Lake|Flato Architects gagne 100 heures par semaine en adoptant Zoom Workplace

Lake|Flato Architects est reconnu au niveau national pour sa capacité à créer des bâtiments modernes et respectueux de l’environnement qui s’intègrent parfaitement dans leur milieu.

En tant qu’entreprise tournée vers l’avenir, Lake|Flato a compris que nombre de ses collaborateurs aspiraient à un lieu de travail plus moderne qui ne les cantonne pas à un box. Elle s’est donné pour mission de concevoir le lieu de travail du futur, doté de technologies de pointe et d’une expérience utilisateur exceptionnelle, quel que soit l’endroit où ses collaborateurs travaillent.

Et elle a choisi de montrer l’exemple avec ses propres bureaux.

« Nous avons décidé d’adopter un modèle de travail hybride avec une répartition approximative de 50/50 entre le bureau et le télétravail. Nous aurions donc moins de bureaux que de collaborateurs », indique Dan Stine, directeur de la technologie de conception chez Lake|Flato.

La prise en charge d’une main-d’œuvre hybride peut poser des problèmes à tout type d’entreprise, mais pour un cabinet d’architecture et de planification, les défis sont encore plus grands étant donné la nature créative et collaborative de l’activité. « Nous sommes architectes, donc nous pensons en mode graphique et nous voulons dessiner partout », explique Dan Stine.

À l’origine, Lake|Flato utilisait Miro comme tableau blanc pour dessiner, mais il s’agissait d’un outil autonome et les employés de l’entreprise ne disposaient pas tous d’une licence.

Dan Stine et son équipe cherchaient également une solution informatique facilement accessible et utilisable partout, même lorsque les utilisateurs changent de lieu.

Pour mettre ses idées à l’épreuve, l’entreprise a entièrement remodelé son immeuble de bureaux, le transformant en une vitrine du développement durable, du design créatif et de l’inclusivité.

L’équipe a reconverti chaque salle de conférence en salle Zoom, avec un écran tactile pour le contenu et un autre non tactile pour les participants. Zoom Rooms amène la collaboration vidéo HD au bureau et à la maison, de sorte que les participants puissent interagir de façon simple et cohérente, sur place comme à distance.

« Chaque fois que vous devez partager du contenu, cela se passe toujours de la même manière. Vous prenez votre tablette, vous rejoignez la réunion Zoom et vous partagez le contenu, que vous soyez dans la cour des bureaux, dans la salle de conférence, à votre bureau, chez vous ou dans un café », explique Dan Stine.

Les salles Zoom mettent tout le monde sur un pied d’égalité. Tous les collaborateurs peuvent participer aux réunions facilement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Dan Stine apprécie également que Zoom Rooms soit un écosystème ouvert qui fonctionne aussi bien avec d’autres plateformes de réunion vidéo, telles que Microsoft Teams, Cisco Webex et Google Meet. Pour lancer une réunion, il suffit de cliquer sur le bouton « Commencer la réunion ».

De plus, tous les bureaux sont sans fil depuis leur rénovation. Il n’y a donc plus besoin de claviers, de souris, ni même de câbles HDMI. Tout est portable, et tout le monde a une tablette et sa propre licence Zoom. Chacun peut même se déplacer pendant une réunion Zoom sans en être déconnecté ni en perdre une miette.

Dan Stine estime que l’entreprise gagne 100 heures par semaine en évitant aux employés d’avoir à reconfigurer un équipement en plusieurs étapes et à se déconnecter et reconnecter chaque fois qu’ils changent d’endroit au cours d’une réunion.

Même les invités extérieurs, tels que les consultants et les clients, peuvent facilement participer aux appels Zoom lorsqu’ils sont dans les locaux de Lake|Flato.

« Ils s’attendent à ce que nous leur tendions un câble HDMI, mais tout ce qu’ils ont à faire est d’ouvrir leur application Zoom et de cliquer sur le bouton de partage. Cela fonctionne parfaitement. »

Lorsque les salles de conférence de Lake|Flato sont inoccupées entre deux réunions, le service marketing utilise les écrans de la signalisation numérique comme nouveau canal de marketing. Dan Stine explique :

« Certaines de nos salles de conférence sont situées directement sur le trottoir, avec des fenêtres allant du sol au plafond. Les passants peuvent ainsi voir toutes ces belles images de nos projets sur les écrans de la salle de conférence vide. »

L’équipe marketing peut aussi modifier rapidement le contenu pour présenter des événements ponctuels, ce qui renforce encore l’utilité de ces écrans.

