Virtuelle Konferenzen: von Event bis Erlebnis

Traditionelle Konferenzen und Events sind hervorragend geeignet, um Kundenkontakte zu pflegen, Ideen auszutauschen und neue Produkte und Funktionen zu präsentieren. Viele Veranstalter richten ihre Events jetzt aber virtuell aus, um eine größere Zielgruppe zu erreichen.

Ihr Event planen

Virtuelle Konferenzen: von Event bis Erlebnis

Was versteht man unter einer virtuellen Konferenz?

Eine virtuelle Konferenz ist eine Veranstaltung oder Konferenz, die online mithilfe Plattformen für virtuelle Konferenzen und anderer Technologien abgehalten wird. Eine Online-Konferenz funktioniert ähnlich wie eine Konferenz mit Präsenzteilnehmern. Die Teilnehmer können den Ablaufplan einsehen, sich für das virtuelle Event registrieren (und ihr Ticket bezahlen), auswählen, an welchen Sitzungen sie teilnehmen möchten, und sich vor, während und nach den Sitzungen mit anderen Teilnehmern und Rednern vernetzen.

Sogar beim Sponsoring einer virtuellen Konferenz ändert sich nichts. Ausgewählte Sponsoren können in ihren Sitzungen Kunden informieren, Fragen zu ihren Produkten beantworten und Verkaufsmaterial verteilen.

Wie funktionieren Plattformen für virtuelle Konferenzen?

Die Durchführung eines virtuellen Events ist der einer Präsenzveranstaltung sehr ähnlich. Auch hier müssen Sie Inhalte planen, Diskussionsteilnehmer und Redner engagieren, Teilnehmer registrieren und so weiter. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie für die meisten, wenn nicht alle dieser Aufgaben eine Software für das Management virtueller Events verwenden. Dazu gehören E-Mail-Registrierung, Erstellen von Meetingräumen für die Übertragung des Events, Bereitstellung technischer Unterstützung für Ihre Diskussionsteilnehmer, Zusammenbringen Ihrer Redner und Teilnehmer per Video und vieles mehr.

Sie benötigen außerdem eine interaktive Lobby, in der die Teilnehmer chatten, netzwerken, die Stände der Aussteller besuchen und an Sitzungen teilnehmen können. Der einzige Unterschied zur Lobby einer Präsenzveranstaltung besteht darin, dass Sie diese in der Plattform für virtuelle Events erstellen und verwalten.

Wie funktionieren Plattformen für virtuelle Konferenzen?

Was sind die Vorteile einer virtuellen Konferenz?

Eine virtuelle Konferenz bietet zahlreiche Vorteile:

Verbesserte Barrierefreiheit

In einer virtuellen Konferenz können Sie andere Technologien wie Live-Transkription und -Übersetzungen nutzen, damit alle an Ihrem Event teilnehmen können.
Ein nahtloses Teilnehmererlebnis

Statt zu einem Event anzureisen, eine Unterkunft zu buchen, sich anzumelden und die richtigen Sitzungen zu finden, können sich die Teilnehmer einfach über einen Computer zu dem Event anmelden und die Konferenz von überall aus genießen.
Ausführliche Kennzahlen

Mit einer Plattform für virtuelle Events erhalten Veranstalter wertvolle Einblicke in die gesammelten Kennzahlen. Sie erfahren unter anderem, wie viele Personen an Ihrem Event teilgenommen haben und wie sie sich in den Sitzungen eingebracht haben.
Höhere Reichweite

Da die Teilnehmer einer virtuellen Konferenz nicht zu einem physischen Ort anreisen müssen, können Veranstalter ein größeres Publikum erreichen und ihre Reichweite verbessern.

Was wird für eine virtuelle Konferenz benötigt?

Es mag Ihnen wie eine große Herausforderung vorkommen, eine virtuelle Konferenz zu veranstalten, aber es ist ganz einfach, die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen! Folgendes benötigen Sie:

Standorte für Hosting und/oder Videoaufnahmen

Für eine virtuelle Konferenz benötigen Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Sitzungen filmen und produzieren können. Glücklicherweise können Sie fast jeden Ort nach Ihren Bedürfnissen ausstatten – Homeoffices, Konferenzräume oder sogar den Außenbereich! Wenn Sie eine Hybridveranstaltung planen, benötigen Sie einen Ort, der die erwartete Teilnehmerzahl vor Ort aufnehmen kann. Einige Veranstaltungen können Sie direkt zu Hause hosten, wohingegen andere möglicherweise anspruchsvollere Produktionselemente erfordern, für die Sie ein Studio nutzen sollten.
Eine Plattform für das Hosten virtueller Konferenzen

Um eine ansprechende und reibungslose Veranstaltung zu erstellen, benötigen Sie eine Plattform für virtuelle Events, die diese Art von Erlebnis ermöglicht. Eine Event-Hosting-Plattform bietet Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für Ihre Eventmanagement-Anforderungen, einschließlich Eventregistrierung, Ticketverkauf, Sitzungs- und Teilnehmerverwaltung und vielem mehr.
Die richtige Technologie für virtuelle Events

Ohne die Möglichkeit, die Diskussionsteilnehmer eindeutig zu hören und scharf zu sehen, wird selbst die interessanteste Veranstaltung keinen Erfolg haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Kameras, Mikrofone und Beleuchtungselemente haben, die zu Ihrem Raum und Ihrem beabsichtigten Anwendungsfall passen. Wenn sich Ihre Redner beispielsweise bewegen, brauchen Sie Kameras, die ihre Bewegungen verfolgen können, damit die Teilnehmer das gesamte Geschehen verfolgen können.

