使用 Zoom 建立和擴展企業的指南

作為一名企業領導者，您肯定知道溝通的重要性。與客戶、員工、合作夥伴、投資人、供應商和廠商保持緊密聯絡，有助於您建立信任感、發展品牌知名度，並與對您的企業最重要的人建立富有意義的關係。

本指南提供一些方法，透過 AI 優先的多功能工作平台，協助您強化客戶服務、改善協作，支援持續成長的遠端或混合式團隊。當您的通訊順暢，協作也順利運作時，就能減少對技術的擔憂，專注投入熱愛的事情。

如果您有一個精簡的 IT 團隊，或者您戴著「IT 主管」的帽子 (可能還有其他幾個帽子)，統一解決方案可協助您簡化 IT 管理，讓您有更多時間專注於您更熱衷的事情 - 例如發展業務。

繼續閱讀以瞭解 Zoom Workplace 搭配 AI Companion 如何協助您建立客戶聯絡、促進員工協作，並建立強大的公司文化，以支援您蓬勃發展的團隊。

無論您從事什麼業務，在發展過程中的每個階段都希望滿足客戶的需求。現今的消費者希望品牌在各種通路上可使用即時通訊，不僅僅是電話和電子郵件，還要包括文字訊息、社群媒體、即時聊天甚至是視訊。

以下是一些在 Zoom Workplace 上與客戶建立聯絡的技巧：

隨時隨地在任何裝置上通訊

即使您時常外出，也想要在客戶需要您時隨時待命。Zoom 運作於全球可用的認證硬體解決方案套件，適用於辦公室、家庭、工作區和行動裝置，可讓您在各個地點之間無縫地移動。當您下載 Zoom Workplace 應用程式之後，將可從筆記型電腦、平板電腦或智慧型手機接聽 Zoom Phone 通話、傳送文字、聊天訊息，或加入 Zoom Meeting。您不必時刻在辦公桌旁，或是冒著離開時會錯失機會的風險。

Zoom Phone 允許您選擇撥打電話或傳送文字給客戶時的號碼，無論是主要的業務號碼，或是直接聯絡您個人的業務號碼。無論如何，您都不必使用您的個人號碼來聯絡客戶或將其聯絡資訊儲存在您的個人裝置上。

使用撥號佇列更快回應

雖然您可能曾經是唯一接聽業務電話的人，但隨著團隊不斷成長，可以協助確保客戶不會等待太久。設定撥號佇列，將撥入的電話路由至指定的使用者群組，例如整個銷售團隊，進而縮短客戶的等待時間。

您甚至可以讓整個團隊協助支援文字訊息回覆。當您設定簡訊撥號佇列時，客戶文字訊息將傳送給一群員工，讓第一位可用的代表回應，進而縮短客戶等待時間。

需要更強大的客戶體驗平台嗎？請查看 Zoom Contact Center。

使用視訊吸引您的客戶

擁抱視訊帶來的優勢，觸及新的客戶並提供虛擬服務。畫面分享和註記的功能，有助於在諮詢期間與客戶建立對話，或讓您提供吸引人的產品示範。您還可以建立虛擬接觸點，例如每週的辦公室簽到，或是從虛擬課程和活動中創造新的營收來源。Zoom AI Companion 可提供您與客戶通話的會議摘要，以便您可以重新查看筆記並識別行動項目和後續步驟。

在數位連接的世界中，您可以比以往快速建立全球客戶群和國際團隊。 查看 Zoom 如何協助您拓展新市場，並與客戶和員工保持聯繫。

全球電話服務

您的團隊可能會在新的地方進行銷售，或提供客戶服務。Zoom Phone 已經將全球適用範圍擴展至超過 47 個國家及地區，並提供彈性的 BYOC 選項，可進一步拓展地理範圍。

虛擬疑難排解和支援

您不必受限於特定位置的人員，而限制您的業務營運，使用 Zoom，您的團隊成員即可在世界各地展開業務。歐洲的客戶服務代表可以透過視訊通話，為亞州的客戶提供支援。位於南美洲的設備技術人員可以協助位於美國的製造廠疑難排解問題，一切都使用 Zoom Workplace 來完成。

