Panduan untuk membangun dan memperluas bisnis Anda dengan Zoom

Sebagai pemimpin bisnis, Anda tahu betul pentingnya komunikasi. Tetap terhubung dengan pelanggan, karyawan, mitra, investor, pemasok, dan vendor dapat membantu Anda membangun kepercayaan, mengembangkan merek, dan menjalin hubungan yang bermakna dengan orang yang paling penting bagi bisnis Anda.

Panduan ini menawarkan beberapa cara untuk membantu Anda meningkatkan layanan pelanggan, meningkatkan kolaborasi, dan mendukung tim jarak jauh atau hibrida Anda yang terus berkembang, semuanya dengan platform kerja all-in-one berbasis AI. Ketika komunikasi Anda terhubung dan kolaborasi sudah terjalin, Anda dapat menggunakan lebih sedikit waktu untuk mengkhawatirkan tentang teknologi dan lebih banyak waktu untuk melakukan hal yang Anda sukai.

Jika Anda memiliki tim TI yang ramping, atau Anda mengenakan topi "direktur TI" (mungkin bersama dengan beberapa topi lainnya), solusi terpadu dapat membantu merampingkan manajemen TI dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada hal yang lebih Anda sukai - seperti mengembangkan bisnis Anda.

Baca terus untuk mengetahui bagaimana Zoom Workplace dengan AI Companion dapat membantu Anda membangun hubungan dengan pelanggan, memungkinkan kolaborasi karyawan, dan mengembangkan budaya perusahaan yang kuat untuk mendukung tim Anda yang terus berkembang.

Apa pun lini bisnis Anda, Anda ingin memenuhi kebutuhan pelanggan di setiap titik dalam perjalanan mereka. Saat ini, konsumen ingin merek tersedia untuk komunikasi langsung di berbagai saluran — tidak hanya telepon dan email, tetapi juga pesan teks, media sosial, obrolan langsung, dan bahkan video.

Berikut beberapa kiat untuk terhubung dengan pelanggan di Zoom Workplace:

Berkomunikasi di mana saja, di perangkat apa saja

Bahkan ketika Anda terus-menerus bepergian, Anda ingin berada di sana saat pelanggan memerlukan Anda. Zoom bekerja pada rangkaian solusi perangkat keras bersertifikasi yang tersedia secara global untuk kantor, rumah, ruang kerja, dan perangkat seluler, serta memungkinkan Anda bergerak dengan lancar dari satu tempat ke tempat lain. Ketika Anda mengunduh aplikasi Zoom Workplace, Anda dapat menerima panggilan Zoom Phone, mengirimkan SMS, pesan obrolan, atau bergabung ke rapat Zoom dari laptop, tablet, atau ponsel cerdas Anda. Anda tidak perlu terikat dengan meja kerja Anda atau berisiko kehilangan peluang saat meninggalkannya. 

Zoom Phone memungkinkan Anda memilih nomor mana yang akan digunakan untuk menelepon atau mengirim SMS ke pelanggan, baik nomor saluran bisnis utama maupun nomor bisnis langsung Anda sendiri. Dengan cara ini, Anda tidak perlu menggunakan nomor pribadi untuk menghubungi pelanggan atau menyimpan informasi kontak mereka di perangkat pribadi Anda.

Tanggapi lebih cepat dengan antrian panggilan

Meskipun Anda mungkin pernah menjadi satu-satunya orang yang menjawab panggilan untuk bisnis Anda, tim Anda yang berkembang dapat membantu memastikan pelanggan Anda tidak menunggu terlalu lama. Mengatur antrean panggilan memungkinkan panggilan masuk diarahkan ke grup pengguna tertentu, seperti seluruh tim penjualan Anda, sehingga mengurangi waktu tunggu pelanggan.

Anda bahkan dapat meminta seluruh tim untuk membantu merespons pesan teks. Ketika Anda mengatur antrean panggilan SMS, pesan teks pelanggan akan dikirim ke sekelompok karyawan untuk direspons oleh perwakilan pertama yang tersedia, sehingga mengurangi waktu tunggu pelanggan.

Butuh platform pengalaman pelanggan yang lebih bisa diandalkan? Check out Zoom Contact Center.

