7 lingkungan kerja dan bagaimana membangun lingkungan yang kuat untuk karyawan Anda

Pekerjaan bukan hanya apa yang Anda lakukan; itu adalah di mana Anda melakukannya. Lingkungan kerja karyawan memiliki dampak besar pada kepuasan, keterlibatan, dan produktivitas keseluruhan mereka - yang, pada gilirannya, mempengaruhi output bisnis dan pengalaman pelanggan. 

Itulah mengapa penting untuk membangun lingkungan kerja yang kuat untuk tim Anda. Faktanya, 71% pemimpin mencatat bahwa menawarkan lingkungan hibrida dan jarak jauh berdampak positif pada kebahagiaan dan kepuasan karyawan.

Contoh lingkungan kerja termasuk tradisional, jarak jauh, hibrida, dan banyak lagi, masing-masing sesuai dengan kebutuhan karyawan dan model bisnis yang berbeda. Dalam panduan ini, kami menjabarkannya dan berbagi cara menumbuhkan lingkungan kerja yang positif bagi perusahaan Anda.

Apa sebenarnya lingkungan kerja itu? Ini adalah kombinasi dari semua elemen tempat kerja, termasuk budaya, alat, ruang fisik, dan struktur. Terlepas dari jenisnya, lingkungan kerja terdiri dari beberapa komponen:

• Lingkungan fisik: Ini mengacu pada area aktual tempat karyawan bekerja, termasuk ruang dan tata letak, pencahayaan, ergonomi, dan tingkat suara. Lingkungan fisik yang nyaman dapat berdampak positif pada produktivitas dan moral karyawan.
• Profesionalisme dan pertumbuhan: Harapan yang jelas, peluang untuk pengembangan karir, dan dukungan untuk kemajuan dapat meningkatkan motivasi dan retensi karyawan.
• Budaya sosial tempat kerja: Kerja tim, rasa hormat, dan inklusivitas dapat memengaruhi cara karyawan berkolaborasi dan berinovasi, yang pada akhirnya berdampak pada pengalaman pelanggan.
• Alat yang digunakan: Lingkungan kerja yang berbeda menggunakan berbagai jenis alat dan perangkat lunak. Sementara lingkungan jarak jauh mungkin bergantung pada alat seperti Zoom Meetings, lingkungan tatap muka kemungkinan menggunakan ruang fisik dan alat audio-visual seperti layar besar.

Meskipun sebagian besar tempat kerja menggabungkan elemen-elemen ini dalam beberapa cara, ada berbagai lingkungan kerja, masing-masing dengan ciri, manfaat, dan kerugian sendiri.

Ideal untuk: Perusahaan yang membutuhkan struktur atau pengawasan tatap muka; karyawan yang lebih memilih tempat kerja yang biasa

Kebanyakan orang memikirkan lingkungan kerja tradisional ketika mereka membayangkan pekerjaan: lingkungan kantor tatap muka yang terdiri dari kubik atau kantor kecil, jadwal yang ditetapkan, dan hierarki kepemimpinan yang sering berkomunikasi dari atas ke bawah. 

Lingkungan ini menawarkan prediktabilitas, rutinitas, dan batasan yang jelas. Dengan kata lain, orang umumnya tahu apa yang bisa mereka harapkan. Tetapi lingkungan tradisional juga bisa kekurangan fleksibilitas, yang mungkin terasa terlalu kaku atau menyesakkan bagi beberapa karyawan. 

Contoh: Sebuah firma hukum perusahaan dengan jam kerja yang ditetapkan dan kode berpakaian formal bisnis

Ideal untuk: Peran yang tidak perlu terikat pada satu lokasi; pekerja teknis, kreatif, atau berpengetahuan

Sebuah lingkungan kerja jarak jauh adalah pengaturan virtual penuh, di luar situs di mana karyawan berkomunikasi melalui alat digital seperti konferensi video atau pesan instan. Pekerja jarak jauh biasanya menyelesaikan pekerjaan mereka dari kantor rumahan atau ruang kerja bersama, dan jadwal dapat fleksibel atau membutuhkan jam kerja tertentu tergantung pada jenis pekerjaan.

