Convera удваивает вовлеченность и продуктивность сотрудников благодаря платформе Zoom на базе ИИ

Convera помогает любым организациям — от малого бизнеса и образовательных учреждений до крупных предприятий — осуществлять денежные переводы по всему миру. В Convera работают более 2000 сотрудников, обслуживающих более 30 000 клиентов по всему миру, поэтому им нужна надежная, безопасная и простая система общения. И когда в 2022 году Крис Блэкстоун (Chris Blackstone), директор по вопросам цифрового рабочего места, и его команда столкнулись с уникальной задачей создать проект «с нуля», они остановили свой выбор на Zoom из-за его простоты.

«Технологии, используемые на рабочем месте, могут создавать непроходимый лабиринт из решений, через который сотрудникам приходится пробираться, — говорит Крис. — Нам было важно создать единое приложение, единую платформу, объединяющую телефонию, проведение конференций и инструменты для коллективной работы в цифровом пространстве».

Возможность начать с чистого листа выпадает крайне редко, но именно такой шанс выпал Крису и его команде. «Нам посчастливилось внедрить Zoom с самого начала, что позволило избежать ограничений, накладываемых наличием устаревших решений», — говорит он.

Наш выбор во многом опирался на Zoom Phone. «Мы выбрали Zoom Phone как основу для интеграции Zoom в Convera, и с этого момента нам удалось значительно расширить использование всех новых функций Zoom, — сказал Крис. — Это было правильное решение с самого начала».

Менее чем за два года в Convera расширилось использование платформы Zoom: к Zoom Phone и Meetings были добавлены такие решения, как Team Chat, Webinars, Events и Contact Center. Переход на лицензирование Zoom Workplace помог компании получить доступ к большему числу ключевых функций Zoom, включая помощник AI Companion, который, по словам Криса, был встречен с энтузиазмом.

Он отмечает, что благодаря тесному сотрудничеству с командой безопасности Convera удалось быстро внедрять такие решения, как AI Companion.

«Нам важно убедиться, что используемые нами решения для коллективной работы полностью соответствуют всем требованиям и ожиданиям нашей группы безопасности, — отметил Крис. — Мы обсудили все детали и сделали все, чтобы они имели доступ к ресурсам Zoom и могли обращаться к сотрудникам Zoom по всем вопросам. Однозначная позиция Zoom в том, что их ИИ-модели не обучаются на данных клиентов, действительно сыграла важную роль в этом процессе». 

Компания Convera специализируется на финансово-технических операциях, поэтому безопасность и соответствие стандартам имеют решающее значение для ее деятельности. Команда внедрила управляемый клиентом ключ Zoom для управления ключами шифрования для всего контента Convera на платформе Zoom. «Для нас это был огромный и важнейший этап, чтобы продемонстрировать, насколько серьезно мы относимся к безопасности», — отметил Крис.

Крис лично убедился, как Zoom ежедневно помогает сотрудникам Convera оставаться на связи. «Мы ощутили огромное преимущество использования Zoom, расширив свое представление о коллективной работе», — говорит он. 

Частью этого процесса стало улучшение всех аспектов проведения конференций — от их подготовки и проведения до последующих действий. «Для многих из нас конференции занимают большую часть дня, — говорит Крис. — Использование непрерывного чата конференции, в котором можно заранее обсудить вопросы, общаться во время конференции, а затем продолжить обсуждение после ее завершения, избавляет нас необходимости переключаться между электронной почтой с приглашением на конференцию, чатом с обсуждением, документом Word с повесткой дня и ведением заметок в другой программе».

AI Companion дополнительно помогает сотрудникам во время конференций, предоставляя функции автоматического ведения заметок, определения ключевых моментов и выделения важных тем в беседе в записях конференций. «Сводки конференций, составленные с помощью AI Companion, стали для нас невероятно полезным инструментом, — отметил Крис. — Он помогает проводить конференции более эффективно. Участникам больше не нужно отвлекаться на ведение заметок, и они могут лучше сосредоточиться на важных вопросах. Это помогает им оставаться вовлеченными и уделять больше внимания каждому участнику конференции».

