Бостонский инвестиционный банк Provident Healthcare Partners специализируется на консультировании по вопросам слияния и поглощения, стратегическом планировании и привлечении капитала для компаний среднего и развивающегося бизнеса в сфере здравоохранения. У банка обширный опыт работы как с развитыми, так и с формирующимися сегментами индустрии медицинских услуг.
Раньше сотрудникам приходилось часто ездить на личные встречи с клиентами или общаться с ними из офиса по стационарным телефонам. Однако во время пандемии COVID-19 компании пришлось обратиться к Zoom для поддержания рабочих процессов. Через некоторое время они обнаружили, что это решение привело к снижению расходов, повышению гибкости и уменьшению нагрузки на ИТ-инфраструктуру.
Джоанна Энрайт, специалист по экономическому развитию Provident Healthcare Partners, поделилась своим опытом использования платформы Zoom и рассказала о том, как Zoom Phone, в частности, изменил способ ведения бизнес.
Интеграция — это просто!
Джоанна работает в Provident уже больше десяти лет. Начав с должности секретаря, она стала специалистом широкого профиля и теперь занимается развитием бизнеса и ИТ-инфраструктуры компании. За время своей работы она курировала три довольно непростых перехода на новые телефонные системы.
«Мне пришлось самостоятельно освоить предыдущую телефонную систему, потому что я устала звонить в службу поддержки, — объясняет она. — Мы сотрудничали с Mitel и остались крайне недовольны». Поэтому, когда сотрудник рекомендовал Джоанне обратить внимание на Zoom, она заинтересовалось возможностью опробовать эту технологию.
«Незадолго до начала пандемии один из наших сотрудников спросил, можем ли мы перейти на Zoom. Когда мы поняли, что все уже используют Zoom и не ходят на встречи лично, мы решили приобрести лицензии для всей фирмы».
Получив шестьдесят пять телефонных лицензий, Джоанна приготовилась к очередному непростому процессу интеграции. Но, к ее удивлению, все оказалось очень просто.
«Все сотрудники Zoom, с которыми я общалась, невероятно компетентны, — отмечает она. — Процесс интеграции прошел потрясающе. Мне 10 раз повторили, что телефоны уже готовы к работе. Однако я все равно попросила [менеджера по развитию клиентов] отправить мне все 65 телефонов, полагая, что мне нужно активировать их вручную, и лишь потом осознала свою ошибку».
«Процесс интеграции проходил очень гладко. Достаточно было просто написать любому сотруднику или отправить электронное письмо, и мне всегда отвечали на все вопросы», — добавляет Джоанна.
Гибкие возможности работы с помощью телефонной связи
Благодаря одновременному использованию программных и аппаратных телефонов команда Provident без труда организовала гибкий формат работы. «Wi-Fi-телефоны можно использовать где угодно, и их управление интуитивно понятно», — говорит Джоанна Энрайт.
Совместимость Zoom Phone повышает гибкость работы всей компании, укрепляя уверенность в гибридном формате. Джоанна поясняет: «Моему руководителю очень нравится функция переключения между стационарным и мобильным телефонами. Раньше у нас такой возможности не было. Больше не нужно сидеть в офисе по девять часов в день без возможности выполнять другие поручения из-за страха пропустить звонок».
Команда использует функцию SMS в Zoom Phone, чтобы эффективнее работать с потенциальными клиентами и повышать конфиденциальность сотрудников: «Возможность обмена текстовыми сообщениями — это прорыв. [Сотрудники] могут отправлять сообщения, не раскрывая свой личный номер телефона потенциальным клиентам».
Внедрение Zoom Phone позволило команде Provident сэкономить средства. «[Zoom Phone] значительно сократил расходы на телефонные звонки. Я очень рада, это моя личная победа! — говорит Джоанна. — Безусловно, это решение стало для нас очень выгодным».
