AI Companion으로 할 일 목록 정복: Zoom Workplace에서 자동화된 작업 관리 활용하기

여기저기에서 자잘한 요청과 프로젝트를 받다 보면 어느새 어마어마한 양의 일이 쌓이기 마련입니다. 업무가 늘어날수록 무엇을 마치고, 누구에게 후속 연락을 하고, 무엇을 언제까지 마감해야 하는지 파악하기가 버거워집니다.

하지만 이제 수많은 작업을 힘겹게 관리하지 않아도 됩니다. Zoom Workplace에 내장된 새로운 AI 기반의 작업 관리 솔루션 Zoom Tasks를 이용하면 AI Companion*을 활용해 각종 업무를 빠르게 처리할 수 있습니다.

Zoom Workplace를 통해 제공되는 Zoom Tasks는 하루 동안 있었던 회의 요약과 채팅 대화로부터 해야 할 일을 파악하고, 사용자를 대신해 작업을 완료할 수도 있습니다(사용자가 검토 및 승인). 프로젝트 진행 상황에 대해 알아야 할 정보를 제공해서 협업과 후속 조치의 효율을 높여주기도 합니다.

현대 사회에서 작업 관리 솔루션은 과거에 할 일들을 적어서 붙여놓던 포스트잇과 같습니다. 이런 도구를 활용하면 마감일, 어떤 작업을 통해 궁극적으로 완수해야 하는 더 큰 프로젝트, 협력 상대 등 주어진 작업에 대한 정보를 더 철저하게 관리할 수 있습니다. 

하지만 작업 관리 소프트웨어에는 개인의 작업 항목을 정리하는 것 이상의 장점이 있습니다. 팀 전체가 거대한 프로젝트 안에서 움직이는 여러 요소의 상태(파일, 상태 업데이트, 방해 요인 등)를 볼 수 있기 때문입니다. Zoom과 Morning Consult가 진행한 협업 관련 국제적 설문조사에 따르면 리더의 1/3(34%)은 팀원들에게 프로젝트나 작업 진행 현황을 물어보는 팔로업에 1시간 이상을 소모합니다. 이렇게 낭비된 1시간으로 인해 생산 효율성이 떨어지면 조직은 관리자 일인당 연간 16,000달러의 비용을 치러야 합니다.** 이렇듯 작업 관리 앱은 현대 사회의 협업에서 매우 중요한 역할을 담당합니다. 

에이전틱 AI를 추가하면 작업 관리가 새로운 차원으로 업그레이드됩니다. 작업 진행 상황 관리를 직접 하지 않고 AI Companion에 맡기면 된다고 생각해 보세요. AI Companion은 사용자 해야 할 일을 놓치지 않도록, 회의 중 받은 요청을 보여줍니다(이메일과 채팅에서 할 일을 파악하는 기능도 곧 제공). 할 일들이 검토, 수락, 공유하기 좋도록 하나의 탭에 취합되어 있으면 정보 과잉에 따른 피로를 줄일 수 있습니다.

AI Companion은 작업을 관리해 주는 데 그치지 않고 한 발 더 나아가, 해당 작업을 실제로 완료하도록 돕습니다. 다음으로 해야 할 일이 무엇인지 감지해서 사용자가 작업을 시작하도록 안내하는 것입니다. 이를 통해 회의 예약, 초안 제작, 채팅 메시지 작성 등 다양한 업무를 처리할 수 있습니다. 그러다 보면 눈 깜짝할 사이에 할 일들이 말끔하게 처리되어 있을 것입니다.

사용자가 업무 효율을 극대화해서 생산성을 높일 수 있도록 보이지 않는 곳에서 조력하는 AI Companion의 기능을 구체적으로 살펴봅시다.

하루 종일 회의를 할 때

회의가 줄줄이 있으면 다음 일정을 소화하느라 메모를 정리하고 할 일을 기록하지 못할 때가 있습니다. 이럴 때 AI Companion이 작업 진행 상황을 대신 확인해서 관리해 주면 사용자는 놓치는 업무가 있을지 모른다는 걱정 없이 회의에 집중할 수 있습니다. 메모를 하다가 깜빡한 게 있을까 스트레스 받지 마시고, 하루 일과를 마친 다음에 작업 탭에서 나에게 배정된 작업 항목을 확인하세요.