Libatkan pelanggan Anda dengan video

Ambil manfaat dari video untuk menjangkau pelanggan baru dan menawarkan layanan virtual. Fitur seperti berbagi layar dan anotasi membantu membangun dialog dengan pelanggan Anda selama konsultasi atau memungkinkan Anda untuk memberikan demo produk yang menarik. Anda juga dapat membuat titik kontak virtual seperti kunjungan kantor mingguan, atau membangun aliran pendapatan baru dari kelas dan acara virtual. Zoom AI Companion dapat memberi Anda ringkasan rapat dari panggilan pelanggan sehingga Anda dapat melihat kembali catatan dan mengidentifikasi item tindakan dan langkah selanjutnya. 

Di dunia yang terhubung secara digital, Anda dapat membangun basis pelanggan global dan tim internasional yang lebih cepat dari sebelumnya. Lihat bagaimana Zoom memungkinkan Anda untuk memperluas ke pasar baru dan tetap terhubung dengan pelanggan dan karyawan.

Layanan telepon global

Tim Anda mungkin menjual atau menyediakan layanan pelanggan di beberapa tempat baru. Zoom Phone telah memperluas jangkauan global ke lebih dari 47 negara dan wilayah dan menyediakan opsi BYOC fleksibel yang memperluas jangkauan geografis Anda lebih jauh. 

Pemecahan masalah dan dukungan virtual

Anda tidak perlu membatasi operasi bisnis Anda berdasarkan siapa yang tersedia di lokasi tertentu — dengan Zoom, anggota tim Anda dapat menjalankan bisnis di seluruh dunia. Perwakilan layanan pelanggan di Eropa dapat melakukan panggilan video untuk memberikan dukungan kepada pelanggan di Asia. Teknisi peralatan yang berbasis di Amerika Selatan dapat membantu memecahkan masalah di pabrik manufaktur di AS, semuanya menggunakan Zoom Workplace.

AI Companion mendukung lebih dari 30 bahasa untuk fitur seperti ringkasan rapat, yang sangat penting bagi tim internasional. Anda dapat menerjemahkan pesan Team Chat secara real-time dari satu bahasa yang didukung ke bahasa lainnya, atau mengajukan pertanyaan kepada AI Companion dalam rapat dan mendapatkan respons dalam bahasa yang didukung, meskipun sebagian besar orang dalam rapat berbicara dalam bahasa yang berbeda. 

Host acara internasional

Saat Anda merencanakan peluncuran produk atau konferensi pelanggan berikutnya, Anda dapat membuka acara Anda ke audiens global dengan solusi Zoom Events kami. Dengan dukungan interpretasi bahasa langsung untuk Zoom Meetings dan Zoom Webinars, Anda dapat menunjuk penerjemah untuk berbagai bahasa. Dengan fitur terjemahan langsung kami, peserta juga dapat mengaktifkan takarir yang diterjemahkan secara real-time dalam puluhan bahasa yang didukung.

Jika karyawan Anda tersebar di beberapa kantor atau bekerja dari jarak jauh, platform komunikasi menjadi semakin penting untuk memungkinkan kolaborasi yang efektif dari jarak jauh.

LIhat dengan cepat siapa yang bersedia

Dengan Zoom Team Chat, Anda dapat melakukan percakapan singkat dan real-time dengan karyawan tanpa menjadwalkan rapat penuh. Anggap saja sama dengan mampir ke meja rekan kerja untuk mengajukan pertanyaan. Anda dapat melihat apakah karyawan tersedia, sedang rapat, tidak berada di meja kerja, atau sedang berlibur, sehingga memberikan gambaran yang lebih baik mengenai kapan Anda bisa mendapatkan respons.

Buat saluran obrolan untuk berbagai proyek

Dengan Zoom Team Chat, Anda dapat dengan mudah berkomunikasi dengan orang secara pribadi atau dalam grup. Anda dapat membuat saluran yang berbeda untuk kelompok orang yang berbeda — satu untuk tim penjualan, satu lagi untuk pemasaran, dan satu lagi untuk kepemimpinan. Anda juga dapat mengumpulkan orang dari tim yang berbeda ke dalam saluran untuk peluncuran produk atau proyek tertentu untuk berdiskusi, berbagi gambar atau file, serta memberikan umpan balik. 

Anda juga dapat membuat ruang bersama di Team Chat untuk semua saluran obrolan penting tim Anda. Saat menerima karyawan baru, yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan mereka ke ruang bersama, dan mereka akan mendapatkan akses ke semua obrolan publik (untuk anggota) yang mereka perlukan untuk tetap terhubung.

