Kinder sind die Mitglieder unserer Gesellschaft, die besonders schutzbedürftig sind. Deshalb setzt sich Save the Children dafür ein, dass Kinder auf der ganzen Welt gesund und sicher sind und Bildung erhalten. Save the Children wurde 1919 als erste Organisation gegründet, die sich ausschließlich den Bedürfnissen von Kindern und dem Schutz ihrer Rechte verschrieben hat. Die Organisation agiert bereits seit mehr als 100 Jahren und hat seitdem die Leben von mehr als 1 Milliarde Kindern in 120 Ländern positiv beeinflusst.
Save the Children hat maßgeblich dazu beigetragen, den Kindern in seinem Programm eine bessere Zukunft zu ermöglichen. Durch ihre Initiativen bietet die Organisation den Kindern Schutz, Sicherheit, Gesundheitsversorgung, Essen und zusätzliche Bildungschancen. In den USA hat die Organisation drei Hauptsitze mit Büros in Fairfield, Connecticut, Washington, D.C., und Lexington, Kentucky. Sie verfügt außerdem über eine große Remote-Belegschaft, die über die USA und auf der ganzen Welt verteilt ist.
Koordination bei einer global verteilten Belegschaft
Mit seiner weltweit verteilten Belegschaft und einer Vielzahl an Hilfsprogrammen ist Save the Children sehr stark auf offene Kommunikationskanäle angewiesen. Das bisherige Videokommunikationssystem der Organisation wies jedoch ein mangelhaftes Benutzererlebnis auf, sodass den Teams wertvolle Zeit verloren ging.
„Auf unsere drei Hauptsitze verteilt haben wir insgesamt etwa 70 Konferenzräume“, erklärt Charlie Germano, Senior Director of IT and Security Operations bei Save the Children. „Die ersten zehn Minuten ihrer Meetings verbrachten unsere Kollegen früher immer damit, das System erst einmal einzurichten. Es meldeten sich fast stündlich gestresste Mitarbeiter bei uns im Helpdesk, weil sie Probleme mit dem Tool hatten und ihr Meeting nicht starten konnten. Das war einfach keine langfristige Lösung.“
Mit der bisherigen Videokonferenzlösung von Save the Children war es außerdem schwierig, die Remote-Mitarbeiter über wichtige Änderungen innerhalb der Organisation auf dem Laufenden zu halten. Die Wohltätigkeitsorganisation hält jeden Monat eine Videokonferenz für die gesamte Belegschaft ab. Dabei besprechen der CEO und die Führungskräfte wichtige Themen wie zum Beispiel strategische Ziele oder die allgemeine Lage der Organisation. Mit der früheren Lösung gab es bei diesen Meetings jedoch immer wieder Probleme mit der Zuverlässigkeit und Verbindungsprobleme.
„In diesen Meetings mit allen Mitarbeitern stellen wir neue Mitarbeiter vor, besprechen Strategien, neue Programme und einige wirklich wichtige Informationen”, beschreibt Germano. „Die Hälfte unserer Belegschaft arbeitet nicht von unseren Hauptsitzen aus. Also gingen diese Informationen für die Hälfte der Mitarbeiter verloren, einfach weil wir keine gute Möglichkeit hatten, über diese Entfernung und in diesem Umfang Video zu übertragen.”
Mitarbeiter entscheiden sich für Zoom
Die IT-Teams von Save the Children waren gerade dabei, verschiedene Videokonferenzlösungen zu prüfen, als sie feststellten, dass einige der Mitarbeiter Zoom nutzten. Germano und sein Team entschieden sich dazu, diese Lösung ebenfalls zu prüfen. Nach einer Demo des Produkts trafen sie die Entscheidung, Zoom in der gesamten Organisation einzuführen. Die Mitarbeiter bei Save the Children waren von Zoom begeistert und haben es sofort genutzt, was die Einführung zu einem Kinderspiel machte.
„Wenn man ein neues Tool einführt, ist es häufig so, dass man alle anderen erst noch mühsam mit ins Boot holen muss”, erklärt Germano. „Aber in diesem Fall hatte ich als IT-Verantwortlicher nicht viel zu tun. Meine Kollegen kümmerten sich selbst darum, dass jeder das neue Tool einsetzte. Wir waren alle vom ersten Tag an Feuer und Flamme dafür.“
Germano fiel sofort auf, dass weniger Support-Tickets für die Konferenzräume erstellt wurden. Den Grund dafür sieht er in der Benutzerfreundlichkeit von Zoom Rooms.
„Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie sehr sich unser Erlebnis in den Konferenzräumen verbessert hat”, freut sich Germano. „Heute kann man einfach in einen Raum gehen und mit nur einem Tippen auf ein iPad ein Meeting starten. Das ist unglaublich. Es hat den Arbeitsalltag meines IT-Teams sehr erleichtert.“
Save the Children gelang es mit Zoom außerdem, die organisationsweite Kommunikation zu optimieren. Dank Zoom Webinars haben Remote-Mitarbeiter nun eine verlässliche Möglichkeit, um an Belegschaftsmeetings teilzunehmen. Dadurch konnte die interne Kommunikation enorm verbessert werden.
