Live, hybrid und digital: Wie Euroforum trotz Pandemie Events ausrichtet

1990 gegründet, widmet sich der führende Veranstaltungsanbieter Euroforum aus Düsseldorf der Planung und Umsetzung hochwertiger Konferenzen, Seminare und Jahrestagungen. Jährlich bringt der Veranstalter über 150 Events auf die Bühne und schafft dadurch Plattformen für Networking, Wissenstransfer und Meinungsaustausch. Sein Schwerpunkt liegt dabei vor allem auf Wirtschaftsthemen. Seit 2017 ist Euroforum eine Tochtergesellschaft der Handelsblatt Media Group GmbH & Co. KG. 

Die Veranstaltungsbranche sieht sich hin und wieder – auch einschlägigen – Veränderungen gegenüber. Demnach lag das Problem für Euroforum zu Anfang der Pandemie nicht in der Spontanität, mit der der Veranstalter seine Pläne neu ausrichten musste. Zu Beginn der Beschränkungen wurde eine Task Force ins Leben gerufen, die sich mit der Umwandlung von Live- zu digitalen und hybriden Events beschäftigte.

Dabei legte das Team den Fokus auf die Einhaltung des Qualitätsversprechens, das Euroforum seinen Kunden und Konferenzteilnehmer gibt und dafür brauchte es auch die richtigen Tools. „Der Mehrwert für unsere Teilnehmer liegt in den Inhalten, die wir ihnen präsentieren. Deshalb ist es für uns besonders wichtig, dass wir diese Inhalte entsprechend sicher und ansprechend aufbereiten und umsetzen“, so Barbara Ahr, Teamleiterin Operations bei Euroforum. Ihr Team ist verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung kreativer und innovativer Event-Konzepte. 

Anfang September fand der alljährliche Banken-Gipfel 2020 statt. Dieser stellte das Team von Euroforum vor besondere Herausforderungen: Inmitten der Planungsphase Anfang des Jahres, beschlossen Bund und Länder die Corona-bedingten Kontakt- und Ausgangsbeschränkungen. Eine reine Live-Konferenz schien zu diesem Zeitpunkt kaum realisierbar und niemand konnte voraussagen, ob sich diese Situation bis September ändern würde. Also entschied Euroforum, den Banken-Gipfel als ein hybrides Veranstaltungsmodell in deutscher und englischer Sprache umzusetzen.

Dafür wurde ein umfassendes Hygienekonzept entwickelt, um die Teilnehmer vor Ort zu schützen. Außerdem nahm das Team sein eigenes Studioequipment mit nach Frankfurt, um auch hier den Fremdkontakt so weit wie möglich einzuschränken und die Veranstaltung sicher auf den Plattformen streamen sowie Referenten unter anderem via Zoom zuschalten zu können. Bevor es mit der eigentlichen Veranstaltung losgehen konnte, musste das Team vorab jede einzelne Schalte mit den Referenten proben, um das Timing passgenau abstimmen zu können. 

Die Veranstaltungsexperten sind heute so gut eingespielt, dass sie mithilfe der ihnen zur Verfügung stehenden Tools ein Live-Event innerhalb von 24 Stunden in eine rein digitale Veranstaltung verwandeln können. „Die Zukunft der Veranstaltungsbranche wird live, digital und hybrid sein – je nach Format, Zielgruppe und Branche“, ist sich Barbara Ahr sicher. „Videokonferenz-Technologie hilft uns dabei, mehr Reichweite und größere Zielgruppen zu erreichen.”

In 2020 hat Euroforum 32 Live-Konferenzen, sieben hybride und 52 digitale Konferenzen sowie unzählige Online-Seminare geplant und erfolgreich umgesetzt.