Zoom으로 소규모 비즈니스를 구축 및 확장하는 방법에 관한 가이드

비즈니스 리더라면 커뮤니케이션의 중요성을 잘 알고 있을 것입니다. 고객, 직원, 파트너, 투자자, 공급자 및 벤더와 연결된 상태를 유지하면 신뢰를 구축하고 브랜드를 성장시키며 소규모 비즈니스에 가장 중요한 사람들과 의미 있는 관계를 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 가이드에서는 AI 우선 올인원 업무 플랫폼을 통해 고객 서비스를 향상하고 협업을 개선하며 성장하는 원격 또는 하이브리드 팀을 지원할 수 있는 몇 가지 방법을 제공합니다. 커뮤니케이션이 원활하고 협업이 잘 이루어지면 기술에 대해 걱정하기보다 좋아하는 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

IT 팀 규모가 작거나 'IT 디렉터'라는 모자를 쓰고 있다면(다른 여러 모자를 함께 쓰고 있을 수도 있습니다) 통합 솔루션을 사용하면 IT 관리를 간소화하고 비즈니스 성장 등 더 열정적인 일에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있습니다.

AI Companion이 포함된 Zoom Workplace를 통해 고객과의 관계를 구축하고, 직원 협업을 활성화하고, 강력한 기업 문화를 조성하여 팀의 발전을 지원하는 방법을 계속해서 읽어보세요.

어떤 비즈니스 분야에 있든지, 고객 여정의 모든 지점에서 고객의 요구를 충족하는 것이 중요합니다. 오늘날의 고객은 전화와 이메일뿐 아니라 문자 메시지, 소셜 미디어, 라이브 채팅, 심지어 영상 등 광범위한 채널에서 브랜드와 즉시 소통하고 싶어 합니다.

다음은 Zoom Workplace에서 고객과의 연결을 위한 몇 가지 팁입니다.

어떤 기기에서든, 어디서든 소통

여러분은 끊임없이 이동하는 중에도 필요할 때마다 고객과 소통할 수 있기를 원합니다. 전 세계적으로 사용 가능한 사무실용, 가정용, 작업 공간용 및 모바일 기기용 인증된 하드웨어 솔루션 제품군에서 작동하는 Zoom은 사용자가 어디를 가든 업무를 수월하게 처리할 수 있도록 지원합니다. Zoom Workplace 앱을 다운로드하면 노트북, 태블릿, 또는 스마트폰에서 Zoom Phone 통화를 수신하거나 문자나 채팅 메시지를 보내거나 Zoom 회의에 참여할 수 있습니다. 책상에 얽매이지 않아도 되며 책상을 비운 사이 기회를 놓칠 위험이 없습니다. 

Zoom Phone을 사용하면 회사의 대표 전화번호든 여러분의 직통 전화번호든, 고객에게 전화하거나 문자를 보낼 번호를 직접 선택할 수 있습니다. 어떤 번호를 선택하든 더 이상 고객에게 연락하기 위해 개인 번호를 사용하거나 연락처 정보를 개인 기기에 저장할 필요가 없습니다.

통화 대기열을 통한 더 빠른 응답

한때는 여러분 혼자 비즈니스 전화에 응답했을지 모르지만, 성장하는 팀에서는 고객이 너무 오래 대기하지 않게 할 수 있습니다. 통화 대기열을 설정하면 수신 전화가 전체 영업 팀 등의 지정된 사용자 그룹에게 라우팅되어 고객의 대기 시간을 단축할 수 있습니다.

전체 팀이 문자 메시지 응답을 지원하도록 할 수도 있습니다. SMS 통화 대기열을 설정하면 고객 문자 메시지가 직원 그룹으로 전송되어 가장 먼저 응답할 수 있는 담당자에게 전달되므로 고객 대기 시간이 단축됩니다.

더 강력한 고객 경험 플랫폼이 필요하신가요? Zoom Contact Center를 확인해 보세요.

