Convera mengalami peningkatan keterlibatan karyawan sebesar 2x lipat dan produktivitas yang lebih baik berkat platform yang didukung AI dari Zoom

Convera membantu organisasi dari semua ukuran, dari usaha kecil hingga lembaga pendidikan hingga perusahaan besar, untuk memindahkan uang ke seluruh dunia. Dengan lebih dari 2.000 karyawan yang melayani lebih dari 30.000 pelanggan di seluruh dunia, komunikasi di Convera harus dapat diandalkan, aman, dan sederhana. Dan ketika Chris Blackstone, Direktur Ruang Kerja Digital, dan timnya dihadapkan dengan peluang baru yang unik di tahun 2022, kesederhanaan menjadi salah satu alasan mereka memilih Zoom.

"Dalam hal teknologi di tempat kerja, hal itu bisa menjadi labirin solusi yang rumit bagi orang untuk menggunakannya," kata Chris. "Kami memutuskan untuk menyediakan satu aplikasi, satu platform yang dapat digunakan orang untuk telepon, rapat, dan kolaborasi digital."

Kesempatan untuk memulai dari awal jarang terjadi, tetapi itulah yang dihadapi Chris dan timnya. "Kami dapat menghadirkan Zoom sejak awal dengan sedikit warisan atau beban masa lalu," katanya.

Keputusan tersebut sebagian besar didasarkan pada Zoom Phone. "Kami dapat memilih Zoom Phone sebagai fondasi integrasi Zoom di Convera, dan sejak saat itu kami dapat berkembang dan memanfaatkan semua fitur baru yang ditawarkan Zoom," kata Chris. "Kami membuat keputusan yang tepat sejak awal."

Dalam waktu kurang dari dua tahun, Convera memperluas penggunaan platformnya di luar Zoom Phone dan Meetings ke Team Chat, Webinars, Events, dan Contact Center. Beralih ke lisensi Zoom Workplace membantu mereka membuka akses ke lebih banyak fitur inti Zoom, termasuk AI Companion, yang menurut Chris disambut dengan antusias.

Chris memuji kemitraan yang erat dengan tim keamanan Convera karena dapat meluncurkan solusi seperti AI Companion dengan cepat.

"Kami ingin memastikan bahwa solusi kolaborasi yang kami gunakan sepenuhnya mematuhi semua batasan dan harapan yang dimiliki oleh grup keamanan kami," kata Chris. "Kami berdiskusi dan memastikan kami dapat mengarahkan mereka ke sumber daya Zoom dan karyawan Zoom untuk menjawab pertanyaan mereka. Kepemimpinan Zoom yang jelas dalam tidak melatih model AI mereka pada data pelanggan mana pun sangat membantu dalam proses tersebut." 

Sebagai perusahaan di bidang fintech, keamanan dan kepatuhan sangat penting untuk operasi Convera. Tim menerapkan kunci yang dikelola pelanggan Zoom untuk mengelola kunci enkripsi untuk semua konten Convera di platform Zoom. "Hal itu sangat penting bagi kami dan langkah yang sangat penting untuk menunjukkan betapa seriusnya kami dalam menjaga keamanan," kata Chris.

Chris telah mengalami langsung bagaimana Zoom membantu menghubungkan karyawan Convera setiap harinya. "Kami sangat diuntungkan oleh Zoom dan kemampuannya untuk mendobrak batasan tentang seperti apa bentuk kolaborasi," katanya. 

Salah satunya adalah meningkatkan pengalaman seputar rapat — sebelum, selama, dan setelah rapat. "Banyak dari kita yang hari-harinya dihabiskan untuk rapat," kata Chris. "Gagasan bahwa kita bisa menggunakan obrolan rapat yang berkelanjutan untuk mempersiapkan rapat dengan pertanyaan, menyediakan obrolan yang sama selama rapat, dan menindaklanjuti obrolan tersebut untuk diskusi setelahnya menghindarkan kita dari bolak-balik menerima undangan rapat melalui email, berbicara dalam obrolan, mendapatkan agenda dalam dokumen Word, dan membuat catatan di program lain."

Karyawan dapat memperoleh lebih banyak bantuan dalam rapat dengan AI Companion yang tersedia untuk mengotomatiskan pencatatan, mengidentifikasi item tindakan, dan menyoroti topik penting pembicaraan dalam rekaman rapat. "Ringkasan rapat AI Companion adalah pengubah permainan bagi kami," kata Chris. "AI Companion membantu orang menjadi efektif dalam rapat. Orang bisa lebih fokus karena mereka tidak terlalu khawatir harus mencatat. Mereka bisa terlibat secara emosional dan lebih inklusif terhadap siapa yang ada di dalam rapat."