진행 상황 업데이트 요청을 받았을 때

상사가 이번 주에 무슨 업무를 진행하고 있는지 물어오고, 동료가 프로젝트 진척 상황을 알려달라고 하는 것 등은 업무에 집중해야 할 시간을 빼앗는 요청입니다. 그러면 업무 목록을 만들고, 회신을 작성하고, 여러 프로젝트 진행 상황과 대조해서 빠진 내용이 없는지 재확인해야 합니다. AI Companion은 프로젝트에 관련되었거나 특정 기간 안에 마쳐야 하는 모든 작업을 몇 초만에 찾아서 상황 보고 초안을 작성합니다. 그래서 모두가 시간과 노력을 덜 들이면서 업무 속도를 높이도록 도와줍니다. 또한 협업자에게 작업을 공유해서 모두에게 사용자의 업무 진행 현황을 보여줄 수도 있습니다.

할 일이 너무 많을 때

휴가에서 복귀하여 산더미처럼 쌓인 채팅 메시지나 대기 중인 업무를 보고 있으면 절로 마음이 무거워 집니다. 그럴 때 큰 작업을 소화 가능한 작은 작업들로 나누면 업무 진도를 맞추는 데 도움이 됩니다. AI Companion에게 채팅 스레드를 요약하고 메시지에서 할 일을 찾아내서 작업 목록에 추가해 달라고 요청해 보세요. 그러면 회의 예약, 채팅 또는 이메일에 대한 회신 초안 작성, 문서 생성 등 다음 할 일을 시작하는 방법을 추천해 줍니다. AI Companion에 초안 작성을 맡기면 사용자가 연구와 브레인스토밍에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. 중요한 내용이 효과적으로 전달되도록 메시지를 다듬으세요. 

AI Companion이 포함된 Zoom Tasks는 적격한 유료 Zoom Workplace 요금제에서 제공됩니다. 다음과 같이 시작해 보세요.

1. Zoom Workplace 앱이 업데이트되었는지 확인합니다(6.4.3 이상).
2. 온라인 계정 설정의 AI Companion 탭에서 화면을 내려 작업 섹션을 찾습니다. 여기에서 AI Companion이 사용되는 기능을 전부 경험하려면 AI Companion이 작업을 만들고 관리하도록 하는 설정, 회의 대화 내용을 바탕으로 작업을 만들 수 있도록 하는 설정을 활성화합니다.
3. 상단 탐색 모음을 클릭하여 작업을 확인합니다. (표시되지 않는 경우 '더 보기' 클릭)

간편 팁과 요령

Zoom Workplace에서 작업을 활성화한 다음, 아래의 팁을 활용해 작업을 추가하고 진행 상황을 관리하세요.

• 일과가 끝난 후 또는 연달아 회의를 진행한 후 '추천 작업'에서 내게 할당된 작업을 검토하세요. 작업을 '내 작업' 목록에 추가하려면 '수락'을 클릭하세요. 
• 작업 안에서 별 모양 AI Companion 아이콘을 클릭하면 작업 완료를 위한 권장 조치가 나옵니다.
• '내 작업' 탭에 추가할 항목이 팀 채팅 또는 이메일에 있는 경우, 해당 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 목록에 추가하세요. 이제 채팅을 읽지 않음 상태로 돌려놓지 않아도 해당 사람에게 취해야 하는 조치를 기억할 수 있습니다! 
• + 버튼을 클릭하여 작업을 수동으로 추가할 수도 있습니다.
• '세부 정보 보기'를 클릭하면 작업 출처 링크(회의 요약, 채팅 메시지 등)와 세부 정보가 표시됩니다. 작업을 편집해서 직접 작성한 메모나 정보를 입력할 수도 있습니다.
• AI Companion 기능이 없더라도 Zoom Tasks를 작업 관리 솔루션으로 사용하면 모든 할 일을 한 곳에서 관리하며 업무 처리를 간소화할 수 있습니다. 

AI Companion 페이지에 방문하여 업무 시간에 사용할 수 있는 에이전틱 AI 기술을 자세히 알아보세요.

*일부 지역 또는 업종에서는 Zoom AI Companion이 제공되지 않을 수 있습니다. Zoom 사용자 계정의 유료 서비스에 추가 비용 없이 포함되어 있습니다.

**관리자 1인에 대한 계산은 미국 고용 통계국에서 제공하는 관리급 직원들의 평균 급여 정보를 기반으로 한 추정치입니다.