Le guide ultime pour les hôtes et les présentateurs virtuels d’événements

La pandémie a fait entrer les plateformes d’événements virtuels dans les mœurs, avec une demande sans précédent pour les réunions en ligne, les webinaires et les événements de networking. Toutefois, les événements virtuels existaient bien avant la distanciation physique. Plus qu’une simple alternative aux événements en personne, les expériences virtuelles sont durables et inclusives : elles permettent de réduire les frais de déplacement, et attirent des publics plus larges et diversifiés. Ces avantages, combinés à des données et des analyses de données avancées, permettent de comprendre facilement pourquoi les événements virtuels font aujourd’hui partie intégrante de toute bonne stratégie marketing événementiel.

Organiser un événement virtuel implique les mêmes responsabilités qu’un événement traditionnel en personne, mais nécessite également d’utiliser des technologies innovantes afin de créer une expérience mémorable pour chaque participant. Que vous soyez un débutant ou un professionnel chevronné de l’événementiel, notre guide Zoom Events pour les hôtes et les présentateurs virtuels d’événements vous aidera à mieux vous préparer pour organiser des événements virtuels réussis.

* REMARQUE : dans ce guide, le terme présentateur virtuel désigne la personne qui parle devant la caméra ou qui fait office de modérateur entre les intervenants lors d’un événement. L’hôte est l’animateur ou la personne qui gère l’événement proprement dit via la plateforme Zoom Events. Il peut arriver que ces rôles se recoupent ou partagent certaines tâches en fonction de votre entreprise.

Bienvenue dans Zoom Events ! Notre plateforme d’événements virtuels vous permet d’organiser des événements de toutes tailles, y compris à session unique, à sessions multiples, sur plusieurs jours et à plusieurs volets. Elle combine les technologies éprouvées de Zoom Meetings et Zoom Webinars, déjà connues et appréciées de tous, et intègre des hubs d’événements dédiés, ainsi que de puissantes options d’inscription, de billetterie et de networking entre les participants pour tous vos événements (publics ou privés, gratuits ou payants). Zoom Events est facile à utiliser et vous permet ainsi de vous concentrer sur la création d’une expérience mémorable et percutante sans les tracas d’une technologie complexe.

Vous organisez votre premier événement virtuel devant un public à distance et vous angoissez un peu ? Pas d’inquiétude, ce n’est pas une fatalité. Laissez-nous vous présenter les meilleures pratiques à appliquer pour bien vous préparer pour le jour J.

Pour que l’audio soit bien net, nous vous recommandons plutôt d’utiliser un microphone de qualité, et non l’audio intégré de votre ordinateur. Zoom Meetings et Zoom Webinars peuvent minimiser le bruit de fond lorsque vous parlez, mais il est préférable d’insonoriser votre environnement autant que possible avant de commencer votre présentation.

Et enfin, regardez la caméra. Il n’est pas facile d’établir un contact visuel derrière un ordinateur, mais le fait de regarder la caméra, et non les visages sur votre écran, augmentera instantanément l’impact de votre présentation.

2. Écriture d’un script (présentateurs) : il est toujours préférable d’écrire un script, quelle que soit votre connaissance du sujet. Cela donne à votre hôte une idée de la durée de votre présentation et se révèle particulièrement utile si celui-ci gère des aides visuelles, s’il doit préparer l’arrivée de l’intervenant suivant ou s’il a besoin d’effectuer un ajustement soudain. Le fait de disposer, au minimum, d’un plan détaillé peut tranquilliser chacun et fluidifier le déroulement de la session.

3. C’est en forgeant qu’on devient forgeron (présentateurs et hôtes) : comme le dit l’adage, c’est en forgeant qu’on devient forgeron. Nous vous recommandons de vous entraîner au moins 24 heures à l’avance. Dans l’idéal, vous devriez répéter votre événement sur les appareils que vous prévoyez d’utiliser lors de celui-ci. Et n’attendez pas le jour J pour vous familiariser avec les nouvelles technologies ou fonctionnalités logicielles ! Zoom Events regorge d’outils qui améliorent l’expérience des utilisateurs et des participants, mais qui nécessitent une configuration préalable. Essayez de reproduire votre événement le plus fidèlement possible pendant vos répétitions afin de couvrir d’éventuels besoins de dernière minute.

