Lake|Flato Architects spart durch die Konsolidierung auf Zoom Workplace 100 Stunden pro Woche

Lake|Flato Architects genießt im ganzen Land Anerkennung für die Fähigkeit, moderne, umweltverträgliche Gebäude an ihrem Platz zu verankern und sie nahtlos in ihre Umgebung zu integrieren.

Als zukunftsorientiertes Unternehmen hat Lake|Flato die wachsende Nachfrage nach einem moderneren, flexiblen Arbeitsplatz verstanden. Sie stellten sich der Herausforderung, den Arbeitsplatz der Zukunft zu entwerfen – einen Arbeitsplatz, der erstklassige Technologie nutzt und ein hervorragendes Benutzererlebnis bietet, unabhängig davon, wo sich Mitarbeiter befinden.

Als Beispiel verwendeten sie ihr eigenes Büro.

„Wir haben uns für ein hybrides Arbeitsmodell mit einer 50-50-Aufteilung zwischen Büro und Homeoffice entschieden. Wir hatten weniger Schreibtische im Büro als Mitarbeiter“, so Dan Stine, Director of Design Technology, Lake|Flato.

Die Unterstützung einer hybriden Belegschaft kann für jede Art von Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Für ein Architektur- und Planungsbüro sind die Herausforderungen angesichts des kreativen und kollaborativen Charakters der Arbeit aber noch größer. „Wir sind Architekten. Also denken wir immer grafisch und möchten auf alles zeichnen“, so Dan Stine.

Ursprünglich verwendete Lake|Flato als Whiteboard-Zeichentool Miro. Dabei handelte es sich aber um ein eigenständiges Tool und nicht jeder in der Firma hatte eine Lizenz.

Dan Stine und sein Team wünschten sich auch eine technische Lösung, die von überall aus leicht zugänglich und nutzbar ist, selbst wenn Benutzer den Standort wechseln.

Um seine Ideen zu testen, hat das Unternehmen sein Bürogebäude komplett umgestaltet und es in ein Vorzeigeprojekt für ökologische Nachhaltigkeit, kreatives Design und Inklusion verwandelt.

Das Team wandelte jeden Konferenzraum in ein Zoom Room um, mit einer Touchscreen-Anzeige für Inhalte und einer weiteren Nicht-Touch-Anzeige für die Teilnehmer. Zoom Rooms bringt HD-Videozusammenarbeit ins Büro und nach Hause und ermöglicht es an- und abwesenden Teilnehmern, einfach und konsistent zu interagieren.

„Jedes Mal, wenn man Inhalte teilen muss, ist es dasselbe. Man hat sein Tablet, nimmt am Zoom Meeting teil und teilt Inhalte – egal ob man sich im Innenhof des Bürogebäudes, im Konferenzraum, am Schreibtisch, zu Hause oder in einem Café befindet“, so Stine.

Mit Zoom Rooms befinden sich alle auf Augenhöhe. Personen können problemlos an Meetings teilnehmen – unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Stine gefällt auch, dass Zoom Rooms ein offenes Ökosystem ist, das genauso gut mit anderen Videomeeting-Plattformen wie Microsoft Teams, Cisco Webex und Google Meet funktioniert. Jedes Meeting beginnt einfach mit einem Klick auf die Schaltfläche „Meeting starten“.

Darüber hinaus sind alle Schreibtische seit der Neugestaltung des Büros kabellos, sodass keine Tastatur oder Maus und nicht einmal ein HDMI-Kabel erforderlich sind. Alles ist tragbar und jeder hat ein Tablet und eine eigene Zoom-Lizenz. Mitarbeiter können sogar während des Meetings den Standort wechseln und im Zoom-Meeting bleiben, ohne etwas zu verpassen.

Stine schätzt, dass das Unternehmen 100 Stunden pro Woche einspart, da Mitarbeiter nicht in mehreren Schritten eingerichtet werden müssen und sich nicht jedes Mal an- und abmelden müssen, wenn sie während eines Meetings den Standort wechseln.

Auch externe Gäste wie Berater und Kunden können auf einfache Weise Zoom Anrufen beitreten, wenn sie das Büro von Lake|Flato besuchen.

„Sie erwarten, dass wir ihnen ein HDMI-Kabel geben. Aber alles, was sie tun müssen, ist, ihre Zoom App zu öffnen und auf die Schaltfläche „Teilen“ zu klicken – und das funktioniert reibungslos.“

Wenn die Konferenzräume bei Lake|Flato zwischen Meetings leer sind, nutzt die Marketingabteilung die digitalen Beschilderungen als neuen Marketingkanal. Stine erklärt:

„Einige unserer Konferenzräume befinden sich direkt am Gehweg und haben bodentiefe Fenster. Die Leute gehen die Straße entlang und sehen all diese coolen Bilder unserer Projekte auf den Anzeigen im leeren Konferenzraum.“

Das Marketingteam kann die Inhalte auch schnell austauschen, um besondere Events hervorzuheben. So bleiben die Inhalte stets relevant.

