Anak-anak adalah anggota masyarakat yang paling rentan, dan Save the Children berdedikasi untuk menjamin bahwa anak-anak dalam komunitas di seluruh dunia tetap sehat, aman, dan mendapatkan pendidikan. Didirikan pada tahun 1919 sebagai organisasi pertama yang didedikasikan semata-mata untuk melayani kebutuhan anak-anak dan melindungi hak mereka, Save the Children telah mengubah kehidupan lebih dari 1 miliar anak di 120 negara selama 100 tahun beroperasi.
Save the Children telah memainkan peran penting dalam menciptakan masa depan yang cerah bagi anak-anak dalam programnya dengan inisiatif yang didedikasikan untuk memberi mereka keamanan, perlindungan, perawatan kesehatan, makanan, dan kesempatan pendidikan tambahan. Save the Children memiliki tiga kantor pusat di Amerika Serikat, dengan kantor di Fairfield, Connecticut, Washington, D.C., dan Lexington, Kentucky, tetapi juga mendukung tenaga kerja yang terpencil yang tersebar di seluruh AS dan seluruh dunia.
Mengkoordinasikan tenaga kerja yang tersebar secara global
Dengan tenaga kerja yang tersebar secara global dan berbagai program penting, tim Save the Children harus tetap berkomunikasi secara konstan. Namun, sistem komunikasi video lamanya menimbulkan masalah dalam pengalaman pengguna dan membuang waktu yang berharga.
“Kami memiliki sekitar 70 ruang konferensi di tiga kantor pusat,” kata Charlie Germano, Direktur Senior Operasi TI dan Keamanan Save the Children. “Dan 10 menit pertama setiap rapat dihabiskan untuk mencoba mengonfigurasi solusi. Tim saya menjalankan layanan bantuan, dan setiap jam — hampir setiap jam — seseorang akan mendatangi kami dengan panik karena tidak dapat memakai alat tersebut dan memulai rapat mereka. Itu tidak bisa dipertahankan.”
Solusi konferensi video lama Save the Children juga menyulitkan para pekerja jarak jauhnya untuk terus mendapat informasi terkini tentang perubahan penting dalam organisasi. Badan amal ini mengadakan rapat seluruh staf bulanan melalui konferensi video yang dihadiri oleh CEO serta pimpinan senior untuk membahas tujuan strategis, keadaan keseluruhan organisasi, dan isu penting lainnya. Namun, Save the Children mengalami masalah dengan keandalan dan konektivitas selama rapat ini.
“Kami memperkenalkan karyawan baru, mendiskusikan strategi dan program baru, dan membahas beberapa informasi yang sangat penting selama panggilan seluruh staf ini,” kata Germano. “Setengah dari karyawan kami tidak bekerja di luar gedung kantor pusat, dan hal ini berarti bahwa setengah dari mereka tidak mendapatkan pesan itu karena kami tidak menemukan cara yang tepat untuk menyiarkan video dari jarak jauh dan dalam skala besar.”
Karyawan memilih Zoom
Tim IT di Save the Children sedang meninjau opsi konferensi video lain saat mereka mendapati bahwa beberapa karyawan mereka menggunakan Zoom. Germano dan timnya memutuskan untuk mengevaluasi solusi ini, dan setelah demo produk, mereka memutuskan untuk menerapkan Zoom di seluruh organisasi. Karyawan di Save the Children akhirnya jatuh cinta dengan Zoom dan langsung menggunakannya, sehingga mempermudah adopsi.
“Sering kali, saat memperkenalkan alat baru, Anda harus meminta orang lain untuk mencobanya,” kata Germano. “Namun, dalam kasus ini, ini adalah impian seorang pemimpin IT, di mana karyawan sendiri yang mendorong adopsi alat baru. Kami terpikat sejak hari pertama.”
Germano segera menyadari bahwa tim IT-nya menerima lebih sedikit tiket permintaan dukungan yang terkait dengan ruang konferensi, yang ia kaitkan dengan kesederhanaan Zoom Rooms.
“Saya tidak bisa menggambarkan betapa baiknya pengalaman yang kami dapatkan di ruang konferensi,” kata Germano. “Cukup berjalan memasuki ruang kemudian memulai rapat dengan satu klik di iPad sungguh pengalaman luar biasa. Kehidupan tim TI saya kini jauh lebih mudah.”
Tim di Save the Children juga menyadari bahwa mereka mampu meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi menggunakan Zoom. Dengan memanfaatkan Zoom Webinars, Save the Children dapat menyelenggarakan panggilan seluruh staf yang dapat dihadiri oleh karyawan terpencil, yang meningkatkan kemampuan organisasi untuk menyampaikan pesan internal.