4. Création d’un programme détaillé (hôtes) : parfois appelé feuille de minutage ou de repérage, le programme détaillé indique la suite d’actions qui se déroulent au cours d’un événement et constitue un document de référence pour les parties prenantes. Plus qu’un ordre du jour, le programme détaillé est un outil essentiel pour vous aider à rester organisé et à rendre l’organisation de l’événement moins stressante. Les détails de votre programme varieront selon la complexité de votre événement, mais devraient au moins inclure les éléments suivants :

• • liste de contacts (présentateurs, intervenants, équipes audiovisuelles, sous-traitants, service de restauration) ;
  • déroulement des événements : ordre des intervenants, emplacements (salles de conférence virtuelles, bureaux à distance ou espaces de réunion sur site) ;
  • éléments techniques (repères techniques pour la musique, diaporamas, vidéos) ;
  • repères temporels (intervenants, sessions, pauses, introduction/conclusion).

Nous vous recommandons de créer un modèle qui sera facile à modifier pour de futurs événements.

5. Préparation à l’avance des interactions avec le public (hôtes et présentateurs) : si vous prévoyez une session de questions-réponses ou souhaitez discuter avec votre public, réfléchissez à la façon dont vous allez dialoguer avec celui-ci. Pour les événements très fréquentés, il peut être utile de confier à un tiers le soin de gérer les questions qui arrivent par le biais du chat ou de la fonction Q. et R. Nous vous recommandons également de demander à quelques collègues d’assister à votre événement en ayant préparé des questions à l’avance afin de lancer la conversation. Et si vous intervenez dans le cadre d’un événement hybride, n’oubliez pas le public virtuel. Les participants à distance se sentiront plus impliqués si vous n’oubliez pas de répondre à leurs questions et si vous vous adressez directement à eux. Afin d’éviter que les gens ne parlent en même temps, encouragez les participants à utiliser la fonctionnalité Réactions de Zoom Webinars, qui permet aux utilisateurs virtuels de réagir au contenu à l’aide d’émojis favorables.

Que vous organisiez une conférence, un webinaire, une exposition ou une réunion, vous devrez prendre en compte ou configurer quelques éléments techniques avant de commencer.

• • Applications de caméra virtuelle : si vous souhaitez rendre votre flux de diffusion en direct plus attrayant, les applications de caméra virtuelle proposent des filtres de réalité augmentée, des objectifs et des aides visuelles améliorées. Une fois que vous avez téléchargé une application de caméra, connectez-la à votre caméra et à votre micro d’ordinateur (ou externe). Ouvrez le client de bureau Zoom et sélectionnez l’icône d’engrenage, puis l’option Vidéo. Vous pouvez alors basculer entre votre nouvelle application de caméra et l’entrée de caméra actuelle.

