Lake|Flato Architects menghemat 100 jam seminggu dengan melakukan konsolidasi di Zoom Workplace

Lake|Flato Architects dikenal secara nasional karena kemampuannya menciptakan bangunan modern yang ramah lingkungan, yang berakar kuat pada tempatnya dan berpadu sempurna dengan lingkungan sekitarnya.

Sebagai perusahaan yang berorientasi pada masa depan, Lake|Flato memahami meningkatnya permintaan akan tempat kerja modern yang tidak membatasi karyawan pada ruang kubikel. Mereka menantang diri sendiri untuk merancang tempat kerja masa depan—yang menggunakan teknologi terbaik di kelasnya dan memberikan pengalaman pengguna yang luar biasa, di mana pun pekerja berada.

Mereka pun memutuskan untuk menjadikan kantor mereka sendiri sebagai contoh nyata.

“Kami memutuskan untuk sepenuhnya mengadopsi model kerja hibrida dengan pembagian sekitar 50/50 antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah. Kami akan memiliki lebih sedikit meja di kantor daripada jumlah karyawan,” kata Dan Stine, Direktur Teknologi Desain, Lake|Flato.

Mendukung tenaga kerja hibrida dapat menjadi tantangan bagi semua jenis bisnis, tetapi bagi perusahaan arsitektur dan perencanaan, tantangannya lebih besar lagi mengingat sifat pekerjaan yang kreatif dan kolaboratif. “Kami adalah arsitek, jadi kami selalu berpikir secara visual dan ingin menggambar di mana saja,” jelas Dan.

Awalnya, Lake|Flato menggunakan Miro sebagai alat menggambar, tetapi alat tersebut berdiri sendiri, dan tidak semua orang di perusahaan memiliki lisensi.

Dan bersama timnya juga menginginkan solusi teknologi yang mudah diakses dan digunakan dari mana saja, bahkan ketika pengguna berpindah lokasi.

Untuk menguji ide-ide mereka, Lake|Flato sepenuhnya merenovasi gedung kantor mereka, mengubahnya menjadi contoh nyata keberlanjutan lingkungan, desain kreatif, dan inklusivitas.

Tim mengonversi setiap ruang konferensi menjadi Zoom Room, dengan satu layar sentuh untuk konten dan satu layar nonsentuh untuk menampilkan peserta. Zoom Rooms menghadirkan kolaborasi video HD ke kantor maupun rumah, sehingga peserta tatap muka dan jarak jauh dapat berinteraksi dengan mudah dan konsisten.

“Kapan pun Anda perlu berbagi konten, prosesnya selalu sama. Anda memiliki tablet Anda, bergabung dalam rapat Zoom, dan berbagi konten—baik Anda berada di halaman kantor, ruang konferensi, meja kerja, rumah, maupun di kedai kopi,” ujar Dan.

Zoom Rooms menyetarakan semua orang. Orang-orang dapat berpartisipasi dalam rapat dengan mudah—di mana pun mereka berada.

Dan juga menyukai bahwa Zoom Rooms merupakan ekosistem terbuka yang bekerja sama baiknya dengan platform rapat video lainnya, seperti Microsoft Teams, Cisco Webex, dan Google Meet. Setiap rapat dimulai hanya dengan mengklik tombol “mulai rapat”.

Selain itu, dengan desain ulang kantor, semua meja menjadi nirkabel, menghilangkan kebutuhan akan keyboard, mouse, dan bahkan kabel HDMI. Semuanya bersifat portabel, dan setiap orang memiliki tablet serta lisensi Zoom mereka sendiri. Orang-orang bahkan dapat berpindah lokasi di tengah Zoom rapat dan tetap terhubung tanpa gangguan.

Dan memperkirakan bahwa perusahaan menghemat 100 jam per minggu dengan menghindari pengaturan peralatan yang rumit dan menghilangkan kebutuhan untuk masuk dan keluar setiap kali berpindah lokasi selama rapat.

Bahkan tamu dari luar, seperti konsultan dan klien, dapat dengan mudah bergabung dalam panggilan Zoom saat mengunjungi kantor Lake|Flato.

“Mereka biasanya mengharapkan kami memberikan kabel HDMI, tetapi yang perlu mereka lakukan hanyalah membuka aplikasi Zoom mereka dan mengklik tombol berbagi—dan semuanya berjalan dengan sempurna.”

Ketika ruang konferensi di Lake|Flato tidak digunakan di sela-sela rapat, departemen pemasaran mereka menggunakan layar papan digital sebagai saluran pemasaran baru. Dan menjelaskan:

“Beberapa ruang konferensi kami berada tepat di trotoar dengan jendela dari lantai ke langit-langit. Orang-orang yang berjalan menyusuri jalan dapat melihat semua gambar keren dari proyek kami yang ditampilkan di layar di ruang konferensi yang kosong.”

