Sage Hospitality Group, Zoom Workplace ve Zoom Spaces kullanarak hibrit çalışmayı yeniden keşfediyor

Daha iyi müşteri deneyimleri sunmak, çalışanların olumlu deneyimleriyle başlar. Sage Hospitality Group'un misyonu "her deneyimle hayatları zenginleştirmektir" ve ekip, bu taahhüdün çalışanlarını da kapsadığını biliyor.

Sage, bireysel anlara odaklanmanın büyük bir fark yaratabileceğine inanıyor. Olağanüstü bir erişime sahip olan kurum, ülke genelinde 65'ten fazla otel ve 30 restoran işletiyor. Sage, perde arkasında, yerinde ve uzaktan çalışan ekip üyelerinin kolayca iş birliği yapabileceği, bağlantıda kalabileceği ve kendilerini parçası hissedebileceği hibrit bir çalışma kültürünü teşvik etmeye inanmaktadır.

Zoom bu çabaların merkezinde yer aldı. Sage'de BT Operasyonları Kıdemli Direktörü Eric Skogen, her şeyin nasıl başladığını açıklıyor: "Zoom'dan önce merkezi bir toplantı ve iş birliği aracımız yoktu. Ayrıca sorunsuz bir konferans odası deneyimi de yaşayamadık. Zoom öne çıkarak en iyi çözümü sundu. Son derece kullanıcı dostu ve ekibimizin her yerden çalışabilmesini sağlıyor.

Hızlı büyümesinden dolayı Sage'a yeni bir ofis alanı gerektiğinde yine Zoom'a yöneldiler. Bu kez hedefleri, hibrit çalışmayı yeniden tasarlamak ve kendilerini sınıfının en iyisi bir işveren olarak gösteren dinamik, teknoloji odaklı bir alan yaratmaktı.

Zoom'un ofislerinden ilham almak

Eric ve ekibi, Zoom'a hedeflerini açıkladı. Zoom Denver ofisini ziyaret ederek en son yeniliklerin Sage'in yeni iş yerini nasıl dönüştürebileceğine tanıklık etti.

"İlk uygulamamızdan bu yana teknolojinin ne kadar geliştiğini gördük," diyor Eric. "Yepyeni alanımız için farklı konfigürasyonlar seçebileceğimizi ve hibrit çalışmanın sınırlarını zorlayabileceğimizi fark ettik."

Sage, teknolojinin ortamı boğmadığı, çalışanların kolayca iş birliği yapabileceği bir alan tasarlamak istedi. Üretkenliği artırırken ofis tasarımını tamamlayacak araçlar istiyorlardı.

Bu büyük bir girişimdi ve Zoom Workplace ve Zoom Spaces'in tüm becerilerinden yararlanarak sadece bir çalışma yeri değil, çalışanların bulunmak isteyeceği dinamik ve esnek bir alan inşa etmeye karar verdiler.

Entegre teknolojiye sahip rahat alanlar

Sage, yeni mekanının yapımı ve tasarımı için yerel kaynak Cloud Connextions ile iş birliği yaptı ve Cloud Connextions ekibinin uzmanlığı paha biçilmez bir değer ortaya koydu. Detaylara verdikleri önem, Zoom ile olan geniş deneyimleri ve kapsamlı kurulum ve destek hizmetleri, onları projeyi yönetmek için mükemmel bir seçim haline getirdi. Sonuç, Sage'in ihtiyaçlarını karşılayan ve kalite ile yenilikçiliğe olan bağlılıklarını yansıtan kusursuz ve modern bir ortamdır.

Sage, hibrit ekiplerin iş birliğini kolaylaştırmak için esnek çalışma çözümleri konusunda eksiksiz paket sağlayan Zoom Spaces'i kullanmayı tercih etti. Platform, ileri teknolojiyi konferans odalarına ve ortak alanlara sorunsuz bir şekilde entegre ederek iş birliğini ve kapsayıcılığı artırır. Yeni alanlarının dikkat çeken bir özelliği de çalışanların rahatlayabileceği ve küçük doğaçlama toplantılar yapabileceği bir "oturma odası"dır. "Şömine, masa ve sandalyeler, kanepeler var. Gerçekten ev hissi veriyor," diyor Eric.