AI Companion 支援 30 多種語言，用於會議摘要等功能，這對國際團隊至關重要。即使會議中的大多數人使用不同語言，您仍可即時將 Zoom Team Chat 訊息從一種支援的語言翻譯成另一種支援的語言，或在會議中詢問 AI Companion 問題，並以您支援的語言獲得回應。

舉辦國際活動

當您規劃下一次的產品發佈或客戶會議時，可以使用 Zoom Events 解決方案，向全球觀眾開放加入您的活動。Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 的直播語言翻譯支援功能可讓您翻譯成指定的不同語言。我們的即時翻譯功能還可讓觀眾啟用以數十種支援的語言即時翻譯的字幕。

如果您的員工分散各地或遠端工作，則通訊平台對於實現遠距離有效協作變得更為重要。

快速查看誰正有空

Zoom Team Chat 讓您可以與員工快速、即時對話，無須安排完整的會議時間。將它想像成經過同事的座位，停下來問個問題。您可以查看員工是否有空、正在開會、不在座位上，或是正在休假，進而更清楚瞭解何時可以得到回應。

為不同的專案建立聊天頻道

使用 Zoom Team Chat，您可以輕鬆與其他人進行一對一或群組溝通。您可以為不同群組的人員建立不同頻道，一個用於銷售團隊、另一個用於行銷，還有一個用於領導階層。您也可以將不同部門的人，拉進同一個頻道中討論特定產品的發佈或專案，以進行討論、分享影像或檔案，以及提供意見反應。

您也可以在團體聊天聊天中為團隊所有基本聊天頻道建立共用空間。當新員工上線時，您只需將他們加入共用空間，他們就能存取所需的所有公開 (對成員) 聊天頻道，以保持通訊。

從一種通訊方式轉換為另一種

當您通過聊天與同事協作時，可能電話通話或視訊會議更能夠傳遞訊息。Zoom Workplace 讓您按一下按鈕，就能輕鬆將該聊天轉換為電話通話或視訊會議。您也可以根據需要，將其他協作者拉近電話通話或 Zoom 會議當中。

員工都可使用的無障礙存取功能

為員工提供有效通訊和協作的解決方案。為帳戶中的所有使用者啟用自動產生字幕功能 (又稱為即時轉錄文字)，並確保員工知道額外的無障礙存取支援功能，使他們可以自訂自己的 Zoom 設定。如果您的員工會說不同語言，AI Companion 可透過 Zoom Team Chat 和 Zoom Meetings 中的即時翻譯來協助彌補語言障礙。

許多企業在擴張、歡迎新員工和建立服務客戶的可擴展程序時，都會經歷一段成長的痛苦。以下介紹如何利用現代化通訊技術，協助支援和裝備混合式對，讓團隊可以聰明工作，而不僅只會努力工作。

整合現有的技術

如果您的團隊成員必須在不同的商業應用程式之間切換，或將資訊從一個應用程式複製到另一個應用程式，因而影響生產力時，整合可協助簡化這些工作流程。借助 Zoom，您可以整合數百種應用程式，例如 Salesforce、Zendesk、Microsoft Teams 和 Google Workspace，進而減少在多個工具之間切換的時間。

自動化工作流程以節省時間

在您的工作日中，例行任務只需要短短幾分鐘，但很快就會累積大量時間。 自動化這些工作 可建立更簡單的工作流程，同時從待辦事項清單中刪除項目。 Zoom 工作流程自動化 可輕鬆建立強大的工作流程，簡化您在 Zoom Workplace 和第三方應用程式之間的工作。您也可以在自動化工作流程中使用 AI Companion，從平台擷取資訊和情境以提供洞察力 - 讓您可以專注於重要的工作。