Tim pemasaran juga dapat dengan cepat mengganti konten untuk menampilkan acara khusus, sehingga tetap sangat relevan.

Dengan adanya Zoom Rooms, Dan bersama timnya dengan cepat menyadari manfaat dari penggunaan fitur Zoom Whiteboard. Sekarang, fitur ini digunakan oleh setiap anggota tim hampir setiap hari.

Dan juga menggunakan fitur AI dari Zoom Whiteboard untuk membantu menyiapkan presentasi dan pelatihan.

“Baru-baru ini saya meminta AI untuk memberikan ide tentang topik khusus yang akan saya kembangkan untuk pelatihan. AI memberikan ide yang tidak terpikirkan oleh saya,” kata Dan.

Meskipun Dan harus menyempurnakan ide yang dihasilkan AI, ia memperkirakan bahwa AI telah membantunya menyelesaikan sekitar 75% dari pekerjaannya.

Di awal masa transisi, Lake|Flato menggunakan Microsoft Teams Phone, tetapi kemudian beralih ke Zoom Phone setelah mereka menyadari manfaat konsolidasi fungsi cloud VoIP ke platform Zoom Workplace. 

“Zoom lebih murah dibandingkan Teams, yang merupakan salah satu alasan kami beralih dari Microsoft Teams Phone ke Zoom Phone. Namun yang lebih penting, ketika Anda sudah terkonsolidasi di Zoom, Zoom Phone Anda tidak akan berdering saat Anda sedang dalam rapat,” ujar Dan. “Zoom mengetahui bahwa Anda sedang sibuk sehingga telepon tidak akan mengganggu Anda.” 

Sebagai gantinya, Dan menggunakan transkrip pesan suara yang disertakan dengan Zoom Phone untuk mengetahui apakah dia perlu segera membalas panggilan atau tidak.

“Ketika Anda sedang rapat dan melihat ada panggilan yang terlewat, Anda bisa mengkliknya dan, tanpa harus mendengarkannya, Anda bisa melihat siapa yang menelepon dan apa tujuannya—serta Anda bisa langsung memutuskan. Apakah Anda perlu keluar dari rapat karena ini sangat penting, atau apakah ini bisa menunggu?”

Lake|Flato juga menggunakan asisten AI bawaan Zoom, AI Companion, untuk menemukan efisiensi baru dalam proses mereka, mulai dari ringkasan rapat hingga pertanyaan rapat, yang menawarkan fungsi “beri saya ringkasan”. AI Companion disertakan dalam layanan berbayar di akun Zoom tanpa biaya tambahan.

Dan memperkirakan bahwa sebelumnya ia menghabiskan waktu 15 menit untuk mencatat setiap rapat berdurasi satu jam dan 15 menit lainnya untuk merapikan catatan tersebut—tugas yang kini menjadi tidak diperlukan berkat AI Companion. Mengingat Dan menghabiskan sekitar 12 hingga 15 jam dalam rapat setiap minggu, itu berarti ia menghemat sekitar enam hingga delapan jam setiap minggu.

“Ada penghematan waktu, yang tentu saja luar biasa, tetapi kemampuan untuk fokus pada proyek dan lebih hadir serta bertanggung jawab kepada rekan-rekan Anda juga sangat penting,” kata Dan. “Selain itu, catatan Anda mudah ditemukan karena selalu berada di lokasi yang sama.”

Dan juga menggunakan fitur pertanyaan rapat di Zoom Meetings. Jika ia terlambat atau sedang mengerjakan banyak hal, ia dapat menekan tombol "beri saya ringkasan" untuk mendapatkan ringkasan singkat tentang apa yang telah terjadi dalam rapat sejauh ini, menanyakan apakah namanya disebutkan, dan mendapatkan gambaran cepat tentang poin-poin utama.

Dan berharap dapat lebih banyak memanfaatkan platform Zoom Workplace di masa depan. Dia sangat tertarik untuk menggunakan Zoom Sessions untuk acara kepemimpinan pemikiran, dengan kemampuan pendaftaran dan pelaporannya yang canggih.

“Kami ingin menggunakan Zoom Sessions untuk terus memperkuat posisi kami di industri sebagai pemimpin pemikiran. Bisa menyelenggarakan acara kami sendiri di Zoom akan menjadi hal yang luar biasa,” kata Dan.

Penggunaan Zoom yang semakin meluas oleh Lake|Flato menunjukkan manfaat dari memiliki begitu banyak fungsi yang terintegrasi dalam satu platform.