Dengan Zoom Workflow Automation, Anda dapat membuat alur kerja otomatis untuk tugas umum seperti menanggapi pesan obrolan, sehingga membantu tim Anda menghemat waktu.
7 menit untuk membaca
Diperbarui pada February 19, 2025
Diterbitkan pada July 09, 2024
Pikirkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas rutin, seperti mengirim pesan pertemuan mingguan atau menduplikasi informasi dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya. Apa yang mungkin terlihat seperti hanya beberapa menit di sana-sini dapat dengan cepat bertambah ketika Anda memiliki proyek yang lebih bermakna yang ingin segera Anda kerjakan. Alur kerja otomatis dapat membantu Anda mendapatkan kembali waktu yang berharga tersebut.
Baik Anda seorang admin TI yang menangani permintaan meja bantuan atau pekerja informasi yang berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya, mengotomatiskan proses bisnis yang sederhana dan umum akan membantu Anda menjadi lebih efisien - dan pada akhirnya, menyelesaikan lebih banyak hal.
Otomatisasi Alur Kerja Zoom memudahkan untuk membuat alur kerja yang kuat yang merampingkan pekerjaan Anda di seluruh Zoom Workplace dan aplikasi pihak ketiga. Anda juga dapat menyertakan AI Companion dalam alur kerja Anda, yang menarik informasi dan konteks dari platform untuk mendorong tindakan dengan menangani tugas-tugas kecil untuk Anda.
Kita akan melihat seperti apa hal tersebut di hari kerja Anda, tetapi pertama-tama, berikut ini adalah ikhtisar Workflow Automation dan cara kerjanya.
Otomatisasi alur kerja adalah proses penggunaan perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu dengan membuat aturan atau alur kerja antar sistem. Aturan-aturan ini dapat bersifat kondisional (dipicu setelah kondisi tertentu terpenuhi - pikirkan "jika ini, maka itu") atau berurutan (diselesaikan dalam urutan linier tertentu setelah pemicu terjadi).
Dengan Otomatisasi Alur Kerja Zoom, Anda dapat membuat alur kerja sederhana dengan satu atau dua langkah, atau alur kerja yang lebih cerdas dan dinamis yang menggabungkan logika bersyarat, perulangan, penundaan, dan sakelar untuk memandu tindakan di beberapa jalur dengan mudah. Ini memungkinkan Anda mengotomatiskan alur kerja umum di Zoom Workplace dan memanfaatkan kemampuan AI Companion. Ini juga membantu mengurangi peralihan konteks dengan menggunakan integrasi pihak ketiga atau pemicu webhook untuk terhubung dengan aplikasi bisnis seperti Jira, Google, atau Microsoft.
Otomatisasi Alur Kerja Zoom mudah digunakan tanpa keahlian teknis. Dari tab Alur Kerja di aplikasi Zoom Workplace, cukup mulai dengan templat yang telah dibuat sebelumnya dan sesuaikan setiap langkah untuk kebutuhan spesifik Anda. Atau, Anda bisa membuat alur kerja dari awal, memilih dari daftar pemicu yang tersedia, lalu menyeret dan melepaskan langkah-langkah ke dalam alur sesuai kebutuhan.
Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat mengatur alur kerja untuk mengotomatiskan tugas-tugas umum di hari kerja Anda, yang disesuaikan dengan peran Anda.
Rapat bisa diisi dengan banyak diskusi dan ide, namun setelah percakapan selesai, bagaimana Anda membuat diri Anda dan tim Anda bertanggung jawab untuk benar-benar menindaklanjutinya? Otomatisasi Alur Kerja dapat secara otomatis membuat atau memperbarui dokumen Zoom (atau dokumen Google atau Word) dari ringkasan rapat yang dibuat oleh AI Companion setelah rapat Anda berakhir, sehingga Anda dapat melihat kembali topik diskusi, mengembangkan ide, dan menandai rekan kerja untuk langkah selanjutnya. Anda bahkan dapat mengonfigurasi alur kerja untuk secara otomatis membagikan dokumen tersebut kepada rekan tim Anda di saluran obrolan tertentu, sehingga semua orang dapat terus mendapatkan informasi.
Jika Anda berada di miliaran saluran obrolan namun hanya memiliki beberapa saluran yang perlu Anda ikuti secara langsung, buatlah ringkasan obrolan harian untuk membantu Anda mengikuti perkembangan tanpa kewalahan menerima pesan. Jadwalkan alur kerja untuk dimulai pada waktu tertentu dalam sehari, tentukan saluran obrolan mana yang ingin Anda rangkum dan rentang waktunya (misalnya, Anda dapat menarik pesan dari 24 jam terakhir), dan tambahkan langkah untuk meringkas pesan-pesan ini dengan AI Companion. Anda dapat memilih agar teks yang dirangkum muncul di dokumen Zoom atau mengirimkannya ke kolega atau grup melalui Team Chat. Setelah alur kerja dijalankan, Anda dapat membaca pengarahan obrolan Anda untuk mendapatkan deskripsi tentang apa yang dibicarakan, bersama dengan tautan untuk mengirim Anda ke pesan asli sehingga Anda dapat membaca atau merespons.
