Der neue ROI von Kollaborationsplattformen

Im Überblick

• Trotz Rekordinvestitionen in Kollaborationstools bleiben Produktivitätsgewinne weiterhin aus.
• Die Zusammenlegung mehrerer Tools auf einer einzigen Plattform generiert oft neue Hindernisse statt Effizienzsteigerungen.
• Der wahre ROI von Kollaborationstools ergibt sich aus einer hohen Nutzungsrate, der Benutzerfreundlichkeit und messbaren Ergebnissen – nicht aus der Anzahl aktivierter Lizenzen.
• Die vorliegende Forschung, die von Deloitte durchgeführt und von Zoom in Auftrag gegeben wurde, zeigt, wie Führungskräfte einen messbaren ROI für ihre Investitionen in Kollaborationsplattformen erzielen können.

Viele Unternehmen investieren schon seit Jahren in Kollaborationsplattformen, doch nur wenige von ihnen können beweisen, dass diese Tools ihre Mitarbeiter tatsächlich produktiver gemacht haben.

Die neueste Studie von Deloitte und Zoom, „Produktivitätsgewinne aus Kollaborationsplattformen der nächsten Generation“, zeigt, dass die meisten Unternehmen ihre Kollaborationsplattformen nach wie vor nicht mit messbaren Ergebnissen verknüpfen können. IT-Verantwortliche stehen daher auch unter Druck, möglichst viele Tools zusammenzulegen und ihre Budgets zu stutzen, doch in dem ganzen Optimierungseifer schaffen sie oft neue Hürden, anstatt bestehende zu beseitigen.

Die Forschung zeigt: Der Mehrwert von Kollaborationsplattformen wird falsch definiert, und die angestrebten Produktivitätsziele bleiben unerreicht. Aber das muss nicht so sein.

In der Vergangenheit wurde der Wert von Kollaborationsplattformen üblicherweise anhand bestimmter Aktivitäten gemessen (z. B. Anzahl an Meetings, aktivierte Lizenzen oder Betriebszeiten). Tatsächlich wichtig ist allerdings, welche Dynamik diese Tools in Unternehmen entfesseln – also beispielsweise hohe Nutzungsraten, eine schnellere Entscheidungsfindung oder mehr Zeit für sinnvolle Arbeit.

Die Untersuchungen von Deloitte enthüllen drei prägende Erkenntnisse für die nächste Ära der Zusammenarbeit in Unternehmen:

• Meetings sind Zeitfresser. Teams verbringen durchschnittlich fast 25 Stunden pro Woche mit der Teilnahme an Meetings sowie mit der Vor- und Nachbereitung. Insgesamt sind das drei Tage pro Woche, die sie auf die Arbeitsplanung statt auf ihre eigentlichen Aufgaben verwenden.
• Funktionen der nächsten Generation liefern einen messbaren ROI. Nutzen Unternehmen KI-gestützte Funktionen wie automatische Meeting-Zusammenfassungen, intelligente Kurzübersichten und integrierte Workflows, sparen sie im Durchschnitt drei Stunden Arbeitsaufwand pro Woche. Die gewonnene Zeit können sie dann in höherwertige, strategierelevante Aufgaben investieren.
• Eine erzwungene Zusammenlegung von Tools führt zu Ineffizienzen. Obwohl viele Unternehmen sich bemühen, ihre Technologie-Stacks zu rationalisieren, geben 90 % der Benutzer an, mehrere Plattformen zu nutzen. Die Wahl des jeweiligen Tools basiert dabei auf der Nutzerabsicht sowie den jeweils beteiligten Personen. Diese Beobachtungen zeigen, dass der Versuch, möglichst viele Tools auf einer einzigen Plattform zusammenzulegen, die Flexibilität bei der Arbeit verringert und die Produktivität beeinträchtigt.

Fazit: Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigen Unternehmen nicht weniger oder möglichst gleichartige Tools – sie brauchen eine hohe Nutzungsbereitschaft in ihrer Belegschaft, Funktionen der nächsten Generation und gute Methoden zur Ergebnismessung. 