Was wird für eine virtuelle Konferenz benötigt?

Die Plattform sollte folgende Funktionen enthalten:

Unterstützung für einen Sprecher mit großem Publikum

Bei den meisten virtuellen Events richten sich mehrere Diskussionsteilnehmer an ein großes Publikum. Mit einer Lösung, die einen einzigen Sprecher vor einem großen Publikum unterstützt, können Störungen vermieden werden.

Optionen für Fragen und Antworten

Ein Forum für Fragen und Antworten ist ein wichtiges Instrument für erfolgreiche virtuelle Events. Dort können Teilnehmer umgehend Antworten auf ihre dringenden Fragen vom Supportpersonal des Events erhalten. Sie können auch die wichtigsten oder am häufigsten gestellten Fragen sammeln und am Ende Ihrer Sitzung live beantworten.

Sitzungs-Chat

Im Sitzungs-Chat können die Konferenzteilnehmer sich unterhalten und miteinander interagieren, etwa ihre Begeisterung oder ihre Reaktionen auf Ihre Sitzung austauschen. Hier können das Supportpersonal und die Administratoren des Events auch Links oder andere Ressourcen für die Teilnehmer der Sitzung bereitstellen.

Inhaltsfreigabe

Die Möglichkeit, Inhalte freizugeben, ist für das virtuelle Event-Erlebnis entscheidend. Auf diese Weise können Sie Inhalte wie Bilder, Videos, PDF, Präsentationen, Musik und vieles mehr direkt an Ihre Teilnehmer weitergeben.

Virtuelle Hintergründe

Ein virtueller Hintergrund kann mit Bildern oder Videos personalisiert werden. Moderatoren haben so vielfältige Möglichkeiten, ein persönliches Erlebnis für die Teilnehmer zu schaffen. Diskussionsteilnehmer können ihre virtuellen Hintergründe mit dem Branding ihrer Organisation und ihres Sponsors versehen. Außerdem können sie Hintergründe erstellen, die zum Kontext und zur Atmosphäre ihrer Präsentation passen.

Admin-Portal

Ein übersichtliches Admin-Portal erlaubt es Ihren Administratoren, Veranstaltern und dem Personal für den Event-Support, Ihr gesamtes virtuelles Event zu verwalten sowie Events zu erstellen und zu bearbeiten. Gleichzeitig erhalten sie dort entscheidende Einblicke in die Teilnehmerregistrierung, das Engagement bei Events und vieles mehr.

Wie organisiert man eine virtuelle Konferenz?

Sobald Sie alle notwendigen Voraussetzungen für eine virtuelle Konferenz geschaffen haben, geht es an die Organisation. Bei der Planung einer virtuellen Konferenz sollten Veranstalter die folgenden Schritte berücksichtigen:

1. Das Event planen

Bei der Planung Ihres Events sollten Sie ein paar Überlegungen anstellen, zum Beispiel, wer Ihre Zielgruppe ist und welche Art von Erlebnis Sie ihr bieten wollen. Außerdem sollten Sie klären, welchen Wert Ihr Event für das Publikum hat, welche Ziele Sie erreichen wollen und wie Sie Ihren Erfolg messen wollen.

2. Inhalt und Redner

Sobald Sie das Ziel Ihres Events festgelegt haben, können Sie Ideen für Sitzungen und Inhalte entwickeln. Sie können dann Redner und Diskussionsteilnehmer einladen, die Ihre Inhalte am besten vermitteln können. So wäre es beispielsweise wirkungsvoller, wenn Ihr technischer Direktor eine Sitzung über modernste Technologie präsentiert, als ein Mitarbeiter aus dem Marketing.

3. Einbindung in das Event

Wenn Sie Ihre Sitzungen konzipieren, sollten Sie auch die Einbindung der Teilnehmer berücksichtigen. Indem Sie Ihre Sitzungen so entwerfen, dass sie nicht länger als eine Stunde dauern, Pausen zwischen den Sitzungen und Sitzungen zum Networking einplanen, können die Teilnehmer ihre Aufmerksamkeit aufrechterhalten. Während der Sitzungen können Sie Abstimmungen, Fragen und Antworten und Chats nutzen, um die Unterhaltung interaktiv zu halten. Sie können auch ein Zeitzonen-unabhängiges Programm mit regionalen Sitzungen erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass Teilnehmer aus der ganzen Welt bei Ihrem Event dabei sein können.

