A FORTUNE atualizou seu sistema de telefonia, expandiu as conferências virtuais e eventos corporativos

Há quase um século, a multinacional Fortune Media (USA) Corp. é sinônimo de uma das maiores e mais antigas publicações em circulação no mundo, a revista Fortune. Hoje, a marca FORTUNE é responsável não só pela revista, mas pelo Fortune.com e outras mídias de negócios (incluindo as conferências Global Forum, Most Powerful Women e Brainstorm).

A busca por uma solução de telefone em nuvem

A FORTUNE surgiu no final de 2018 depois que sua antiga dona, a Time Inc., foi adquirida pela Meredith Corp.no começo daquele ano. Tendo já desfrutado serviços telefônicos de categoria empresarial, essa relativamente nova empresa pequena não tinha mais acesso aos mesmos recursos tecnológicos e começou a buscar uma nova solução de telefone em nuvem.

Para ajudar na transição, Jeff Billark assumiu como Chefe de infraestrutura de TI para executar o novo plano de TI da empresa. Ele foi atrás do Quadrante Mágico Gartner UCaaS para avaliar diversas ferramenta de colaboração e comunicação depois que o seu fornecedor de soluções pontuais em nuvem já não atendia às crescentes necessidades. 

“Percebemos que tínhamos gastado demais em nossa solução UCaaS e que ela tinha muitos recursos e serviços que não usávamos“, opina Billark . 

Escolher outro fornecedor não era o único desafio. Com equipes na Europa, na Ásia e nos Estados Unidos, a FORTUNE teve que levar em conta integrantes da equipe pelo mundo que gostariam de manter os números de telefone que tinham na solução anterior. Tentar atender a todos os pedidos de portabilidade das diferentes jurisdições (cada uma com suas próprias exigências) enquanto migrava para uma nova solução de reuniões eram coisas demais para a pequena equipe de TI de Billark gerenciar. 

Além do processo, havia apreensão acerca do próprio dia da migração e de como ela afetaria a equipe no meio do expediente. 

“Eu tinha medo de que o nosso serviço global de telefonia ficasse fora do ar. Nossa rede de telefonia de chamadas gratuitas leva chamadas para nosso departamento de conferências, departamento de listas, além de atender a muitas das necessidades de conformidade do tipo do Regulamento Geral sobre Proteção de Dados (GDPR). Trata-se de uma peça fundamental das operações comerciais da FORTUNE, de modo que a migração deveria ocorrer sem falhas", explica Billark .

Facilidade de implementação e suporte globais

Quando consultou o Quadrante Mágico Gartner UCaaS em busca de recomendações, Billark descobriu que a Zoom era uma líder dominante não só em reuniões, mas também em comunicações unificadas. 

“A FORTUNE já usava o Zoom Meetings e Zoom Webinars nas conferências e nos eventos corporativos que passaram a ser virtuais, de modo que foi uma escolha fácil migrar para o Zoom Phone,” explica Billark.

A FORTUNE basicamente escolheu o Zoom Phone pela facilidade de implementação e familiaridade que proporcionava como uma solução integrada à plataforma nativa da Zoom. Incluir o Zoom Phone foi tão simples quanto acessar um novo ícone dentro da experiência existente do cliente e minimizou qualquer treinamento adicional de gestão de mudança. 

“Eu gostei da implementação do aplicativo de cliente único, que resultou em implementação fácil e ponto de entrada único simplificado para os usuários. A interface e os controles administrativos tornaram muito fácil o suporte, o que é muito importante em uma equipe de TI pequena", avalia Billark .

O Zoom Phone oferece serviços de telefonia locais em 45 países, o que permitiu à FORTUNE cortar custos de telecomunicações em territórios separados, além de consolidar seu sistema de telefonia em uma plataforma única.  

No fim das contas, foi preciso provisionar novamente cerca de 100 dispositivos fixos em Nova York e Hong Kong, além de reaproveitar os dispositivos existentes para manter os custos de transição os mais baixos possíveis. Billark sentiu-se confiante de que, com o suporte extra dos Serviços profissionais do Zoom, sua equipe poderia fazer a transição com sucesso do sistema de telefonia legado para uma nova solução de telefonia em nuvem. 

Na preparação, a PSO da Zoom trabalhou com a equipe da FORTUNE para planejar testar tudo com antecedência, tornando os dias de migração muito mais tranquilos.