7가지 업무 환경 유형과 직원에게 좋은 환경을 조성하는 방법

업무에서 중요한 것은 일 자체만이 아닙니다. 어디서 일하느냐도 매우 중요합니다. 직원의 근무 환경은 만족도와 참여도, 전반적인 생산성에 큰 영향을 미치며, 이는 곧 비즈니스 성과와 고객 경험으로 이어집니다. 

바로 그래서 팀을 위한 강력한 업무 환경을 조성하는 것이 중요합니다. 실제로 리더의 71%는 하이브리드 및 원격 근무 환경을 제공하는 것이 직원의 행복과 만족도에 긍정적인 영향을 미친다고 답했습니다.

업무 환경의 예로는 전통적 환경, 원격 근무, 하이브리드 등이 있으며, 저마다 다른 직원의 니즈와 비즈니스 모델에 적합합니다. 이 가이드에서는 각 유형을 자세히 살펴보고 긍정적인 업무 환경을 조성하는 방법을 공유합니다.

업무 환경이란 정확히 무엇일까요? 이는 문화, 도구, 물리적 공간, 구조 등 직장의 모든 요소가 결합된 것입니다. 유형에 상관없이 업무 환경은 다양한 요소로 구성됩니다. 

• 물리적 환경: 공간, 레이아웃, 조명, 인체공학적 설계, 사운드 수준 등 직원이 실제로 일하는 공간을 의미합니다. 쾌적한 물리적 환경은 직원의 생산성과 사기에 긍정적인 영향을 줄 수 있습니다.
• 전문성과 성장: 명확한 기대치, 경력 개발 기회, 승진 지원 등은 직원에게 동기를 부여하고 근속률을 개선하는 요소로 작용할 수 있습니다.
• 직장 내 사회적 문화: 팀워크, 존중, 포용성은 직원의 협업 및 혁신 방식에 영향을 미치며, 이는 결국 고객 경험에 영향을 줍니다.
• 사용 도구: 업무 환경마다 사용하는 도구와 소프트웨어의 종류가 다릅니다. 원격 환경에서는 Zoom Meetings와 같은 도구를 사용하는 반면, 대면 환경에서는 물리적 공간과 대형 스크린 등 시청각 도구를 주로 사용합니다.

대부분의 직장은 이처럼 다양한 요소를 각자의 방식으로 조합하여 사용하고 있지만, 업무 환경의 형태는 다양하며 저마다 고유한 특성과 장단점을 가지고 있습니다.

적합한 대상: 체계적인 구조나 대면 관리 감독이 필요한 기업, 전통적인 근무 환경을 선호하는 직원

대부분의 사람들은 일이라고 하면 전통적인 업무 환경을 떠올립니다. 칸막이 좌석이나 작은 사무실로 구성된 대면 오피스 환경, 정해진 일정, 하향식으로 소통하는 리더십 위계질서가 그 특징입니다. 

이러한 환경은 예측 가능성, 규칙적인 루틴, 명확한 경계를 제공합니다. 즉, 일반적으로 기대할 수 있는 바가 명확합니다. 하지만 전통적인 환경은 유연성이 부족해 일부 직원에게는 지나치게 경직되거나 답답하게 느껴질 수 있습니다. 

예시: 근무 시간이 정해져 있고 비즈니스 정장 복장 규정이 있는 기업 법률 사무소

적합한 대상: 특정 위치에 얽매일 필요가 없는 역할, 기술직, 창의적 업무 또는 지식 근로자

원격 근무 환경은 완전한 온라인 기반의 오프사이트 환경으로, 직원들은 비디오 회의나 인스턴트 메시징과 같은 디지털 도구를 통해 소통합니다. 원격 작업자는 일반적으로 홈 오피스나 코워킹 스페이스에서 업무를 수행하며, 업무 유형에 따라 일정을 유연하게 적용하거나 정해진 시간에 맞춰 근무합니다.

