengeklik untuk keluar dari event kapan saja sesuai keinginan mereka. Berikut beberapa fitur yang dapat memudahkan Anda merancang pengalaman yang ingin didapatkan peserta.
Peserta terdaftar dapat terhubung dan berjejaring sebelum dan selama event Anda di lobi Zoom Events. Untuk event seperti konferensi pendidikan, orientasi mahasiswa, atau reuni alumni, Anda dapat menyiapkan dan mengembangkan topik dengan semua peserta dua minggu sebelum event untuk memulai dialog dan mengajukan pertanyaan untuk mendorong peserta berinteraksi.
Fitur T&J memungkinkan peserta webinar mengirimkan pertanyaan untuk ditanggapi langsung atau secara tertulis selama sesi. Berikut ini beberapa tips dalam menggunakan T&J selama webinar:
Dapatkan umpan balik real-time dari audiens atau ukur tingkat pemahaman mereka dengan materi yang dipresentasikan menggunakan fitur Polling. Anda dapat menyiapkan pertanyaan dan pilihan polling sebelum acara dan meluncurkan polling yang telah ditentukan sebelumnya selama sesi.
Aktifkan Expo untuk acara Anda agar peserta dapat berjejaring satu sama lain dan mampir ke stan untuk mempelajari selengkapnya topik atau sponsor tertentu. Expo adalah fitur di Zoom Events yang memungkinkan penyelenggara acara menyiapkan pameran virtual yang menghubungkan peserta dengan perwakilan stan (sponsor, peserta pameran) untuk mempelajari produk dan layanan mereka. Saat membuat acara, Anda akan melihat tab berlabel "Expo" — di tab tersebut, Anda dapat mengalihkan fitur Expo untuk mengaktifkannya.
Kunjungi halaman dukungan kami untuk segala hal yang perlu diketahui tentang menyiapkan Expo untuk acara Anda selanjutnya.
Gunakan Zoom Apps seperti Kahoot!, Mentimeter, atau Miro untuk menghadirkan lebih banyak kesenangan, interaktivitas, dan kolaborasi ke acara Anda.
Biarkan peserta saling berinteraksi dalam grup yang lebih kecil selama acara Anda. Anda dapat menetapkan peserta ke Ruang Diskusi secara real time, menetapkan peserta terlebih dahulu, atau mengizinkan mereka memilih sendiri ruang yang ingin diikuti dan bergerak bebas antar ruang.
Pelajari cara membuat, menetapkan, dan mengelola Ruang Diskusi.
Gladi bersih memberi tim event dan presenter Anda kesempatan untuk memperbaiki dan melakukan persiapan sebelum hari besar.
Tim produksi, teknis, dan presentasi Anda harus bekerja sama untuk menjadwalkan gladi bersih dengan semua orang yang terlibat dalam event - di belakang layar dan di depan kamera. Periksa setiap detail event, uji perlangkapan dan pengaturan, berlatih transisi dan waktu, dan pastikan presentasi bekerja dengan benar.
Waktunya pertunjukan! Pada hari event, sebagian besar pekerjaan persiapan akan mendukung Anda. Anda akan fokus pada eksekusi upaya perencanaan dan memberikan pengalaman sebaik mungkin kepada tamu.
Fitur Backstage untuk Zoom Webinars kami menyediakan area "belakang panggung" atau "ruang hijau" pribadi bagi host, co-host, dan panelis untuk mengatur dan bersiap sebelum atau di antara memasuki sesi webinar aktif. Dari belakang panggung, Anda dapat melihat dan mendengar sesi webinar yang aktif (juga dikenal sebagai “panggung utama”) untuk menonton acara dan mendengarkan isyarat yang akan memberi tahu Anda kapan harus bergabung dengan panggung utama.
Beri pembicara Anda waktu panggilan 10 hingga 20 menit sebelum acara dimulai agar mereka dapat menemui Anda di belakang panggung untuk menguji video dan audio, berbagi layar, serta latar belakang virtual tanpa mengganggu panggung utama. Dari situ, host dan panelis dapat dengan lancar masuk dan keluar dari panggung sesering yang mereka butuhkan.
Coba mulai rapat atau webinar Anda beberapa menit lebih awal agar peserta memiliki waktu untuk bergabung sebelum program dimulai. Jika ingin memutar musik sambutan, pastikan musik ini bebas royalti.
Waktu yang tepat untuk memastikan pengaturan rapat atau webinar sudah benar adalah saat peserta akan bergabung. Periksa untuk mengetahui apakah Anda merekam (ditunjukkan di sudut kiri atas jendela) dan melakukan streaming langsung ke platform yang tepat, dan mulai siaran langsung jika tidak diaktifkan secara otomatis. Pastikan juga bahwa pengaturan T&J sudah diaktifkan dengan benar dan panelis serta co-host memiliki izin yang tepat.
