O guia definitivo para anfitriões e apresentadores virtuais de eventos

A pandemia transformou as plataformas de evento virtual na tendência do momento, com uma demanda sem precedentes por reuniões, webinars e eventos de networking on-line. No entanto, os eventos virtuais já existiam muito antes do terremoto que nos impôs uma vida de isolamento. Mais do que apenas uma alternativa aos eventos presenciais, as experiências virtuais são eventos sustentáveis e inclusivos que reduzem os gastos de viagem e são atrativos para um público mais amplo e diverso. Estes benefícios, combinados com dados e análise avançada, deixam claro porque os eventos virtuais são uma parte integral de qualquer estratégia de marketing de um evento moderno.

Organizar um evento virtual tem muitas das responsabilidades de um evento presencial tradicional, só que ele, além disso, exige o uso de tecnologias inovadoras para criar uma experiência memorável para todos os participantes. Independentemente de você ser um profissional de eventos novato ou experiente, nosso Guia do Zoom Events para anfitriões e apresentadores virtuais do evento o ajudará a se sentir mais preparado para realizar um evento virtual de sucesso.

*OBSERVAÇÃO: neste guia os apresentadores virtuais são as pessoas que falam perante a câmera ou fazem a moderação entre os oradores durante um evento. O anfitrião é o facilitador ou a pessoa que gerencia o evento em si, com a plataforma Zoom Events. Em alguns casos, estas funções podem se sobrepor ou compartilhar tarefas, de acordo com a sua organização.

Boas-vindas ao Zoom Events! Nossa plataforma de evento virtual permite que você organize eventos de todos os tamanhos, incluindo eventos de sessão única, multissessão, vários dias e multidisciplinares. Ela combina a tecnologia confiável do Zoom Meetings e Zoom Webinars que você já conhece e adora, além de ser projetada com hubs dedicados de evento, opções sólidas para inscrição e comercialização de ingressos e opções de networking para os participantes em todos os seus eventos (públicos ou privados, gratuitos ou pagos). O Zoom Events é muito fácil de usar, pois, assim você pode focar na criação de uma experiência memorável e impactante, sem o aborrecimento que uma tecnologia complicada pode trazer.

Se for a sua primeira vez, organizar um evento virtual e se apresentar para um público remoto pode deixá-lo com os nervos à flor da pele. Mas não precisa ser assim. Enquanto se planeja para o grande dia, aqui estão algumas melhores práticas para você se lembrar.

Para ter uma experiência de áudio cristalino, recomendamos usar um microfone de qualidade, ao invés de confiar no áudio integrado do seu computador. Embora o Zoom Meetings e Zoom Webinars possam minimizar o ruído de fundo, é melhor proteger o seu entorno contra sons, o máximo possível, antes da apresentação.

E, finalmente, olhe para a câmera. Não é fácil fazer contato visual por meio de um computador, mas olhar para a câmera, ao invés de olhar para os rostos que estão na sua tela, melhorará instantaneamente o impacto da sua apresentação.

2. Escreva um roteiro (apresentadores)É sempre uma boa ideia escrever um roteiro, independentemente de você já estar familiarizado com um assunto. Isso dá ao seu anfitrião uma ideia em relação à duração da sua apresentação e é especialmente útil caso ele esteja gerenciando quaisquer materiais didáticos visuais, se preparando para o próximo palestrante ou caso precise fazer ajustes de última hora. Ter, no mínimo, destaques em tópicos pode reduzir a ansiedade de todos, resultando em uma sessão mais tranquila.

3. A prática leva à perfeição (apresentadores e anfitriões)Como diz o ditado, a prática leva à perfeição. Recomendamos que você faça uma simulação com, no mínimo, 24 horas de antecedência. O ideal é ensaiar para o evento usando os mesmos equipamentos que você planeja usar durante o evento. E não espere até o dia do evento para aprender a nova tecnologia ou os recursos do software. O Zoom Events está cheio de ferramentas que melhoram a experiência do usuário e do participante, mas elas precisam ser configuradas com antecedência. Tente simular o evento o máximo possível durante os ensaios para ter insights sobre quaisquer necessidades que possam aparecer no último minuto.

