Die wichtigsten Grundregeln für eine effektive Zusammenarbeit im Homeoffice

Wie lässt sich von zuhause so im Team arbeiten, dass alle davon profitieren? Mit Flexibilität, Empathie und einer klaren Priorisierung von Aufgaben. Dafür müssen Führungskräfte und Mitarbeitende an einem Strang ziehen. Moderne digitale Tools sorgen für Unterstützung.

Mit dem Fahrrad durch den morgendlichen Berufsverkehr kurven; auf die verspätete S-Bahn warten; nach Feierabend noch ewig einen freien Parkplatz suchen. Für viele von uns sind die Rituale der täglichen Pendelei ins Büro weggefallen, seitdem sich ein Großteil der Arbeit ins Homeoffice verlagert hat. Und wenn es nach der Mehrheit geht, kann das wohl auch noch eine Weile so bleiben. Zumindest legen das die Ergebnisse einer Umfrage von über 1.000 Berufstätigen in Deutschland nahe, die YouGov im Auftrag von Zoom durchgeführt hat.

76 Prozent der Befragten sind nämlich der Ansicht, zuhause genauso gut im Team arbeiten zu können wie vorher – auch dank moderner digitaler Werkzeuge, die dafür zur Verfügung stehen. Außerdem glauben 45 Prozent, dass der digitale Austausch ein Teil der Antwort auf die Klimakrise sein kann, indem zum Beispiel unnötige Dienstreisen vermieden werden.

Der berufliche Alltag verändert sich grundlegend

Doch wie lässt sich die gesparte Zeit am besten nutzen? Durch noch mehr Arbeit? Wohl kaum.

Eher schon, indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Freiheiten erhalten, sich ihre Arbeit daheim so einzuteilen, dass sie diese möglichst effektiv erledigen können. Möglicherweise sogar besser als vor der Krise. Der Wechsel ins Homeoffice sorgt schließlich nicht nur dafür, dass die Nutzung von Büros in Zukunft neu definiert wird, sondern verändert auch ganz grundsätzlich die Struktur unseres beruflichen Alltags.

Die einen sitzen jetzt vielleicht sogar früher als bisher am Rechner, andere beantworten E-Mails auch mal nach Ende der klassischen Bürozeit. Voraussetzung dafür ist, dass zum Ausgleich zwischendurch Zeit für längere Pausen bleibt – um den Einkauf zu erledigen, zum Arzt zu gehen, die Kinder von der Kita abzuholen, aber auch um mit der Familie zu Mittag zu essen oder mittags eine Runde Yoga oder Tennis einzubauen. All das also, was im eher starren Berufsalltag kaum möglich war.

Die Regeln der Präsenzkultur sind überholt

Fakt ist: Viele Regeln der alten Präsenzkultur haben im Homeoffice keine Gültigkeit mehr. Es kommt nicht in erster Linie darauf an, „da zu sein“, sondern darauf, vereinbarte Ziele zu erreichen. Arbeit ist weniger durch Hierarchien und klassische Bürozeiten getrieben, dafür umso stärker durch Eigenständigkeit und Vertrauen geprägt.

Genau das ist es, was sich viele Berufstätige wünschen: die Möglichkeit, sich selbst einteilen zu können, wie frei sie ihren beruflichen Alltag gestalten, um zu den besprochenen Ergebnissen zu kommen. Homeoffice heißt nicht, rund um die Uhr ansprechbar und einsatzbereit zu sein. Sondern strukturiert an dem zu arbeiten, was wirklich wichtig ist – im Idealfall zu selbst ausgesuchten Zeiten, die den Herausforderungen der aktuellen Zeit gerecht werden.

Mitarbeitende fordern mehr Flexibilität ein

Unternehmen werden sich daran gewöhnen müssen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter künftig verstärkt nach einer solchen Flexibilität fragen, sie zum Teil einfordern werden – nicht nur, um Familie und Beruf besser in Einklang miteinander zu bringen, sondern auch, um zum Beispiel ihren Wohnort nicht mehr zwangsläufig an die Arbeit koppeln zu müssen.

Um diesen Transfer zu meistern, kommt es ganz wesentlich darauf an, dass sich auch Führungskräfte einer neuen Verantwortung stellen. Schließlich haben sie wesentlichen Einfluss darauf, wie reibungslos die Zusammenarbeit im Alltag künftig abläuft. Doch wie funktioniert erfolgreiches virtuelles Team-Building? Wie schafft man ein gemeinsames Wir-Gefühl? Und brauchen Unternehmen künftig alle einen „Director of Remote Work“, wie ihn Facebook einstellen will, um den langfristigen Transfer eines großen Teils seiner Angestellten ins Homeoffice zu managen?

Nicht, wenn es Vorgesetzten gelingt, in ihrem Handeln zwei einfache, aber zentrale Prinzipien zu berücksichtigen: Empathie und Orientierung. 

Priorisierung hilft bei der Arbeitsstrukturierung

Empathie ist notwendig, um Kolleginnen und Kollegen das Gefühl zu vermitteln, dass auf ihre individuelle Situation Rücksicht genommen wird – eben indem ihnen mehr Flexibilität dafür zugestanden wird, Aufgaben zu erledigen. Genauso wichtig ist es, regelmäßigen Kontakt zu halten, auch mal kurz miteinander zu sprechen, ohne dass es direkt um die Arbeit geht. Das stärkt Vertrauen und schafft Sicherheit.

Gleichzeitig hilft vielen eine klar besprochene Priorisierung: Wer genau weiß, was von ihr oder ihm erwartet wird, kann sich den eigenen Arbeitsalltag im Homeoffice entsprechend einteilen.

Damit alle Team-Mitglieder ein klares Verständnis davon haben, was sie zum gemeinsamen Erfolg beizutragen haben, braucht es eine klare Kommunikation. Virtuelle Meetings sind einer der Stützpfeiler dafür. Das finden auch die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer: 52 Prozent der Befragten aus der YouGov-Studie sagen, dass Videokonferenzen mindestens genauso effektiv sind wie reguläre Treffen. Zwei Drittel (67 Prozent) meinen, virtuelle Meetings sparen zudem Zeit – zumindest, wenn sie richtig geplant sind.

Produktivere Meetings für alle

Vor- und Nachbereitung persönlicher Besprechungen dauern oft länger als das eigentliche Treffen selbst. Dagegen lässt sich der digitale Austausch mit Hilfe einer wachsenden Zahl an Werkzeugen so gestalten, dass dafür nicht unnötig viel Zeit benötigt wird – zum Beispiel mit den neuen Zoom Apps. Die sorgen dafür, dass Applikationen einer ganzen Reihe von Partnern direkt innerhalb des Zoom-Clients aufrufbar sind, um etwa Dokumente gemeinsam zu nutzen oder Status-Updates zu Projekten zu übermitteln.

Zoom Apps helfen Teams dabei, ihren Meeting-Workflow zu optimieren und die Produktivität weiter zu steigern. Davon profitieren am Ende alle. Und das Beste daran ist: Niemand muss nachher noch achtmal um den Block fahren, um endlich einen Parkplatz zu finden.