Mulai event Anda dengan pengumuman pembenahan singkat yang memberi tahu peserta apakah event akan direkam, cara mengajukan pertanyaan, dan topik yang dibahas dalam webinar. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pembicara dan sponsor!
Pastikan peserta mengetahui fitur ini agar mereka dapat menciptakan pengalaman event yang optimal dan terhubung dengan tamu lain.
Lobi event adalah ruang persisten tempat peserta dapat terhubung dengan peserta lain dan sponsor event sebelum, selama, dan setelah event. Tamu dapat dengan mudah bertukar info kontak, mengobrol, dan memulai rapat dengan peserta lain di lobi event. Peserta juga dapat melihat sesi langsung dari lobi sebelum bergabung.
Jika acara Anda memiliki beberapa sesi, anjurkan peserta untuk melakukan percakapan yang lebih terfokus dalam obrolan sesi, di mana mereka dapat membicarakan topik yang terkait dengan setiap sesi. Anda juga dapat meminta pembawa acara untuk berinteraksi dalam obrolan sesi untuk menjawab pertanyaan dan memberikan diskusi yang lebih mendalam.
Tips pro
Pemilik acara dan moderator yang ditunjuk dapat menghapus pesan dan pengguna dari obrolan grup lobi Zoom Events. Beri staf acara peran Moderator di Zoom Events dan minta tim Anda memantau obrolan untuk pesan yang mengganggu atau tidak pantas.
Setiap tamu dapat menyusun agenda event khususnya sendiri dengan menambahkan sesi ke rencana perjalanan mereka. Rencana perjalanan adalah pusat tempat peserta dapat melihat sekilas semua sesi yang diminnati di tata letak kalender.
Direktori sesi memudahkan peserta mencari sesi dan memfilter tampilan berdasarkan jejak topik, jenis audiens, dan banyak lagi.
Tetap buka halaman dukungan Zoom Events, Zoom Webinars atau Zoom Meetings untuk memecahkan masalah peserta dengan cepat. Jika panelis menemukan masalah apa pun, lakukan obrolan pribadi dengan mereka di klien Zoom atau fitur obrolan pribadi dalam sesi.
Berikut beberapa referensi cepat untuk masalah umum terkait host dan peserta:
Selamat telah menyelenggarakan event yang sukses! Setelah event selesai, Anda dapat terus terhubung dengan peserta, mengumpulkan umpan balik, dan mendalami laporan pasca-event untuk menganalisis kehadiran dan keterlibatan.
Kunjungi bagian Analitik dan Panel Kontrol Zoom Events untuk melihat dan membuat laporan hasil survei pasca-event. Kompilasikan sesi dan seluruh umpan balik event sebagai bagian dari diskusi pembekalan.
Buat rekaman event tersedia bagi semua orang yang mendaftar, masukkan rekaman di situs web Anda untuk akses umum, atau gerbang konten untuk mengumpulkan data pengguna dari pemirsa yang mengakses rekaman. Ada beberapa cara lain untuk mengelola rekaman event:
Event adalah sarana yang tepat untuk terhubung dengan komunitas kampus Anda, tetapi jangan lupa untuk terus terlibat setelah perayaan sehari berakhir! Kirim email ke peserta untuk mengundang mereka melihat rekaman sesi jika ada, dan menindaklanjuti untuk berbagi event atau berita relevan lainnya yang mungkin menarik minat mereka. Sesuaikan konten Anda dengan audiens - misalnya, setelah menyelenggarakan orientasi untuk mahasiswa baru, tindak lanjuti dengan tips sukses di tahun pertama dan tautan ke berbagai klub dan kegiatan yang terjadi di sekitar kampus.
Jika menggunakan Zoom Events, tinjau Analitik dan Panel Kontrol Anda untuk melihat analitik halaman, analitik lobi dan sesi, pelaporan sesi acara, dan analitik sponsor acara. Anda juga dapat membuat laporan rapat, yang menyediakan data tentang pendaftaran dan polling untuk rapat, atau laporan webinar, yang menyediakan data tentang pendaftaran, peserta, T&J, polling, dan performa acara.
Gunakan data peserta dan hasil survei, serta umpan balik dari pembicara dan panelis, dan lacak keterlibatan dengan konten Anda dan fitur event lainnya. Dengan menilai apa saja yang berhasil dan tidak, Anda akan dapat membuat event kampus selanjutnya lebih mengesankan daripada event sebelumnya.
Zoom Events dapat membantu Anda menciptakan pengalaman yang tak terlupakan dan terhubung dengan lebih banyak komunitas kampus Anda. Mulai gunakan salah satu paket fleksibel kami atau lihat webinar sesuai permintaan kami untuk mengetahui manfaat Zoom Events untuk perguruan tinggi atau universitas Anda.
