Descomplicar: como The Motley Fool simplificou suas comunicações com o Zoom

O que começou como um boletim informativo elaborado pelos irmãos David e Tom Gardner em 1993 tornou-se uma empresa de serviços financeiros de renome internacional com um grupo assíduo de seguidores conhecidos como "Fools". Sediada em Alexandria, Virgínia, a The Motley Fool tem escritórios em Denver, Colorado e Sydney, Austrália, além de atender a clientes no Reino Unido, Canadá, Hong Kong e Alemanha com notícias locais e análise de mercados.

Motivada pelo propósito de tornar o mundo um lugar mais bem informado, feliz e rico, The Motley Fool construiu seu sucesso levando aos clientes análises profundas e opiniões inteligentes sobre investimentos e mercados de ações. Isso requer uma infraestrutura robusta de comunicações que permite colaboração e comunicação constantes entre escritórios e funcionários pelo mundo.

Inconsistência entre plataformas, hardware e dispositivos

The Motley Fool conta com mais de 600 funcionários trabalhando nos escritórios da empresa nos Estados Unidos e em outros países. Para que tenham sucesso, os funcionários precisam trabalhar juntos para fornecer análises de ações relevantes e precisas a diversos mercados. Embora a Motley Fool já contasse com uma solução de comunicação legada, ela havia se tornado difícil de gerenciar, e as equipes passaram a utilizar um conjunto de ferramentas distintas para se comunicar.

"Antes, usávamos a Cisco, que funcionava e da qual, no geral, gostávamos", disse Lawrence Morrisson, diretor de TI da Motley Fool. "Mas era muito cara e difícil de gerenciar. Também havia outros funcionários usando soluções como o Skype e o GoToMeeting, o que fazia com que usassem hardware e dispositivos diferentes. Não havia consistência, o que causava uma tremenda dor de cabeça."

As equipes de TI da Motley Fool buscavam uma alternativa à solução de telefonia que possuíam, o que exigia equipamentos caros, programas complicados, além de significativas infraestruturas locais para dar apoio a tudo isso. Mas a Motley Fool não queria continuar dando suporte a múltiplas infraestruturas e, por esse motivo, buscou consolidar a pilha de tecnologia.

"Havia aqui uma grande infraestrutura da Cisco", disse Morrisson. "Tínhamos circuitos dedicados no edifício, troncos para linhas SIP e telefones de mesa, bem como o produto de central de atendimento da Cisco para colocar tudo isso em funcionamento, o que era muito difícil de gerenciar."

A falta de padronização e a necessidade de gerenciar uma infraestrutura complexa tornavam a comunicação difícil de manter, o que aumentava a carga sobre as equipes de TI e dificultava a colaboração entre os escritórios.

"Queríamos simplificar a nossa pilha de tecnologia"

Morrisson estava avaliando outras soluções de videoconferência quando uma ligação da equipe de vendas do Zoom despertou seu interesse.

"Na ocasião, tentávamos resolver o problema da consistência, de modo que considerávamos adquirir a plataforma Webex da Cisco", acrescentou Morrisson. "Porém, o Zoom nos ligou e ofereceu uma avaliação gratuita e, como meus colegas e eu tínhamos ouvido falar do Zoom e sabíamos que era muito popular, decidimos dar uma chance."

Depois de experimentar a plataforma Zoom e sua facilidade de uso, Morrisson implementou a solução de videoconferência na organização. A flexibilidade do Zoom permitiu que os funcionários da Motley Fool utilizassem a solução em uma ampla variedade de dispositivos, e sua interface intuitiva tornou a implementação da ferramenta simples e descomplicada.

A solução de videoconferência do Zoom conseguiu melhorar a comunicação entre escritórios e funcionários com seu design intuitivo e recursos úteis. Os funcionários conseguem usar o recurso de compartilhamento de tela para colaborar em projetos e coordenar, de forma fácil, uma comunicação eficaz e eficiente entre os escritórios internacionais.

"O pessoal adora poder compartilhar a tela sem usar cabos", observou Morrisson sobre as funcionalidades de compartilhamento de tela sem fio do Zoom. "E funciona bem em todas as salas. O funcionário chega, vê o painel de controle na mesa e já sabe o que esperar. Tem funcionado muito bem para nós."

Uma vez que a Motley Fool implementou a solução de videoconferência do Zoom e experimentou a confiabilidade e a simplicidade da plataforma, a equipe de TI decidiu implementar o Zoom Phone como solução de telefonia digital.

Como o Zoom Phone é um aplicativo que roda na nuvem, as equipes de TI não precisam mais dar suporte a uma infraestrutura em separado para as comunicações por telefone. "Um dos principais motivos pelos quais escolhemos o Zoom foi porque queríamos simplificar nossa pilha e reduzir a quantidade de gerenciamento local que estávamos realizando", disse Morrisson. "A experiência que tivemos até agora com o Zoom foi muito positiva, de modo que fez com que confiássemos de imediato no produto Zoom Phone."

Reduzir custos com hardware e chamados de suporte

Desde que as equipes da Motley Fool implementaram a plataforma de comunicações unificadas do Zoom, Morrisson percebeu uma redução no número de chamados para as equipes de TI. Com uma interface fácil de usar e a flexibilidade de trabalhar com uma variedade de dispositivos, as equipes de TI já não passam dias resolvendo problemas em soluções de hardware ou configurando softwares. A Motley Fool conseguiu reduzir custos com hardware e aumentar sua disponibilidade da plataforma Zoom cinco vezes em comparação com a solução legada de comunicações.

“Há muito menos trabalho para preparar nossas salas de conferência e mantê-las em funcionamento”, observou Morrisson. "A configuração dos dispositivos é quase toda automatizada agora, e raramente acontecem problemas. Quando acontece, é normalmente um problema pontual de hardware, que o Zoom é muito bom em identificar."

E, com a plataforma Zoom, a Motley Fool foi capaz de desenvolver diretrizes para seus trabalhadores remotos com base em uma cultura centrada em vídeo.

"Temos apenas dois requisitos técnicos principais para nossos trabalhadores remotos", disse Morrisson. "Eles precisam ter uma conexão de Internet capaz de dar suporte ao Zoom, bem como precisam ter as câmeras ativadas por padrão em cada reunião por vídeo para criar aquela conexão face a face."

Usando o Zoom, a Motley Fool também cria uma conexão mais profunda entre os trabalhadores remotos e a equipe presencial.