Sage Hospitality Group reinventa o trabalho híbrido usando Zoom Workplace e Zoom Spaces

Oferecer melhores experiências aos clientes começa com experiências positivas dos funcionários. A missão do Sage Hospitality Group é “enriquecer vidas, uma experiência de cada vez”, e a equipe sabe que esse compromisso se estende aos seus funcionários.

A Sage acredita que focar em momentos individuais pode fazer uma grande diferença. A empresa tem um alcance extraordinário, operando mais de 65 hotéis e 30 restaurantes nos Estados Unidos. Nos bastidores, a Sage acredita na promoção de uma cultura de trabalho híbrida em que os membros da equipe presenciais e remotos possam colaborar facilmente, permanecer conectados e se sentir incluídos.

O Zoom tem sido central para esse esforço. Eric Skogen, diretor sênior de operações de TI na Sage, explica onde tudo começou: “Antes do Zoom, não tínhamos uma ferramenta centralizada de reunião e colaboração. Também não tínhamos uma experiência de sala de conferência perfeita. O Zoom destacou-se como a melhor solução. É extremamente fácil de usar e permite que nossa equipe trabalhe de qualquer lugar.”

Quando o rápido crescimento da Sage exigiu um novo espaço de escritório, recorreram novamente ao Zoom. Dessa vez, o objetivo era reimaginar o trabalho híbrido e criar um espaço dinâmico e tecnológico que os destacasse como um empregador de primeira linha.

Inspiração tirada dos escritórios da Zoom

Eric e sua equipe explicaram seus objetivos à Zoom e visitaram os escritórios da Zoom em Denver para ver como as últimas inovações poderiam transformar o novo local de trabalho da Sage.

“Vimos como a tecnologia melhorou desde nosso lançamento inicial”, diz Eric. “Percebemos que poderíamos escolher diferentes configurações para nosso novo espaço e ultrapassar os limites de como o trabalho híbrido poderia ser.”

A Sage queria criar um espaço onde os funcionários pudessem colaborar facilmente sem que a tecnologia dominasse o ambiente. Queria ferramentas que aumentassem a produtividade e complementassem o design do escritório.

Foi um grande empreendimento, com a decisão de aproveitar todos os recursos do Zoom Workplace e do Zoom Spaces para criar um espaço dinâmico e flexível projetado como mais do que apenas um lugar para trabalhar, mas um lugar onde os funcionários gostariam de estar.

Espaços confortáveis com tecnologia integrada

A Sage fez uma parceria com o recurso local Cloud Connextions para a construção e o design de seu novo espaço, e a experiência da equipe da Cloud Connextions se mostrou inestimável. A atenção aos detalhes, a vasta experiência com o Zoom e os serviços completos de instalação e suporte fizeram dela a escolha perfeita para liderar o projeto. O resultado é um ambiente moderno e integrado que atende às necessidades da Sage e reflete seu compromisso com a qualidade e a inovação.

A Sage optou por utilizar o Zoom Spaces, um conjunto completo de soluções de trabalho flexíveis, para facilitar a colaboração de equipes híbridas. A plataforma integra perfeitamente tecnologia avançada em salas de conferência e áreas compartilhadas, impulsionando a colaboração e a inclusão. Um recurso que chama a atenção no novo espaço é uma “sala de estar” onde os funcionários podem relaxar e fazer pequenas reuniões improvisadas. “Tem lareira, mesas e cadeiras, sofás e dá uma verdadeira sensação de estar em casa”, diz Eric.

Ao lado fica a sala de reuniões, que oferece máxima flexibilidade. Uma parede de vidro móvel transforma os dois espaços em um só com o toque de um botão, perfeito para as reuniões gerais regulares. “Combinamos as duas salas para criar uma configuração de várias telas, com alto-falantes, microfones e câmeras embutidos no teto. Até os funcionários remotos sentem que estão na sala conosco e podem participar plenamente”, explica Eric.

A tecnologia do Zoom Rooms viabiliza esses espaços e outras salas de conferência, enquanto as ferramentas de conferência, quadro branco e sinalização digital ajudam a criar uma experiência integrada para colaboração presencial e remota.

O quadro branco permite que as equipes se conectem de qualquer lugar para planejar visualmente projetos e fluxos de trabalho, bem como esclarecer conceitos complexos. 

“A possibilidade de salvar um quadro de compartilhamento do Zoom, compartilhá-lo com outros participantes da reunião e depois reabri-lo e ajustá-lo é incrível. Isso mantém todos alinhados e no caminho certo”, diz Eric.

A sinalização digital adiciona outra camada de valor, exibindo anúncios, marcos e eventos da empresa. “Temos monitores de 98 polegadas que mostram o trabalho fenomenal das nossas equipes de propriedades”, diz Eric. “Eles têm sido um grande sucesso entre os funcionários.”

