O departamento de operações digitais da New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) está bem longe do que você poderia imaginar de um órgão público.
"Quando anunciamos uma vaga, normalmente temos bastante trabalho para dar conta de todos os candidatos", disse Aaron Evans, diretor de operações digitais da New Zealand Trade and Enterprise. "Temos o melhor emprego do país. Trabalhamos para uma causa: a Nova Zelândia.”
O foco da NZTE é desenvolver a economia e a imagem do país conectando investidores internacionais e exportadores a oportunidades locais de grande crescimento focadas na tecnologia.
Falência digital
"Nem sempre foi assim", lembrou Aaron, que descreveu a organização em processo de "falência digital" na ocasião de seu ingresso, há cinco anos. Embora houvesse esforços no sentido de digitalizar os processos dos 53 escritórios de 30 localidades pelo mundo, nada funcionava como devia. "Digital era um palavrão", ele recordou.
Os funcionários descobriram que precisavam aguardar 15 minutos para inicializar a solução legada de videoconferência e fazê-la funcionar ao início de cada reunião, criando problemas na experiência de usuário e atrapalhando a missão deles de promover o sucesso da Nova Zelândia.
"Está sob a nossa responsabilidade entregar algo na casa dos bilhões à economia da Nova Zelândia", destacou Evans. “Com uma meta dessa magnitude, não temos o luxo de sermos ineficientes.”
Como a organização é espalhada geograficamente em 53 escritórios em 30 locais pelo mundo, a comunicação por vídeo costuma substituir reuniões presenciais como meio de comunicação fundamental.
"Com um telefonema, não é possível extrair as mesmas nuances proporcionadas aos vermos uns aos outros na tela", explicou Evans. "Parece algo pequeno, mas o vídeo possibilitou que um BDM (gerente de desenvolvimento de negócios) na China participasse de uma conversa eficiente com alguém aqui na Nova Zelândia."
Me Mahi Tahi Tātou
Em maori, "Me Mahi Tahi Tātou" significa trabalhar juntos, e é exatamente o que Peter Chrisp, CEO da NZTE, buscava ao contratar Aaron para unir a organização digitalmente sob o CIO.
"O CEO me apresentou à equipe e em seguida me chamou de lado e disse: 'Por favor, resolva o problema da experiência de usuário nas videoconferências!', de modo que ficou bastante claro qual seria minha função desde o começo."
A NZTE foi ao mercado com uma solicitação de proposta contendo dois critérios principais: funcionar bem e ser definitivamente fácil de usar. "Quando nos deparamos com o Zoom, pensamos: 'não é possível que seja tão fácil assim'", relatou Evans.
O enfoque implacável do Zoom na capacidade de uso fez do Zoom Rooms a escolha ideal para Evans, que imediatamente providenciou a implementação da ferramenta nas principais salas de conferência de Wellington, Auckland e Singapura.
O Zoom provou ser muito mais confiável e estável do que a plataforma de videoconferência legada da organização, e Evans recebeu autorização para instalar mais Zoom Rooms em cada escritório. Muito embora Evans tivesse orçado 43 Zoom Rooms, o entusiasmo de seus colegas pelo Zoom resultou em uma implementação muito maior. "Temos 129 Zoom Rooms no momento!", informou Evans.
Da água para o vinho
A decisão da NZTE de implementar o Zoom foi o início de um modelo de comunicações por vídeo que transformou praticamente todos os aspectos da organização, mudando o departamento de operações digitais da água para o vinho em menos de um ano. A NZTE também integrou a Zoom aos aplicativos Microsoft Outlook e Microsoft Teams, permitindo que os funcionários fizessem reuniões sem abrir mão de ferramentas comerciais fundamentais.
A NZTE pôde retomar sua premiação Pounamu, uma conferência interna anual que celebra o ano que passou e define o direcionamento do próximo ano. Nos últimos anos, os prêmios foram dificultados por problemas de áudio e vídeo pixelado, mas o evento do ano passado foi totalmente diferente.
A equipe de Evans planejou e executou uma produção de estúdio em tela verde com planos de fundo da Nova Zelândia, PowerPoints animados e fragmentos de vídeos de sessões anteriores reproduzidos ao longo do evento, tudo controlado centralmente por meio do Zoom.
"Foi uma experiência completamente imersiva", destacou Evans. "O maior evento cultural do ano no Zoom de ponta a ponta."
