McDermott Will & Emery hat sich seit den bescheidenen Anfängen im Jahr 1934 in Chicago zu einer der umsatzstärksten Anwaltskanzleien entwickelt – sowohl in den USA als auch weltweit. Mit mehr als 1.200 Anwälten in 21 Büros in den USA, Europa und Asien bietet McDermott Will & Emery verschiedenste Rechtsdienstleistungen an und arbeitet kanzlei- und standortübergreifend zusammen, um differenzierte Perspektiven zu bieten. Das hilft dabei, Strategien zu optimieren und hocheffektive Lösungen zu finden.
Auch wenn die Kanzlei seit ihrem fast 90-jährigen Bestehen ein stetiges Wachstum verzeichnet hat, ist das Engagement für die hohe Qualität ihrer Dienstleistungen ungebrochen, was zahlreiche Auszeichnungen belegen – unter anderem als beste Anwaltskanzlei für Technologie und Innovation 2022 durch Vault und als eine der Top-10-Anwaltskanzleien für das Gesundheitswesen in den USA.
Um die preisgekrönten Dienstleistungen weltweit noch weiter zu verbessern, suchte McDermott Will & Emery nach einer professionellen Kommunikationslösung, die den hohen Standards der Kanzlei vollends gerecht wird.
Zuverlässige, nahtlose Kommunikationserfahrung
Die Teams von McDermott Will & Emery nutzen die Videokommunikation, um Meetings mit Mandanten abzuhalten und engere Beziehungen zu diesen aufzubauen, mit internen Teams zusammenzuarbeiten, Aussagen aufzunehmen und mehr. Der vorherige Anbieter konnte diesen Anforderungen jedoch nicht gerecht werden. Probleme mit der Zuverlässigkeit und die komplizierte Benutzeroberfläche führten dazu, dass die Teams nach einer besseren Lösung Ausschau hielten.
„Die Audio- und Videoqualität schwankte extrem“, so Michael Shea, Chief Information Officer bei McDermott Will & Emery. „Manchmal war das Videosignal sehr gut, dann wiederum fiel es aus oder das Audio versagte. Ich kann mich an kein Meeting erinnern, bei dem wir nicht entweder Audio- oder Videoprobleme hatten.“
Da McDermott Will & Emery sich eine zuverlässige Sprachkommunikation mit globalen Partnern erhoffte, wurde außerdem eine moderne, reibungslose Telefonlösung benötigt.
„Bei der Telefonkommunikation hatten wir oft Schwierigkeiten mit der Performance von Mobilgeräten, und auch die Sprach-Clients funktionierten nicht einwandfrei“, so Shea.
„Außerdem war der Anrufverlauf nicht einheitlich“, meint Stephen Green, Senior Director of IT Operations bei McDermott Will & Emery. „Die Anrufqualität war ziemlich schlecht, besonders für unsere Mitarbeiter in Europa und Asien.“ Green weist auch darauf hin, wie wichtig Interoperabilität für eine agile Arbeitsumgebung ist, und fügt hinzu: „Auch die mobile Komponente spielte eine wichtige Rolle. Wir brauchten eine Lösung, die auf Mobilgeräten im Büro und unterwegs zuverlässig lief und sich problemlos mit unserer Technologie für Konferenzräume integrieren ließ.“
Professionelle Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität
Nach Gesprächen mit Analysten über die besten Optionen und nach gründlichen Tests der einzelnen Lösungen entschieden sich die Teams bei McDermott Will & Emery aufgrund der Leistung und Benutzerfreundlichkeit für Zoom.
„Ein paar andere Lösungen waren ebenfalls in der engeren Auswahl, aber es gab Probleme, wie etwa mit der Nutzung unserer eigenen Technologie oder komplizierten Schnittstellen. Wir haben auch die Konferenzraumlösung jedes Anbieters getestet, und Zoom ging ganz klar als Sieger hervor.“
„Der Unterschied zwischen unserer vorherigen Lösung und Zoom war gewaltig“, so Green. „Das zeigte sich in jeder Hinsicht – von der Benutzeroberfläche über den Ablauf von Meetings bis hin zur Schärfe der Videos.“
Green und Shea wollten außerdem prüfen, ob Zoom Phone die Telefonlösung der Kanzlei ersetzen könne, und erkannten sofort, wie sich ihre Abläufe durch Zoom Phone verbessern ließen.