4. Elabore um roteiro (anfitriões)Às vezes pensado como uma agenda, o roteiro é a sequência de ações durante um evento é e um documento mestre para que todos os envolvidos sigam. Mais do que uma agenda, o roteiro é uma ferramenta fundamental para ajudar você a se manter organizado e reduzir a ansiedade que pode vir com a organização de um evento. Os detalhes no seu roteiro variarão de acordo com a complexidade do evento, mas no mínimo, é útil incluir estes elementos:

• • Lista de contatos (apresentadores, palestrantes, equipes de áudio e vídeo, contratados, empresa responsável pela alimentação)
  • Fluxo do evento (ordem dos palestrantes, localizações (salas de conferência virtuais, escritórios remotos ou espaços de reunião no local))
  • Elementos técnicos (sinais técnicos para entrada de música, slides, vídeos)
  • Sinais para horários (palestrantes, sessões, intervalos, abertura/encerramento)

Recomendamos criar um modelo que possa ser facilmente editado em eventos futuros.

5. Prepare-se com antecedência para manter o interesse do público (anfitriões e apresentadores)Se você planeja ter uma sessão de perguntas e respostas ou quer conversar com o público, pense em como irá se engajar com ele. Para eventos com muitos participantes, é útil ter alguém, além do palestrante, para gerenciar as perguntas que chegam pelo chat ou pelo recurso de perguntas e respostas. Também recomendamos pedir a alguns colegas para participar do evento, com perguntas preparadas com antecedência para dar início à conversa. Se você estiver falando em um evento híbrido, não se esqueça do público virtual. Os participantes remotos se sentirão mais envolvidos, se você se lembrar de responder às perguntas deles, além de falar diretamente com eles. Para evitar que as pessoas falem ao mesmo tempo, incentive os participantes a usarem o recurso de reações do Zoom Webinars, que permite aos usuários virtuais responderem ao conteúdo com emojis favoráveis.

Independentemente de você estar organizando uma conferência, um webinar, um estande de exposição ou uma reunião, há alguns elementos técnicos que você deve considerar ou configurar antes de começar.

• • Aplicativos de câmera virtual: se você quer incluir alguma diversão no feed de transmissão ao vivo, os aplicativos de câmera virtual oferecem filtros de realidade aumentada, lentes e material didático visual aprimorado. Após ter baixado um aplicativo de câmera, conecte-o ao microfone e câmera do computador (ou externo). Abra o cliente Zoom para computador e selecione o ícone da engrenagem>opção de vídeo. Lá, é possível alternar entre o novo aplicativo da câmera e a entrada atual da câmera.

