Zoom Workplace로 통합하여 주 100시간을 절약한 Lake|Flato Architects

Lake|Flato Architects는 현대적이고 환경친화적인 사옥을 세우고 주변 환경과 매끄럽게 조화시킨 능력으로 전국적으로 유명합니다.

미래 지향적인 기업인 Lake|Flato는 칸막이에 얽매이지 않는 보다 현대적인 업무 공간에 대한 수요가 증가하고 있음을 파악하고 있었습니다. 이 회사는 동급 최고 수준의 기술을 사용하고 작업자가 어디에 있든 뛰어난 사용자 경험을 제공하는 미래의 업무 환경을 설계하는 데 도전했습니다.

Lake|Flato는 자사 사무실을 예로 들었습니다.

"우리 회사는 사무실 근무와 재택근무를 거의 반반씩 진행하는 하이브리드 업무 모델을 완전히 받아들이기로 했습니다. 사무실에 직원보다 책상이 더 적을 겁니다."라고 Lake|Flato의 설계 기술 담당 이사인 Dan Stine은 말합니다.

어떤 유형의 비즈니스에서든 하이브리드 인력을 지원하는 일은 도전이 될 수 있지만, 건축 및 기획 회사의 경우 창의적이고 협업적인 업무의 특성상 그 도전의 규모가 훨씬 더 큽니다. "저희는 건축가이기 때문에 항상 그래픽으로 생각하고 모든 것에 그림을 그리고 싶어 합니다."라고 Dan은 설명합니다.

원래 Lake|Flato는 화이트보드 그리기 도구인 Miro를 사용했지만 이는 독립 실행형 도구였고 회사의 모든 직원이 라이선스를 가지고 있는 것은 아니었습니다.

또한 Dan과 팀은 사용자의 위치가 변경되더라도 어디서나 쉽게 액세스하고 사용할 수 있는 기술 솔루션을 원했습니다.

이 회사는 아이디어를 시험해 보기 위해 사옥을 완전히 리모델링하여 환경의 지속 가능성, 창의적인 설계, 포용성을 보여주는 사례로 탈바꿈시켰습니다.

각 회의실은 콘텐츠용 터치스크린 디스플레이와 참가자용 비 터치 디스플레이를 갖춘 Zoom Rooms로 바꾸었습니다. Zoom Rooms는 사무실과 가정에 HD 영상 협업을 접목하여 대면 및 원격 참가자가 간편하고 일관성 있게 소통할 수 있도록 지원합니다.

"콘텐츠를 공유해야 할 때, 방법은 늘 같습니다. 사무실 마당, 회의실, 책상, 집, 커피숍 등 어디에서든 태블릿을 들고 Zoom Meetings에 참여하여 콘텐츠를 공유할 수 있습니다."라고 Dan은 말합니다.

Zoom Rooms를 이용하면 모든 사람이 동일한 기반에서 일할 수 있습니다. 또한 직원이 어디에 있든 쉽게 회의에 참여할 수 있습니다.

Dan은 또한 Zoom Rooms가 Microsoft Teams, Cisco Webex, Google Meet와 같은 다른 영상 회의 플랫폼과 동일하게 효과적으로 작동하는 개방형 생태계라는 점도 마음에 들어 합니다. 모든 회의는 '회의 시작' 버튼을 클릭하기만 면 시작됩니다.

또한 사무실 재설계로 모든 책상이 무선으로 연결되어 키보드, 마우스, 심지어 HDMI 케이블도 필요 없습니다. 모든 것이 휴대 가능하며 모든 직원이 태블릿과 자신의 Zoom 라이선스를 가지고 있습니다. 직원들은 회의 중에 위치를 바꾸어도 내용을 조금도 놓치는 일 없이 Zoom 회의에 계속 참여할 수 있습니다.

Dan은 직원들이 회의 중 위치를 변경할 때마다 로그인 및 로그아웃하거나 여러 단계의 장비 설정을 거칠 필요가 없어짐에 따라 회사가 주 100시간을 절약하고 있다고 추정합니다.

컨설턴트나 고객과 같은 외부 손님도 Lake|Flato 사무실을 방문할 때 손쉽게 Zoom 통화에 참여할 수 있습니다.

"손님들은 HDMI 케이블을 건네주기를 기대하지만 Zoom 앱을 열고 공유 버튼을 클릭하기만 하면 완벽하게 작동합니다."

Lake|Flato의 회의실이 회의 사이에 유휴 상태가 되면 마케팅 부서에서는 디지털 간판 디스플레이를 새로운 마케팅 채널로 활용합니다. Dan은 다음과 같이 설명합니다.