In Zukunft definiert sich der Erfolg Ihrer Kollaborationstools nicht durch die Größe Ihres Tech-Stacks, sondern durch die Art und Weise, wie Sie Ihre Tools bei der täglichen Arbeit einsetzen. Wenn sich die Zusammenarbeit intuitiv anfühlt, werden Mitarbeiter ihre Tools auch aktiv nutzen – und die Produktivität steigt. Laut Deloitte könnten Unternehmen mit Technologien der nächsten Generation schätzungsweise drei Stunden pro Mitarbeiter und Woche zurückgewinnen, was für die großen US-Unternehmen einem potenziellen Produktivitätsmehrwert von 134 Milliarden $ gleichkäme. Diese Zahlen legen nahe, dass der größte ROI nicht durch eine Zusammenführung von Tools, sondern durch eine aktive Nutzung der vorhandenen Tools erzielt wird.

Besonders erfolgreiche Unternehmen interessieren sich nicht so sehr für Nutzungskennzahlen, sondern für Ergebnisse, sprich: für gesteigerte Arbeitskapazitäten, eine schnellere Entscheidungsfindung und ein spürbar größeres Engagement in ihrer Belegschaft. Machen sich Führungskräfte diese Denkweise zu eigen, sind Kollaborationsplattformen für sie keine reine Kostenstelle mehr, sondern ein Produktivitätsmotor, der unternehmensweit einen Mehrwert erwirtschaftet.

Unternehmen entscheiden sich für Zoom, weil Benutzerfreundlichkeit für sie kein optionales Lösungsmerkmal ist. Das Nutzererlebnis ist ausschlaggebend dafür, dass Tools nicht nur toleriert, sondern aktiv genutzt werden.

Die Abkehr von der traditionellen Denkweise wird durch den Einsatz künstlicher Intelligenz beschleunigt, da KI den Wert von Plattformen für das kollaborative Arbeiten erst messbar macht. KI zeigt Teams, wie viel Zeit sie einsparen, von welchen Hindernissen sie sich befreien konnten und wie sehr sich ihr Arbeitsfokus verbessert hat.

Zoom AI Companion* unterstützt Teams bei der Arbeit, da das Tool Meetings automatisch zusammenfasst, wichtige Aktionspunkte identifiziert und Diskussionen in konkrete Handlungspläne umwandelt. Alles in allem summieren sich diese einzelnen Produktivitätszuwächse zu einer deutlich messbaren Kapitalrendite.

Während einige andere Plattformanbieter gerade erst anfangen, KI-Funktionen in ihren Tools zu integrieren, definieren wir bei Zoom heute bereits die Zukunft der künstlichen Intelligenz: KI soll künftig überall dort verfügbar sein, wo Ihre Teams arbeiten. AI Companion ist daher nicht auf Zoom Workplace beschränkt, sondern verknüpft Insights über mehrere Apps hinweg – von Microsoft Teams-Meetings bis hin zu Word-Dokumenten. So sorgt die Lösung für ein einheitliches Produktivitätsniveau an Ihrem gesamten digitalen Arbeitsplatz.

Die Forschungsergebnisse von Deloitte bestätigen: Wer KI in seine kollaborativen Workflows integriert, trifft schneller Entscheidungen und verzeichnet eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Wie Unternehmen den Wert von Tools für die Zusammenarbeit künftig bemessen, wird als deutliche Abkehr von früheren Methoden zu erkennen sein. Sie werden sich nicht mehr nur für Kosteneinsparungen und die Rationalisierung ihrer Tech-Stacks interessieren, sondern für Ergebnisse, Nutzungsraten und die Qualität menschlicher Beziehungen.

IT-Führungskräfte sollten nicht fragen: „Wie viele Tools haben wir?“, sondern: „Welchen Mehrwert bringen uns unsere Tools?“

Wurden Kollaborationsplattformen früher eher als eine technologische Notwendigkeit betrachtet, gelten sie heute als Treiber des Geschäftswachstums. Zoom ist eine KI-gestützte, menschenorientierte Lösung. Wir helfen Unternehmen dabei, Beziehungen in messbare Produktivität umzuwandeln, indem wir Hindernisse beseitigen, Arbeitsabläufe vereinfachen und Teams wertvolle Arbeitszeit zurückgeben.

Zwar wissen viele Unternehmen nicht, wie sie ihre Produktivitätsziele erreichen sollen, doch mit der richtigen Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Nutzungsbereitschaft und künstlicher Intelligenz muss das nicht so bleiben. Wenn die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, können Menschen ihre beste Leistung erbringen – und genau da fängt der reale ROI an.

* Zoom AI Companion ist in Verbindung mit bestimmten kostenpflichtigen Zoom Workplace-Abos erhältlich. Das Tool ist unter Umständen nicht für alle Regionen oder Branchen verfügbar.