1. Iluminação: não se esqueça de adequar a iluminação, pois isso é fundamental para um evento bem-sucedido. Se você é o anfitrião e ficará em um espaço para conferência, preste atenção nas luzes superiores que podem causar sombras escuras, principalmente se o orador ficar andando pela sala. Ao reservar o espaço, preste atenção na luminosidade da sala, tanto durante o dia quanto a noite, e defina se é possível ou não ajustar a intensidade da iluminação. Se você é o anfitrião e se conectará por meio de um computador pessoal, tente posicionar o dispositivo próximo a uma fonte de luz natural e use iluminação externa como lâmpadas circulares suaves e lâmpadas de painel, dispostas na frente do apresentador. Se estiver fazendo a apresentação a partir do seu home-office e/ou de um dispositivo pessoal, também recomendamos que os apresentadores fiquem de frente para uma janela sempre que possível e evitem ter uma janela no plano de fundo.
2. Enquadramento: para uma melhor experiência de vídeo, faça o enquadramento com um close-up do orador, enquadrando dos ombros até o alto da cabeça. Ajuste a câmera no nível dos olhos ou ligeiramente acima para que o orador não fique se curvando ou olhando por cima do notebook. Isso pode exigir trocar a webcam para outro monitor, ficar em pé, usar uma câmera externa ou um tripé. Enquanto se prepara, lembre-se da regra dos terços e tente preencher dois terços do enquadramento com o sujeito e deixe um pouco de espaço no alto. Mesmo que não seja o foco, os planos de fundo também têm relevância ao enquadrar você e eles precisam estar arrumados. Os participantes querem ver mais do orador e menos daquilo que o cerca.
3. Planos de fundo virtuais: os planos de fundo virtuais do Zoom são um recurso divertido para mostrar a sua personalidade, celebrar um feriado ou incorporar o branding da sua empresa. Pegue uma imagem da nossa biblioteca ou crie a sua própria imagem. Assim como outros aplicativo de câmera virtual, o Zoom Meetings e o Zoom Webinars também fornecem filtros, adesivos e avatares para serem colocados em cima da sua apresentação. Para alterar o seu plano de fundo, baixe uma imagem (GIF, JPG/JPEG, PNG com proporção de 16:9 e 1280 X 720 pixels ou mais) ou um vídeo (MP4 ou MOV de, no mínimo, 480 X 360 pixels e, no máximo, 1920 X 1020) da sua preferência e acesse-o a partir do menu de configurações do cliente Zoom para computador, em Preferências>Plano de fundo e filtros>Planos de fundo virtuais. Lá, você verá a opção de carregar a sua imagem ou escolher dentre as imagens já carregadas.
4. Branding no Webinar: não é só porque o seu evento é virtual que a sua marca tem que passar despercebida. O branding da sessão do Zoom Webinars permite que você personalize as suas páginas de inscrição com o esquema de cor da sua preferência, título, banner, logomarca, imagens, etiquetas de nome e biografias dos apresentadores. Quando combinado com um plano de fundo virtual personalizado, a sua marca terá uma ampla exibição durante todo o evento.
5. Zoom Rooms: se você está organizando um evento híbrido, o Zoom Rooms se integra facilmente com o Zoom Events para criar um espaço de apresentação verdadeiramente híbrido. Como uma experiência em uma sala de conferência moderna, o Zoom Rooms une participantes remotos e presenciais ao permitir que eles compartilhem conteúdo e interajam uns com os outros, independentemente da sua localização. Os palestrantes do evento podem fazer sua apresentação em uma grande sala de conferência, atrás de um pódio ou de casa e implementar hardware e equipamentos certificados pelo Zoom para proporcionar uma experiência profissional.

Ande pelos bastidores: minimize o stress dos seus apresentadores com o recurso bastidores do Zoom Webinars, uma sala verde virtual para que os apresentadores possam ficar, quando não estiverem participando do evento. Ela fica aberta antes, durante e após um evento e é o local ideal para revisar as conexões de áudio e video, o conteúdo da apresentação, conversar com outros palestrantes, responder perguntas dos participantes fora da câmera ou praticar o compartilhamento de tela.

No entanto, não espere até o dia do evento para acessar o recurso de bastidores do evento pela primeira vez. Recomendamos fortemente que você faça um ensaio do seu evento com a sessão real que você apresentará, para se familiarizar com as configurações disponíveis. O recurso de bastidores permite que você pratique na área de ensaio, a sessão em si e/ou a Sala de Espera. Os anfitriões e os coanfitriões, assim como os anfitriões alternativos, palestrantes e patrocinadores podem acessar o saguâo do Zoom Event para assistir a estas sessões práticas a qualquer momento, após o evento se tornar público.

