Temukan bagaimana Sydney Film Festival mencapai penghematan biaya sebesar 81%, menyederhanakan operasional, dan meningkatkan pengalaman pelanggan dengan Zoom Phone, Zoom Contact Center, dan Zoom Meetings.
Tantangan:
Meningkatkan efisiensi biaya sekaligus mengelola volume panggilan musiman yang tinggi dan mendorong keunggulan layanan pelanggan
Keuntungan:
Penghematan biaya, skalabilitas, manajemen platform tunggal, pelaporan & analitik
Produk yang digunakan
“Beralih ke Zoom telah menjadi perubahan yang luar biasa. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi tagihan telepon dan, dengan Zoom Phone, kami mencapai penghematan biaya sebesar 81% selama periode inti festival.”
Brock Taffe Kepala Operasional & Acara, Festival Film Sydney
Festival Film Sydney (SFF) bertujuan untuk merayakan beragam suara dan membagikan kisah yang luar biasa. Meskipun tantangan global mempengaruhi industri film secara umum, festival tahunan ke-71 adalah salah satu yang paling ambisius dan sukses hingga saat ini.
“Orang-orang masih sangat suka berkumpul dan menikmati pengalaman di bioskop,” kata Kepala Operasional & Acara SFF, Brock Taffe. “Fakta bahwa kami bisa melakukan itu dengan lebih dari 400 sesi dan 250 film setiap tahun sungguh menakjubkan. Anda bisa berkeliling dunia tanpa meninggalkan tempat duduk Anda.”
Sebagai organisasi seni
, SFF memiliki tantangan besar dalam situasi saat ini. Namun, seiring dengan tren peningkatan penjualan tiket, tim berfokus untuk melanjutkan lintasan positif ini sekaligus menjadikan organisasi lebih berkelanjutan secara finansial dan efisien secara operasional. Oleh karena itu, berinvestasi dalam teknologi baru dan berskala besar merupakan kunci bagi strategi berkelanjutan organisasi.
Menekan biaya dengan memodernisasi
Brock awalnya beralih ke Zoom karena sistem telepon SFF yang sudah berusia 20 tahun sudah ketinggalan zaman dan tidak sesuai dengan volume panggilan yang meningkat saat ini. Selain itu, saluran telepon tidak dikonfigurasi, tidak ada cara untuk mengidentifikasi penelepon, membuat pembaruan yang rumit, dan semua informasi dicatat secara manual. Tagihan telepon yang besar juga menjadi masalah besar - terutama bagi organisasi seni yang sangat bergantung pada donasi dan pendanaan. Zoom menawarkan solusi telepon yang dapat diskalakan dalam Zoom Phone yang dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan perubahan permintaan dengan menyediakan nomor telepon yang ditetapkan, pembaruan tanpa batas, dan transparansi penelepon yang ditingkatkan.
"Berpindah ke Zoom telah menjadi pengubah permainan yang mutlak," kata Brock. "Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi tagihan telepon dan, dengan Zoom Phone, kami mencapai penghematan biaya sebesar 81% selama periode inti festival."
Peningkatan pengalaman pelanggan
Dengan dua belas staf box office yang bekerja secara musiman, sistem telepon festival menangani arus besar panggilan antara April dan Juni. Tetapi, sistem juga perlu berfungsi dengan lancar dan hemat biaya sepanjang tahun - khususnya saat staf bepergian untuk bertemu dengan sponsor, pemangku kepentingan, dan pembuat film di seluruh dunia. Untuk memenuhi tuntutan yang bertentangan ini, tim Zoom menggunakan Zoom Contact Center untuk membuat dua lingkungan pusat kontak dengan Integrasi untuk memungkinkan transisi yang lancar dari satu ke yang lain. Lingkungan di luar musim disederhanakan untuk menangani panggilan untuk 15 anggota staf penuh waktu bersama dengan tuntutan unik dari festival film keliling di 21 lokasi Australia. Kemudian, ketika organisasi meningkatkan skala untuk SFF, lingkungan musim dilengkapi untuk mendukung 50 anggota staf dan volume panggilan yang lebih besar.
Selain mengurangi biaya dan menyederhanakan operasi, Zoom Contact Center menyediakan data yang sangat berguna bagi tim loket tiket. Sebelumnya, mereka tidak dapat melihat ketersediaan agen, menganalisis kueri, atau memilah panggilan. Sekarang, mereka memiliki visibilitas penuh dan dapat menjalankan analitik lanjutan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.
“
Dasbornya fantastis karena kami dapat melihat jika agen tidak masuk atau jika ada banyak pelanggan yang menunggu dalam antrean - kami belum pernah memiliki visibilitas seperti itu sebelumnya. Kami sebelumnya tidak memiliki data untuk melihat ke belakang dan mengetahui apakah ada cukup staf yang tersedia untuk mendukung beban tersebut. Itu sangat membantu kami - terutama saat kami menyusun anggaran untuk festival selanjutnya.”
Brock Taffe Kepala Operasional & Acara, Festival Film Sydney
Sementara itu, alat Zoom seperti Transkripsi Pesan Suara, IVR, dan Distribusi Panggilan Otomatis untuk antrian dan eskalasi panggilan adalah penghemat waktu dan sumber daya yang sangat besar untuk SFF. Fitur-fitur ini memainkan peran kunci dalam keberhasilan kelangsungan bisnis organisasi.
“Fungsi panggilan balik menyelamatkan kami selama festival tahun ini.” Kami mengalami pemadaman internet di seluruh jalan selama salah satu periode tersibuk kami. Namun, dalam waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tersebut, Zoom Contact Center sedang menyiapkan panggilan balik. Semuanya begitu lancar. Kami tidak perlu menelusuri pesan suara atau melewatkan pertanyaan apa pun - kami dapat membalas panggilan semua orang dalam waktu 30 menit.”
Kolaborasi yang lancar di seluruh organisasi
SFF juga menggunakan Zoom Meetings untuk rapat dewan, pemasok, kemitraan, dan produksi, yang menyediakan aksesibilitas bagi para pengambil keputusan utama meskipun jadwal mereka padat. Dengan alat kolaborasi Zoom yang terintegrasi di seluruh organisasi, SFF telah memodernisasi dan merampingkan komunikasi serta meningkatkan efisiensi biaya dengan sedikit usaha.
“Ada banyak aplikasi berbeda di luar sana, tetapi fakta bahwa alat komunikasi kami bisa menjadi all-in-one sangatlah berharga.”
Ke depannya, Brock ingin memanfaatkan fitur Zoom lainnya. Mulai dari fitur yang didukung AI untuk membantu menganalisis percakapan dan sentimen pelanggan, hingga disposisi panggilan dan chatbot, masih banyak lagi yang bisa dijelajahi. Dengan semua fitur ini yang tersedia bagi pelanggan Zoom, Brock dapat melanjutkan perjalanan untuk memberikan pengalaman terbaik bagi para penikmat film dan memastikan bahwa SFF terus menghibur penonton selama 71 tahun ke depan.