1. Éclairage : pour rappel, un éclairage adéquat est crucial pour la réussite d’un événement. Si vous prévoyez de l’organiser dans une salle de conférence, prêtez attention à la lumière au plafond qui peut entraîner des zones d’ombre, surtout si votre intervenant se déplace dans la pièce. Lorsque vous réservez votre salle, examinez la luminosité de la pièce en journée et en soirée, et déterminez si vous pouvez ou non régler l’intensité de l’éclairage. Si vous utilisez un ordinateur personnel, essayez de positionner l’appareil près d’une source de lumière naturelle et utilisez un éclairage externe, tel que des lumières annulaires douces et des panneaux lumineux, face au présentateur. Si la présentation est effectuée à partir d’un bureau à domicile et/ou d’un appareil personnel, nous recommandons également aux présentateurs de se placer face à une fenêtre dans la mesure du possible, plutôt que d’avoir une fenêtre en arrière-plan.
2. Cadrage des prises de vue : pour une expérience vidéo optimale, cadrez votre prise de vue avec un plan rapproché de l’intervenant, de ses épaules au sommet de sa tête. Réglez la caméra au niveau de ses yeux ou légèrement plus haut, afin que l’intervenant n’ait pas à se pencher sur un ordinateur portable ni à regarder vers le haut. Il vous faudra donc peut-être repositionner votre webcam sur un autre écran, vous mettre debout ou utiliser une caméra externe et un trépied. Lors de votre préparation, souvenez-vous de la règle des tiers et essayez de remplir les deux tiers du cadre avec votre sujet et de garder une certaine marge de manœuvre au-dessus. Bien qu’ils ne soient pas au centre de l’attention, les arrière-plans jouent également un rôle important lors du cadrage de votre prise de vue et ne doivent pas être trop encombrés. Les participants veulent voir davantage l’intervenant que son environnement.
3. Arrière-plans virtuels : les arrière-plans virtuels de Zoom sont un moyen ludique d’exprimer votre personnalité, de célébrer une fête ou d’intégrer l’image de votre entreprise. Choisissez une image dans notre bibliothèque ou créez la vôtre. Tout comme les autres applications de caméra virtuelle, Zoom Meetings et Zoom Webinars fournissent également des filtres, des stickers et des avatars à superposer à votre présentation. Pour modifier votre arrière-plan, téléchargez une image (GIF, JPG/JPEG, PNG avec un rapport 16:9 et 1 280x720 pixels ou plus) ou une vidéo (MP4 ou MOV 480x360 pixels, 1 920x1 020 maximum) de votre choix. Vous pouvez accéder aux arrière-plans à partir du menu des paramètres du client de bureau Zoom, sous Préférences > Arrière-plan et filtres > Arrière-plans virtuels. Vous aurez alors la possibilité d’importer votre image ou de choisir parmi nos images préchargées.
4. Personnalisation de webinaire : ce n’est pas parce que votre événement est virtuel que votre marque doit passer inaperçue. La personnalisation de session dans Zoom Webinars vous permet de personnaliser vos pages d’inscription avec votre palette de couleurs préférées, un titre, une bannière, un logo, des images, des étiquettes de nom et les biographies des présentateurs. Associez-la à un arrière-plan virtuel personnalisé pour mettre en avant votre marque tout au long de l’événement.
5. Zoom Rooms : si vous organisez un événement hybride, Zoom Rooms s’intègre facilement à Zoom Events pour créer un espace de présentation véritablement hybride. Zoom Rooms fait office de salle de conférence nouvelle génération. Vous pouvez y réunir les participants en présentiel et à distance, qui peuvent ainsi partager du contenu et interagir, où qu’ils se trouvent. Les intervenants peuvent effectuer leur présentation depuis une grande salle de conférence, derrière un pupitre ou de chez eux, et utiliser du matériel et des appareils certifiés Zoom pour créer une expérience événementielle professionnelle.

Repos en coulisses : minimisez le stress pour vos présentateurs grâce aux coulisses de Zoom Webinars, une loge virtuelle où les présentateurs peuvent passer du temps entre deux interventions. Les coulisses sont ouvertes avant, pendant et après un événement. C’est l’endroit idéal pour analyser les connexions audio et vidéo ainsi que le contenu des présentations, communiquer avec d’autres panélistes, répondre aux questions des participants hors caméra ou s’exercer au partage d’écran.

Mais n’attendez pas le jour de l’événement pour accéder aux coulisses pour la première fois. Nous vous recommandons vivement de répéter votre événement dans le cadre de la session que vous présentez pour vous familiariser avec les paramètres disponibles. Les coulisses vous permettent de vous entraîner dans la zone de pratique, dans la session proprement dite et/ou dans la salle d’attente. Les hôtes et les co-hôtes, ainsi que les hôtes alternatifs, les intervenants et les sponsors, peuvent accéder à votre hall Zoom Events pour voir ces sessions d’entraînement à tout moment une fois votre événement publié.