A Sage também implementou sistemas de videoconferência multifuncionais DTEN para otimizar ainda mais seus Zoom Spaces e melhorar a qualidade de áudio e imagens. Essas inovações aprimoraram a experiência de reunião para permitir que funcionários remotos se sintam tão engajados quanto seus colegas no escritório. 

“Em uma pesquisa recente, nossos funcionários elogiaram o funcionamento da tecnologia do Zoom Spaces, como é fácil de operar e como a experiência de reunião é muito melhor agora em comparação com nossa configuração antiga”, diz Eric. “Nossas Zoom Rooms agora estão sempre cheias.”

Colaboração aprimorada com o Zoom Workplace

Com o Zoom Workplace implantado, a Sage unificou suas ferramentas de comunicação e colaboração, simplificando instantaneamente as tarefas diárias e facilitando o trabalho conjunto das equipes.

Uma atualização importante foi implementar o Zoom Phone, um sistema baseado em nuvem que funciona no escritório ou em qualquer lugar, em qualquer dispositivo compatível. A Sage adicionou cabines telefônicas à prova de som, que a equipe viu nos escritórios da Zoom. As cabines telefônicas proporcionam aos funcionários um espaço privado e flexível para colaborar, além da sala de conferência.

Outra atualização veio do Zoom Team Chat, que os funcionários da Sage adotaram rapidamente. O centro de colaboração com foco em IA minimiza a confusão de e-mails e agiliza a comunicação. “Usamos outro produto antes, mas descobrimos que o Zoom Team Chat fornece uma experiência semelhante a um custo muito menor por usuário”, diz Eric. “É fácil se conectar com qualquer pessoa na empresa, e agora fazemos muito mais por meio do Team Chat, em vez de enviar e receber e-mails. Essa é uma grande vitória para nós.”

O Team Chat é particularmente eficaz em projetos grandes e complexos, como explica Eric. “Estamos trabalhando em um grande projeto nacional, e o Team Chat torna muito mais fácil colocar todos na mesma página e se concentrar em concluir as tarefas em questão, em comparação com e-mails ou até mesmo reuniões.”

A centralização de ferramentas na plataforma Zoom Workplace simplificou a vida de todos. O Zoom tornou-se parte integrante das operações diárias da Sage. “As pessoas não perdem mais tempo alternando entre diferentes aplicativos para realizar o trabalho”, diz Eric. “Além disso, do ponto de vista do suporte, ter tudo em um só lugar torna a resolução de problemas muito mais simples.”

O Zoom AI Companion ajuda a manter todos no caminho certo

Desde a implementação inicial da Sage, o Zoom adicionou mais recursos de IA para manter as equipes organizadas e focadas. Eric agora usa o resumo da reunião do Zoom AI Companion para eliminar a necessidade de anotações manuais detalhadas e capturar automaticamente os principais pontos de discussão, decisões e itens de ação. O assistente de IA gera resumos claros e acionáveis que fornecem a todos uma única versão da verdade para ajudar a aumentar a responsabilidade.

“Eu uso em todas as reuniões. Acho que é muito preciso e ajuda a manter todos nós puxando na mesma direção”, diz Eric. “Acho que o principal que o resumo da reunião do AI Companion faz por mim e minha equipe é oferecer uma recapitulação prática da reunião, com um resumo detalhado e uma lista das próximas etapas que ajudam a manter minha equipe e eu responsáveis."

Ele continua: “Quando há um desafio ou um problema sobre uma decisão, sempre podemos voltar para mostrar que estávamos todos na mesma página em algum momento. Isso torna muito mais fácil manter os projetos em andamento quando todos podem consultar e têm a mesma memória do que foi discutido.”

Aumento do engajamento e economia de tempo

O novo escritório vibrante da Sage, viabilizado por um conjunto completo de soluções da Zoom, transformou o jeito como as equipes trabalham juntas. Funcionários de todos os departamentos se sentem igualmente conectados, produtivos e incluídos, seja no escritório, em um evento na unidade ou trabalhando em uma cafeteria. 

A produtividade aumentou em toda a linha. Embora o envolvimento presencial com parceiros de negócios continue sendo importante, o Zoom reduz a necessidade de viagens caras e demoradas. As reuniões do Zoom costumam substituir os voos para reuniões individuais com gerentes gerais, reduzindo problemas e custos.

As ferramentas de comunicação integradas também diminuem a carga administrativa, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes. O Team Chat, em particular, reduz a sobrecarga de e-mail e acelera a tomada de decisões em projetos multifuncionais, assim há mais agilidade.

Usando o Zoom no novo escritório da Sage, Eric está mais entusiasmado com a plataforma do que nunca. “É tudo Zoom, o tempo todo em nosso escritório. Qualquer organização que queira simplificar seu ecossistema se beneficiaria ao implementar o Zoom.”