비디오로 고객의 참여 유도

영상의 장점을 활용하여 새로운 고객에게 도달하고 가상 서비스를 제공하세요. 화면 공유 및 주석과 같은 기능을 사용하면 상담 중에 고객과 대화를 구축하거나 매력적인 제품 데모를 제공할 수 있습니다. 또한 매주 사무실 드롭인과 같은 가상 접점을 만들거나 가상 수업 및 이벤트를 만들어 새로운 수익원을 확보할 수도 있습니다. Zoom AI Companion을 이용하면 고객 통화에서 회의 요약을 만들어 메모를 다시 살펴보고 실행 항목과 다음 단계를 파악할 수 있습니다. 

디지털로 연결된 세상에서는 그 어느 때보다도 빠르게 글로벌한 고객 기반과 국제적인 팀을 구축할 수 있습니다. Zoom을 통해 새로운 시장으로 확장하고 고객 및 직원과 연결될 수 있는 방법을 알아보세요.

글로벌 전화 서비스

여러분의 팀은 새로운 장소에서 고객 서비스를 판매하거나 제공할 수 있습니다. Zoom Phone은 글로벌 범위를 47개 이상의 국가와 지역으로 넓혔으며, 지리적 도달 범위를 더욱 확장해 주는 유연한 BYOC 옵션을 제공합니다. 

가상 문제 해결 및 지원

Zoom을 사용하면 팀원들이 전 세계에서 비즈니스를 수행할 수 있으므로 특정 지역에서 근무 가능한 사람이 누구인지에 따라 비즈니스 운영에 제한을 둘 필요가 없습니다. 유럽의 고객 서비스 담당자가 영상 통화로 아시아의 고객에게 지원을 제공할 수 있습니다. 남미에 있는 장비 기술자도 Zoom Workplace를 사용하면 미국의 제조 공장에서 벌어진 문제 해결을 지원할 수 있습니다.

AI Companion은 회의 요약과 같은 기능을 30개 이상의 언어로 지원합니다. 이는 국제적인 팀에게 중요한 기능입니다. Team Chat 메시지를 지원되는 언어 중 하나에서 다른 언어로 실시간으로 번역하거나, 대부분의 회의 참가자가 다른 언어를 사용하더라도 회의에서 AI Companion에게 물어보고 지원되는 언어로 답변을 받을 수 있습니다. 

국제 이벤트 주최

다음 제품 출시 또는 고객 회의를 계획할 때 Zoom Events 솔루션을 이용하면 전 세계 청중을 대상으로 이벤트를 열 수 있습니다. Zoom Meetings 및 Zoom Webinars의 실시간 언어 통역 기능을 통해서는 다양한 언어에 대한 통역사를 지정할 수 있습니다. 또한 실시간 번역 기능을 통해 참석자는 지원되는 수십 개의 언어로 실시간으로 번역되는 자막을 이용할 수 있습니다.

직원이 분산되어 있고 원격으로 근무하는 경우 거리가 멀어도 효과적으로 협업할 수 있도록 지원하려면 커뮤니케이션 플랫폼이 더욱 중요합니다.

사용 가능한 사람 빠르게 확인

Zoom Team Chat을 사용하면 완전한 회의를 예약할 필요 없이 직원과 빠르게 실시간으로 대화를 나눌 수 있습니다. 동료의 책상에 들러 질문하는 것과 비슷합니다. 직원이 현재 대화가 가능한지, 회의 중인지, 자리를 비웠는지, 휴가 중인지 확인할 수 있으므로, 언제쯤 응답을 받을 수 있을지 더 정확히 알 수 있습니다.

다양한 프로젝트에 대한 채팅 채널 만들기

Zoom Team Chat을 사용하면 일대일 또는 그룹으로 쉽게 소통할 수 있습니다. 영업 팀 채널, 마케팅 팀 채널, 경영진 채널 등 다양한 그룹별 채널을 만들 수 있습니다. 또한 다른 팀의 사람들을 특정 제품 출시용 채널 또는 프로젝트용 채널로 모아 토론하고, 이미지 또는 파일을 공유하고, 피드백을 제공할 수도 있습니다. 

모든 팀의 기본 채팅 채널을 위해 Team Chat에서 공유 공간을 만들 수도 있습니다. 신규 직원을 온보딩할 때 공유 공간에 추가하기만 하면 해당 직원은 최신 정보를 파악하는 데 필요한 모든 (구성원 대상) 공개 채팅 채널에 액세스할 수 있습니다.