원격 근무는 통근 시간을 줄여주며 일과 삶의 균형, 자율성, 직원 신뢰 향상에 도움이 됩니다. 고용주 입장에서는 전 세계를 대상으로 더 광범위한 인재 풀에 접근할 수 있어 우수한 인재를 채용하기가 더 쉬워집니다. 

반면, 원격 근무는 직원의 고립감을 유발하고 팀 결속력을 강화하기 어려울 수 있습니다. 또한 '집'과 '사무실'의 경계가 모호해 과로로 이어질 가능성도 있습니다. 또한, 뛰어난 커뮤니케이션 스킬과 도구가 필수적으로 요구됩니다. 

예시: Zoom Team Chat 및 Zoom Meetings로 소통하며 원격으로 운영되는 SaaS 기업

적합한 대상: 대면 협업을 유지하면서도 유연성을 원하는 팀 

하이브리드 환경은 전통적 업무 환경과 원격 환경을 결합한 형태입니다. 하이브리드 근무 일정은 보통 주중 근무를 분할하여 오피스 출근과 원격 근무를 병행합니다. 재택 근무 2일과 오피스 근무 3일로 구성하는 경우를 예로 들 수 있습니다. 일부 기업은 월 1회 대면 근무 기간을 지정하는 등 다양한 구조로 운영되고 있습니다. 

하이브리드 근무의 장점은 구조와 유연성을 적절히 조화시켜 직원 사기와 근속률을 높일 수 있다는 점입니다. 또한 팀원들은 직접 대면하여 협업하고, 기업은 대면 관리를 강화할 수 있습니다. 

하지만 하이브리드 근무에도 원격 근무와 마찬가지로 효과적인 커뮤니케이션 도구가 필요합니다. 또한 직원마다 근무 일정이나 대면 출근일이 다를 수 있어, 경영진에 대한 접근성이나 가시성 측면에서 불평등이 발생할 위험이 있습니다.

예시: 주 3일 재택근무를 진행하고 주 2일 사무실로 출근하는 마케팅 에이전시

적합한 대상: 높은 부동산 비용 부담 없이 유연성이 필요한 소규모 비즈니스나 스타트업, 대면 교류를 원하는 프리랜서 또는 원격 작업자

코워킹은 여러 회사의 직원들이 모여 일하는 공유 오피스 공간을 의미합니다. 기업 차원에서 상시 공간을 임대하거나, 직원 개인이 필요에 따라 며칠씩 등록하여 사용할 수 있습니다. 

코워킹 공간에서 근무하면 네트워킹과 협업 기회를 얻을 수 있으며, 전체 사무실을 임대하는 것보다 비용 측면에서 효율적일 수 있습니다. 하지만 개인정보 보호가 보장되지 않을 수 있고, 소음으로 인해 주의가 산만해질 수 있습니다. 또한 다양한 회사에 개방된 공간이므로 자사만의 기업 문화에 맞춘 공간을 조성하기는 어렵습니다.

예시: WeWork 지점에 공간을 임대한 테크 스타트업

적합한 대상: 혁신, 브레인스토밍, 아이디어 구상이 필요한 팀

협업 환경은 주로 대면으로 이루어지지만, 전통적인 업무 환경의 특성과 반드시 일치하지는 않습니다. 폐쇄적인 사무실이나 위계적인 구조 대신, 협업 환경에는 개방형 사무실 배치, 팀 협업, 브레인스토밍 세션을 위한 공간이 포함될 수 있습니다. 

이러한 환경은 창의적인 문제 해결과 아이디어 공유를 장려하여 팀 결속력을 강화합니다. 하지만 소음, 주의 산만, 개인정보 보호 부족 등 어려움도 존재합니다.