Yanında maksimum esneklik sunan yönetim kurulu odası var. Hareketli bir cam duvar, iki alanı tek bir düğmeye dokunarak birleştirir, düzenli hep birlikte toplantıları için mükemmeldir. "Her iki odayı birleştirerek, tavana yerleştirilmiş hoparlörler, mikrofonlar ve kameralar ile çoklu ekranlı bir kurulum oluşturuyoruz." "Uzak çalışanlar bile bizimle odada olduklarını ve tam olarak katılabileceklerini hissediyorlar," diye açıklıyor Eric.

Zoom Rooms teknolojisi bu alanları ve diğer konferans odalarını desteklerken, konferans araçları, beyaz tahta ve dijital tabela hem yüz yüze hem de uzaktan iş birliği için entegre bir deneyim yaratmaya yardımcı oluyor.

Beyaz tahta kullanımı, ekiplerin her yerden bağlanarak projeleri ve iş akışlarını görsel olarak planlamalarına ve karmaşık kavramları netleştirmelerine olanak tanır. 

Eric "Zoom beyaz tahtasını kaydetme, diğer toplantı katılımcılarıyla paylaşma ve daha sonra yeniden açıp düzenleme yeteneği çok büyük. Herkesin uyumlu ve doğru yolda kalmasını sağlıyor." diyor.

Dijital tabela, şirket duyurularını, kilometre taşlarını ve etkinlikleri göstererek ek bir değer katar. Eric, "Mülkiyet ekiplerimizin olağanüstü çalışmalarını sergileyen 98 inçlik monitörlerimiz var. Çalışanlar arasında büyük bir ilgi gördü." diyor.

Sage, Zoom Spaces'i daha da optimize etmek ve ses ile görsel kalitesini artırmak için DTEN hepsi bir arada video konferans sistemlerini de uyguladı. Bu yenilikler sayesinde uzaktan çalışanların ofis içi meslektaşları kadar katılımcı hissetmelerini sağlamak için toplantı deneyimleri gelişti. 

"Son yapılan bir ankette, çalışanlarımız Zoom Spaces'in teknolojisinin ne kadar iyi çalıştığını, kullanımının ne kadar kolay olduğunu ve eski sistemimize kıyasla toplantı deneyiminin ne kadar iyileştiğini vurguladılar. Zoom Rooms'umuz artık hep dolu." diyor Eric.

Zoom Workplace ile gelişmiş iş birliği

Zoom Workplace'ü kullanmaya başlayan Sage, iletişim ve iş birliği araçlarını birleştirerek günlük görevleri anında kolaylaştırdı ve ekiplerin birlikte çalışmasını kolaylaştırdı.

Önemli bir yükseltme, ofiste veya hareket halindeyken, uyumlu herhangi bir cihazda çalışan bulut tabanlı bir sistem olan  Zoom Phone'un uygulanmasıydı. Sage, ekibin Zoom ofislerinde gördüğü ses yalıtımlı telefon kulübesi ekledi. Telefon kulübesi, çalışanlara geleneksel konferans odalarından ayrı, özel ve esnek bir iş birliği alanı sunar.

Başka bir yükseltme de Sage çalışanlarının hızla benimsediği Zoom Team Chat ile gerçekleşti. Yapay zeka odaklı iş birliği merkezi, e-posta karmaşasını en aza indirir ve iletişimi hızlandırır. "Daha önce başka bir ürün kullandık ancak Zoom Team Chat'in kullanıcı başına çok daha düşük bir maliyetle benzer bir deneyim sunduğunu fark ettik. Şirketteki herkesle bağlantı kurmak çok kolay ve artık e-postaları ileri geri göndermek yerine Team Chat aracılığıyla çok daha fazla iş yapıyoruz. Bu bizim için büyük bir kazanç." diyor Eric.

