Le service des opérations numériques de New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) est loin de ce que vous imaginez être un ministère gouvernemental.
« Lorsque nous annonçons un poste vacant, nous sommes généralement submergés de réponses », déclare Aaron Evans, directeur des opérations numériques chez New Zealand Trade and Enterprise. « Nous avons le meilleur emploi du pays. Nous travaillons pour une cause : la Nouvelle-Zélande. »
NZTE est chargé de développer l’économie et d’améliorer la réputation du pays en mettant les investisseurs et les exportateurs internationaux en lien avec des opportunités locales à forte croissance, la technologie jouant un rôle clé.
Numériquement fracturé
« Il n’en a pas toujours été ainsi », se souvient Aaron, qui décrit l’organisation comme « numériquement fracturée » lorsqu’il l’a rejointe il y a cinq ans. Si des efforts ont été entrepris pour numériser les processus dans 53 bureaux répartis sur 30 sites à travers le monde, rien n’a vraiment fonctionné comme prévu. « Le numérique était un gros mot », se souvient-il.
Les employés constataient qu’il fallait 15 minutes pour démarrer leur ancienne solution de vidéoconférence et la faire fonctionner au début de chaque réunion, créant des frictions dans l’expérience utilisateur et entravant leur mission de contribuer au succès de la Nouvelle-Zélande.
« Nous sommes tenus de fournir à l’économie néo-zélandaise des résultats de l’ordre de plusieurs milliards, souligne M. Evans. Il n’y a pas de place pour l’inefficacité avec des objectifs de cette taille. »
Parce que l’organisation est géographiquement dispersée dans 53 bureaux répartis sur 30 sites mondiaux, les communications vidéo remplacent souvent les réunions en face à face comme moyen de communication essentiel.
« Un appel téléphonique n’apporte pas les mêmes nuances que lorsqu’on se voit tous à l’écran, explique M. Evans. Cela ne semble pas grand-chose, mais la vidéo permet à un RDC (responsable du développement commercial) en Chine d’avoir une conversation fructueuse avec quelqu’un ici en Nouvelle-Zélande. »
Me Mahi Tahi Tātou
« Me Mahi Tahi Tātou » signifie travailler ensemble en maori, et c’était l’objectif même du CEO Peter Chrisp lorsqu’il a fait appel à Aaron pour unifier numériquement l’organisation sous la direction du CIO.
« Notre CEO m’a accueilli dans l’équipe, puis m’a rapidement pris à part pour me dire : "Pour l’amour du ciel, occupez-vous d’améliorer l’expérience utilisateur pour les vidéoconférences ! " Mon rôle était clair dès le départ. »
NZTE a lancé une demande de proposition avec deux critères clés à l’esprit : la solution devait être efficace et particulièrement facile à utiliser. « Quand nous avons découvert Zoom, nous nous sommes dit "ça ne peut pas être aussi simple" », déclare M. Evans.
La priorité constante que Zoom accorde à la convivialité a fait de Zoom Rooms le lauréat évident pour M. Evans qui a immédiatement décidé de déployer la plateforme dans trois salles de conférence principales à Wellington, Auckland et Singapour.
Zoom s’étant avéré beaucoup plus fiable que l’ancienne plateforme de vidéoconférence de l’organisation, M. Evans a reçu le feu vert pour des déploiements de salles Zoom supplémentaires dans chaque bureau. Bien qu’il ait initialement budgétisé 43 salles Zoom, l’enthousiasme de ses collègues pour la plateforme a entraîné un déploiement beaucoup plus important. « À l’heure actuelle, nous avons 129 salles Zoom ! », rapporte M. Evans.
De zéro à héros
La décision de NZTE de mettre en œuvre Zoom a été le début d’un modèle de communication vidéo qui a transformé pratiquement tous les aspects de l’organisation, propulsant la réputation du service des opérations numériques de zéro à héros en moins d’un an. NZTE a également intégré Zoom aux applications Microsoft Outlook et Microsoft Teams, permettant aux employés de lancer des réunions sans quitter les outils de travail de base.
NZTE a eu les moyens de réorganiser ses Prix Pounamu, une conférence interne annuelle qui célèbre les réalisations de l’année passée et définit la direction pour l’année à venir. Ces dernières années, ces évènements ont été minés par un son médiocre et une vidéo pixélisante, mais l’événement de l’année dernière était complètement différent.
L’équipe de M. Evans a planifié et exécuté une production studio en plein écran vert avec des arrière-plans sur le thème de la Nouvelle-Zélande, des PowerPoints animés et des extraits vidéo récapitulatifs de sessions précédentes diffusés tout au long de l’événement, tous contrôlés de manière centralisée à partir de Zoom.
« C’était une expérience totalement immersive, déclare M. Evans. Le plus grand événement culturel de l’année sur Zoom de bout en bout. »
