Sage Hospitality Group réinvente le travail hybride grâce à Zoom Workplace et Zoom Spaces

Pour offrir une meilleure expérience client, il faut commencer par garantir une expérience positive à ses employés. La mission de Sage Hospitality Group est d’« enrichir la vie, une expérience à la fois », et l’équipe sait que cet engagement s’étend à ses employés.

Sage estime que se concentrer sur chaque instant peut faire toute la différence. L’entreprise dispose d’un réseau exceptionnel, avec plus de 65 hôtels et 30 restaurants à travers le pays. En coulisses, Sage mise sur une culture de travail hybride où les membres des équipes sur site et en télétravail peuvent collaborer facilement, rester en contact et se sentir impliqués.

Zoom a joué un rôle central dans cette initiative. Eric Skogen, directeur principal des opérations informatiques chez Sage, explique comment tout a commencé : « Avant Zoom, nous ne disposions pas d’un outil centralisé pour les réunions et la collaboration. Nous n’avions pas non plus d’expérience en matière de salles de conférence intégrées. Zoom s’est imposé comme la meilleure solution. Elle est extrêmement conviviale et permet à notre équipe de travailler de n’importe où. »

Lorsque la croissance rapide de Sage s’est traduite par le besoin de nouveaux locaux, l’entreprise s’est à nouveau tournée vers Zoom. Cette fois-ci, son objectif était de repenser le travail hybride et de créer un espace dynamique et à la pointe de la technologie qui la présenterait comme un employeur hors pair.

S’inspirer des bureaux de Zoom

Eric et son équipe ont expliqué leurs objectifs à Zoom et ont visité les bureaux de la société à Denver, afin de découvrir comment ses dernières innovations pourraient transformer le nouvel environnement de travail de Sage.

« Nous avons constaté à quel point la technologie s’était améliorée depuis notre premier déploiement, explique Eric. Nous avons réalisé que nous pouvions choisir différentes configurations pour notre nouvel espace et repousser les limites du travail hybride. »

Sage souhaitait concevoir un espace où les employés pourraient facilement collaborer sans que la technologie ne domine l’environnement. L’entreprise recherchait des outils qui stimuleraient la productivité tout en s’intégrant au design de ses bureaux.

Il s’agissait d’un projet d’envergure, et la direction a décidé d’exploiter toutes les fonctionnalités de Zoom Workplace et Zoom Spaces pour créer un espace dynamique et flexible, conçu non seulement comme un lieu de travail, mais aussi comme un endroit où les employés auraient envie de se retrouver.

Des espaces confortables dotés d’une technologie intégrée

Sage a fait appel à l’expertise locale de Cloud Connextions pour la conception et l’aménagement de son nouvel espace. L’équipe s’est avérée d’une aide précieuse : son souci du détail, sa grande expérience des solutions Zoom et son offre complète d’installation et d’assistance en ont fait le partenaire idéal pour mener à bien ce projet. Il en résulte un environnement moderne et harmonieux qui répond aux besoins de Sage et reflète son engagement en faveur de la qualité et de l’innovation.

Sage a choisi d’utiliser Zoom Spaces, une suite complète de solutions de travail flexibles, afin de faciliter la collaboration entre les équipes hybrides. La plateforme intègre de manière parfaite des technologies avancées dans les salles de conférence et les espaces communs, favorisant ainsi la collaboration et l’inclusion. L’une des caractéristiques remarquables de ce nouvel espace est son « salon », où les employés peuvent se détendre et échanger de manière moins formelle. « Il est équipé d’une cheminée, de tables, de chaises et de canapés, et dégage une véritable atmosphère chaleureuse », précise Eric.

À côté se trouve la salle de conférence, qui offre une flexibilité maximale. Une cloison vitrée mobile permet de transformer les deux espaces en un seul d’une simple pression sur un bouton, ce qui est idéal pour les réunions régulières de l’ensemble du personnel. « Nous combinons les deux salles pour créer une configuration multi-écrans avec des haut-parleurs, des microphones et des caméras intégrés au plafond. Les employés à distance ont ainsi l’impression d’être dans la pièce avec nous et peuvent participer pleinement », détaille Eric.

Zoom Rooms équipe ces espaces et les autres salles de réunion, tandis que les outils de conférence, de tableau blanc et de signalisation numérique contribuent à créer une expérience intégrée pour la collaboration en personne et à distance.

Le tableau blanc permet aux équipes de rester en contact où qu’elles se trouvent afin de planifier visuellement leurs projets et leurs flux de travail, et de clarifier des concepts complexes.

« La possibilité d’enregistrer un tableau blanc Zoom, de le partager avec les autres participants à la réunion, puis de le rouvrir et de le modifier est extrêmement utile. Cela permet à tout le monde de rester en phase et de ne pas perdre le fil », explique Eric.

La signalisation numérique ajoute une valeur supplémentaire en affichant les annonces, les jalons et les événements de l’entreprise. « Nous disposons d’écrans de 98 pouces qui présentent le travail phénoménal des équipes de nos établissements, témoigne Eric. Ils remportent un franc succès auprès des employés. »

Sage a également mis en place des systèmes de visioconférence tout-en-un DTEN afin d’optimiser encore davantage ses Zoom Spaces et d’améliorer la qualité audio et visuelle. Ces innovations ont enrichi l’expérience de réunion, permettant aux employés à distance de se sentir aussi impliqués que leurs collègues présents au bureau.

