Conférences virtuelles : de l’événement à l’expérience

Qu’est-ce qu’une conférence virtuelle ?

Une conférence virtuelle est un événement ou une conférence qui se déroule en ligne, à l'aide de plateformes de conférence virtuelle ou d’autres technologies. Une conférence en ligne ressemble beaucoup à une conférence en personne. Les participants peuvent vérifier l’itinéraire, s’inscrire à l’événement virtuel (et payer leur billet), choisir les sessions auxquelles ils souhaitent assister, et développer leur réseau avec les autres participants et les intervenants avant, pendant et après les sessions.

Il en est de même avec les parrainages d’une conférence virtuelle : les sponsors sélectionnés peuvent configurer des sessions pour informer les clients, répondre aux questions sur leurs produits et distribuer des documents commerciaux.

Comment les plateformes de conférence virtuelle fonctionnent-elles ?

L’organisation d’un événement virtuel est très semblable à celle d’un événement en personne. Elle implique toujours de planifier le contenu, de réserver les panélistes et les intervenants, d’inscrire les participants, etc. La principale différence réside dans le fait que vous utilisez un logiciel de gestion d’événements virtuels pour accomplir la majorité de ces tâches, voire toutes. Cela inclut l’inscription par e-mail, la création d’espaces de réunion pour diffuser l’événement, la mise à disposition d’une assistance technique pour vos panélistes, le fait de rassembler vos intervenants et participants via la vidéo, etc.

Vous devrez également disposer d’un hall interactif semblable au hall d’un événement en personne où les participants peuvent discuter, développer leur réseau, visiter les stands des vendeurs et participer à des sessions. La seule différence est que vous utilisez votre plateforme d’événements pour le créer et le gérer.

Comment les plateformes de conférence virtuelle fonctionnent-elles ?

Quels sont les avantages d’une conférence virtuelle ?

Une conférence virtuelle offre de nombreux avantages, notamment :

Accessibilité améliorée

Une conférence virtuelle vous permet de tirer parti d’autres technologies, telles que la transcription en direct et la traduction, grâce auxquelles tous les participants profitent pleinement de votre événement.
Une expérience transparente pour les participants

Au lieu de se rendre à un événement, de réserver un logement, de s’inscrire et de trouver les bonnes sessions, les participants peuvent simplement se connecter à l’événement à partir de leur ordinateur et assister à la conférence où qu’ils se trouvent.
Des métriques détaillées

Grâce aux plateformes d’événements virtuels, les organisateurs collectent de précieuses informations, comme le nombre de participants, leurs interactions dans les sessions, etc.
Une portée accrue

Avec une conférence virtuelle, les participants n’ont pas besoin de se rendre dans un lieu physique. Les organisateurs d’événement touchent ainsi un public plus large et élargissent leur portée.

De quoi avez-vous besoin pour une conférence virtuelle ?

Bien que l’organisation d’une conférence virtuelle puisse sembler intimidante, il n’est pas compliqué de mettre en place les éléments nécessaires. Voici ce dont vous aurez besoin pour organiser une conférence virtuelle :

Des lieux pour organiser un événement et/ou filmer

Pour organiser une conférence virtuelle, vous aurez besoin d’un espace pour filmer et produire vos sessions. Heureusement, vous pouvez équiper presque n’importe quel espace en fonction de vos besoins, qu’il s’agisse d’un bureau à domicile, d’une salle de conférence ou d’un lieu en extérieur. Si vous prévoyez d’organiser un événement hybride, vous aurez besoin d’un lieu capable d’accueillir le nombre de participants attendus sur site. Certains événements peuvent être organisés depuis chez vous, tandis que d’autres nécessiteront des éléments de production plus sophistiqués, et vous aurez besoin d’un studio.
Une plateforme pour organiser des conférences virtuelles