Bekerja jarak jauh mengurangi waktu tempuh dan dapat meningkatkan keseimbangan kerja-hidup, otonomi, dan kepercayaan karyawan. Bagi pemberi kerja, bekerja jarak jauh memperluas akses ke kumpulan bakat yang lebih luas (kadang-kadang bahkan global), membuatnya lebih mudah untuk mempekerjakan bakat terbaik. 

Di sisi lain, pekerjaan jarak jauh dapat menyebabkan karyawan merasa terisolasi, lebih sedikit peluang untuk ikatan tim, dan kemungkinan terlalu banyak bekerja karena tidak ada pemisahan sejati antara “rumah” dan “kantor.” Plus, ada kebutuhan yang kuat untuk keterampilan dan alat komunikasi yang sangat baik. 

Contoh: Perusahaan SaaS yang beroperasi secara remote, berkomunikasi melalui Zoom Team Chat dan Zoom Meetings

Ideal untuk: Tim yang menginginkan fleksibilitas sambil tetap terlibat dalam kolaborasi tatap muka 

Lingkungan hibrida menggabungkan aspek lingkungan tradisional dan jarak jauh. Jadwal hibrida sering kali menggabungkan pekerjaan di kantor dan jarak jauh dengan membagi minggu — misalnya, dua hari jarak jauh dan tiga hari di kantor. Beberapa perusahaan menetapkan struktur yang berbeda, seperti satu minggu kerja tatap muka per bulan. 

Manfaat kerja hibrida adalah menawarkan campuran struktur dan fleksibilitas, yang dapat meningkatkan moral dan retensi karyawan. Ini juga memungkinkan tim untuk berkolaborasi secara tatap muka dan bisnis untuk memiliki lebih banyak pengawasan secara tatap muka. 

Namun, pekerjaan hibrida juga membutuhkan alat komunikasi yang kuat seperti halnya pekerjaan jarak jauh. Dan karena karyawan mungkin memiliki jadwal berbeda atau hari kerja tatap muka, ada risiko akses atau visibilitas yang tidak setara terhadap kepemimpinan.

Contoh: Sebuah agensi pemasaran dengan tiga hari kerja jarak jauh dan dua hari kerja di kantor

Ideal untuk: Usaha kecil atau startup yang membutuhkan fleksibilitas tanpa biaya real estat tinggi; pekerja jarak jauh atau pekerja lepas yang menginginkan koneksi tatap muka

Coworking melibatkan ruang kantor bersama di mana pekerja dari beberapa perusahaan berkumpul untuk bekerja. Perusahaan dapat menyewa ruang secara berkelanjutan, atau karyawan individu dapat mendaftar untuk beberapa hari tertentu. 

Bekerja dari ruang kerja bersama memberikan peluang jaringan dan kolaborasi dan bisa lebih hemat biaya dibandingkan menyewa kantor lengkap. Namun, ruang-ruang ini dapat kurang privasi dan mungkin bising serta mengganggu. Dan karena mereka terbuka untuk berbagai perusahaan, ruang tersebut tidak akan disesuaikan dengan budaya perusahaan Anda.

Contoh: Sebuah perusahaan rintisan teknologi menyewa ruang di lokasi WeWork

Ideal untuk: Tim yang perlu berinovasi, berkolaborasi dalam bertukar pikiran, dan membuat ide

Lingkungan kolaboratif biasanya bersifat pribadi, tetapi mereka tidak selalu selaras dengan ciri-ciri lain dari lingkungan kerja tradisional. Alih-alih kantor dan hierarki yang tertutup, lingkungan kolaboratif mungkin mencakup denah lantai kantor terbuka, kolaborasi tim, dan ruanguntuk sesi curah pendapat.

Lingkungan seperti ini mendorong pemecahan masalah kreatif dan berbagi ide, yang mengarah pada kohesi tim yang lebih kuat. Namun, ada tantangan, termasuk potensi kebisingan, gangguan, dan kurangnya privasi.