« Dans une récente enquête, nos employés ont souligné l’efficacité de la technologie Zoom Spaces, sa facilité d’utilisation et l’amélioration considérable de l’expérience de réunion par rapport à notre ancienne configuration, ajoute Eric. Nos salles Zoom Rooms sont désormais toujours pleines. »

Une collaboration améliorée avec Zoom Workplace

Grâce au déploiement de Zoom Workplace, Sage a unifié ses outils de communication et de collaboration, rationalisant instantanément les tâches quotidiennes et facilitant la collaboration entre les équipes.

L’une des principales améliorations a été la mise en place de Zoom Phone, un système basé sur le cloud qui fonctionne aussi bien au bureau qu’en déplacement, sur n’importe quel appareil compatible. Sage a également installé des cabines téléphoniques insonorisées, que l’équipe avait découvertes dans les locaux de Zoom. Ces dernières offrent aux employés un espace privé et flexible pour collaborer, à l’écart des salles de conférence classiques.

Une autre évolution est venue de la fonction Team Chat de Zoom, que les employés de Sage ont rapidement adopté. Ce centre de collaboration axé sur l’IA réduit considérablement le nombre d’e-mails et accélère la communication. « Nous utilisions un autre produit auparavant, mais nous avons constaté que Zoom Team Chat offrait une expérience similaire à un coût par utilisateur bien inférieur, indique Eric. Nous pouvons facilement communiquer avec n’importe qui dans l’entreprise et nous sommes beaucoup plus efficaces grâce à Team Chat, car nous n’avons plus besoin d’échanger des e-mails. C’est un immense avantage pour nous. »

Team Chat est particulièrement efficace sur les projets complexes et de grande envergure, comme l’explique Eric : « Nous travaillons sur un projet national très important, et Team Chat nous permet de mettre tout le monde en phase et de rester concentrés sur les tâches à accomplir, bien plus facilement qu’avec les e-mails ou même les réunions. »

La centralisation des outils sur la plateforme Zoom Workplace a simplifié la vie de toute l’équipe, et Zoom fait désormais partie intégrante des opérations quotidiennes de Sage. « Les employés ne perdent plus de temps à passer d’une application à l’autre pour accomplir leur travail, s’enthousiasme Eric. Du point de vue du support, le fait que tout soit regroupé au même endroit facilite grandement la résolution des problèmes. »

Zoom AI Companion aide tout le monde à rester sur la bonne voie

Depuis la première mise en œuvre de Sage, Zoom a ajouté de nouvelles fonctionnalités d’IA pour aider les équipes à rester organisées et concentrées. Eric utilise désormais les synthèses de réunion d’AI Companion pour éviter d’avoir à prendre des notes manuelles détaillées et consigner automatiquement les points clés des discussions, les décisions et les tâches à accomplir. L’assistant intelligent génère des synthèses claires et exploitables qui fournissent à tous une source unique d’informations fiables, ce qui contribue à responsabiliser davantage les collaborateurs.

« Je l’utilise pour chaque réunion. Je trouve qu’il est très précis et qu’il nous aide à maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde, déclare Eric. Le principal avantage des synthèses de réunion d’AI Companion pour moi et mon équipe est qu’il nous fournit un récapitulatif exploitable de nos échanges, avec un résumé détaillé et une liste des actions à mener, ce qui nous aide à rester concentrés sur nos objectifs. »

Il poursuit : « Lorsqu’un défi ou un problème se pose au sujet d’une décision, nous pouvons toujours nous référer à ce document pour montrer que nous étions tous d’accord à un moment donné. Il est beaucoup plus facile de faire avancer les projets lorsque tout le monde peut consulter ce document et se souvenir de ce qui a été conclu. »

Stimuler l’engagement et gagner du temps

Le nouveau bureau dynamique de Sage, équipé de la suite complète de solutions Zoom, a transformé la façon dont ses équipes collaborent. Les employés de tous les services se sentent connectés, productifs et impliqués, qu’ils soient au bureau, participent à un événement externe ou travaillent depuis un café.

Les gains de productivité ont été spectaculaires à tous les niveaux. Bien que les interactions en face à face avec les partenaires commerciaux restent importantes, Zoom réduit les déplacements coûteux et chronophages. Les réunions Zoom remplacent souvent les voyages en avion pour les réunions ponctuelles avec les cadres supérieurs, ce qui réduit les contraintes et les coûts.

Les outils de communication intégrés réduisent également la charge administrative, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Team Chat, en particulier, réduit la surcharge d’e-mails et accélère la prise de décision sur les projets interfonctionnels, ce qui permet d’avancer plus rapidement.

Grâce à Zoom dans les nouveaux bureaux de Sage, Eric est plus enthousiaste que jamais à propos de cette plateforme. « Dans nos bureaux, nous utilisons Zoom tout le temps. Toute organisation qui souhaite simplifier son écosystème a tout à gagner à adopter Zoom. »