Die Sage Hospitality Group erfindet mit Zoom Workplace und Zoom Spaces hybrides Arbeiten neu

Der Weg zu einer besseren Kundenerfahrung beginnt mit einer positiven Mitarbeitererfahrung. Die Mission der Sage Hospitality Group ist: „Erfahrung für Erfahrung das Leben bereichern.“ Das Team ist sich bewusst, dass dieses Versprechen auch für die eigenen Mitarbeiter gilt.

Sage ist davon überzeugt, dass man viel erreichen kann, wenn man sich auf einzelne Momente konzentriert. Das Unternehmen verfügt über eine außergewöhnliche Reichweite und betreibt landesweit mehr als 65 Hotels und 30 Restaurants. Hinter den Kulissen setzt Sage auf eine hybride Arbeitskultur, in der Teammitglieder vor Ort und remote problemlos zusammenarbeiten, in Verbindung bleiben und sich integriert fühlen können.

Zoom hat dabei eine zentrale Rolle gespielt. Eric Skogen, Senior Director of IT Operations bei Sage, erläutert, wie alles begann: „Vor Zoom hatten wir kein zentrales Tool für Meetings und Zusammenarbeit. Auch ein nahtloses Konferenzraumerlebnis fehlte. Zoom erwies sich als die beste Lösung. Die Plattform ist äußerst benutzerfreundlich und ermöglicht es unserem Team, von überall aus zu arbeiten.“

Als Sage aufgrund seines rasanten Wachstums neue Büroräume benötigte, entschied sich das Unternehmen erneut für Zoom. Dieses Mal bestand das Ziel darin, hybrides Arbeiten neu zu konzipieren und einen dynamischen, technologisch fortschrittlichen Bereich zu schaffen, der Sage als herausragenden Arbeitgeber repräsentiert.

Die Büros von Zoom als Inspirationsquelle

Eric und sein Team erläuterten Zoom ihre Ziele und besuchten die Büros von Zoom in Denver, um sich anzuschauen, wie die neuesten Innovationen den neuen Arbeitsplatz von Sage verändern könnten.

„Wir haben gesehen, wie sehr sich die Technologie seit der ersten Einführung bei uns verbessert hat“, so Eric. „Uns wurde klar, dass wir für unseren brandneuen Bereich verschiedene Konfigurationen wählen und die Möglichkeiten des hybriden Arbeitens erweitern können.“

Sage wollte einen Ort gestalten, an dem die Mitarbeiter unkompliziert zusammenarbeiten können, ohne dass Technologie die Umgebung dominiert. Sie suchten nach Tools, die die Produktivität steigern und gleichzeitig das Design des Büros ergänzen.

Es war ein umfangreiches Projekt und man entschied sich, den gesamten Funktionsumfang von Zoom Workplace und Zoom Spaces zu nutzen, um einen dynamischen, flexiblen Bereich zu schaffen, der mehr als nur ein Arbeitsplatz ist – ein Ort, an dem die Mitarbeiter gerne Zeit verbringen.

Komfortable Räume mit integrierter Technologie

Sage hat sich für die Konzeption und Gestaltung seines neuen Raums mit dem lokalen Anbieter Cloud Connextions zusammengetan, dessen Fachwissen sich als unschätzbar wertvoll erwiesen hat. Die Liebe zum Detail, die umfassende Erfahrung mit Zoom und das umfangreiche Angebot an Installations- und Supportleistungen machten Cloud Connextions zur perfekten Wahl für die Leitung des Projekts. Das Ergebnis ist eine nahtlose, moderne Umgebung, die den Anforderungen von Sage entspricht und das Engagement des Unternehmens für Qualität und Innovation widerspiegelt.

Sage entschied sich für Zoom Spaces, eine vollständige Suite mit flexiblen Arbeitslösungen, um die Zusammenarbeit hybrider Teams zu vereinfachen. Die Plattform integriert nahtlos fortschrittliche Technologie in Konferenzräume und Gemeinschaftsbereiche, was die Zusammenarbeit und Inklusion fördert. Ein Highlight des neuen Bereichs ist ein „Wohnzimmer“, in dem sich die Mitarbeiter entspannen und spontane Meetings abhalten können. „Mit einem Kamin, Tischen, Stühlen und Sofas vermittelt es das Gefühl, zu Hause zu sein“, sagt Eric.