Contoh: Sebuah studio kreatif dengan ruang terbuka dan rapat berdiri harian

Ideal untuk: Karyawan terampil dan termotivasi

Lingkungan otonom menempatkan tanggung jawab atas keberhasilan pekerjaan langsung pada karyawan, memungkinkan mereka menentukan kapan, di mana, dan bagaimana menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka. Karyawan biasanya memiliki kepemilikan atas proyek mereka, jam kerja yang fleksibel, dan pengawasan minimal. 

Sebuah lingkungan otonom dapat menumbuhkan inovasi dan keterlibatan tinggi, serta menarik talenta terbaik yang ahli di bidang mereka dan ingin bekerja sesuai dengan itu. Pada saat yang sama, jenis lingkungan kerja ini membutuhkan disiplin tingkat tinggi, dan mungkin tidak ada kohesi tim sebanyak di ruang kerja lainnya.

Contoh: Sebuah laboratorium riset yang memungkinkan para ilmuwan merancang dan mengelola eksperimen mereka sendiri

Ideal untuk: Tim penjualan, ruang redaksi, startup

Lingkungan yang cepat tidak terbatas pada satu jenis perusahaan saja tetapi sering ditemukan pada mereka yang perlu bergerak cepat dan membuat keputusan cepat dengan urgensi tinggi. Lingkungan ini mungkin melihat banyak perubahan atau ambiguitas.

Ini bisa menjadi sangat bagus bagi mereka yang berkembang dalam lingkungan yang mengasyikkan dan dinamis yang mendorong adaptabilitas dan motivasi diri. Namun jika lingkungan kerja yang serba cepat dikelola dengan buruk, itu dapat menyebabkan kelelahan mental, kebingungan, dan kesalahan.

Contoh: Sebuah tim penjualan yang mengadakan beberapa rapat klien dalam sehari

Apa pun jenis lingkungannya, sangat penting untuk mengupayakanbudaya kerja yangpositif. Tanggung jawab ini berada di tangan para manajer dan kontributor individu, yang masing-masing memiliki peran mereka sendiri.

Manajer harus merancang dan menerapkan kebijakan yang mendukung lingkungan kerja yang sehat. Mereka juga harus memberikan dukungan dan bimbingan yang diperlukan kepada tim mereka dan menumbuhkan budaya kolaboratif yang inklusif. Karyawan harus tetap berfokus pada tim dan tampil dengan sikap positif dan termotivasi. 

Berikut adalah enam tips untuk secara efektif menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Menciptakan lingkungan fisik yang nyaman

Pertama, pastikan ruang fisik ramah, mudah diakses, dan nyaman untuk semua karyawan. 

Elemen umum yang perlu dipertimbangkan meliputi pencahayaan (pastikan tidak terlalu redup tetapi juga tidak terlalu terang yang mengganggu), tingkat kebisingan (atau ketersediaan ruang-ruang yang tenang), dan akses ke peralatan ergonomis. Meskipun tidak perlu kritis, dapat menjadi sentuhan bagus untuk memungkinkan personalisasi ruang kerja individu. 

Berhati-hatilah juga terhadap aksesibilitas bagi para penyandang cacat. Misalnya, Anda mungkin perlu memberikan akses ke lift atau ramp untuk mereka yang menggunakan kursi roda. 

Masih ada cara untuk menyediakan lingkungan yang nyaman bagi karyawan jarak jauh yang mungkin tidak terlalu sering menggunakan ruang fisik perusahaan Anda. Ini dapat mencakup menawarkan tunjangan atau penggantian untuk peralatan kantor rumahan atau furnitur atau memberikan pelatihan atau Pendidikan tentang ergonomi.

Tips: Mulailah dengan penilaian ergonomis, yang mengevaluasi risiko fisik di lingkungan Anda. Anda bisa melakukan ini dengan mengamati karyawan dan menganalisis alat, rutinitas, dan stasiun kerja untuk memeriksa apa pun yang menyebabkan gerakan berulang atau postur tubuh yang canggung.

Menumbuhkan budaya pengakuan dan penghargaan

Tingkatkan moral dan keterlibatan dengan mendorong pengakuan dan apresiasi karyawan. Anda dapat melakukan ini dengan mengembangkan program penghargaan, mendorong pujian untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik, dan menawarkan teriakan dalam rapat bagi mereka yang telah mencapai tonggak sejarah atau mencapai tujuan besar.

