Sage Hospitality Group перестраивает гибридную работу благодаря Zoom Workplace и Zoom Spaces

Залог качественного обслуживания клиента — повышение удовлетворенности сотрудников. Миссия Sage Hospitality Group— «обогащать жизнь, понемногу за раз», и команда знает, что это правило распространяется и на сотрудников.

Sage считает, что уделять внимание отдельным моментам очень и очень важно. У компании огромный охват — в ее управлении находятся более 65 отелей и 30 ресторанов по всей стране. «За кулисами» Sage стремится развивать гибридную культуру работы, в которой сотрудники на местах и удаленные сотрудники могут легко взаимодействовать, поддерживать связь и чувствовать себя причастными к команде.

Решающее значение в этих усилиях играет Zoom. Эрик Скоген, старший директор Sage по ИТ-операциям, рассказывает, с чего все начиналось: «До Zoom у нас не было централизованного инструмента для проведения онлайн-встреч и совместной работы. Нам также не хватало качественной конференц-связи. Платформа Zoom стала лучшим решением. Она чрезвычайно удобна для пользователя и позволяет нашей команде работать из любой точки мира».

Когда в связи со стремительным ростом компании Sage потребовалось новое офисное пространство, она снова обратилась к Zoom. На этот раз целью была переосмысление гибридного формата работы и создание динамичного, технологически продвинутого пространства, которое выделяло бы компанию как лучшего работодателя в своей сфере.

Вдохновение офисами Zoom

Эрик и его команда пояснили Zoom свои цели и посетили офисы Zoom в Денвере, чтобы посмотреть, как последние инновации могут преобразить новые рабочие места Sage.

«Мы увидели, насколько улучшилась технология с момента нашего первоначального развертывания, — говорит Эрик. — Мы поняли, что можем выбрать различные конфигурации для своего совершенно нового пространства и расширить представления о том, как может выглядеть гибридная работа».

Компания Sage хотела создать пространство, где сотрудники могли бы легко взаимодействовать, но технологии не доминировали бы над рабочей средой. Руководителям требовались инструменты, которые повысили бы производительность и дополнили дизайн офиса.

Это было большое предприятие, и они решили использовать все возможности Zoom Workplace и Zoom Spaces для создания динамичного, гибкого пространства, которое было бы не просто местом для работы, а местом, где сотрудникам хотелось бы находиться.

Комфортные пространства с интегрированной технологией

При построении и проектировании своего нового пространства Sage сотрудничала с местной компанией Cloud Connextions, опыт которой оказался неоценимым. Внимание к деталям, большой опыт работы с Zoom, а также комплексные предложения по установке и поддержке позволили Cloud Connextions стать идеальным выбором и возглавить проект. Результатом их работы стала эффективно интегрированная современная среда, отвечающая потребностям компании Sage и отражающая ее приверженность качеству и инновациям.

Sage выбрала Zoom Spaces — полный набор гибких рабочих решений, облегчающих совместную работу гибридных команд. Платформа беспрепятственно интегрирует передовые технологии в конференц-залы и общие зоны, способствуя сотрудничеству и инклюзивности. Отличительной особенностью нового пространства является «гостиная», где сотрудники могут отдохнуть и провести небольшую импровизированную встречу. «Здесь есть камин, столы и стулья, диваны, и это создает по-настоящему домашнюю атмосферу», — говорит Эрик.

Рядом расположен конференц-зал, обеспечивающий максимальную гибкость. Подвижная стеклянная стена одним нажатием кнопки превращает два пространства в одно, что идеально подходит для проведения регулярных общих собраний. «Мы объединяем обе комнаты, чтобы создать многоэкранную конфигурацию с динамиками, микрофонами и камерами, встроенными в потолок. Даже удаленные сотрудники ощущают себя так, как будто находятся в одном помещении с нами, и могут принимать полноценное участие в собрании», — поясняет Эрик.

Технология Zoom Rooms обеспечивает работу этих помещений и других конференц-залов, а инструменты для проведения конференций, доски сообщений и Система цифровых табло создают интегрированную среду для очного и удаленного взаимодействия.

Виртуальная доска позволяет командам подключаться из любого места для визуального планирования проектов и рабочих процессов, а также для разъяснения сложных концепций. 

«Возможность сохранять доску Zoom Whiteboard, делиться ею с другими участниками конференции, а затем вновь открывать и корректировать ее — это очень важно. Это помогает всем согласовывать действия и держать все под контролем», — говорит Эрик.

Система цифровых табло добавляет еще один уровень ценности, отображая объявления компании, контрольные точки и события. «У нас есть 98-дюймовые мониторы, демонстрирующие феноменальную работу наших команд по недвижимости», — говорит Эрик. — Они стали пользоваться исключительным успехом у сотрудников».