Configurar o branding da sessão: além das já mencionadas logomarcas, cores e elementos visuais do branding, o branding da sessão do Zoom Webinars o ajuda também a adicionar elementos criativos ao aspecto visual dos seus palestrantes. Antes do evento, reserve algum tempo para explorar as opções disponíveis para decidir como você deseja que os palestrantes e apresentadores apareçam para os participantes. Para habilitar o branding da sessão, inicie sessão no portal web do Zoom e acesse Gerenciamento da conta>Configurações da conta e encontre a aba Reuniões. Lá, você verá a aba Reunião (avançado), onde é possível habilitar ou desabilitar o branding da sessão do Webinar. Assim que o recurso estiver habilitado é possível:

O Zoom Webinars e o Zoom Meetings são projetados para serem experiências envolventes e interativas com diversos recursos que tornam memorável um evento virtual. Recomendamos que sejam usadas as seguintes ferramentas para simplificar a experiência tanto dos participantes quanto dos anfitriões.

• Destaque: a ferramenta Destaque é útil para destacar um participante específico (como os palestrantes principais) e ela exibirá os feeds de vídeo dos principais oradores ativos escolhidos por você para os participantes verem. É possível também destacar você mesmo como o orador e trocar durante o evento. Este recurso pode ser encontrado tanto no Zoom Meetings quanto no Zoom Webinars ao passar o cursor por cima do vídeo da pessoa que você deseja destacar e clicar nas reticências para localizar o recurso de destaque.
• Silenciar: sendo o anfitrião, você pode minimizar o ruído de fundo com a opção silenciar/ativar áudio de todos os participantes. Com o consentimento dos participantes, os anfitriões podem silenciar todos simultaneamente, ao invés de ter que parar para pedir a todos para se silenciarem ou destacar um participante. Na barra de ferramentas do Zoom, acesse a aba Participantes>Mais para silenciar/ativar áudio de todos. Após ter iniciado sessão no seu evento, passe o cursor por cima do nome de um participante para silenciar ou ativar áudio, ou peça a eles para se silenciarem. Não se esqueça de pedir a todos que permaneçam silenciados até que chegue a hora de eles falarem.
• Dos bastidores ao palco principal: recomendamos fortemente a ativação do recurso bastidores do Zoom Webinars e que você pratique, com antecedência, o uso deste recurso com todos os palestrantes. Observação: é preciso ter o status de Administrador para editar as configurações da conta no portal web do Zoom. Localize a aba Reuniões e acesse a sessão Na Reunião (avançado) para habilitar o recurso de bastidores do Webinar para todos. Assim que o recurso Bastidores estiver habilitado, os palestrantes acessarão a área de bastidores automaticamente, mesmo que o webinar ainda não esteja aberto para os participantes. Os anfitriões podem movimentar os participantes para lá e para cá entre as sessões ao vivo ou permitir que os palestrantes se reúnam após o webinar para avaliarem os resultados. Os palestrantes que estiverem nos bastidores podem assistir às sessões ao vivo e ouvir a deixa para acessarem ou se eles estiverem aguardando pelo início do webinar, verão uma imagem clara escrita, FORA DO AR, para saberem que os participantes ainda não estão visualizando o webinar. Para os moderadores, assistentes de produção ou outras pessoas que atuem nos bastidores, esse recurso permite que eles não apareçam na tela, mas ainda assim possam interagir e conversar com os palestrantes, acessar enquetes, perguntas e respostas, além de circular pelo evento ao vivo. Para conceder acesso aos participantes, acesse as abas Participantes>Palestrantes.