Libatkan karyawan dengan meminta mereka untuk mengirimkan umpan balik dan pengakuan atas prestasi rekan kerja mereka.

Kiat: Terapkan sorotan bulanan untuk merayakan upaya dan kontribusi karyawan.

Pimpin tim Anda dengan memberi contoh

Sebagai seorang pemimpin, Anda diposisikan secara unik untuk memodelkan perilaku yang ingin Anda lihat dari tim Anda. Ini berarti menjadi contoh etika kerja yang kuat, komunikasi proaktif, dan menjalankan nilai-nilai perusahaan. 

Sangat penting juga untuk memberikan contoh tentang inklusivitas, keadilan, dan rasa hormat. Pastikan untuk mengingat prinsip-prinsip ini saat Anda terlibat dengan dan mengelola tim Anda.

Tip: Bagikan pembaruan transparan dengan tim, sorot keberhasilan dan tantangan Anda sendiri.

Prioritaskan komunikasi yang terbuka dan saling menghormati

Agar komunikasi tetap transparan dan baik, promosikan lingkaran umpan balik yang konsisten untuk mendorong semua orang merasa aman berbagi umpan balik positif dan konstruktif. 

Saat menerima umpan balik atau berpartisipasi dalam rapat, terlibat dalam mendengarkan secara aktif dan dialog positif. Ingatlah untuk bersikap inklusif, seperti meminta umpan balik langsung dari mereka yang cenderung diam dalam rapat.

Tip: Selain sesi tim, Jadwal rapat reguler satu-lawan-satu dengan bawahan Anda. Ini memberikan Karyawan lebih banyak privasi dan dapat membantu mereka merasa lebih nyaman berbagi Umpan Balik.

Mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja

Temukan cara untuk menawarkan waktu bagi karyawan untuk menarik napas, terutama untuk tim jarak jauh atau hibrida dengan garis yang lebih kabur antara pekerjaan dan rumah. Keseimbangan kehidupan kerja ini memberi karyawan waktu untuk bersantai, fokus pada keluarga atau perawatan diri, dan mengatur ulang. 

Berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi:

• Izinkan penjadwalan fleksibel: Memberikan otonomi kepada karyawan atas jadwal mereka menunjukkan kepercayaan dan memberdayakan mereka untuk mengelola kehidupan pribadi mereka.
• Tawarkan cuti yang murah hati: Jangan hanya memberikan PTO, tetapi berikan contoh bahwa jika seseorang tidak ada di kantor, batas itu harus dihormati. Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk menawarkan manfaat kesehatan lain seperti dukungan kesehatan mental.
• Dipimpin dengan contoh: Pemimpin harus memodelkan kebiasaan sehat dan menegakkan batasan yang jelas, baik sekitar waktu libur, bekerja berjam-jam, atau menjaga diri mereka sendiri. 

Tips: Dorong karyawan untuk memblokir waktu "tanpa rapat" di kalender mereka. Lebih baik lagi, sarankan hari "tanpa rapat" untuk seluruh tim atau perusahaan setiap minggu atau bulan. Ini dapat memberi karyawan waktu untuk fokus pada pekerjaan yang diperlukan sehingga mereka tidak perlu mengejar ketertinggalan setelah jam kerja. 

Mendukung pertumbuhan dan perkembangan karyawan

Membantu karyawan tumbuh, mengembangkan, dan membangun keterampilan dengan memberi mereka banyak kesempatan untuk belajar. Ini bisa dalam bentuk pelatihan internal perusahaan, akses ke webinar atau pelatihan virtual, atau tunjangan pendidikan. 

Jalan lain untuk pertumbuhan termasuk program bimbingan yang Pasangkan Karyawan dengan mentor dari dalam perusahaan, akses ke tangga karir terperinci dan jalur promosi, dan bayangan pekerjaan.

Tip: Tawarkan uang saku untuk pengembangan pendidikan atau profesional untuk kursus atau sertifikasi, konferensi atau acara, atau materi pendidikan tambahan.