Компания Sage также внедрила системы универсальной видеоконференцсвязи DTEN для дальнейшей оптимизации Zoom Spaces и улучшения качества аудио и видео. Эти инновации улучшили возможности проведения конференций, позволив удаленным сотрудникам чувствовать себя вовлеченными в работу так же, как и их коллеги в офисе. 

«В недавнем опросе наши сотрудники отметили Zoom Spaces за то, насколько хорошо работает технология, насколько просто ее использовать и насколько удобнее стало проводить конференции по сравнению с нашей старой системой, — говорит Эрик. — Наши Zoom Rooms теперь всегда заполнены».

Расширенные возможности для совместной работы в Zoom Workplace

С внедрением Zoom Workplace компания Sage объединила свои инструменты для коммуникации и совместной работы, мгновенно оптимизировав повседневные задачи и упростив совместную работу команд.

Одним из ключевых обновлений стало внедрение Zoom Phone — облачной системы, которая работает в офисе и в дороге на любом совместимом устройстве. Sage добавила звукоизолированные кабины для телефонных переговоров, которые команда увидела в офисах Zoom. Эти кабины предоставляют сотрудникам отдельное гибкое пространство для совместной работы, которое отличается от традиционного конференц-зала.

Еще одно обновление заключалось во внедрении Zoom Team Chat, который быстро стал популярным среди сотрудников Sage. Центр совместной работы на основе ИИ минимизирует количество электронных писем и ускоряет коммуникацию. «Ранее мы использовали другой продукт, но выяснили, что Zoom Team Chat предлагает аналогичные возможности по значительно более низкой стоимости в расчете на пользователя, — говорит Эрик. — С любым сотрудником компании легко связаться, и теперь мы выполняем гораздо больше задач через Team Chat вместо бесконечного обмена электронными письмами. Это огромная победа для нас».

По словам Эрика, Team Chat особенно эффективен на крупных и сложных проектах. «Мы работаем над крупным общенациональным проектом, и Team Chat значительно упрощает координацию действий всех участников и помогает им сосредоточиться на выполнении конкретных задач гораздо лучше, чем электронная почта или даже конференции».

Централизация инструментов на платформе Zoom Workplace упростила жизнь всем. Zoom стал неотъемлемой частью повседневной деятельности Sage. «Люди больше не тратят время на переключение между различными приложениями, чтобы выполнять свою работу, — говорит Эрик. — Кроме того, с точки зрения поддержки, когда все находится на одной платформе, решение проблем значительно упрощается».

Zoom AI Companion помогает всем действовать по плану

С момента, когда компания Sage впервые внедрила Zoom, на платформе появилось больше функций на основе ИИ, помогающих командам организовать работу и сосредоточиться на своих задачах. Эрик теперь использует сводку конференции от Zoom AI Companion, чтобы не нужно было вести подробные заметки вручную, а основные обсуждаемые вопросы, решения и списки задач фиксировались автоматически. ИИ-помощник создает четкие, практичные сводки, служащие единым источником истины для всех, что способствует повышению ответственности.

«Я использую сводку для каждой конференции. Считаю, что она очень точная и помогает всем нам двигаться в одном направлении, — говорит Эрик. Я думаю, что главный плюс сводки конференции от AI Companion для меня и моей команды — это наличие подробного резюме конференции со списком задач и дальнейших действий. Оно помогает нам помнить о своих обязательствах».

Он продолжает: «Когда возникает проблема или вопрос по поводу какого-либо решения, мы всегда можем вернуться назад и увидеть, что в определенный момент мы все достигли согласия по данному вопросу. Это значительно упрощает реализацию проектов, когда каждый может обратиться к предыдущим обсуждениям и у всех есть одинаковое изложение того, что обсуждалось».

Повышение уровня вовлеченности и экономия времени

Новый эффектный офис Sage, оснащенный полным набором решений Zoom, изменил процесс совместной работы команд. Сотрудники всех отделов чувствуют себя одинаково тесно связанными, продуктивными и вовлеченными, находясь в офисе, на объекте или работая из кафе. 

Продуктивность резко возросла по всем направлениям. Хотя личное взаимодействие с бизнес-партнерами по-прежнему важно, Zoom сокращает необходимость дорогостоящих и продолжительных поездок. Конференции Zoom часто заменяют собой перелеты для отдельных встреч с главными управляющими, снижая хлопоты и затраты.

Интегрированные инструменты коммуникации также снижают административную нагрузку, давая сотрудникам возможность сосредоточиться на более важных задачах. В частности, Team Chat снижает нагрузку на электронную почту и ускоряет принятие решений по межфункциональным проектам, что позволяет быстрее выполнять задачи.

Используя Zoom в новом офисе Sage, Эрик более чем когда-либо воодушевлен этой платформой. «В нашем офисе постоянно используется Zoom. Любая организация, которая хочет упростить свою экосистему, получит выгоду от внедрения Zoom».