Перенос крупных очных мероприятий в виртуальный формат — непростая задача, требующая гибкости. Но Национальный нефрологический фонд (NKF) на своем примере показал, что это возможно, переформатировав ключевое мероприятие в успешную и безопасную виртуальную конференцию с использованием Zoom всего за несколько недель.
Целью ежегодной конференции некоммерческого Национального нефрологического фонда «Spring Clinical Meetings», на которой, как правило, присутствовало более 3 000 участников, всегда было обучение профессионалов в области нефрологии, с аккредитацией или без нее. Мероприятие предлагает учебные программы для нефрологов, медсестер и техников по диализу, ассистентов врачей, практикующих медсестер, фармацевтов, социальных работников, координаторов по трансплантации и диетологов, специализирующихся на заболеваниях почек.
Конференция «Spring Clinical Meetings» организовывалась таким образом, чтобы предоставить разнообразные возможности специалистам из разных сфер — например, чтобы:
- медицинские работники могли получить кредиты на непрерывное образование;
- исследователи могли представить и обсудить актуальные исследования;
- лица, внесшие значительный вклад в область изучения заболеваний почек, получили признание;
- организации, производящие медицинские устройства, фармацевтические компании и другие некоммерческие организации могли представить свои новейшие продукты и услуги.
Но когда весь мир охватила пандемия COVID-19, организатор конференции Джессика Джозеф (Jessica Joseph) поняла, что план провести очередное мероприятие в Новом Орлеане оказался под угрозой.
— Мы понимали, что должны сделать хоть что-нибудь; нельзя было просто сдаться и дать целому году планирования действительно важной конференции пропасть зря, — рассказывает Джозеф, старший вице-президент NKF по научной деятельности, чьей задачей последние 16 лет было организовывать «NKF Spring Clinical Meetings». — Клиницистам необходимо регулярно расширять свои знания, иначе они потеряют свою сертификацию. Мы содействуем их постоянной аккредитации. Но еще важнее то, что «Spring Clinical Meetings» помогают медицинским работникам реализовывать самые современные варианты лечения и ухода за пациентами на всех стадиях заболеваний почек.
С ней согласился и CEO Национального нефрологического фонда, Кевин Лонгино (Kevin Longino).
— Это важное мероприятие для всего нашего клинического сообщества, в том числе в целях благотворительности, — сказал Лонгино. — Мы обязаны продолжать проводить его.
Столкнувшись с угрозой отмены конференции 26–29 марта, Джессика Джозеф и Национальный нефрологический фонд продемонстрировали, как инновационные организации быстро адаптируются к вызовам COVID-19.
Переход на виртуальную конференцию
Всего за несколько недель до запланированного мероприятия и в условиях быстро развивающегося кризиса общественного здравоохранения Джозеф и её команда должны были принять решение о том, состоится ли оно. Пациенты на диализе подвергаются еще большему риску заражения COVID-19, а их лечащие врачи и медсестры просто не могли добраться до Нового Орлеана — одного из очагов вируса в США — без риска создания мини-эпицентров по всей стране.
9 марта Джозеф приняла решение о переходе в виртуальный формат, о чем объявила участникам конференции 10 марта. Команда NKF связалась с Zoom на следующий день, чтобы выяснить, как это можно реализовать.
— Мы уже некоторое время использовали Zoom Meetings внутри компании, поэтому обратились к команде Zoom, и они действительно помогли нам понять, что всё возможно, — говорит Джозеф.
NKF приобрел более дюжины лицензий на Zoom Webinars для мероприятия: планировалось использовать Zoom для проведения всей конференции точно так же — те же выступления, те же сессии, в том же часовом поясе — как если бы она проходила вживую.
— Мы широко использовали формат вебинаров, но если бы мы заранее узнали, что на одной из сессий хотят провести групповое обсуждение, мы могли бы легко организовать и его — как Zoom-конференцию, используя функцию «сессионный зал», — поделилась Джозеф.
Джозеф отметила, что еще одной сложной задачей было вовремя уведомить всех о новом формате проведения «Spring Clinical Meetings», однако тщательное планирование и подготовка помогли смягчить эту проблему.
— Многие люди отнеслись к этой идее (проведения конференции виртуально) скептически, особенно докладчики, которые привыкли выступать перед полным залом, — рассказывает она. — Как только мы настроили все идентификаторы вебинаров Zoom, мы составили расписание для докладчиков и разослали им приглашения в их календари с уникальными ссылками для каждого докладчика. Мы также занимались планированием и репетициями для симпозиумов, спонсируемых корпорацией, и основных сессий, проверяя, чтобы все протестировали функцию вопросов/ответов и совместного использования экрана, а также что их микрофоны работают.
Фонд также использовал функцию опросов на вебинарах Zoom как минимум на 60% сессий, чтобы оценить уровень знаний и интерес к определенным областям, и мотивировать людей к обсуждению. Такое взаимодействие — не просто хороший способ поддерживать участие и обучение людей: часто в этом действительно есть необходимость.
— Например, для непрерывного медицинского образования фармацевтов крайне важно иметь встроенные активные стратегии обучения, — пояснила Джозеф. — Опросы в этом плане — это идеальный инструмент.