Configuration de la personnalisation de session : en plus des logos, des couleurs et des éléments de personnalisation visuelle mentionnés ci-dessus, la personnalisation de session Zoom Webinars vous aide à ajouter des éléments créatifs à l’apparence de vos intervenants. Avant l’événement, prenez le temps d’explorer les options disponibles pour décider de la manière dont vos panélistes ou présentateurs doivent apparaître devant les participants. Pour activer la personnalisation de session, connectez-vous au portail web Zoom et accédez à Gestion du compte > Paramètres du compte, puis recherchez l’onglet Réunions. L’onglet En réunion (Avancé) vous permettra d’activer ou de désactiver la personnalisation de la session du webinaire. Une fois cette fonctionnalité activée, vous pouvez :

Zoom Webinars et Zoom Meetings sont conçus pour créer des expériences stimulantes et interactives offrant de nombreuses fonctionnalités qui rendent les événements virtuels mémorables. Nous vous recommandons d’utiliser les outils suivants pour rationaliser l’expérience des participants et celle des hôtes.

• Mise en avant : l’outil Mise en avant est utile pour mettre en évidence un participant spécifique (l’intervenant principal, par exemple) et affichera les flux vidéo des principaux intervenants actifs que vous choisissez de rendre visibles auprès des participants. Vous pouvez également vous mettre en avant en tant qu’intervenant et permuter les affichages tout au long de l’événement. Pour accéder à cette fonctionnalité dans Zoom Meetings et Zoom Webinars, positionnez le pointeur de la souris sur la vidéo de la personne que vous souhaitez mettre en avant et cliquez sur les trois petits points.
• Coupure des micros : en tant qu’hôte, vous pouvez minimiser le bruit de fond grâce à l’option Couper/rétablir le son de tous les participants. Avec le consentement des participants, les hôtes peuvent couper le son de toute l’assistance en même temps plutôt que de demander à chacun de couper son propre micro ou d’isoler un participant. Dans la barre d’outils Zoom, accédez à l’onglet Participants > Plus pour couper/rétablir le son de tout le monde. Une fois connecté à votre événement, positionnez le pointeur de la souris sur le nom d’un participant pour couper/rétablir le son ou demandez-lui de désactiver son micro. N’oubliez pas de rappeler à chacun de garder son micro coupé jusqu’à sa prise de parole.
• Des coulisses à la scène principale : nous vous recommandons vivement d’activer les coulisses de Zoom Webinars et de vous entraîner à utiliser cette fonctionnalité avec tous vos panélistes au préalable. Remarque : vous devez disposer du statut Admin pour modifier les paramètres du compte à partir du portail web Zoom. Localisez l’onglet Réunions et accédez à la section En réunion (Avancé) pour activer les coulisses du webinaire pour tout le monde. Une fois les coulisses activées, les panélistes rejoindront automatiquement ces dernières, même si le webinaire n’est pas ouvert aux participants. Les hôtes peuvent faire passer les participants d’une session à l’autre ou permettre aux panélistes de rester après la fin du webinaire pour un débriefing. Les panélistes qui se trouvent en coulisses peuvent regarder la session en direct jusqu’à entendre le signal de départ. Ceux qui attendent le début du webinaire verront une image OFF AIR transparente indiquant qu’aucun participant ne regarde encore le webinaire. Cette fonctionnalité permet aux modérateurs, assistants de production ou autres personnes travaillant en coulisses de rester hors écran, mais d’interagir et de discuter avec les panélistes, d’accéder aux sondages et aux questions-réponses et de suivre dans l’événement en direct. Pour accorder l’accès aux participants, consultez les onglets Participants > Intervenants.

