Von digitalem Chaos zu Wissensbeständen: Unternehmensvideos neu denken

Unternehmen erzeugen täglich unglaubliche Mengen an Inhalten. Aktuelle Datenanalysen von Forbes zeigen, dass im Jahr 2024 80 % aller generierten Daten unstrukturiert waren – darunter Video-, Audio- und Bildmaterial.

Wir zeichnen Meetings auf, um Abwesende zu informieren, erstellen asynchrone Clips für Briefings und Unternehmensversammlungs-Webinare für alle zukünftigen Mitarbeiter. Aber wie viele davon werden tatsächlich angeschaut?

Die Realität ist, dass ein erheblicher Teil dieser Inhalte ungenutzt bleibt.

Sobald diese Videos erstellt sind, werden sie normalerweise über die gesamte Unternehmensinfrastruktur verteilt. Sie befinden sich auf lokalen Festplatten, in Cloud-Speicherordnern oder bei Streaming-Diensten für Verbraucher, denen der Enterprise-Kontext fehlt. Diese Fragmentierung ist mit spürbaren Kosten verbunden. Eine Studie von ProcessMaker aus dem Jahr 2024 zeigt, dass durchschnittliche Büroangestellte etwa 1,5 Stunden pro Woche allein mit dem Suchen und Organisieren von Dateien verbringen. Das sind fast 80 Stunden pro Jahr pro Mitarbeiter, die durch digitales Chaos verloren gehen.

Videos enthalten zudem von Natur aus sehr viele Informationen. Eine sechzigminütige Meetingaufzeichnung kann von immensem Wert sein, aber auch unnötige und irrelevante Informationen enthalten. Das Finden eines bestimmten zweiminütigen Segments erfordert oft mühsames Durchsuchen.

Zoom Video Management wurde entwickelt, um den Arbeitsablauf von der einfachen Videoaufzeichnung hin zur Verwaltung von Videos als strategische Wissensressource zu verändern.

Viele Video-Workflows gleichen derzeit einem digitalen Staffellauf. Beispielsweise zeichnen Sie ein Meeting in einer App auf, laden eine riesige Datei auf Ihren Desktop herunter und laden sie dann manuell wieder auf eine Plattform wie Vimeo oder Google Drive hoch. Es ist größtenteils Fleißarbeit. Und weil dieser Prozess so fragmentiert ist, landen die Dateien nur selten dort, wo sie hingehören. Stattdessen können sie auf persönlichen Festplatten, in abgelaufenen Links oder in Chat-Threads versteckt sein. Das macht es nahezu unmöglich, eine Aufnahme von vor sechs Monaten zu finden.

Zoom Video Management wurde entwickelt, um diesen Vorgang zu optimieren. Da das Video nativ aufgezeichnet wird, muss es nicht verschoben werden. Es landet automatisch in der Bibliothek  Drag & Drop und Fortschrittsanzeigen wie „Upload abgeschlossen“ gehören der Vergangenheit an. Durch das Verschieben von Dateien in einen zentralen Bereich können Sie das Chaos reduzieren und die Auffindbarkeit verbessern. Die Datei befindet sich in einer verwalteten Bibliothek und nicht in temporären Ordnern auf verschiedenen Einzelgeräten.

Video hat einen großen Nachteil: Es ist eine Blackbox. In einer MP4-Datei können Sie nicht mit „Strg+F“ suchen. Wenn Sie eine konkrete Budgetzahl aus einer einstündigen Unternehmensversammlung benötigen, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Zeitleiste endlos durchzuscrollen und aufs Geratewohl anzuhalten oder sich das Ganze noch einmal in 2,5-facher Geschwindigkeit anzuhören.

Zoom hilft dabei, dieses Problem zu lösen, indem es durchsuchbare Transkripte bereitstellt und Ihr Video so effektiv in Text umwandelt. Sie können nach einem Stichwort suchen und sofort zum entsprechenden Zeitstempel springen. Ihr Video ist nun kein (mehr oder weniger netter) Film mehr, sondern eine Datenquelle.

Doch die Umwandlung von Videos in Daten hilft nicht nur dabei, diese zu finden. Die Daten werden nun messbar. Interne Videos wirken oft wie ein Schrei ins Leere. Hat das Team das Update tatsächlich angesehen oder haben sie das Video nur gestartet, ohne aktiv daran teilzunehmen? Zoom bietet detaillierte Videoanalysen, die anzeigen, wer was und wie lange angesehen hat. Es gibt Ihren Mitarbeitern außerdem die Möglichkeit, Emojis für direktes Feedback abzugeben oder Kommentare zu posten. Sie erhalten direktes Feedback, als würden Sie Ihren eigenen High-End-Streamingdienst betreiben, denn im Grunde tun Sie das ja auch.

Jede Aufnahme, die Ihr Unternehmen macht, ist entweder ein Objekt oder eine unbrauchbare Datei. Der Unterschied besteht darin, ob die Datei durchsuchbar, organisiert und dann zugänglich ist, wenn jemand sie tatsächlich benötigt.

Beginnen Sie damit, eine Videobibliothek aufzubauen, die für Ihre Teams funktioniert.