Pour créer un événement stimulant et simplifié, vous aurez besoin d’une plateforme d’événements virtuels qui permet d’offrir ce type d’expérience. Une plateforme d’organisation d’événements centralise tous vos besoins en matière de gestion d’événement, comme l’inscription, la billetterie, la gestion des sessions et des participants, et plus encore.
Une technologie adaptée aux événements virtuels

Si les participants ne peuvent pas entendre et voir clairement les panélistes, même l’événement le plus passionnant sera un échec. Assurez-vous de disposer de caméras, micros et éclairages adaptés à votre espace et à votre projet. Par exemple, si vos intervenants doivent se déplacer, assurez-vous d’avoir des caméras capables de suivre leurs mouvements, pour que les participants ne manquent rien.

De quoi avez-vous besoin pour une conférence virtuelle ?

La plateforme doit proposer les fonctionnalités suivantes :

Fonctionnalité public élargi

La plupart des événements virtuels consistent à faire parler des panélistes face à un large public, ce qui évite les interruptions.

Options de Q. et R.

Un forum de questions et réponses est un élément essentiel de l’expérience des événements virtuels, car il permet à l’équipe d’assistance dédiée de répondre immédiatement aux questions des participants. Cela vous permet aussi de rassembler les questions les plus importantes ou les plus fréquentes et d’y répondre en direct à la fin de votre session.

Chat en cours de session

Le chat en cours de session donne aux participants l’occasion de discuter et d’échanger les uns avec les autres, notamment pour partager leur enthousiasme et leurs réactions à votre session. Le chat en cours de session permet également aux équipes d’assistance de l’événement et aux administrateurs de fournir des liens ou d’autres ressources aux participants.

Partage de contenu

La possibilité de partager du contenu est essentielle à l’expérience d’événement virtuel, car elle vous permet de partager directement des images, des vidéos, des PDF, des diaporamas, de la musique, etc. avec vos participants.

Arrière-plans virtuels

Un arrière-plan virtuel est un arrière-plan personnalisable qui peut inclure des images ou des vidéos. Il offre aux présentateurs tout un éventail d’options permettant de créer une expérience personnalisée pour les participants. Les panélistes peuvent personnaliser leurs arrière-plans virtuels pour y inclure les marques de leur entreprise et de leur sponsor, et créer des arrière-plans adaptés au contexte et à l’ambiance de leur présentation.

Portail administrateur

Un portail administrateur simplifié permet à vos administrateurs, organisateurs et équipes d’assistance de gérer l’ensemble de votre événement virtuel, mais aussi de créer et de modifier des événements, ainsi que d’obtenir des informations essentielles telles que les participants inscrits, leur engagement, etc.

Comment faire pour organiser une conférence virtuelle ?

Une fois tous les éléments nécessaires pour préparer une conférence virtuelle réunis, il est temps d'organiser l’événement. Voici les étapes clés que tout organisateur d’événement doit suivre pour planifier une conférence virtuelle :

1. Planification de l’événement

Lors de la planification de votre événement, vous devez réfléchir attentivement à qui est votre public cible, au type d’expérience que vous souhaitez lui proposer, à la valeur que votre événement peut lui offrir, aux objectifs que vous souhaitez atteindre, et à la façon dont vous pourrez mesurer votre succès.

2. Contenu et intervenants

Une fois l’objectif de votre événement défini, vous pouvez générer des idées pour les sessions et leur contenu. Vous pouvez alors inviter les intervenants et les panélistes les mieux à même de délivrer ce contenu. Par exemple, une session sur une technologie de pointe sera plus marquante si elle est présentée par votre directeur informatique que par un employé de l’équipe marketing.

3. Engagement des participants pendant l’événement

Lorsque vous créez vos sessions, vous devez prendre en compte l’engagement des participants. En proposant des sessions de moins d’une heure, en prévoyant des pauses entre les sessions et en ajoutant des sessions de networking, vous aiderez votre public à rester attentif. Pendant les sessions, vous pouvez utiliser les sondages, les Q. et R. et le chat pour maintenir une conversation interactive. Vous pouvez également créer un agenda en fonction des fuseaux horaires avec des sessions spécifiques à chaque région pour vos participants internationaux, afin que tout le monde puisse profiter de votre événement.

