Convera verdoppelt Mitarbeiterengagement und -produktivität mit der KI-gestützten Plattform von Zoom

Convera unterstützt Organisationen jeder Größe – von kleinen Unternehmen über Bildungseinrichtungen bis hin zu Großunternehmen – dabei, Geld rund um die Welt zu transferieren. Bei über 2 000 Mitarbeitern, die weltweit über 30 000 Kunden betreuen, muss die Kommunikation bei Convera zuverlässig, sicher und einfach sein. Und als Chris Blackstone, Director of Digital Workplace, und sein Team im Jahr 2022 die Unternehmenskommunikation neu aufstellten, war die Einfachheit einer der Gründe, warum sie sich für Zoom entschieden.

„Technologie am Arbeitsplatz kann für die Menschen zu einem ziemlich komplexen Labyrinth von Lösungen werden, in dem sie sich zurechtfinden müssen“, sagt Chris. „Wir haben uns deshalb für eine zentrale Anwendung entschieden – eine einzige Plattform, die die Leute für Telefon, Meetings und digitales kollaboratives Arbeiten nutzen können.“

Es kommt selten vor, dass man die Möglichkeit hat, bei null anzufangen. Aber genau das war die Situation für Chris und sein Team. „Wir konnten Zoom von Anfang an mit sehr wenig Altlasten oder Ballast einführen“, erzählt er.

Die Entscheidung basierte maßgeblich auf Zoom Phone. „Zoom Phone war der Grundstein für die Einführung von Zoom bei Convera. Nach und nach haben wir dann immer mehr der vielen neuen Funktionen eingeführt, die Zoom bietet, und konnten sehr von ihnen profitieren“, sagte Chris. „Wir haben von Anfang an die richtige Entscheidung getroffen.“

Binnen weniger als zwei Jahren hat Convera neben Zoom Phone und Meetings auch Team-Chat, Webinars, Events und Contact Center eingeführt. Durch die Umstellung auf die Zoom Workplace-Lizenzierung konnten sie Zugriff auf weitere zentrale Zoom-Funktionen erhalten, darunter AI Companion, das laut Chris auf große Begeisterung gestoßen ist.

Dass Lösungen wie AI Companion so schnell eingeführt werden konnten, führt er auf die enge Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsteam von Convera zurück.

„Wir wollen, dass unsere Lösungen zum kollaborativen Arbeiten alle Richtlinien und Erwartungen unserer Sicherheitsabteilung erfüllen“, bekräftigt Chris. „Wir haben Gespräche geführt und sichergestellt, dass wir das Team auf Zoom-Ressourcen und Zoom-Mitarbeiter verweisen können, wenn sie Fragen haben. Die klare Führungsrolle von Zoom dabei, KI-Modelle nicht mit Kundendaten zu trainieren, hat den Prozess erheblich erleichtert.“ 

Da Convera ein Unternehmen im Fintech-Bereich ist, sind Sicherheit und Compliance für seine Geschäftstätigkeit von entscheidender Bedeutung. Das Convera-Team hat den kundenseitig verwalteten Schlüssel (Customer Managed Key, CMK) von Zoom implementiert, mit dem es die Verschlüsselung aller seiner Inhalte auf der Zoom-Plattform verwaltet. „Das war für uns enorm und ein wirklich wichtiger Schritt, um zu zeigen, wie wichtig uns Sicherheit ist“, erklärt Chris.

Chris weiß aus eigener Erfahrung, wie hilfreich Zoom dabei ist, die Mitarbeiter von Convera jeden Tag zu vernetzen. „Wir haben enorm von Zoom und seiner Fähigkeit profitiert, die Mauern einzureißen, die das kollaborative Arbeiten begrenzen“, berichtet er. 

Ein Teil davon besteht darin, das Erlebnis rund um die Meetings zu verbessern – vor, während und nach den Meetings. „Bei so vielen von uns dreht sich der Tag um Meetings“, meint Chris. „Die Idee, dass wir einen kontinuierlichen Meeting-Chat nutzen können, um ein Meeting mit Fragen vorzubereiten, denselben Chat während des Meetings zur Verfügung zu haben und diesen Chat anschließend für Diskussionen weiter nutzen können, befreit uns von dem Programm-Ping-Pong, bei dem wir eine Meeting-Einladung per E-Mail erhalten, im Chat kommunizieren, eine Tagesordnung als Word-Dokument bekommen und uns in einem wieder anderen Programm Notizen machen.“

Mit AI Companion können Mitarbeiter bei Meetings sogar noch mehr Unterstützung erhalten. Dieser Assistent automatisiert das Notizenmachen, identifiziert Aufgaben und hebt wichtige Gesprächsthemen in Meetingaufzeichnungen hervor. „Die Meeting-Zusammenfassungen von AI Companion haben unser Arbeiten komplett verändert“, sagte Chris. „Die Leute sind in Meetings viel produktiver. Sie können viel aufmerksamer sein, weil sie sich weniger Gedanken darüber machen müssen, Notizen machen zu müssen. Sie können emotional eingebunden werden und sich auch gegenseitig stärker einbeziehen.“

Chris und sein Team untersuchten außerdem, wie sich Meetings in Präsenz durch eine Kombination aus Hardware und Software verbessern lassen könnten. Dazu nutzten sie die Zoom Rooms-Technologie, mit der sie ihre Konferenzräume videofähig machten und sie mit Neat-Geräten ausstatteten. Mit Funktionen wie dem Intelligent Director können Kameras Personen im Raum hervorheben, um eine bessere Einbindung und Einbeziehung zu ermöglichen.