• Reprodução de vídeo: se você planeja exibir um vídeo durante o seu evento, use o reprodutor de vídeo integrado para conteúdo compartilhado ao invés de compartilhar a sua tela. Isso proporciona uma experiência de visualização mais estável e profissional que não afeta a qualidade de resolução do seu vídeo. Compartilhar o vídeo através do recurso de reprodução do Zoom, codifica o vídeo diretamente no arquivo e minimiza o impacto na sua CPU, na resolução de tela, na placa de vídeo e no sistema operacional o que poderia piorar a qualidade do vídeo. Após ter iniciado sessão no Zoom Meetings, clique no botão Compartilhar tela na barra de ferramentas da reunião. Lá, você trocará para a aba Avançado e selecionará Vídeo. Então, basta encontrar o vídeo que você deseja compartilhar e clicar em "abrir" para começar a assistir.
• Compartilhamento de slides: a ferramenta de controle de slides permite aos apresentadores alternar entre slides, de acordo com sua vontade, sem depender de um anfitrião para controlar o conteúdo. Com apenas alguns poucos cliques, os anfitriões podem habilitar ou desabilitar o acesso de um usuário, de um grupo específico ou de todos os participantes. Para configurar este recurso para todos os usuários, use o portal web do Zoom para iniciar sessão em Gerenciamento de conta>Configurações. Em seguida, acesse a aba Reuniões e, depois, Dentro da reunião>Controle de slides para ativar ou desativar o controle de slides. Para um grupo específico, inicie sessão em Gerenciamento de usuário>Gerenciamento de grupo, ao invés das configurações de conta e siga as mesmas instruções.
• Áudio: da mesma maneira que você compartilha sua tela para slides, é possível também compartilhar áudio de alta qualidade no seu evento com a opção de Compartilhar áudio e escolher entre áudio mono e estéreo (alta fidelidade). Este recurso avançado espelha os benefícios da ferramenta de reprodução de vídeo ao proporcionar uma experiência profissional e imersiva. Basta compartilhar a sua tela no Zoom Meeting e selecionar "Compartilhar áudio", no canto inferior esquerdo. Lá você pode escolher dentre várias opções de áudio.

• Enquete: quer saber o que o seu público pensa? Precisa coletar feedback instantâneo durante o seu evento? Crie uma enquete no Zoom Meetings ou no Zoom Webinars (pode ser feito em avançado ou ao vivo) para ser iniciada durante a apresentação (enquetes ao vivo precisam ser criadas no portal web do Zoom). Baixe os resultados da enquete e revise depois ou discuta com os participantes em tempo real. Se você planeja usar uma enquete mais de uma vez, salve-a na Biblioteca de enquetes para ter acesso fácil. OBSERVAÇÃO: apenas o organizador original da reunião pode editar ou adicionar uma enquete durante a reunião. Se você transferiu a função de coanfitrião para outro usuário, esta pessoa só pode iniciar enquetes que foram criadas anteriormente. Para iniciar uma enquete durante um evento, será preciso, primeiro, habilitar a função Enquetes/Testes. De forma parecida com o compartilhamento de slides e outros recursos, a enquete pode ser habilitada para grupos específicos, todos os usuários ou para o seu próprio uso. Para o grupo todo, inicie sessão no portal web do Zoom, acesse as Configurações da conta no menu de Gerenciamento da conta e clique na aba Reuniões. Lá, você verá o recurso Enquete/Teste de reuniões para habilitá-lo. Assim que a enquete tiver sido criada e a função estiver habilitada, procure pelo botão Enquete nos controles da reunião ou do webinar (dependendo do tipo de evento). Se você criou uma enquete com antecedência, selecione a que você deseja iniciar e os participantes serão solicitados a responderem às perguntas. Os resultados da enquete do Zoom Webinars podem ser visualizados por todos os palestrantes, coanfitriões e anfitriões, enquanto os resultados da enquete do Zoom Meetings só podem ser visualizados pelos anfitriões e coanfitriões.
  
  
• Aplicativos: acesse os seus aplicativos favoritos diretamente no Zoom Meetings para realizar um quebra-gelo divertido ou para aprimorar as ferramentas de colaboração. Use a aba Descobrir da sua reunião para navegar pelos aplicativos e, em seguida, adicione aqueles que você deseja usar. Ou acesse o Zoom App Marketplace pelo cliente Zoom para computador para pesquisar pelos aplicativos disponíveis.
• Perguntas e respostas: da mesma maneira que na enquete, o recurso perguntas e respostas para o Zoom Webinars permite que os participantes façam perguntas e que os anfitriões ou palestrantes as respondam. Os participantes também podem curtir ou responder às perguntas uns dos outros. Após ter habilitado o perguntas e respostas na seção Reunião (avançado), nas configurações da sua conta, é fácil iniciar as perguntas.