Avec Zoom Rooms en place, Dan Stine et son équipe ont rapidement compris l’intérêt d’adopter la fonctionnalité Zoom Whiteboard. Tous les membres de l’équipe l’utilisent désormais presque quotidiennement.

Dan utilise également les fonctionnalités d’IA de Zoom Whiteboard pour préparer des présentations et des formations.

« Récemment, j’ai demandé à l’IA de trouver des idées sur un sujet de niche spécifique pour lequel j’allais mettre au point une formation. Cela m’a donné des idées auxquelles je n’avais pas pensé », affirme Dan Stine.

Même s’il a dû affiner les idées générées par l’IA, il estime que l’IA a fait pour lui 75 % du travail.

Au début de la transition, Lake|Flato utilisait Microsoft Teams Phone, mais est passée à Zoom Phone après avoir compris l’intérêt qu’il y avait à consolider la fonctionnalité VoIP cloud sur la plateforme Zoom Workplace. 

« Zoom était moins cher que Teams, c’est l’une des raisons pour lesquelles nous sommes passés de Microsoft Teams Phone à Zoom Phone. Mais surtout, comme tout est regroupé sur Zoom, votre téléphone Zoom Phone ne sonne pas lorsque vous êtes en réunion, souligne Dan Stine. Le système sait que vous êtes occupé et vous n’êtes donc pas dérangé par les appels téléphoniques. » 

Le cas échéant, il lit la transcription des messages vocaux fournie par Zoom Phone pour savoir s’il doit ou non répondre immédiatement à un appel.

« Lorsque vous êtes en réunion et que vous voyez un appel manqué, vous pouvez cliquer dessus pour savoir qui a appelé et à quel propos, sans avoir à l’écouter. Cela permet de faire du tri sur le moment. Faut-il que je quitte la réunion pour répondre à ce coup de fil important ou cela peut attendre ? »

Lake|Flato utilise également l’assistant IA intégré de Zoom, AI Companion, pour renforcer l’efficacité de ses processus, notamment les synthèses de réunion et les questions en réunion qui offrent une fonctionnalité « Tenez-moi au courant ». AI Companion est inclus sans frais supplémentaires dans les services payants attribués à des comptes Zoom.

Dan Stine estime qu’il passait 15 minutes à prendre des notes par réunion d’une heure et 15 minutes de plus à les mettre au propre, une tâche devenue superflue grâce à AI Companion. Sachant qu’il passe environ 12 à 15 heures en réunion chaque semaine, cela représente un gain de temps de six à huit heures par semaine.

« Le gain de temps est appréciable, mais la possibilité de se concentrer sur un projet et d’être plus présent et responsable pour ses pairs est également très importante, indique Dan Stine. De plus, les notes sont faciles à retrouver, car elles sont toujours au même endroit. »

Dan Stine utilise également la fonctionnalité des questions en réunion de Zoom Meetings. S’il est en retard ou occupé à plusieurs tâches en même temps, il peut appuyer sur le bouton « Tenez-moi au courant » pour obtenir un résumé de ce qui s’est passé pendant l’appel, demander si son nom a été mentionné et obtenir un aperçu des principaux points à retenir.

Dan Stine compte bien exploiter la plateforme Zoom Workplace encore davantage à l’avenir. Il est particulièrement intéressé par Zoom Sessions qui lui permettra d’organiser des événements de leadership éclairé, avec ses fonctionnalités d’inscription et de création de rapports avancés.

« Nous voulons utiliser Zoom Sessions pour continuer à renforcer notre position de leader d’opinion dans le secteur. Ce sera vraiment extraordinaire de pouvoir organiser nos propres événements sur Zoom », précise Dan Stine.

Lake|Flato utilise Zoom de façon toujours plus intensive, et cela démontre l’intérêt d’avoir autant de fonctionnalités intégrées dans une seule et même plateforme.