• Lecture vidéo : si vous prévoyez de diffuser une vidéo pendant votre événement, utilisez le lecteur vidéo intégré pour le contenu partagé au lieu de partager votre propre écran. Vous bénéficiez ainsi d’une expérience de visionnage plus stable et plus professionnelle qui n’affecte pas la qualité de résolution de votre vidéo. Le partage de vidéos via la fonction de lecture Zoom encode la vidéo directement à partir du fichier et minimise l’impact sur l’utilisation du processeur, la résolution de l’écran, la carte graphique et les systèmes d’exploitation, qui pourrait dégrader la qualité de votre vidéo. Une fois connecté à Zoom Meetings, cliquez sur le bouton Partager l’écran dans la barre d’outils de la réunion. Ensuite, accédez à l’onglet Avancé et sélectionnez Vidéo. Il vous suffit alors de trouver la vidéo que vous souhaitez partager et de cliquer sur Ouvrir pour lancer le visionnage.
• Partage de diapositives : l’outil de contrôle des diapositives permet aux présentateurs de basculer entre les diapositives à leur guise, sans dépendre d’un hôte pour gérer les différents contenus. En quelques clics, les hôtes peuvent activer ou désactiver l’accès à un utilisateur, à un groupe spécifique ou à l’ensemble des participants. Pour configurer cette fonctionnalité pour tous les utilisateurs, utilisez le portail web Zoom pour vous connecter à Gestion du compte > Paramètres. Ensuite, accédez à l’onglet Réunions, puis sélectionnez En réunion > Contrôle des diapositives pour activer ou désactiver le contrôle des diapositives. Pour un groupe spécifique, connectez-vous à Gestion des utilisateurs > Gestion des groupes au lieu de Paramètres du compte et suivez la même procédure.
• Audio : tout comme vous partageriez votre écran pour les diapositives, vous pouvez également partager un son de haute qualité lors de votre événement grâce à l’option Partager l’audio, en choisissant entre Mono et Stéréo (Haute-fidélité). Cette fonctionnalité avancée a les mêmes avantages que l’outil de lecture vidéo, tout en offrant une expérience professionnelle et immersive. Il vous suffit de partager votre écran à partir de votre réunion Zoom et de sélectionner Partager l’audio en bas à gauche. Vous pourrez alors basculer entre différentes options audio.

• Sondages : envie de connaître l’opinion du public ? Besoin de recueillir des commentaires directement pendant votre événement ? Créez un sondage Zoom Meetings ou Zoom Webinars (à l’avance ou en direct) que vous lancerez pendant votre présentation (les sondages en direct doivent être créés par le biais du portail web Zoom). Téléchargez les résultats du sondage et analysez-les par la suite ou discutez-en avec les participants en temps réel. Si vous prévoyez d’utiliser un même sondage plusieurs fois, enregistrez-le dans la bibliothèque de sondages pour y accéder facilement. REMARQUE : seul l’organisateur initial d’une réunion peut modifier ou ajouter des sondages durant cette dernière. Si vous avez transféré le rôle de co-hôte à un autre utilisateur, celui-ci pourra uniquement lancer les sondages déjà créés. Pour lancer un sondage pendant un événement, vous devrez commencer par activer la fonction Sondages/Quiz. À l’instar du partage de diapositives ou d’autres fonctionnalités, les sondages peuvent être activés pour des groupes spécifiques, pour tous les utilisateurs ou pour votre propre usage. Pour l’ensemble du groupe, connectez-vous au portail web Zoom, accédez à Paramètres du compte dans le menu Gestion du compte, puis cliquez sur l’onglet Réunions. Vous y verrez la fonctionnalité Réunions - Sondages/Quiz à activer. Une fois le sondage créé et la fonction activée, recherchez le bouton Sondages dans les contrôles de réunion ou de webinaire (selon le type d’événement). Si vous en avez créé un à l’avance, sélectionnez le sondage que vous souhaitez lancer, et les participants seront invités à répondre aux questions. Les résultats des sondages Zoom Webinars peuvent être consultés par tous les panélistes, co-hôtes et hôtes, tandis que les sondages Zoom Meetings sont uniquement consultables par les hôtes et les co-hôtes.
  
  
• Applications : accédez à vos applications préférées directement dans Zoom Meetings, qui vous propose des outils ludiques pour faire connaissance ou collaborer plus efficacement. Ouvrez l’onglet Découvrir dans votre réunion pour parcourir la liste des applications, puis ajoutez celles que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez également accéder à Zoom App Marketplace à partir de votre client de bureau Zoom pour rechercher les applications disponibles.
• Q. et R. : semblable aux sondages, la fonctionnalité de questions-réponses pour Zoom Webinars permet aux participants de poser des questions et de demander aux hôtes ou aux panélistes d’y répondre. Les participants peuvent également voter ou répondre aux questions des autres participants. Après avoir activé les Q. et R. dans la section En réunion (Avancé) des paramètres de votre compte, vous pourrez poser facilement vos questions.