É muito fácil focar nos ativos visuais do seu evento ou nas aparições perante a câmera, mas se o seu webinar tiver dificuldades técnicas, será difícil se recuperar. Se você estiver usando o Zoom com uma licença Empresarial ou Corporativa, o Painel Zoom é o seu centro de controle da missão que monitora a integridade do seu evento em tempo real e acessa dados e insights valiosos para o planejamento de eventos futuros.

Os painéis do Meetings e do Webinars permitem que os anfitriões monitorem a experiência de vídeo e áudio dos participantes, os tipos de licença, além de detalhes em relação à qualidade das suas conexões. O painel acompanhará, especialmente:

Selecione a ID da reunião do evento que você está monitorando nas abas de reuniões Ao Vivo e Anteriores no seu painel, e lá você verá análises detalhadas relacionadas à integridade geral das conexões dos seus participantes.

Se você planeja enviar o seu webinar ou reunião para os participantes ou colegas de trabalho, ou apenas deseja revisá-lo sozinho, recomendamos que você o grave na nuvem ou localmente, no seu computador. Gravações na nuvem podem ser gerenciadas no portal web do Zoom, enquanto as gravações locais podem ser acessadas na pasta Documentos, no seu computador. Caso precise alterar o local padrão das gravações locais, procure por Gravações, nas configurações do cliente Zoom.

Para editar suas gravações na nuvem, inicie sessão no Zoom web portal e ache a gravação pela qual você está procurando. Nesta configuração, é possível editar o nome da gravação, cortar o começo ou final das suas gravações na nuvem, baixar os arquivos, copiar o link compartilhável para enviar para outras pessoas, acessar as análises de visualização ou excluir sua gravação totalmente.

Para compartilhar uma gravação local com outras pessoas, você precisará carregá-la para um aplicativo de armazenamento em nuvem de terceiros ou uma plataforma de gerenciamento de conteúdo. No cliente Zoom para computador, você encontrará sua gravação na aba Reuniões>Gravadas. Lá, você pode carregar o arquivo MP4 no aplicativo de terceiros.

Ao compartilhar gravações na nuvem, você tem diversas opções para acesso do visualizador. Na página de gravação, clique em Compartilhar e será possível optar por compartilhar a sua gravação de forma pública ou mantendo-a privada.

Quer ficar por dentro de todos os pormenores dos recursos do Zoom Meetings? Confira nosso banco de dados completo dos artigos de suporte do Zoom Meetings, perguntas e respostas, notas de versão, tutoriais em vídeo e guias de solução de problemas.

Para um guia detalhado sobre como usar o Zoom Webinars e uma lista completa de recursos, nossos artigos de suporte do Zoom Webinars proporcionam uma abordagem passo a passo para configurar o seu evento, convidar participantes e palestrantes e iniciar o seu webinar.

Ainda precisa de mais ajuda com seu evento virtual? Os Serviços Zoom Events oferecem consultoria para o evento, orientação técnica, suporte durante o evento e produção técnica avançada para o seu evento do começo ao fim.
Dependendo da complexidade do seu evento, nossa equipe de especialistas do Zoom Events pode se reunir antecipadamente com você para discutir sobre melhores práticas, ideação, inscrição e recomendações sobre vendas de ingressos ou, até mesmo, ir ainda mais longe e desenvolver um roteiro com especificidades de suporte técnico. Durante o evento, podemos monitorar o painel do seu evento, supervisionar a produção de áudio e vídeo e do conteúdo e até mesmo oferecer equipamento avançado para mixagem de vídeo e áudio. Estamos aqui para ter certeza de que você está confortável e preparado para realizar um evento virtual.

Saiba mais sobre nossos planos de suporte de Serviços Zoom Events para transformar o seu evento em uma experiência bem-sucedida e impactante.