Повышение качества обслуживания клиентов
Используя Zoom для работы с клиентами, команда Provident заметила, что цифровой формат больше подходит для плотного графика врачей. «Многие наши клиенты работают весь день, поэтому часто приходится встречаться с акционерами ночью, когда они свободны. Это довольно тяжело, особенно для тех, у кого есть семьи».
Джоанна рассказывает: «Теперь большинство встреч с акционерами проходит онлайн. Так мы уверены, что врачам не надо отрываться от семьи, а сотрудникам — работать допоздна».
Zoom также помогает Provident поддерживать тесные отношения с клиентами даже без личных встреч. «Видеоформат привнес в наш бизнес персональную вовлеченность, и это выгодно обеим сторонам. Теперь можно отказаться от поездок, которые раньше составляли огромную часть работы», — говорит Джоанна.
Повышение удобства для сотрудников и ИТ-инфраструктуры
В процессе перехода Provident Healthcare Partners на гибридный формат работы компания использует отзывы сотрудников как ориентир при принятии решений. «У нас много сотрудников, которые не живут в штате Массачусетс, и теперь они могут работать дома, но при этом чувствовать себя как в офисе, — отмечает Джоанна. — И потом встречаться в офисе вдвойне приятно!»
Несмотря на территориальную распределенность команды, сотрудники Provident не чувствуют себя разобщенными — во многом благодаря новой культуре видеообщения. «Раньше общение по видеосвязи не было так распространено, но теперь мы можем просто организовать конференцию для сотрудников, чтобы увидеть друг друга. Это важнее, чем любая экономия средств», — добавляет Джоанна.
Помимо Zoom Meetings и Zoom Phone, сотрудники Provident также используют Zoom Team Chat для совместной работы и обмена информацией: «[Сотрудникам] нравится, что они могут искать файлы в чате. Теперь не нужно отправлять документы по электронной почте, ведь это можно сделать в чате. Они больше совсем не используют Slack».
Платформа объединенных коммуникаций Zoom предоставляет сотрудникам Provident понятный интерфейс, необходимый для поддержания гибкости и эффективности в повседневной работе. «Невероятно удобно работать в единой экосистеме. Переход был максимально плавным для команды», — подчеркивает Джоанна. Это также положительно отразилось на ее собственных задачах — как административных, так и связанных с поддержкой ИТ.
«Возможность планировать и создавать конференции Zoom с последующей интеграцией с [Microsoft] Outlook стала для меня важным административным преимуществом», — поясняет Джоанна. Кроме того, сотрудники могут видеть статус и онлайн-присутствие коллег в клиенте Zoom, что позволяет сократить количество рутинных административных задач: «Сотрудники могут проверить доступность коллег самостоятельно, поэтому нагрузка на меня снизилась. Я также получаю все меньше звонков по поводу проблем и ошибок. Теперь все используют Zoom, и работать стало проще».
Амбассадор Zoom
Положительный опыт Provident с Zoom Phone вызвал цепную реакцию, и теперь Джоанна Энрайт помогает другим освоить эту технологию: «У моего руководителя есть автомастерская, и я также перевожу эту компанию [на Zoom Phone]».
«Я рада, что смогла помочь другим сэкономить. Автомастерской управляют всего два человека, и у них нет времени отвечать на звонки весь день», — рассказывает Джоанна. Она показала, как можно отвечать на звонки с любого устройства — независимо от того, находятся ли они в мастерской или в дороге.
Джоанна настоящий амбассадор Zoom — она предложила своей сестре использовать Zoom в ее компании и обучает клиентов Provident пользоваться платформой. «Теперь, когда у всех есть Zoom, я могу удаленно помогать клиентам с решением проблем».
Джоанна Энрайт уверена — это только начало отношений Provident и Zoom: «Не терпится увидеть, чего еще мы сможем достичь с помощью платформы, ведь она уже помогла нам так сильно вырасти».
Узнать больше о том, как организации сферы финансовых услуг используют Zoom, можно на странице Zoom для финансовых услуг.