Pesan obrolan dapat dengan cepat menumpuk, terutama jika Anda berada dalam peran di mana Anda cenderung mendapatkan pertanyaan atau umpan balik yang sama berulang kali. Anda dapat menyiapkan alur kerja untuk menetapkan respons yang dapat disesuaikan terhadap reaksi emoji.
Misalnya, jika Anda berada dalam tim desain produk, Anda dapat mengatur emoji hati untuk merespons umpan balik positif secara otomatis dengan pesan terima kasih. Anda dapat mengatur emoji kacamata untuk menanggapi pertanyaan umum dengan membagikan tautan ke Tanya Jawab Umum produk.
Jika Anda pernah menunggu manajer Anda untuk menyetujui dokumen penting, memeriksa pembaruan bisa memakan waktu dan tidak efisien. Mungkin Anda harus terus berpindah tab untuk melihat apakah mereka mengomentari dokumen, memeriksa email untuk pesan baru, atau mengintip saluran obrolan untuk melihat apakah pesan Anda mendapat reaksi jempol.
Buat alur kerja yang memungkinkan manajer Anda dengan mudah memberikan tanda tangan persetujuan dan membuat Anda selalu mendapatkan informasi terbaru. Anda dapat melakukan ini dengan memberikan emoji kepada orang yang Anda minta persetujuannya (emoji jempol ke atas dan jempol ke bawah, misalnya). Kemudian, Anda dapat membuat kondisi yang memicu langkah selanjutnya dalam alur kerja: mengirim pesan langsung kepada Anda setelah jempol ke atas diterima, atau meminta lebih banyak umpan balik jika emoji jempol ke bawah digunakan.
Saat terjadi kesalahan, entah itu pemadaman atau masalah teknis, Anda ingin tim dev ops Anda bergerak cepat untuk merespons. Anda dapat mengatur alur kerja untuk memicu dari aplikasi pihak ketiga untuk membuat tiket Jira (jika Anda sudah memiliki Jira) dan memulai saluran Obrolan Tim ketika laporan insiden ditandai. Berdasarkan jenis insiden, alur kerja Anda dapat menentukan orang mana yang akan dimasukkan ke dalam saluran, sehingga anggota tim yang tepat dapat ditarik untuk menyelesaikan masalah.
Dengan kemampuan untuk memicu alur kerja melalui webhook dan menggabungkan alur kerja bersyarat dan berurutan, Anda bisa membuat alur kerja yang kompleks yang jauh melampaui templat kami. Hal ini memungkinkan Anda untuk berintegrasi secara mulus dengan aplikasi pihak ketiga untuk menghemat waktu dan menghindari bolak-balik membuat tiket atau dokumen di aplikasi yang berbeda. Anda dapat menyesuaikan alur kerja ini untuk memenuhi kebutuhan tim Anda dan organisasi yang lebih luas.
Sebagai seorang manajer, Anda perlu memantau apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim Anda dan mengetahui status proyek yang sedang berjalan. Banyak manajer melakukan hal ini dengan pertemuan mingguan, di mana masing-masing kontributor membagikan apa yang sedang mereka kerjakan di Zoom Team Chat. Namun, tugas yang tampaknya rutin itu bisa sangat menyita waktu bagi Anda dan bawahan langsung Anda — pertama, Anda harus ingat untuk mengirim pesan pengingat, kemudian tim Anda perlu memberikan informasi terbaru, dan Anda mungkin perlu mengajukan pertanyaan lanjutan untuk mendapatkan tingkat detail yang Anda butuhkan.
Mengotomatiskan pertemuan mingguan ini menggunakan Workflow Automation dapat membantu meningkatkan produktivitas semua orang. Anda dapat membuat alur kerja untuk mengirim pesan terjadwal pada frekuensi yang Anda pilih dan menambahkan formulir untuk memudahkan tim Anda merespons dengan info yang tepat. Itu berarti satu item yang berkurang dalam daftar tugas mingguan Anda!
Anda dapat menggunakan AI Companion dalam langkah alur kerja untuk meringkas pesan obrolan selama seminggu penuh dari saluran tim Anda dan menambahkannya ke dokumen Zoom. Dari sana, Anda bisa membagikan dokumen tersebut dengan tim Anda dan menanyakan topik apa yang ingin mereka tambahkan ke dalam agenda rapat tim mingguan. Ringkasan tersebut dapat membantu mereka mengingat kembali percakapan singkat yang mereka lakukan setiap hari dan melihat benang merah yang mungkin memerlukan diskusi lebih dalam.