예시: 개방형 공간에서 일일 스탠드업 미팅을 진행하는 크리에이티브 스튜디오

적합한 대상: 숙련되고 자기 주도적인 직원

자율적 환경은 업무 성과에 대한 책임을 직원에게 직접 부여하여, 직원들이 언제, 어디서, 어떻게 최상의 결과를 낼지 스스로 결정하도록 합니다. 직원은 일반적으로 자신의 프로젝트에 대한 주도권을 가지며, 근무 시간이 유연하고 관리 감독도 최소화됩니다. 

자율적 환경은 혁신과 높은 참여도를 이끌어낼 뿐만 아니라, 자신의 방식대로 일하고자 하는 해당 분야 최고의 인재를 유치할 수 있습니다. 이러한 업무 환경은 높은 수준의 자기 규율을 요구하며, 다른 업무 공간에 비해 팀 결속력이 약할 수 있습니다.

예시: 과학자가 직접 실험을 설계하고 관리하는 연구실

적합한 대상: 영업팀, 뉴스룸, 스타트업  

빠른 속도로 업무가 이루어지는 환경은 특정 유형의 회사에 국한되지 않으며, 긴급한 상황에서 신속하게 움직이며 의사결정을 내려야 하는 회사에서 흔히 볼 수 있습니다. 이러한 환경에서는 많은 변화나 불확실성이 나타납니다.

이는 적응력과 자기 주도적 태도를 장려하는 흥미롭고 역동적인 환경에서 능력을 발휘하는 사람들에게 매우 적합합니다. 그러나 관리가 제대로 되지 않을 경우 번아웃, 혼란, 실수로 이어질 수 있습니다.

예시: 하루에 여러 건의 고객 회의를 진행하는 영업팀

어떤 유형의 환경이든, 긍정적인 근무 문화를 조성하기 위해 노력하는 것이 중요합니다. 이는 관리자와 개별 직원 모두의 책임이며, 각자 맡은 역할이 있습니다.

관리자는 건강한 근무 환경을 조성할 수 있는 정책을 설계하고 시행해야 합니다. 또한 팀에 필요한 지원과 지침을 제공하고, 포용적이고 협력적인 문화를 조성해야 합니다. 직원은 팀 중심의 사고를 가지고 긍정적이며 의욕적인 태도로 업무에 임해야 합니다. 

다음은 긍정적인 업무 환경을 효과적으로 조성하기 위한 6가지 팁입니다.

쾌적한 물리적 환경 조성

첫째, 모든 직원이 쾌적하고 편리하며 편안하게 이용할 수 있는 물리적 공간을 조성하세요. 

일반적으로 고려해야 할 요소로는 조명(너무 어둡지도 않고, 방해가 될 정도로 밝지도 않도록 조정), 소음 수준(또는 조용한 공간의 제공 여부), 인체공학적 장비에 대한 접근성이 포함됩니다. 필수 사항은 아니지만, 개별 업무 공간을 개인의 취향대로 꾸밀 수 있도록 허용하는 것도 좋은 방법입니다. 

장애가 있는 직원을 위한 접근성도 고려해야 합니다. 예를 들어, 휠체어 사용자를 위해 엘리베이터나 경사로를 마련해야 할 수도 있습니다. 

회사의 물리적 공간을 자주 이용하지 않는 원격 직원에게도 다양한 방식으로 편안한 환경을 제공할 수 있습니다. 홈 오피스 장비나 가구 구입 비용을 지원 또는 환급하거나, 인체공학 관련 트레이닝 또는 교육을 제공하는 것도 여기에 포함됩니다.

팁: 업무 환경의 물리적 위험 요소를 진단하는 인체공학적 평가부터 시작하세요. 직원을 관찰하고 사용하는 도구, 루틴, 워크스테이션을 분석하여 반복적인 동작이나 부자연스러운 자세를 유발하는 요소가 있는지 확인하면 됩니다.

인정과 감사의 문화 조성

직원에 대한 인정과 감사를 장려하여 사기와 참여도를 높이세요. 보상 프로그램을 개발하고, 훌륭한 업무 성과를 칭찬하며, 중요한 이정표를 달성하거나 핵심 목표를 달성한 직원을 회의에서 공개적으로 언급하는 방법 등이 있습니다.