여러 커뮤니케이션 방법 간 전환

채팅을 통해 동료와 협업하다 보면, 전화 통화나 영상 회의로 메시지를 전달하는 편이 더 쉬울 것 같다는 생각이 들 수 있습니다. Zoom Workplace에서는 버튼 하나만 클릭하면 채팅에서 전화 통화 또는 영상 회의로 쉽게 전환할 수 있습니다. 필요에 따라 다른 협업자를 전화 통화 또는 Zoom 회의로 부를 수도 있습니다.

직원의 접근성 지원

직원들이 효과적으로 소통하고 협업하는 데 필요한 솔루션을 제공하세요. 계정의 모든 사용자에 대해 자동 생성되는 자막(실시간 대화 내용이라고도 함)을 활성화하고, 직원들이 Zoom 설정에서 사용자 지정할 수 있는 접근성 기능에 대해 알리세요. 서로 다른 언어를 사용하는 직원이 있는 경우, AI Companion을 사용하면 Team Chat 및 Zoom Meetings에서 실시간 번역을 통해 언어 장벽을 해소할 수 있습니다. 

많은 소규모 비즈니스에서는 고객에게 서비스를 제공하기 위해 규모를 넓히고, 신입 사원을 맞이하고, 확장 가능한 프로세스를 구축하는 과정에서 점점 더 큰 어려움을 겪습니다. 하이브리드 팀이 더 많이 일하는 것이 아니라 더 스마트한 방법으로 일할 수 있도록 최신 커뮤니케이션 기술을 활용하여 필요한 것을 지원하고 준비시키는 방법을 소개합니다.

기존 기술과의 통합

팀원들이 여러 비즈니스 애플리케이션을 오가거나 한 앱에서 다른 앱으로 정보를 복사하는 과정에서 생산성이 저하되는 경우, 통합을 통해 이러한 워크플로를 간소화할 수 있습니다. Zoom을 사용하면 Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams, Google Workspace 등 수백 개의 애플리케이션과 통합하여 여러 도구 사이를 전환하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

워크플로를 자동화하여 시간 절약

업무 중 일상적인 작업은 여기저기서 몇 분씩 짧게 걸리지만, 그 시간이 금방 합쳐지면 상당한 시간이 될 수 있습니다. 이러한 작업을 자동화하면 할 일 목록에서 항목을 제거하면서 워크플로를 간소화할 수 있습니다. Zoom 워크플로 자동화를 사용하면 Zoom Workplace와 타사 앱 전반에서 작업을 간소화하는 강력한 워크플로를 쉽게 구축할 수 있습니다. 또한 자동화된 워크플로우에 AI Companion을 사용하여 플랫폼에서 정보와 컨텍스트를 가져와 인사이트를 제공하므로 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

워크플로 자동화를 사용하여

• 매일 팀 채팅 브리핑을 통해 채팅 메시지에 대한 최신 정보를 확인하세요. AI 컴패니언이 최근 채팅을 자동으로 요약하고 전용 채팅 채널이나 문서에 요약을 추가하도록 워크플로우를 만들 수 있습니다.
• 전용 미팅 문서로 업무를 계속 진행하세요. 워크플로우를 만들어 미팅에서 AI 컴패니언이 생성한 요약을 주요 작업 항목과 함께 Zoom 문서, Microsoft Word 또는 Google 문서의 문서로 자동 가져오는 작업을 수행하세요.
• 팀에 주간 자동 체크인을 보내세요.
• 채팅 채널에 새 팀원을 환영합니다.
• 휴가 및 출장 요청을 신속하게 승인하세요.
• 팀의 특정 요구 사항을 충족하는 맞춤형 워크플로를 구축하세요.

워크플로 자동화를 시작하려면 지원 페이지를 방문하세요.

직관적 하이브리드 작업 공간 만들기

AI를 고려하는 경우 어디서부터 시작할지 난감한 경우가 있습니다. 이 때문에 많은 조직이 실질적인 혜택을 제공하는 방식으로 직원들의 업무에 AI를 통합하는 방법을 고민하고 있습니다. Zoom의 의뢰로 Morning Consult에서 실시한 2023년 AI 설문조사에 따르면 리더 중 69%는 팀이 사용 방법을 모른다는 점을 AI 도입의 장벽으로 꼽았습니다. 