4. Vorbereitung

Das Hosten eines Events erfordert ein hohes Maß an Teamarbeit, daher müssen Sie sich eng mit Ihren Teams abstimmen. Indem Sie Produzenten mit der Produktion beauftragen, einen Produktionsplan und einen Veranstaltungsworkflow erstellen und einen zentralen Kommunikationsknotenpunkt für die Veranstaltung einrichten, beispielsweise einen Chat-Kanal, können Sie dazu beitragen, dass Ihr Team für die Veranstaltung bereit ist. Sie sollten auch einen Probelauf für die Veranstaltung einplanen, damit alles reibungslos abläuft.

5. Website erstellen

Eine aktuelle Website enthält wichtige Ressourcen, zum Beispiel einen Überblick über das Event, das Programm, Informationen zu den Sitzungen und Rednern, häufig gestellte Fragen und Ihre Registrierungsseite. Stellen Sie ansprechende Bilder und Videos auf Ihre Website, damit Ihre Teilnehmer Ihrem Event mit Spannung entgegensehen!

6. Event bekannt machen

Sie müssen Ihr Event bekannt machen, damit potenzielle Teilnehmer davon erfahren und sich dafür registrieren. Sie haben eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihr Publikum zu vergrößern. Senden Sie Ihren Abonnenten Marketing-E-Mails, veröffentlichen Sie Blogartikel über die Veranstaltung und posten Sie Ankündigungen in den sozialen Medien. Außerdem sollten Sie Ihre Marketingaktivitäten mit Ihren Partnern, Rednern und Sponsoren abstimmen.

7. Das Event hosten

Als Host möchten Sie Ihren Teilnehmern und Rednern ein hohes Maß an Unterstützung und Beratung bieten. Mit angemessener Fehlerbehebung und technischem Support stellen Sie sicher, dass alle an Ihrem Event teilnehmen können. Außerdem helfen grundlegende Informationen den Teilnehmern, sich zurechtzufinden. Dazu gehören Angaben darüber, wo sie Fragen stellen, wie sie den Sitzungen beitreten und Aufzeichnungen ansehen können.

Weitere Informationen zum Hosting eines mitreißenden virtuellen Events finden Sie in unserem Leitfaden für virtuelle Events.

Eine umfassende Event-Plattform für virtuelle Konferenzen

Zoom Events, unsere Plattform für das Event-Hosting, bietet alle Features und Funktionen, die Sie benötigen, um Ihr virtuelles Event zu organisieren, zu verwalten und zu hosten.

Die wichtigsten Komponenten der Zoom Events-Plattform:

Eine umfassende Event-Plattform für virtuelle Konferenzen

Ticketverkauf und Registrierung für Veranstaltungen verwalten

Sie können den Registrierungsvorgang einfach anpassen und Ihren Ticketverkauf leicht verwalten. Zum Beispiel können Sie Tickets für Teilnehmer und Diskussionsteilnehmer erstellen, Berechtigungen festlegen, Ticketpreise anpassen und das Verkaufsfenster für Tickets individuell einrichten.

Gelegenheiten zum Netzwerken schaffen

Die Teilnehmer haben zahlreiche Gelegenheiten, sich kennenzulernen und untereinander auszutauschen sowie mit Branchenexperten zu netzwerken. Beispielsweise im Lobbychat, im Sitzungs-Chat, in den Breakout-Räumen, bei Umfragen oder an den Verkaufsständen.

Fortschritte und Ergebnisse mit detaillierten Daten auswerten

Das Zoom Events-Portal bietet Ihnen zahlreiche Funktionen und Analysen, damit Sie Ihr Event-Erlebnis verbessern und Ihren Fortschritt nachverfolgen können. So können Sie unter anderem sehen, wie viele der registrierten Teilnehmer anwesend waren. Sie erhalten Kennzahlen zum Engagement und sehen, wie viele Personen Ihre Aufzeichnungen der Sitzungen nach dem Event angesehen haben.

Markenspezifische Event-Hubs

Über das Zoom Events-Portal können Sie auch markenspezifische Event-Hubs erstellen. So erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Marke – und Ihre Sponsoren und Partner – für Ihre Event-Teilnehmer in den Mittelpunkt zu stellen.

Professioneller Support für Online-Events

Zoom bietet außerdem professionellen Support für Online-Events und stellt Ihrem Team die Ressourcen und Orientierungshilfen zur Verfügung, die es benötigt, um ein nahtloses und ansprechendes Event zu veranstalten. Sehen Sie sich die Support-Abos an.

Kaufen Sie eine Lizenz für Zoom Events und besuchen Sie dann events.zoom.us, um sich bei Ihrem Konto anzumelden und Ihre nächste virtuelle Veranstaltung zu organisieren. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie auf der Registerkarte „Verwalten“ mit der Einrichtung Ihres Hubs beginnen und dann auf der Registerkarte „Erstellen“ mit der Erstellung Ihres ersten Events, Gipfels oder Ihrer ersten Konferenz beginnen.

Loslegen