Berpindah dari satu metode komunikasi ke metode komunikasi lainnya

Saat Anda berkolaborasi dengan kolega melalui obrolan, Anda mungkin menyadari bahwa panggilan telepon atau konferensi video akan lebih mudah untuk menyampaikan pesan. Dengan Zoom Workplace, Anda dapat dengan mudah berpindah dari obrolan ke panggilan telepon atau rapat video dengan sekali klik tombol. Anda juga dapat mengundang kolaborator lain ke dalam panggilan telepon atau rapat Zoom sesuai kebutuhan.

Mendukung aksesibilitas untuk karyawan

Beri solusi yang dibutuhkan karyawan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara efektif. Aktifkan takarir yang dibuat secara otomatis (juga dikenal sebagai transkripsi langsung) untuk semua pengguna di akun Anda dan pastikan karyawan Anda mengetahui tentang fitur dukungan aksesibilitas tambahan yang dapat mereka sesuaikan dalam pengaturan Zoom mereka. Jika Anda memiliki karyawan yang berbicara dalam berbagai bahasa, AI Companion dapat membantu menjembatani kendala bahasa dengan terjemahan real-time di Team Chat dan Zoom Meetings. 

Banyak bisnis mengalami pertumbuhan yang menyakitkan saat mereka berkembang, menyambut karyawan baru, dan membangun proses yang dapat diskalakan untuk melayani pelanggan mereka. Berikut cara Anda dapat memanfaatkan teknologi komunikasi modern untuk membantu mendukung dan melengkapi tim hibrida Anda dengan hal yang mereka perlukan untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Terintegrasi dengan teknologi yang ada

Jika anggota tim Anda kehilangan produktivitas saat beralih di antara berbagai aplikasi bisnis atau menyalin informasi dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya, integrasi dapat membantu menyederhanakan alur kerja tersebut. Dengan Zoom, Anda dapat berintegrasi dengan ratusan aplikasi seperti Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams, dan Google Workspace, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk beralih di antara berbagai alat.

Otomatiskan alur kerja untuk menghemat waktu

Tugas rutin di hari kerja Anda hanya memerlukan beberapa menit di sana-sini, tetapi hal tersebut dapat dengan cepat bertambah menjadi waktu yang cukup lama. Mengotomatiskan tugas-tugas tersebut akan menciptakan alur kerja yang lebih sederhana sekaligus menghapus item dari daftar tugas Anda. Otomatisasi Alur Kerja Zoom memudahkan pembuatan alur kerja yang kuat yang menyederhanakan pekerjaan Anda di seluruh Zoom Workplace dan aplikasi pihak ketiga. Anda juga dapat menggunakan AI Companion dalam alur kerja otomatis Anda, yang menarik informasi dan konteks dari platform untuk memberikan wawasan - membebaskan Anda untuk fokus pada pekerjaan yang penting.

Gunakan Otomasi Alur Kerja untuk:

• Tetap up to date dengan pesan obrolan dengan pengarahan Team Chat harian. Anda dapat membuat alur kerja agar AI Companion secara otomatis meringkas obrolan terbaru dan menambahkan ringkasan tersebut ke saluran obrolan atau dokumen khusus.
• Teruslah bekerja dengan dokumen rapat khusus. Buat alur kerja untuk secara otomatis menarik ringkasan yang dibuat oleh AI Companion dari rapat Anda bersama dengan item tindakan utama ke dalam dokumen di Zoom Docs, Microsoft Word, atau Google Docs.
• Kirimkan check-in mingguan otomatis ke tim Anda.
• Sambut anggota tim baru di saluran obrolan.
• Dengan cepat menyetujui permintaan cuti dan perjalanan bisnis.
• Buat alur kerja Anda sendiri yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik tim Anda.

Kunjungi halaman dukungan kami untuk memulai Otomasi Alur Kerja.

Membuat ruang kerja campuran yang intuitif

Mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai ketika berbicara tentang AI — banyak organisasi yang kesulitan untuk memasukkannya ke dalam hari kerja karyawan dengan cara yang memberikan manfaat nyata. Menurut survei AI tahun 2023 yang dilakukan oleh Morning Consult atas nama Zoom, 69% pemimpin mengatakan bahwa penghalang adopsi AI adalah tim mereka tidak tahu cara menggunakannya. 