Преимущества виртуальной платформы
«Spring Clinical Meetings» в итоге предоставили несколько явных преимуществ как для участников, так и для тех, кто не смог присутствовать, по словам Джозеф:
- Больший масштаб: В физическом выставочном зале на стенде выставки от фармацевтической компании может присутствовать максимум 50 человек. Однако на виртуальном стенде, так называемом Virtual Product Theater, к сеансам присоединялось от 175 до 250 человек.
- Повышенная эффективность записи: С помощью Zoom Фонд смог записывать и размещать записи сессий в Интернете гораздо быстрее и экономичнее. Ранее команды могли записывать лишь несколько сессий конференции.
- Больше возможностей для получения кредитов: Чем больше записей доступно, тем больше людей могут получить доступ к сессиям и получить свои кредиты онлайн. NKF оставила регистрацию открытой до конца апреля, чтобы предоставить большему количеству специалистов возможность заработать кредиты.
- Расширенный доступ: После принятия решения перейти на виртуальный формат NKF позволила всем желающим смотреть сессии без регистрации на конференцию. (Участникам для получения кредитов непрерывного образования все равно нужно было регистрироваться.)
— Мы получили невероятно положительные отзывы от посетителей: даже те докладчики, которые были настроены скептически, были приятно удивлены уровнем вовлеченности и тем, как гладко все прошло, — с улыбкой делится она. — Кто-то даже сказал: «Кажется, эта конференция была создана для виртуального формата» .
Когда Джозеф спросили, возникали ли в связи с виртуальным мероприятием какие-либо проблемы безопасности, она сказала, что благодаря особенностям платформы Zoom помех можно было не бояться.
— Zoom Webinars по сути своей были защищены от помех, поскольку аудио- и видеовозможности были предоставлены только нашим заранее отобранным докладчикам, — рассказывает она. — Кроме того, Zoom имеет множество настроек администратора, которые позволили нам контролировать и ограничивать функциональность чата в случае возникновения каких-либо проблем. Я была рада возможности гибко управлять контролем настроек в соответствии с потребностями моей программы.
Переориентироваться, адаптироваться, реализовать
Лонгино сообщил, что четырехдневное мероприятие показало 11%-ный рост посещаемости по сравнению с прошлым годом: 3 583 участника виртуально посетили 130 сессий и 338 выступлений докладчиков, среди которых был заместитель секретаря Министерства здравоохранения и социального обеспечения США Эрик Д. Харган (Eric D. Hargan), выступивший в этом году в качестве пленарного докладчика.
Харган смог предоставить подробные отчеты о ходе реализации недавней инициативы Advancing American Kidney Health, а также актуальные новости о реагировании на угрозу COVID-19 — что могло бы быть невозможно без оперативных действий Джозеф и команды NKF.
Лонгино подытожил, что переход в виртуальную плоскость может быть осуществлен вполне успешно, но тот факт, что им удалось реализовать свою идею в такие сжатые сроки свидетельствует о быстрой адаптации сотрудников NKF, сосредоточенности команд на цели и наличии надежных партнеров.
— В нашем клиническом и некоммерческом мире мы никогда не слышали о чем-либо подобном, особенно в таких масштабах, — сказал он. — Мы смогли переориентироваться, адаптироваться и реализовать проведение виртуальной конференции такого масштаба благодаря Zoom.
Также он добавил: — Наше мероприятие прошло без каких-либо проблем; мы получили исключительно хорошие отзывы. Весь процесс добавления новых учетных записей, поддержка со стороны Zoom — это просто невероятно. Технологии Zoom и команда Zoom помогли нам успешно перенести наши «Spring Clinical Meetings» на виртуальную платформу.
Учитывая более высокие показатели виртуальной посещаемости, Джозеф сказала, что рассматривает возможность проведения гибридного виртуального/очного мероприятия «Spring Clinical Meetings 2021» в Орландо.
— Для тех, кто не может приехать по каким-либо причинам, это отличный способ получить необходимые им кредиты непрерывного образования, — подчеркнула она. — Индустрия медицинского образования и сфера медицинских исследований в целом могли бы извлечь пользу из большей гибкости. Сейчас множество врачей, медсестер и других медицинских работников находятся на передовой борьбы с коронавирусом: некоторым из них пришлось отменить участие в этой конференции, так как их города сильно пострадали. Будущее за платформами, которые позволяют медицинскому сообществу быть виртуально доступным и вовлеченным.
Переведите ваше мероприятие в виртуальный формат с помощью Zoom
Национальный нефрологический фонд (NKF) показал отличный пример того, как можно успешно и оперативно перевести очные мероприятия в виртуальные с помощью Zoom. Вы можете прочитать пост Джессики Джозеф на LinkedIn, где она делится своим личным опытом и рассказывает о том, что потребовалось для перевода «Spring Clinical Meetings» в виртуальный формат. Вы также можете ознакомиться с нашей статьей службы поддержки «Zoom Meetings в сравнении с Zoom Webinars», которая поможет определить лучшее решение для вашей виртуальной конференции.
А пошаговое руководство по успешному проведению онлайн-конференций и советы по организации виртуальных конференций вы найдете в нашем «Исчерпывающем руководстве по планированию и организации виртуальных мероприятий», составленном экспертами Zoom в области технологий и проведения мероприятий.