Vous pouvez facilement vous concentrer sur les atouts visuels de votre événement ou sur votre apparence devant la caméra, mais si vous rencontrez des difficultés techniques, il vous sera difficile de les résoudre. Si vous utilisez Zoom avec une licence Affaires ou Entreprise, vous pouvez faire du Tableau de bord Zoom votre centre de contrôle de mission. Grâce à lui, vous assurez le suivi de votre événement en temps réel, et accédez à des données et informations précieuses pour planifier vos futurs événements.

Les tableaux de bord Meetings et Webinars permettent aux hôtes de contrôler l’expérience vidéo/audio des participants, et d’en savoir plus sur leur type de licence et la qualité de leur connexion. Plus précisément, le tableau de bord assure le suivi des éléments suivants :

Sélectionnez le nº de réunion de l’événement que vous surveillez dans les onglets Réunions en direct ou Réunions passées de votre tableau de bord, et vous y verrez des analyses de données détaillées concernant l’état général des connexions de vos participants.

Vous prévoyez d’envoyer votre webinaire ou votre réunion aux participants ou à vos coéquipiers, ou vous souhaitez simplement le revoir de votre côté ? Dans ce cas, nous vous recommandons de l’enregistrer dans le cloud ou localement sur votre ordinateur. Les enregistrements dans le cloud peuvent être gérés dans le portail web Zoom, tandis que les enregistrements locaux sont accessibles via le dossier Documents de votre ordinateur. Pour modifier l’emplacement par défaut des enregistrements locaux, recherchez Enregistrements dans les paramètres du client Zoom.

Pour modifier vos enregistrements dans le cloud, connectez-vous au portail web Zoom et recherchez l’enregistrement souhaité. Ce paramètre vous permet de modifier le nom de l’enregistrement, de couper le début ou la fin de vos enregistrements dans le cloud, de télécharger les fichiers, de copier un lien partageable à envoyer à d’autres personnes, d’accéder aux analyses de données de visualisation ou de supprimer complètement votre enregistrement.

Pour partager un enregistrement local avec d’autres personnes, vous devrez l’importer dans une application de stockage sur le cloud ou une plateforme de gestion de contenu tierce. Dans le client de bureau Zoom, vous trouverez votre enregistrement sous l’onglet Réunions > Enregistré. Vous pourrez alors importer le fichier MP4 dans l’application tierce.

Lors du partage d’enregistrements dans le cloud, vous disposez de plusieurs options d’accès pour les spectateurs. Sur la page de l’enregistrement, cliquez sur Partager pour choisir de partager votre enregistrement publiquement ou de le garder privé.

Vous souhaitez tout savoir sur les fonctionnalités de Zoom Meetings ? Consultez notre base de données contenant tous les articles d’assistance Zoom Meetings, la FAQ, les notes de mise à jour, les didacticiels vidéo et les guides de dépannage.

Pour obtenir un guide détaillé sur l’utilisation de Zoom Webinars ainsi qu’une liste complète des fonctionnalités, consultez nos articles d’assistance Zoom Webinars. Vous y trouverez des instructions pas à pas pour configurer votre événement, inviter des participants et des panélistes, et lancer votre webinaire.

Vous avez encore besoin d’aide pour votre événement virtuel ? Les services Zoom Events sont là pour vous accompagner tout au long de votre événement : expertise-conseil, conseils techniques, assistance pendant l’événement, production technique avancée, et plus encore.
Selon la complexité de votre événement, notre équipe d’experts Zoom Events peut prendre rendez-vous avec vous au préalable pour discuter des meilleures pratiques, vous aider à trouver des idées, vous proposer des recommandations pour les inscriptions et la billetterie, et même créer un programme détaillé intégrant l’aspect technique. Pendant l’événement, nous pouvons assurer son suivi sur le tableau de bord, superviser la production audiovisuelle et les ressources de contenu, et même fournir un équipement de mixage vidéo et audio avancé. Nous veillons à ce que vous vous sentiez à l’aise et prêt à lancer un événement virtuel.

Consultez les forfaits d’assistance des services Zoom Events pour découvrir comment faire de votre événement une expérience réussie et mémorable.