„Neat Boards und Neat Bars sind Technologien, die die Leute begeistern und das Meeting-Erlebnis spürbar verbessern. Sie tragen dazu bei, es zu demokratisieren, sodass alle gleich gut eingebunden sind, ob Sie nun im Raum sind oder nicht“, sagt Chris. „Wir erwarten in den kommenden Jahren erhebliche Vorteile, insbesondere weil wir auch untersuchen, wie unsere Zusammenarbeit innerhalb des Büros vonstattengeht und wie wir das für die einzelnen Arten des kollaborativen Arbeiten, die bei uns stattfinden, bestmöglich ausnutzen können.“

Als Leiter der Abteilung „Digital Workplace“ von Convera achtet Chris besonders auf das Mitarbeitererlebnis und darauf, wie Engagement aufgebaut werden kann, insbesondere wenn die Kollegen nicht am selben Standort arbeiten. Für Convera beginnt das mit Workvivo.

Bei Workvivo tauschen sich Convera-Mitarbeiter zu unterschiedlichen Themen aus. Laut Chris veröffentlichen sie dort Unternehmensankündigungen, würdigen Mitarbeiter für herausragende Arbeit und heben Arbeitsjubiläen und Geburtstage hervor.

Convera begann 2022, Workvivo als Plattform zur Mitarbeiterbindung zu nutzen. Als Workvivo 2023 Teil der Zoom-Familie wurde, war es ein glücklicher Zufall, alles unter einem Dach zu haben.

„Ich habe mich riesig gefreut, weil das für uns sehr von Vorteil war“, sagte Chris.

Convera gehörte zu den Ersten, die Workvivo in der Zoom Desktopanwendung nutzten, und laut Chris war ein deutlicher Anstieg der Nutzung der Plattform festzustellen.

Das hilft auch bei der Kommunikation im Team und über ganze Abteilungen hinweg. „Wir können mit jedem in einer bestimmten Organisation kommunizieren, der vom Leiter dieser Organisation identifiziert wird. Das ist bei anderen Anbietern wirklich schwer, aber mit Workvivo ist es ein Kinderspiel“, meint Chris.

Er ist begeistert von dem Potenzial, den Mitarbeitern auf Workvivo mehr Möglichkeiten zur Vernetzung und beruflichen Weiterentwicklung zu bieten. „Wir werden gemeinsam mit Zoom und Workvivo eine Lösung entwickeln, um unsere Mitarbeiter enger einzubinden und über Lob und Anerkennung hinauszugehen. Wir wollen die Menschen dazu ermutigen, sich stärker zu engagieren, ihre Kollegen einzubeziehen und das auch als Möglichkeit zu sehen, wie sie im Unternehmen vorankommen können“, erklärt Chris.

Zusätzlich zur Planung mit Workvivo haben Chris und sein Team Zoom Scheduler mit einer kleinen Gruppe Mitarbeiter getestet, um ihr Arbeiten mit Zoom um einen vereinfachten Planungsprozess zu erweitern. Er ist davon überzeugt, dass die Verwendung möglichst vieler Zoom-Tools effizienter ist, als zu versuchen, Lösungen von mehreren Unternehmen zusammenzupuzzeln.

„Ich stelle mir digitale Arbeitsplätze und digital kollaborativ arbeitende Gruppen oft wie Mini-Beratungsfirmen innerhalb eines Unternehmens vor“, verrät Chris. „Die Leute können uns ihre seltsamsten Probleme erzählen, und wir helfen ihnen, eine Lösung zu finden. Und Zoom hat uns enorm dabei geholfen, diese Leute beim Weiterkommen zu unterstützen.“

Sein Rat an andere Führungskräfte im Bereich digitaler Arbeitsplätze? „Betrachten Sie Zoom nicht nur als eine Meeting-Plattform. Es bietet noch so viele andere Funktionen – und das auf eine zugänglichere Art und Weise als andere Lösungen.“

„Denken Sie daran, was Sie sich für die Zukunft wünschen. Wie möchten Sie wirklich mit anderen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten? Und dann überlegen Sie, ob die Lösung, die Sie in Betracht ziehen – Lösungen wie Zoom – Sie durch ihre gute Funktionsweise wirklich näher an Ihre Wunschzukunft heran bringen kann.“