Daneben befindet sich der Sitzungsraum, der maximale Flexibilität bietet. Durch eine bewegliche Glaswand lassen sich die beiden Räume auf Knopfdruck zu einem einzigen Raum verbinden – ideal für die regelmäßigen Unternehmensversammlungen. „Wir kombinieren beide Räume zu einer Multi-Screen-Konfiguration mit Lautsprechern, Mikrofonen und Kameras, die in die Decke integriert sind. So haben auch Remote-Mitarbeiter das Gefühl, persönlich anwesend zu sein, und können sich voll einbringen“, erklärt Eric.

Die Zoom Rooms-Technologie unterstützt diese Bereiche und andere Konferenzräume, während die Konferenztools, Whiteboards und digitale Beschilderung zu einem integrierten Erlebnis beitragen, das sowohl die persönliche als auch die Remote-Zusammenarbeit fördert.

Mit Whiteboards können Teams von überall aus miteinander in Verbindung treten, um Projekte und Arbeitsabläufe visuell zu planen und komplexe Konzepte zu veranschaulichen. 

„Es ist von großem Vorteil, dass man ein Zoom-Whiteboard speichern, für andere Meeting-Teilnehmer freigeben und anschließend wieder öffnen und anpassen kann. So bleiben alle auf dem gleichen Stand und die Arbeit läuft reibungslos“, sagt Eric.

Die digitale Beschilderung bietet einen zusätzlichen Mehrwert, indem sie Ankündigungen des Unternehmens, Meilensteine und Events anzeigt. „Wir verfügen über 98-Zoll-Monitore, auf denen die hervorragende Arbeit unserer Immobilien-Teams präsentiert wird“, so Eric. „Unsere Mitarbeiter sind begeistert davon.“

Sage hat außerdem DTEN-All-in-One-Videokonferenzsysteme implementiert, um seine Zoom Spaces weiter zu optimieren und die Audio- und Videoqualität zu verbessern. Diese Innovationen haben das Meeting-Erlebnis verbessert, sodass Remote-Mitarbeiter sich genauso eingebunden fühlen wie ihre Kollegen im Büro. 

„In einer kürzlich durchgeführten Umfrage lobten unsere Mitarbeiter unsere Zoom Spaces für die gut funktionierende Technologie, die einfache Bedienung und das im Vergleich zu unserer alten Konfiguration deutlich verbesserte Meeting-Erlebnis“, so Eric. „Unsere Zoom Rooms sind jetzt immer voll.“

Bessere Zusammenarbeit mit Zoom Workplace

Mit der Einführung von Zoom Workplace hat Sage seine Kommunikations- und Kollaborationstools vereinheitlicht. Dies hat zu einer sofortigen Optimierung der täglichen Aufgaben geführt und die Zusammenarbeit der Teams vereinfacht.

Eine wichtige Verbesserung war die Implementierung von Zoom Phone, einem cloudbasierten System, das im Büro oder unterwegs auf jedem kompatiblen Gerät funktioniert. Sage hat schalldichte Telefonkabinen eingerichtet, die das Team in den Zoom-Büros gesehen hatte. Diese Telefonkabinen bieten den Mitarbeitern einen privaten, flexiblen Ort für die Zusammenarbeit, abseits der traditionellen Konferenzräume.

Eine weitere Verbesserung brachte der Zoom Team Chat, den die Mitarbeiter von Sage schnell angenommen haben. Der KI-gestützte Hub für kollaboratives Arbeiten minimiert E-Mail-Chaos und beschleunigt die Kommunikation. „Wir haben zuvor ein anderes Produkt verwendet, aber festgestellt, dass Zoom Team Chat eine ähnliche Erfahrung zu wesentlich geringeren Kosten pro Benutzer bietet“, erläutert Eric. „Man kann mit jedem im Unternehmen ganz einfach in Kontakt treten und erledigt jetzt viel mehr über den Team Chat, anstatt E-Mails hin und her zu schicken. Das ist für uns ein großer Gewinn.“