Nach der Implementierung von Zoom Rooms erkannten Dan Stine und sein Team schnell den Vorteil der Einführung der Zoom Whiteboard-Funktion. Diese wird mittlerweile von jedem Teammitglied fast täglich genutzt.

Stine verwendet auch die KI-Funktionen von Zoom Whiteboard, um Präsentationen und Schulungen vorzubereiten.

„Erst kürzlich habe ich mit KI Ideen zu einem bestimmten Nischenthema entwickelt, für das ich eine Schulung erstellen wollte. Das brachte mich auf Ideen, an die ich nicht gedacht hatte“, so Stine.

Stine musste die von der KI generierten Ideen zwar noch verfeinern, aber er schätzt, dass die KI ihn zu 75 % zum Ziel gebracht hat.

Zu Beginn des Übergangs setzte Lake|Flato Microsoft Teams Telefon ein, wechselte aber zu Zoom Phone, als das Team die Vorteile der Konsolidierung von Cloud-VoIP-Funktionen auf der Zoom Workplace-Plattform erkannte. 

„Zoom war günstiger als Teams. Das war einer der Gründe, warum wir von Microsoft Teams Telefon auf Zoom Phone umgestiegen sind. Doch was noch wichtiger ist: Dank der Konsolidierung auf der Zoom Plattform klingelt Zoom Phone nicht, während Sie an einem Meeting teilnehmen“, erklärt Stine. „Das System weiß, dass Sie beschäftigt sind, und stört Sie nicht mit einem Anruf.“ 

Stattdessen verwendet Stine die in Zoom Phone integrierten Mailbox-Transkripte, um zu sehen, ob er jemand sofort zurückrufen muss oder nicht.

„Wenn man in einem Meeting feststellt, dass man einen Anruf verpasst hat, kann man ihn anklicken und, ohne ihn abhören zu müssen, sehen, wer angerufen hat und worum es geht – und an Ort und Stelle eine Entscheidung treffen. Muss man ein Meeting verlassen, weil der Anruf wichtig ist, oder kann es warten?“

Lake|Flato nutzt auch den integrierten KI-Assistenten von Zoom, AI Companion, um Prozesse effizienter zu gestalten, von Meeting-Zusammenfassungen bis hin zu Meeting-Fragen, die eine Funktion enthalten, um sich auf den neuesten Stand zu bringen. AI Companion ist ohne zusätzliche Kosten in Zoom-Benutzerkonten enthalten, denen kostenpflichtige Dienste zugewiesen wurden.

Stine schätzt, dass er bei einem einstündigen Meeting 15 Minuten damit verbrachte, Notizen zu machen, und weitere 15 Minuten, um seine Notizen nachzubearbeiten – eine Aufgabe, die mit AI Companion überflüssig wurde. Wenn man bedenkt, dass Stine jede Woche etwa 12 bis 15 Stunden in Meetings verbringt, sind das etwa 6 bis 8 Stunden, die jede Woche eingespart werden.

„Man spart Zeit ein. Das ist toll. Aber die Möglichkeit, sich auf ein Projekt zu konzentrieren und präsenter und zugänglicher gegenüber Ihren Kollegen zu sein, ist auch sehr wichtig“, erklärt Stine. „Außerdem findet man seine eigenen Notizen ganz leicht, da sie sich immer am selben Ort befinden.“

Stine verwendet auch die Funktion für Meeting-Fragen in Zoom Meetings. Wenn er spät dran ist oder Multitasking betreibt, kann er über die Schaltfläche „Auf den neuesten Stand bringen“ eine kurze Zusammenfassung des bisherigen Anrufverlaufs erhalten, abfragen, ob sein Name erwähnt wurde, und einen schnellen Überblick über die wichtigsten Erkenntnisse erhalten.

Dan Stine freut sich darauf, die Zoom Workplace-Plattform in Zukunft noch stärker zu nutzen. Vor allem möchte er Zoom Sessions mit seinen Registrierungs- und erweiterten Berichtsfunktionen für Thought-Leadership-Veranstaltungen nutzen.

„Wir wollen Zoom Sessions nutzen, um unsere Position als Vordenker in der Branche weiter auszubauen. Es ist einfach großartig, wenn wir unsere eigenen Events auf Zoom hosten können“, so Stine.

Die Tatsache, dass Lake|Flato Zoom immer häufiger einsetzt, zeigt, wie hilfreich es ist, so viele Funktionen in einer einzigen Plattform zu haben.