이 섹션에서는 기본 제공되는 AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion을 통해 직원이 업무 우선순위를 정하고 작업을 완료하고 더 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 현실적인 방법을 설명합니다. 유료 Zoom Workplace 계정에서는 추가 비용 없이 AI Companion을 사용할 수 있으므로* 고가의 AI 도구를 도입할 예산이 없는 중소기업이라면 적합한 선택입니다.

가장 중요한 일의 우선순위 정하기

직원이 다양한 업무를 처리하고 있고 우선순위가 서로 경쟁하는 경우 어디서부터 시작해야 할지 알기 어려울 수 있습니다. 편리한 측면 패널을 통해 액세스할 수 있는 AI Companion은 직원이 업무의 우선순위를 정할 수 있도록 도와줍니다. AI Companion에게 요청하면 업무의 우선순위를 정하고, 대화에 집중하고 영향력을 발휘하며, 콘텐츠 초안을 빠르게 작성하여 중요한 일에 집중할 수 있습니다. Zoom Phone용 AI Companion은 먼저 들을 음성 메일의 우선순위를 정하고 해당 음성 메일에서 작업을 추출하여 새로운 문의 또는 지원 메시지로 빠르게 넘어갈 수 있도록 도와줍니다. 

회의 중 도움 받기

Zoom과 Morning Consult의 조사에 따르면 리더 중 60%가 하루에 세 번 이상 회의를 갖는다고 답할 정도로 회의는 업무에서 많은 시간을 차지합니다. 회의 중에 AI Companion에게 물어보면 논의 주제, 각 참가자가 말한 내용의 요점, 논의 결과를 확인할 수 있습니다. 또한 회의에서 논의된 내용 외에 추가 질문을 하면 AI Companion이 웹 검색을 통해 답해 주기도 합니다. 

대화를 기반으로 조치 취하기

AI Companion이 있으면 중요한 정보가 누락될까 봐 걱정하지 않아도 됩니다. Zoom Meetings 및 Zoom Phone 통화의 핵심 사항을 요약하고 다음 단계를 제안하는 요약을 받아볼 수 있습니다. 이러한 요약은 Team Chat이나 이메일을 통해 참석자들과 직접 공유할 수 있으므로 모든 사람이 최신 정보를 파악하고 논의된 내용을 바탕으로 조치를 취할 수 있습니다. 

또한 일대일, 브레인스토밍, 프로젝트 업데이트 등을 위해 사전 구축된 템플릿을 사용하여 이전 회의의 AI Companion 회의 요약 또는 대화 내용을 Zoom Docs로 바로 가져올 수도 있습니다. 

Zoom을 사용자 지정하여 현재와 미래의 비즈니스 요구를 무엇이든 충족할 수 있습니다.

• 기업에서 대량의 전화 통화를 처리하는 경우 Zoom Phone 파워팩을 추가하여 쉽게 통화를 전환하고 통화 대기열을 관리하며 실시간 통화 분석을 볼 수 있습니다. 
• 트레이닝 또는 규정 준수를 위해 Zoom 비디오 통화를 녹화하고 저장해야 하는 경우 클라우드 저장 용량을 더 추가하세요.
• Zoom 비디오 미팅에 최대 1,000명의 대화형 참가자를 호스팅하고 싶으신가요? 필요할 때마다 Large Meeting 라이선스를 추가하고 그 다음 달에는 기존 플랜으로 돌아갈 수 있습니다.
• 전 세계에서 팀원이 일하는 경우 글로벌 셀렉트 요금제를 통해 45개 이상의 국가에서 현지 전화 서비스를 사용할 수 있습니다. 
• 서비스 또는 솔루션에 영상을 포함해야 하나요? Zoom 개발자 플랫폼을 사용하면 사용자 지정 통합을 만들 수 있습니다. 
• 하드웨어에 투자할 예산이 없는 경우 Zoom 서비스형 하드웨어를 사용하면 필요한 솔루션을 합리적인 월간 가격으로 사용할 수 있습니다. 비즈니스가 성장함에 따라 쉽게 추가하고 업그레이드할 수 있습니다.

유연한 요금제 및 부가 기능을 통해 요구 사항이 끊임없이 진화하더라도 항상 상황에 맞는 솔루션을 찾을 수 있습니다.