FORTUNE rüstet alte Telefonanlage auf und erweitert Geschäft mit virtuellen Konferenzen und Events

Seit fast einem Jahrhundert ist die multinationale Fortune Media (USA) Corp. ein Synonym für eine der ältesten und größten Publikationen der Welt, die Zeitschrift Fortune. Heute ist die Marke FORTUNE nicht nur für die Zeitschrift Fortune verantwortlich, sondern auch für Fortune.com und andere Wirtschaftsmedien (darunter Global Forum, Most Powerful Women und die Brainstorm-Konferenzen).

Auf der Suche nach einer neuen Cloud-Telefonanlage

FORTUNE entstand Ende 2018, nachdem der frühere Eigentümer Time Inc. zuvor von der Meredith Corp. übernommen wurde. Das Unternehmen, das zuvor Telefon-Dienste der Enterprise-Klasse genossen hatte, war nun ein relativ „neues“, kleines Unternehmen, das nicht mehr auf dieselben technologischen Ressourcen zugreifen konnte. Die Suche nach einer neuen Cloud-Telefonanlage begann.

Zur Unterstützung in dieser Übergangsphase wurde Jeff Billark als Head of IT Infrastructure ins Boot geholt und mit der Aufgabe betraut, den neuen IT-Infrastrukturplan des Unternehmens zu entwickeln. Er wandte sich an den Gartner UCaaS Magic Quadrant, um mehrere Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation zu evaluieren, nachdem der bisherige Cloud-Anbieter die steigenden Anforderungen nicht mehr erfüllen konnte. 

„Wir stellten fest, dass wir zu viel für unsere UCaaS-Lösung ausgegeben hatten und viele Funktionen und Dienste gar nicht genutzt wurden“, so Billark. 

Die Wahl eines neuen Anbieters war nicht die einzige Herausforderung. Mit Teams in Europa, Asien und den Vereinigten Staaten musste FORTUNE Mitarbeiter auf der ganzen Welt berücksichtigen, die ihre Telefonnummern aus der vorherigen Lösung beibehalten wollten. Alle Portierungen in den verschiedenen Gerichtsbarkeiten durchzuführen, die alle unterschiedliche Anforderungen haben, und gleichzeitig die Migration zu einer neuen Meeting-Lösung durchzuführen, was für Billarks kleines IT-Team nicht zu stemmen. 

Zusätzlich zur Umstellung selbst gab es Bedenken, ob die Umstellung während des Arbeitstages die Mitarbeiter behindern würde. 

„Ich war besorgt, dass unser globaler Telefondienst ausfallen könnte. Bei unserer gebührenfreien Telefonnummer gehen Anrufe zum Konferenzgeschäft, zu Listen und zu vielen DSGVO-bezogenen Compliance-Anforderungen ein. Sie ist ein wichtiger Teil der Geschäftstätigkeit von FORTUNE, und die Umstellung durfte keine Probleme mit sich bringen“, erklärt Billark.

Einfache globale Bereitstellung und Support

Als Billark sich erneut für Empfehlungen an den Gartner UCaaS Magic Quadrant wandte, stellte er fest, dass Zoom nicht nur bei Meetings eine dominante Marktführerstellung innehatte, sondern auch im Bereich einheitliche Kommunikation. 

„FORTUNE nutzte bereits Zoom Meetings und Zoom Webinars für das inzwischen virtuelle Konferenz- und Eventgeschäft, daher war es nur logisch, auf Zoom Phone umzusteigen“, meint Billark.

Aufgrund der einfachen Bereitstellung und der Bekanntheit als integrierte Lösung in der nativen Zoom-Plattform entschied sich FORTUNE letztendlich für Zoom Phone. Zur Integration von Zoom Phone musste lediglich ein neues Symbol in der bestehenden Anwendung aufgerufen werden. Dadurch wurden weitere Schulungen zum Änderungsmanagement minimiert. 

„Die Implementierung über eine einzige Anwendung hat mir gut gefallen, denn sie ermöglichte eine einfache Bereitstellung und einen unkomplizierten Einstiegspunkt für unsere Benutzer. Die Verwaltungsoberfläche und die Bedienelemente vereinfachten den Support, was für ein kleines IT-Team enorm wichtig ist“, so Billark.

Zoom Phone bietet lokale Telefonie-Dienste in 45 Ländern. Somit konnte FORTUNE die Kosten für separate Telekommunikationsdienste in den einzelnen Ländern senken und die Telefonanlage in einer einzigen, einheitlichen Plattform konsolidieren.  

Insgesamt mussten etwa 100 Tischtelefone in New York und Hongkong neu bereitgestellt werden. Die vorhandenen Geräte wurden für neue Zwecke verwendet, um die Kosten für die Umstellung möglichst gering zu halten. Billark war überzeugt, dass sein Team mit zusätzlicher Unterstützung durch Zoom Professional Services die alte Telefonanlage erfolgreich zur neuen Cloud-Telefonanlage migrieren könnte. 

In Vorbereitung darauf arbeiteten die Zoom PSO und das FORTUNE-Team gemeinsam daran, alles rechtzeitig zu planen und zu testen, damit die eigentliche Umstellung möglichst unkompliziert verlaufen konnte.