Meskipun tidak selalu mungkin untuk sepenuhnya memahami seluk beluk lingkungan kerja tertentu sampai Anda berada di dalamnya, ada beberapa tanda bahaya yang harus diperhatikan ketika menilai organisasi. 

Sepanjang proses wawancara dan interaksi lain dengan perusahaan, waspadalah terhadap komunikasi yang buruk, tingkat pergantian yang tinggi, jam kerja yang panjang, dan moral yang negatif. Berikut beberapa tips:

• Identifikasi keseimbangan kehidupan kerja yang buruk: Jam kerja yang panjang, harapan yang tidak realistis, dan kurangnya batasan membuat lingkungan yang tidak menyenangkan. Misalnya, jika titik kontak Anda di perusahaan mengirimi Anda email larut malam atau pada akhir pekan, itu pertanda keseimbangan kehidupan kerja yang buruk.
• Dengarkan gosip: Gosip atau sentimen negatif secara umum tentang karyawan lain dapat menjadi bukti adanya komunikasi yang beracun, persahabatan yang buruk, atau ketidakpuasan yang meluas.
• Perhatikan budaya menyalahkan: Ketika karyawan takut disalahkan, mereka cenderung khawatir membuat kesalahan, memengaruhi kesediaan mereka untuk mencoba hal-hal baru dan berbagi ide. Amati bagaimana karyawan mengambil kepemilikan atas pekerjaan mereka dan seberapa nyaman mereka merasa dalam berbagi dan menerima umpan balik.
• Observe keterampilan kepemimpinan: Perhatikan para pemimpin dan manajer di tim Anda; jika mereka tidak hadir, tampak tidak efektif, atau tampak melakukan kontrol berlebihan, itu bisa menjadi pertanda buruk.
• Perhatikan tingkat pergantian karyawan yang tinggi: Melihat banyak lowongan pekerjaan untuk perusahaan tertentu? Meskipun ini bisa menjadi pertanda positif pertumbuhan, ini juga bisa berarti tingkat pergantian yang tinggi, menunjukkan bahwa karyawan tidak bahagia atau terlibat.

Lingkungan kerja datang dalam berbagai bentuk dan bentuk, dan apa yang tepat untuk satu organisasi atau karyawan mungkin tidak tepat untuk yang lain. Lingkungan terbaik meningkatkan keterlibatan karyawan, produktivitas tim, dan akhirnya, kepuasan pelanggan.

Tingkatkan lingkungan kerja Anda dengan Zoom Workplace. Dengan Zoom, Anda dapat merampingkan komunikasi jarak jauh atau hibrida, bahkan untuk pekerja di tempat. Selain itu, Anda dapat dengan mudah menjadwalkan dan merencanakan rapat virtual dan memusatkan kolaborasi di seluruh organisasi.

Elemen spesifik mana yang paling mempengaruhi produktivitas karyawan di lingkungan kerja?

Ruang fisik, budaya tempat kerja, peluang pertumbuhan dan pengembangan, serta pengakuan adalah elemen lingkungan kerja umum yang secara langsung berdampak pada produktivitas.

Bagaimana faktor fisik dan perilaku mempengaruhi kinerja?

Faktor-faktor fisik dari tempat kerja, seperti pencahayaan yang memadai, kebisingan rendah, dan peralatan ergonomis, mengarah pada kenyamanan yang lebih tinggi dan kurangnya kelelahan dan stres. Hal ini, pada gilirannya, mengarah pada keterlibatan dan moral karyawan yang lebih tinggi, yang pada akhirnya menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dan kepuasan yang lebih besar.

Bagaimana saya bisa mengevaluasi dan meningkatkan lingkungan tempat kerja saya saat ini?

Untuk menilai dan meningkatkan lingkungan tempat kerja Anda saat ini, mulailah dengan menjalankan survei dan sesi umpan balik serta menganalisis metrik turnover dan retensi. Anda juga dapat menjalankan penilaian ergonomis untuk mengidentifikasi peran atau peralatan yang menyebabkan masalah muskuloskeletal bagi pekerja, kemudian menemukan cara untuk mengatasinya. Tentukan metrik tolok ukur yang ingin Anda ukur, tetapkan tujuan, dan implementasikan perubahan strategis secara bertahap dari waktu ke waktu.