4. Préparation

L’organisation d’un événement nécessite un bon travail d’équipe. Vous devrez donc collaborer étroitement avec vos équipes. Pour que ces dernières soient prêtes pour l'événement, il vous faudra ainsi désigner des personnes en charge de la production, élaborer un planning de production et un flux de travail pour l’événement, et créer un hub de communication centralisé pour l’événement, tel qu’un canal de chat. Vous devez également planifier un essai d’événement pour vous assurer que tout se passe bien.

5. Création d’un site web

Un site web à jour offre des ressources importantes, telles qu’une présentation de l’événement, l’agenda, des informations sur les sessions, les intervenants, les questions fréquentes et votre page d’inscription. N’oubliez pas d’ajouter des images et des vidéos attractives à votre page web afin de susciter l’intérêt des participants pour votre événement.

6. Promotion de l’événement

Vous devrez faire la promotion de votre événement, afin de relayer l’information et d’augmenter le nombre d’inscriptions. L’envoi d’e-mails promotionnels à vos abonnés, la publication d’articles de blog au sujet de l’événement, la publication de rappels sur les réseaux sociaux et la coordination des efforts marketing avec vos partenaires, intervenants et sponsors vous permettront d’élargir votre public virtuel.

7. Organisation de votre événement

En matière d’organisation, vous devez offrir une assistance et des conseils exhaustifs à vos participants et intervenants. En proposant un dépannage et une assistance technique adaptés, vous êtes sûr que tout le monde pourra profiter de l’événement. De même, le fait de fournir des informations de base, par exemple en spécifiant aux participants comment poser des questions, comment participer à des sessions et regarder les enregistrements, aide les participants à s’y retrouver.

Pour plus d’informations sur la façon d’organiser un événement virtuel stimulant, consultez notre guide des événements virtuels.

Une plateforme d’événements complète pour les conférences virtuelles

Zoom Events, notre plateforme d’organisation d’événements, offre toutes les fonctions et fonctionnalités nécessaires pour organiser et gérer votre événement virtuel.

Éléments clés de la plateforme Zoom Events :

Une plateforme d’événements complète pour les conférences virtuelles

Gérer la billetterie et l’inscription aux événements

Personnalisez facilement le processus d’inscription et gérez votre billetterie. Cela inclut la possibilité de créer des billets pour les participants et les panélistes, de définir les autorisations, et de personnaliser le prix des billets et leur fenêtre de vente.

Créer des opportunités de networking

Avec la possibilité d’échanger les uns avec les autres dans le chat du hall, le chat en cours de session, les salles de répartition, les sondages, les stands de vendeur de l’hôte, etc., les participants disposent de nombreuses opportunités de faire connaissance et de développer leur réseau avec les experts du secteur.

Suivre les progrès et les résultats au moyen de données détaillées

Le portail Zoom Events vous offre de nombreuses fonctionnalités et capacités d’analyse des données, afin de vous permettre d’améliorer votre expérience des événements et de suivre vos progrès, notamment la capacité de comparer le nombre d’inscrits et le nombre de participants, les métriques d’engagement, et le nombre de personnes qui ont regardé les enregistrements de votre session une fois l’événement terminé.

Hubs d’événements personnalisés

Le portail Zoom Events vous permet également de créer des hubs d’événements personnalisés, afin que votre marque, mais aussi vos sponsors et vos partenaires, occupent le devant de la scène lors de vos événements.

Assistance professionnelle pour les événements en ligne

Zoom fournit également une assistance professionnelle pour les événements en ligne, qui offre à votre équipe toutes les ressources et les conseils dont elle a besoin pour organiser un événement attrayant sans effort. Afficher les forfaits d’assistance.