Chris dan timnya juga melihat bagaimana pengalaman rapat fisik dapat ditingkatkan melalui perpaduan perangkat keras dan lunak, menggunakan teknologi Zoom Rooms untuk mengaktifkan video di ruang konferensi mereka dan melengkapinya dengan perangkat Neat. Dengan fitur seperti direktur cerdas, kamera dapat menyoroti orang-orang di ruangan untuk memungkinkan keterlibatan dan inklusi yang lebih baik.

"Neat Board dan Neat Bar adalah teknologi yang mengagumkan bagi orang-orang dan membuat perbedaan yang berarti dalam pengalaman rapat, membantu mendemokratisasikannya sehingga baik Anda berada di ruangan maupun jarak jauh, pengalaman Anda tetap sama," kata Chris. "Kami melihat manfaat signifikan di tahun-tahun mendatang, terutama saat kami memeriksa seperti apa pengalaman kolaborasi di kantor kami, dan bagaimana kami memaksimalkannya untuk jenis kolaborasi tertentu yang terjadi di kantor tersebut."

Sebagai kepala grup ruang kerja digital Convera, Chris sangat memperhatikan pengalaman karyawan dan bagaimana keterlibatan dibangun, terutama ketika rekan kerja tidak berada di lokasi fisik yang sama. Bagi Convera, hal ini dimulai di Workvivo.

Workvivo adalah platform tempat karyawan Convera terhubung satu sama lain dalam berbagai masalah. Menurut Chris, mereka memposting pengumuman organisasi, memberikan penghargaan kepada karyawan yang melakukan pekerjaan dengan baik, dan menyoroti hari jadi dan ulang tahun perusahaan.

Convera mulai menggunakan Workvivo sebagai platform keterlibatan karyawan pada tahun 2022, jadi ketika Workvivo menjadi bagian dari keluarga Zoom pada tahun 2023, hal itu merupakan suatu kebetulan yang menyenangkan karena semuanya berada dalam satu platform.

"Saya sangat senang karena manfaat yang akan kami dapatkan," kata Chris.

Convera adalah salah satu pengguna awal yang menggunakan Workvivo di dalam klien desktop Zoom, dan Chris mengatakan mereka telah melihat peningkatan keterlibatan yang nyata dengan platform tersebut.

Hal itu juga membantu komunikasi lintas tim dan seluruh departemen. "Kita bisa berkomunikasi dengan semua orang di organisasi tertentu yang ditetapkan oleh pemimpin organisasi tersebut. Hal itu sangat sulit dilakukan dengan solusi lain, tetapi sangat mudah dilakukan di Workvivo," kata Chris.

Dia sangat antusias tentang potensi untuk memberi karyawan lebih banyak cara untuk terhubung dan mengembangkan karier mereka di Workvivo. "Kami akan bermitra dengan Zoom dan Workvivo dalam merancang solusi untuk melibatkan karyawan kami dan mengembangkannya lebih dari sekadar ucapan selamat dan pujian, mendorong orang untuk lebih terlibat, mengikutsertakan rekan mereka, dan bahkan melihatnya sebagai cara untuk maju dalam organisasi," kata Chris.

Selain membuat rencana dengan Workvivo, Chris dan timnya telah menguji Zoom Scheduler dengan sekelompok kecil karyawan untuk mengintegrasikan proses penjadwalan yang lebih mudah ke dalam pengalaman Zoom. Dia yakin ada efisiensi yang terintegrasi dalam menggunakan alat Zoom secara bersamaan daripada mencoba menyatukan solusi dari berbagai perusahaan.

"Saya sering menganggap grup ruang kerja digital dan kolaborasi digital berfungsi hampir seperti konsultan mini di dalam sebuah organisasi," kata Chris. "Orang-orang dapat membawa masalah mereka yang aneh dan rumit kepada kami, dan kami membantu mereka menemukan solusi. Dan Zoom sangat luar biasa dalam membantu kami memecahkan dan memenuhi kebutuhan tersebut."

Nasihatnya untuk para pemimpin ruang kerja digital lainnya? "Jangan menganggap Zoom hanya sebagai platform rapat. Zoom menyediakan banyak fitur lain dengan cara yang lebih mudah diakses orang dibandingkan solusi lain."

"Pikirkan masa depan yang Anda inginkan. Bagaimana Anda benar-benar ingin bekerja sama dengan orang lain di organisasi Anda? Dan mari kita lihat apakah solusi yang Anda cari — solusi seperti Zoom — dapat benar-benar membantu Anda mencapai masa depan yang diinginkan itu karena kemampuannya untuk bekerja sama dengan baik."