„Die Leistung von Zoom auf Mobilgeräten übersteigt bei Weitem die anderer Lösungen, die wir getestet haben“, meint Green. „Die unglaubliche Bandbreitennutzung, selbst bei geringer Signalstärke – keine andere Lösung kann hier mit Zoom mithalten.“
Bessere Zusammenarbeit dank der einheitlichen Kommunikationsplattform von Zoom
Den Teams von McDermott Will & Emery gelang es, die Zoom-Plattform in kürzester Zeit nahezu reibungslos zu implementieren und so nahtlos zu einer neuen Lösung zu wechseln.
„Wir begannen sofort mit der Implementierung von Zoom, die wir in weniger als 90 Tagen abschließen konnten“, so Green. „Der unterbrechungsfreie Betrieb der Geräte hat auch die Schulungen sehr einfach gestaltet. Da wir bereits [Zoom] Rooms implementiert hatten, war es ein Leichtes, den Umgang mit den Schnittstellen für Meetings und Phone zu erlernen. Das reduzierte den Schulungsbedarf auf ein Minimum. Schließlich muss man sich dafür nicht mit drei verschiedene Schnittstellen vertraut machen.“
Dank dieser nahtlosen Schulungserfahrung konnte das Team schon bald das Potenzial von Zoom Phone voll ausschöpfen. Trotz der enormen globalen Herausforderungen wurde dadurch eine dynamische Kommunikation zwischen den Teams ermöglicht und auch die Zusammenarbeit und Flexibilität verbessert.
„Die Mobilfunktionen von Zoom Phone und der mobilen Zoom-App haben uns ein ganzes Stück vorangebracht“, erzählt Green. „Wenn wir nicht bereits vor der Pandemie Zoom Meetings und Zoom Phone eingeführt hätten, wären wir definitiv in Schwierigkeiten gewesen. Wir wären nicht in der Lage gewesen, mit unseren Mandanten Schritt zu halten – vor allem, weil unser Unternehmen seit Beginn der Pandemie weiter gewachsen ist.“
Die Zoom-Plattform hat nicht nur die Video- und Audioerfahrung verbessert, sondern den Teams von McDermott Will & Emery außerdem dazu beigetragen, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu vereinfachen.
„In erster Linie hat Zoom uns sehr geholfen, Abläufe zu optimieren“, so Green. „Zuvor haben wir drei oder vier Lösungen verwendet, deren Funktionen sich überschnitten haben. Dank Zoom konnten wir auf sie verzichten.“
„Wir hatten mehrere Chat-Lösungen, die wir parallel eingesetzt haben“, so Shea. „Doch dann haben wir alle Benutzer zu Zoom Team Chat überführt, was uns bei der Vereinfachung unseres Software-Portfolios sehr geholfen hat.“
Mit Zoom Webinars hat McDermott Will & Emery außerdem eine nahtlose Möglichkeit gefunden, mit aktuellen und potenziellen Mandanten in Kontakt zu treten, ohne Gesundheits- und Sicherheitsrisiken einzugehen.
„Wir haben schon immer mit Mandanten über Webinare interagiert. Als die Pandemie ausbrach, sind wir von Konferenzen und Präsenzveranstaltungen auf Webinare umgestiegen, um unseren Kunden und potenziellen Kunden in dieser schwierigen Zeit relevante Inhalte zu bieten“, erklärt Shea. „Wir haben diese Webinare zunehmend über Zoom Webinars gehostet und verzeichneten während dieser Zeit eine stärkere Zunahme an Mandanten als je zuvor. Das verdanken wir zum großen Teil den großartigen Inhalten, die wir in unseren Webinaren vorstellen konnten.“
Mit Zoom in die Zukunft
Die Teams von McDermott Will & Emery profitieren von Zoom, und Shea und Green sind gespannt, wie die Technologie die Abläufe noch weiter optimieren kann.
„Unsere Mitarbeiter kommen nach und nach zurück ins Büro und entdecken dabei Zoom Rooms und die Technologie dahinter wieder neu. Das ist großartig“, so Shea. „Und die neue Technologie, die die Erfahrung von Remote-Teilnehmern bei Meetings in Konferenzräumen verbessert, ist wirklich toll.“
„Mit Zoom haben wir unseren Anwälten eine Plattform zur Verfügung gestellt, auf der sie nach Belieben mit ihren Mandanten zusammenarbeiten können – telefonisch, bei Gruppen-Meetings, in Breakout-Räumen für das Brainstorming oder bei einem Webinar. Für uns ist es eine Komplettlösung“, meint Green. „Und dank all der Entwicklungen bei Zoom Video, Zoom Webinars, Zoom Rooms und in der gesamten Plattform wird die Erfahrung immer besser.“