Zoom Team Chat ist besonders effektiv bei großen, komplexen Projekten, wie Eric ausführt. „Wir arbeiten an einem umfangreichen, landesweiten Projekt, und im Vergleich zu E-Mails oder sogar Meetings ist es mit Team Chat wesentlich einfacher, alle auf den gleichen Stand zu bringen und sich auf die Erledigung der anstehenden Aufgaben zu konzentrieren.“

Das Bündeln der Tools auf der Zoom Workplace-Plattform hat allen das Leben einfacher gemacht. Zoom ist aus dem Tagesgeschäft von Sage nicht mehr wegzudenken. „Die Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr damit, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu wechseln, um ihre Arbeit zu erledigen“, sagt Eric. „Auch aus Support-Sicht ist es viel einfacher, Probleme zu lösen, wenn sich alles an einem Ort befindet.“

Mit Zoom AI Companion bleiben alle auf dem Laufenden

Seit der ersten Implementierung durch Sage hat Zoom weitere KI-Funktionen hinzugefügt, damit Teams gut organisiert und fokussiert bleiben können. Eric nutzt jetzt die Meeting-Zusammenfassung von Zoom AI Companion. Damit erübrigen sich detaillierte manuelle Notizen, denn wichtige Diskussionspunkte, Entscheidungen und Aktionspunkte werden automatisch erfasst. Der KI-Assistent erstellt übersichtliche, umsetzbare Zusammenfassungen, die allen Beteiligten eine einheitliche Informationsgrundlage bieten und so die Verantwortlichkeit stärken.

„Ich nutze es für jedes Meeting. Ich finde diese Zusammenfassungen sehr präzise und sie helfen uns dabei, alle dasselbe Ziel zu verfolgen“, so Eric. „Der größte Vorteil der Meeting- Zusammenfassung von AI Companion für mich und mein Team besteht darin, dass wir eine umsetzbare Rückschau auf das Meeting erhalten, mit einer detaillierten Zusammenfassung und einer Liste der nächsten Schritte, die mir und meinem Team dabei helfen, unsere Aufgaben zu erfüllen.“

Er fährt fort: „Wenn es eine Herausforderung gibt oder bei der Entscheidungsfindung ein Problem auftritt, können wir jederzeit darauf zurückgreifen und zeigen, dass wir zu einem bestimmten Zeitpunkt alle auf dem gleichen Stand waren. Es ist wesentlich einfacher, Projekte voranzubringen, wenn alle auf die Zusammenfassung zurückgreifen können und alle das Besprochene gleich in Erinnerung haben.“

Interaktion fördern und Zeit sparen

Das dynamische neue Büro von Sage ist mit einer kompletten Suite von Zoom-Lösungen ausgestattet und hat die Zusammenarbeit der Teams grundlegend verändert. Mitarbeiter aller Abteilungen fühlen sich gleichermaßen verbunden, produktiv und integriert, unabhängig davon, ob sie im Büro, bei einem Event vor Ort oder von einem Café aus arbeiten. 

Die Produktivität ist in allen Bereichen erheblich gestiegen. Die persönliche Interaktion mit Geschäftspartnern bleibt zwar weiterhin wichtig, jedoch reduziert Zoom den Bedarf an kostspieligen und zeitaufwendigen Reisen. Zoom-Meetings ersetzen häufig Flüge zu einzelnen Meetings mit Geschäftsführern, wodurch Aufwand und Kosten reduziert werden.

Integrierte Kommunikationstools reduzieren zudem den Verwaltungsaufwand, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Insbesondere Zoom Team Chat reduziert die E-Mail-Flut und beschleunigt die Entscheidungsfindung bei funktionsübergreifenden Projekten, sodass Aufgaben schneller erledigt werden können.

Eric nutzt Zoom im neuen Büro von Sage und ist von der Plattform überzeugter denn je. „In unserem Büro arbeiten wir ausschließlich mit Zoom. Jedes Unternehmen, das sein Ökosystem vereinfachen möchte, würde von der Implementierung von Zoom profitieren.“