Menyetujui permintaan perjalanan bisnis, cuti, dan pengeluaran dapat memenuhi kotak masuk email dan memperlambat hari Anda dengan kesibukan pekerjaan. Workflow Automation dapat membuat proses tersebut menjadi mudah dan efisien sehingga Anda dapat meninjau dan menyetujui jenis permintaan ini secara langsung di Team Chat.
Cukup mulai dengan templat alur kerja "Permintaan cuti", sesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda, dan kirimkan tautan alur kerja di saluran obrolan tim (Anda bahkan bisa menyematkannya ke saluran tersebut agar semua orang bisa dengan mudah menemukannya). Ketika anggota tim membutuhkan Anda untuk menyetujui permintaan, mereka cukup mengisi formulir — formulir tersebut akan otomatis dikirimkan kepada Anda untuk ditinjau, dan setelah Anda menandatanganinya, mereka akan mendapatkan pemberitahuan kembali.
Karyawan baru yang bergabung dengan tim hibrida atau tim jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk mengenal rekan kerja mereka dan merasakan adanya hubungan. Jika Anda memiliki saluran obrolan di seluruh tim atau departemen, Anda bisa mengatur alur kerja untuk memperkenalkan anggota baru secara otomatis. Permudah dengan membuat formulir yang harus mereka isi yang mencakup tanggung jawab utama, hobi, dan minat mereka.
Setelah karyawan baru mengisi formulir, ini akan memicu langkah yang mengirimkan pesan ke saluran obrolan tim dengan pesan selamat datang dan perkenalan singkat. Anda juga dapat membantu karyawan baru merasa diterima dengan pesan otomatis yang membagikan sumber daya utama, seperti tautan ke kalender tim. Seperti biasa, Anda dapat menyesuaikan pesan-pesan ini agar sesuai dengan budaya tim Anda.
Otomatisasi Alur Kerja kini tersedia bagi pengguna Zoom berbayar tanpa biaya tambahan selama masa uji coba gratis(tingkatkan aplikasi Zoom Workplace Anda ke versi 6.3.10 atau yang lebih tinggi). Admin dan pemilik akun, Anda dapat memberikan manfaat otomatisasi kepada tenaga kerja Anda dengan mengaktifkan Otomatisasi Alur Kerja di portal admin Anda. Lihat halaman dukungan kami untuk informasi lebih lanjut tentang cara mulai mengotomatiskan alur kerja Anda.
Karyawan baru yang bergabung dengan tim hibrida atau tim jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk mengenal rekan kerja mereka dan merasakan adanya hubungan. Jika Anda memiliki saluran obrolan di seluruh tim atau departemen, Anda bisa mengatur alur kerja untuk memperkenalkan anggota baru secara otomatis. Permudah dengan membuat formulir yang harus mereka isi yang mencakup tanggung jawab utama, hobi, dan minat mereka.
Setelah karyawan baru mengisi formulir, ini akan memicu langkah yang mengirimkan pesan ke saluran obrolan tim dengan pesan sambutan dan perkenalan singkat. Anda juga bisa membantu karyawan baru merasa diterima dengan pesan otomatis yang membagikan sumber daya utama, seperti kalender tim. Seperti biasa, Anda dapat menyesuaikan pesan ini agar sesuai dengan budaya tim Anda.
Workflow Automation kini tersedia untuk pengguna Zoom berbayar tanpa biaya tambahan selama periode beta.* Admin dan pemilik akun, Anda dapat memberikan manfaat otomatisasi kepada tenaga kerja Anda dengan mengaktifkan Workflow Automation di portal admin Anda. Lihat halaman dukungan kami untuk informasi lebih lanjut tentang cara mulai mengotomatiskan alur kerja Anda.
*Catatan: Mungkin tidak tersedia untuk semua wilayah dan bidang industri selama periode beta.
6 menit untuk membaca
Dengan memberdayakan pertukaran pesan dan sumber daya penting yang cepat dan efisien, solusi obrolan ruang kerja dengan cepat menjadi dasar komunikasi. Dan dengan produk obrolan yang merupakan bagian dari platform komunikasi terpadu, Anda dapat lebih memberdayakan tim untuk...
5 menit untuk membaca
Lihat bagaimana Zoom Workplace, platform kolaborasi Anda yang didukung AI dapat membantu Anda menjadi lebih produktif sepanjang hari kerja.
5 menit untuk membaca
Karyawan kami menggunakan platform Zoom untuk menata ulang pekerjaan tim global, dengan komunikasi asinkron dan kemampuan AI multibahasa yang memungkinkan keterhubungan yang efisien.