"일부 회의실은 바닥과 천장을 잇는 통유리창이 설치되어 있고 통로 바로 옆에 있습니다. 사람들은 길을 걷다가 빈 회의실의 디스플레이에서 우리 프로젝트의 근사한 이미지를 볼 수 있습니다."

또한 마케팅 팀은 특별 이벤트를 소개하는 콘텐츠로 신속하게 교체하여 관련성을 긴밀하게 유지할 수 있습니다.

Zoom Rooms를 설치한 후 Dan과 팀은 Zoom Whiteboard 기능을 도입하고 그 가치를 빠르게 확인했습니다. 지금은 모든 팀원이 이 기능을 거의 매일 사용합니다.

Dan은 프레젠테이션과 트레이닝 준비에 Zoom Whiteboard의 AI 기능을 활용하기도 합니다.

"얼마 전에는 트레이닝의 자료로 활용할 특정 분야 주제에 대한 아이디어를 브레인스토밍해 달라고 AI에게 요청했습니다. 덕분에 미처 생각하지 못했던 아이디어를 얻었습니다."라고 Dan은 말합니다.

Dan은 AI로 생성한 아이디어를 세세하게 다듬어야 했지만, AI가 75% 정도는 완성했다고 평가합니다.

전환 초기에 Lake|Flato는 Microsoft Teams Phone을 사용했지만 클라우드 VoIP 기능을 Zoom Workplace 플랫폼에 통합할 때의 이점을 확인한 후 Zoom Phone으로 전환했습니다. 

"Microsoft Teams Phone에서 Zoom Phone으로 전환한 이유 중 하나는 Zoom은 Teams보다 비용이 낮아서였습니다. 더 중요한 이유는 Zoom 통합형 환경을 사용하면 회의 중에 Zoom Phone이 울리지 않는다는 점이었습니다."라고 Dan은 말합니다. "사용자가 다른 용무 중이라는 것을 알고 방해하지 않죠." 

대신 Dan은 Zoom Phone과 함께 제공되는 음성 메일 트랜스크립트를 사용하여 즉시 전화를 받아야 하는지 여부를 확인합니다.

"회의 중에 부재중 전화를 보면 해당 전화를 클릭해 들을 필요 없이 누가 전화했는지, 무슨 내용인지 확인하여 중요한 일이라서 회의에서 나가야 하는지, 아니면 기다릴 수 있는지 바로 판단할 수 있죠."

Lake|Flato는 또한 Zoom의 내장된 AI 어시스턴트인 AI Companion을 사용하여, 회의 내용 '따라잡기' 기능을 제공하는 회의 요약부터 회의 질문에 이르기까지 프로세스에서 새로운 효율성을 발견하고 있습니다. AI Companion은 Zoom 계정에 할당된 유료 서비스에 추가 비용 없이 포함되어 있습니다.

Dan은 예전에는 1시간짜리 회의 때마다 메모 작성에 15분을 사용하고, 회의 후 메모 정리에 15분을 사용했다고 추정합니다. 하지만 AI Companion을 사용하게 되면서 이 작업이 불필요해졌습니다. Dan이 매주 약 12~15시간을 회의에 사용한다는 점을 감안하면 매주 약 6~8시간이 절약된 셈입니다.

"시간을 절약할 수 있다는 것도 좋지만, 프로젝트에 집중하고 동료들에게 더 집중하고 설명할 수 있다는 것도 매우 중요합니다."라고 Dan은 말합니다. "메모가 항상 같은 위치에 있기 때문에 찾기 쉽다는 것도 장점입니다."

Dan은 Zoom Meetings의 회의 질문 기능도 사용합니다. 지각하거나 멀티태스킹 중인 경우 '따라잡기' 버튼을 눌러 지금까지의 통화 내용을 간결하게 요약하고, 자신의 이름이 언급되었는지 확인하고, 주요 요점을 간략하게 파악할 수 있습니다.

Dan은 앞으로 Zoom Workplace 플랫폼을 더 많이 활용할 수 있기를 기대합니다. 그중에서도 특히 등록 및 고급 보고 기능을 갖춘 Zoom Sessions를 사고 리더십 이벤트에 활용하는 데 관심이 많습니다.

"Zoom Sessions를 통해 업계에서 사고의 리더로서의 입지를 지속적으로 강화하고 싶습니다. Zoom에서 자체 이벤트를 주최할 수 있다는 것은 정말 놀라운 일이 될 것입니다."라고 Dan은 말합니다.

Lake|Flato에서 Zoom의 사용을 늘려가는 모습은 다양한 기능이 내장된 하나의 플랫폼을 사용하는 것의 이점을 잘 보여줍니다.