Bagian ini menguraikan cara-cara praktis yang dapat dilakukan oleh Zoom AI Companion, asisten AI bawaan Anda, untuk membantu karyawan memprioritaskan pekerjaan mereka, menyelesaikan tugas, dan berkomunikasi dengan lebih efektif. Karena tersedia tanpa biaya tambahan untuk akun Zoom Workplace berbayar,* Zoom Workplace merupakan pilihan tepat bagi usaha kecil dan menengah yang mungkin tidak memiliki anggaran untuk menyertakan alat bantu AI yang mahal.

Prioritaskan hal yang paling penting

Jika karyawan Anda menjalankan berbagai peran dan memiliki prioritas yang bersaing, mungkin sulit untuk menentukan dari mana harus memulai. AI Companion, yang dapat diakses melalui panel samping yang praktis, dapat membantu karyawan memprioritaskan hari kerja mereka. Mereka dapat meminta AI Companion untuk menentukan prioritas pekerjaan, menjaga percakapan tetap fokus dan bermakna, serta memulai draf konten sehingga mereka dapat fokus pada hal yang penting. AI Companion untuk Zoom Phone dapat membantu mereka memprioritaskan pesan suara mana yang harus didengarkan terlebih dahulu dan mengekstrak tugas dari pesan tersebut, sehingga mereka dapat dengan cepat menangani pertanyaan baru atau pesan dukungan. 

Dapatkan bantuan selama rapat

Rapat menyita banyak waktu dalam hari kerja kita — penelitian dari Zoom dan Morning Consult menunjukkan bahwa 60% pemimpin mengadakan tiga rapat atau lebih dalam sehari. Selama rapat, Anda dapat bertanya kepada AI Companion tentang apa yang didiskusikan, poin penting yang dibuat oleh setiap orang, dan hasil diskusi. Anda juga dapat mengajukan pertanyaan tambahan di luar apa yang telah dibahas dalam rapat yang dapat dijawab oleh AI Companion melalui pencarian web. 

Ambil tindakan dari percakapan

Dengan AI Companion, Anda tidak perlu khawatir tentang informasi penting yang terlewatkan. Anda bisa mendapatkan ringkasan Zoom Meetings dan panggilan Zoom Phone yang merangkum poin penting dan menyarankan langkah selanjutnya. Ringkasan tersebut dapat dibagikan secara langsung kepada peserta di Team Chat atau melalui email, sehingga semua orang dapat terus mengikuti perkembangan dan mengambil tindakan berdasarkan apa yang telah didiskusikan. 

Anda juga dapat menarik ringkasan rapat atau transkrip AI Companion dari rapat sebelumnya langsung ke Zoom Docs menggunakan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk rapat empat mata, sesi tukar pikiran, pembaruan proyek, dan lainnya. 

Anda dapat menyesuaikan Zoom untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda, apa pun itu — sekarang dan di masa mendatang:

• Jika bisnis Anda menangani panggilan telepon dalam jumlah besar, tambahkan Paket Lanjutan Zoom Phone untuk memudahkan mengalihkan panggilan, mengelola antrean panggilan, dan melihat analitik panggilan secara real-time. 
• Jika Anda perlu data dan menyimpan panggilan video Zoom untuk tujuan pelatihan atau kepatuhan, tambahkan lebih banyak penyimpanan cloud.
• Ingin menyelenggarakan rapat video Zoom hingga 1.000 peserta secara interaktif? Tambahkan large meeting besar kapan pun Anda membutuhkannya, dan kembali ke paket reguler Anda di bulan berikutnya.
• Jika Anda memiliki anggota tim di seluruh dunia, Anda bisa mendapatkan layanan telepon lokal di lebih dari 45 negara berbeda melalui Paket Global Wilayah Tertentu. 
• Perlu menyematkan video ke dalam layanan atau solusi Anda? Dengan Platform Pengembang Zoom, Anda dapat membangun integrasi khusus. 
• Jika investasi perangkat keras tidak sesuai anggaran Anda, Perangkat Keras Sebagai Layanan dari Zoom membuat Anda mendapatkan solusi yang Anda perlukan dengan biaya bulanan yang terjangkau. Anda dapat dengan mudah menambah dan meningkatkan seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Dengan paket dan add-on yang fleksibel, Anda selalu dapat menemukan solusi yang sesuai dengan situasi Anda — bahkan jika kebutuhan Anda terus berkembang.