Eric'in açıkladığı gibi, Team Chat özellikle büyük ve karmaşık projelerde etkilidir. "Ülke çapında büyük bir proje üzerinde çalışıyoruz ve Team Chat sayesinde e-posta veya toplantılara kıyasla herkesi aynı sayfada buluşturmayı ve eldeki görevleri tamamlamaya çok daha kolay."

Zoom Workplace platformu altında araçları merkezileştirmek herkesin hayatını kolaylaştırdı. Zoom, Sage'in günlük operasyonlarının ayrılmaz bir parçası haline geldi. Eric, “İnsanlar artık işleri halletmek için farklı uygulamalar arasında gidip gelerek zaman kaybetmiyor. Ayrıca destek açısından da her şeyin tek bir yerde olması sorunların çözümünü çok daha kolaylaştırıyor." diyor.

Zoom AI Companion herkesin işini takip etmesine yardımcı oluyor

Sage'in ilk uygulamasından bu yana Zoom, ekipleri düzenli ve odaklanmış kalmasını sağlamak için daha fazla yapay zeka özelliği ekledi. Eric artık ayrıntılı manuel not alma ihtiyacını ortadan kaldırmak ve önemli tartışma noktalarını, kararları ve eylem maddelerini otomatik olarak yakalamak için Zoom AI Companion Toplantı Özeti'ni kullanıyor. Yapay zeka asistanı herkesin tek bir doğru bilgiye ulaşmasını sağlıyor. Böylece hesap verebilirliği artırmaya yardımcı olan açık ve eyleme geçirilebilir özetlere ulaşabiliyoruz.

"Her toplantıda kullanıyorum. Bu kararın çok doğru olduğunu düşünüyorum. Hepimizin aynı yönde ilerlemesine yardımcı oluyor." diyor Eric. "Bence AI Companion Toplantı Özeti'nin ekibime ve bana olan en büyük katkısı, toplantının ayrıntılı bir özetini ve ekibimin ve benim sorumluluklarımızı gösteren sonraki adımlar listesini içeren, eyleme geçirilebilir bir toplantı özeti sunmasıdır."

Sözlerine şöyle devam ediyor: "Bir karar hakkında bir zorluk veya sorun yaşadığımızda, hepimiz bir noktada aynı fikirde olduğumuzu göstermek için her zaman geriye dönüp bakabiliriz. "Herkesin geriye dönüp bakabilmesi ve tartışılanları aynı şekilde hatırlaması, projelerin ilerlemesini çok daha kolaylaştırır."

Katılımı artırmak ve zamandan tasarruf sağlamak

Sage'in canlı yeni ofisi, eksiksiz bir Zoom çözümler paketiyle desteklenerek ekiplerin beraber çalışma şeklini değiştirdi. Çalışanlar, ofiste, şirket içi bir etkinlikte veya bir kafede çalışırken tüm departmanlar arasında eşit derecede bağlantılı, üretken ve dahil olmuş hissederler. 

Üretkenlik genel olarak arttı. İşletme ortaklarıyla yüz yüze etkileşim önemli olmaya devam etse de Zoom sayesinde pahalı ve zaman tüketen seyahatlerin gerekliliği azalıyor. Zoom toplantıları, genel müdürlerle yapılan tek seferlik toplantılar için genellikle uçuşların yerini alır ve bu sayede çaba ve maliyeti azaltır.

Entegre iletişim araçları, idari yükü de azaltarak çalışanların daha yüksek değerli görevlere odaklanmalarını sağlar. Özellikle Team Chat, e-posta yükünü azaltır ve işlevler arası projelerde karar verme sürecini hızlandırır, böylece işler daha hızlı halledilir.

Sage'in yeni ofisinde Zoom'u kullanan Eric, bu platformdan hiç olmadığı kadar memnun. "Ofisimizde sürekli, her zaman Zoom kullanıyoruz. Ekosistemini basitleştirmek isteyen her organizasyon, Zoom'u kullanarak fayda sağlayacaktır."