使用工作流程自動化來

• 透過每日團隊聊天簡報，隨時掌握聊天訊息的最新資訊。 您可以建立工作流程，讓 AI Companion 自動總結最近的聊天內容，並將總結加入專屬的聊天頻道或文件。
• 使用專用的會議文件讓工作持續進行。 建立一個工作流程，自動將 AI Companion 從您的會議中產生的摘要，以及任何關鍵行動項目加入 Zoom Docs、Microsoft Word 或 Google Docs 的文件中。
• 每週自動傳送檢查報告給您的團隊。
• 歡迎新團隊成員加入聊天頻道。
• 快速批准休假和出差請求。
• 建立您自己的客製化工作流程，以滿足您團隊的特定需求。

請造訪我們的支援頁面， 開始使用工作流程自動化。

建立直覺混合式工作區

說到 AI，我們很難知道該從哪裡開始，因為許多組織不知如何將其融入員工的工作日以提供實際的好處。根據 Morning Consult 代表 Zoom 進行的 2023 年 AI 調查顯示，69% 的領導者表示，採用 AI 時面臨的障礙是他們的團隊不知道如何使用。

本節概述 Zoom AI Companion (您的內建 AI 助理) 可協助員工優先處理工作、完成任務並更有效溝通的實用方法。因為付費的 Zoom Workplace 帳戶無須額外付費即可使用，因此對於可能沒有預算整合昂貴 AI 工具的中小型企業來說，它是一個絕佳選擇。

優先考慮最重要的項目

如果你的員工身兼多個職務，並且有難以取捨的優先工作項目，他們可能會很難知道該從哪裡開始著手。AI Companion 可透過便利的側邊面板進行存取，協助員工在工作日排定工作的優先順序。他們可以詢問 AI Companion 安排工作的優先順序，保持對話聚焦且具有影響力，並快速開始撰寫內容草稿，以便專注於重要的事情。Zoom Phone 的 AI Companion 可協助排定語音信箱的優先聆聽順序，並從這些語音信箱中擷取任務，以便快速獲得新的查詢或支援訊息。

在會議期間獲得協助

會議在我們的工作日中佔用很多時間 - Zoom 和 Morning Consult 的研究顯示，60% 的領導者在一天之中舉行三次或更多會議。在會議期間，您可以詢問 AI Companion 會議的討論主題、每個人的主要觀點以及討論的結果。您還可以在會議討論的內容以外提出其他問題，AI Companion 可透過網路搜尋來回答這些問題。

從對話中擷取行動

使用 AI Companion，您不必擔心錯過重要資訊。您可以取得 Zoom Meetings 和 Zoom Phone 通話的摘要，這些摘要會概述關鍵重點並建議後續步驟。這些摘要可直接在團體聊天或透過電子郵件與觀眾共享，因此每個人都能隨時瞭解並根據討論的內容採取行動。

您也可以使用預先建置的範本，進行一對一、腦力激盪、專案更新等，直接將先前會議的 AI Companion 會議摘要或轉錄文字提取到 Zoom Docs 中。

無論是現在或未來，您都可以自訂 Zoom 以滿足業務需求：

• 如果您的業務處理大量通話，請新增 Zoom Phone Power Pack 以輕鬆轉接通話、管理撥號佇列，並檢視即時通話分析工具。 
• 如果您需要錄製並儲存 Zoom 視訊通話，以供訓練或合規性目的使用，可以新增更多的雲端儲存。
• 想要主持最多 1,000 位互動與會者的 Zoom 視訊會議？ 必要時可以隨時新增 Large Meeting 授權，並於下個月回復至一般計畫。
• 如果您的團隊成員遍佈全世界，您可以透過我們的全球精選方案，在超過 45 個不同的國家/地區取得當地的電話服務。
• 需要將視訊嵌入服務或解決方案中？Zoom 開發人員平台可讓您建立自訂整合。
• 如果您的預算中沒有硬體投資，則 Zoom 的硬體即服務服務讓您以實惠的每月價格，享有所需的解決方案。您可以隨著業務成長輕鬆新增和升級。

透過彈性計畫和附加元件，即使您的需求不斷發展，也始終能夠找到適合您情況的解決方案。