Вместе с командой Крис также изучил способы улучшения физических аспектов проведения конференций за счет объединения аппаратных и программных средств. Для этого они использовали технологию Zoom Rooms, чтобы обеспечить видеосвязь в конференц-залах, и оборудовали их устройствами Neat. Благодаря таким функциям, как интеллектуальный режиссер, камеры могут выделять участников в зале, повышая вовлеченность и привлекая внимание к каждому.

«Технологии Neat Board и Neat Bar не только впечатляют людей, но и существенно повышают эффективность проведение конференций, уравнивая возможности всех участников: как тех, кто присутствует в конференц-зале, так и тех, кто подключается к ним удаленно, — говорит Крис. — В ближайшем будущем мы ожидаем увидеть значительные преимущества, в частности после того, как проанализируем детали коллективной работы в офисах и поймем, как максимально эффективно использовать его для тех видов взаимодействия, которые происходят в этих пространствах».

Как руководитель команды по вопросам цифрового рабочего места в Convera, Крис уделяет особое внимание впечатлениям сотрудников и их взаимодействию, особенно в гибридных условиях работы. Для Convera все начинается с Workvivo.

Workvivo — это платформа, на которой сотрудники Convera взаимодействуют друг с другом по самым разным вопросам. По словам Криса, здесь публикуются организационные объявления, отмечаются успехи сотрудников, а также осветляются рабочие юбилеи и дни рождения.

Компания Convera внедрила Workvivo как платформу для повышения вовлеченности сотрудников в 2022 году, поэтому присоединение Workvivo к Zoom в 2023 году стало более чем удачным совпадением, предоставив все инструменты в одной системе.

«Я был в восторге от преимуществ, которые мы получили», — сказал Крис.

Компания Convera стала одной из первых использовать Workvivo в клиенте Zoom для ПК, и, как отметил Крис, это заметно повысило вовлеченность сотрудников на платформе.

Кроме того, это помогает наладить общение между командами и целыми отделами. «Мы можем общаться с каждым сотрудником определенной организации, соблюдая требования ее руководителя. C другими решениями сделать это на самом деле сложно, но в Workvivo это проще простого», — говорит Крис.

Он с энтузиазмом смотрит на перспективы создания новых возможностей для взаимодействия сотрудников и развития их карьеры в Workvivo. «Мы собираемся создать партнерство с Zoom и Workvivo для разработки решения, которое повысит вовлеченность наших сотрудников и не только вызовет благодарность и похвалу, но и вдохновит людей быть активнее, вовлекать коллег и использовать это как инструмент для продвижения в организации», — сказал Крис.

Крис и его команда не только работали над использованием Workvivo, но и тестировали Zoom Scheduler на небольшой группе сотрудников для упрощения процесса планирования при использовании решений Zoom. Он убежден, что использование инструментов Zoom друг с другом гораздо эффективнее, чем попытки объединить решения от разных компаний.

«Я часто представляю группы, занимающиеся созданием цифрового рабочего места и коллективной работой в цифровом пространстве, как мини-консалтинговые агентства внутри организации, — говорит Крис. — Люди приходят к нам со своими необычными и своеобразными проблемами, а мы помогаем им найти решение. И Zoom стал незаменимым инструментом в решении этих задач и удовлетворении потребностей».

Какой совет он дал бы другим лидерам, создающим цифровые рабочие места? «Не воспринимайте Zoom только как платформу для проведения конференций. Он предоставляет множество других функций, более удобных и понятных для людей по сравнению с другими решениями».

«Подумайте, каким вы видите свое будущее. Как вы на самом деле хотите взаимодействовать со своими коллегами в рамках организации? И мы проанализируем, сможет ли интеграция выбранного вами решения, такого как Zoom, приблизить вас к идеальному будущему».