직원들에게 피드백을 요청하고 동료의 성과를 칭찬하도록 장려하여 참여를 유도하세요.

팁: 매달 직원의 노력과 기여를 집중적으로 조명하는 프로그램을 운영해 보세요.

솔선수범하는 리더십

리더로서 여러분은 팀원에게 바라는 행동을 직접 보여줄 수 있는 위치에 있습니다. 이는 곧 투철한 직업 윤리를 가지고 적극적으로 커뮤니케이션하며 회사 가치를 실천하는 본보기가 되는 것을 의미합니다. 

또한 포용성, 공정성, 존중의 모범을 보이는 것도 중요합니다. 팀과 소통하고 관리할 때 이러한 원칙을 명심하세요.

팁: 진행 상황을 팀과 투명하게 공유하고, 리더 자신의 성공 사례뿐 아니라 겪고 있는 어려움도 함께 이야기하세요.

개방적이며 존중하는 커뮤니케이션 중시

투명하고 우호적인 커뮤니케이션을 유지하려면 일관된 피드백 루프를 구축하여 모든 구성원이 안심하고 긍정적이며 건설적인 피드백을 공유할 수 있도록 장려하세요. 

피드백을 받거나 회의에 참석할 때는 적극적으로 경청하며 긍정적인 자세로 대화에 임하세요. 회의 중 말수가 적은 사람에게 직접 피드백을 요청하는 등 포용적인 태도를 잊지 마세요.

팁: 팀 전체 세션 외에도, 직속 팀원과의 정기적인 일대일 회의를 진행하세요. 이렇게 하면 직원의 프라이버시가 보장되어 더 편안하게 피드백을 공유할 수 있습니다.

일과 삶의 균형 장려

특히 일과 가정의 경계가 모호한 원격 근무 또는 하이브리드 팀의 경우, 직원들이 숨을 고를 시간을 마련할 방법을 찾아보세요. 이러한 일과 삶의 균형을 통해 직원들은 휴식을 취하고, 가족이나 자기 관리에 집중하며 재충전할 시간을 갖게 됩니다. 

다음은 일과 삶의 균형을 개선할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

• 유연한 근무 일정 허용: 직원에게 일정에 대한 자율성을 부여하면 신뢰를 보여줄 수 있을 뿐만 아니라, 스스로 개인 생활을 관리할 수 있는 힘을 실어주게 됩니다.
• 넉넉한 휴가 제공: 단순히 PTO(유급 휴가)를 제공하는 데 그치지 말고, 휴가 중인 직원의 시간을 철저히 존중하는 모범을 보여주세요. 정신 건강 지원과 같은 다른 웰니스 혜택을 제공하는 것도 좋습니다.
• 솔선수범: 리더는 휴가, 장시간 근무, 자기 관리 등에 있어 명확한 경계를 설정하고 건강한 습관을 실천하는 모범을 보여야 합니다. 

팁: 직원들이 캘린더에 '회의 없는 시간'을 설정하는 것을 장려하세요. 매주 또는 매월 팀이나 회사 차원에서 '회의 없는 날'을 지정하는 것도 좋은 방법입니다. 이를 통해 직원들은 필요한 업무에 집중할 시간을 확보할 수 있으므로 퇴근 후 밀린 업무를 처리할 필요가 없게 됩니다. 

직원 성장 및 자기 계발 지원

충분한 학습 기회를 제공하여 직원이 성장하고 발전하며, 스킬을 향상시킬 수 있도록 지원하세요. 사내 트레이닝, 웨비나, 온라인 트레이닝 참여 기회나 교육비 지원 등의 형태를 취할 수 있습니다. 

성장을 위한 다른 방법으로는 직원을 사내 멘토와 연결해 주는 멘토십 프로그램, 구체적인 커리어 단계 및 승진 경로 안내, 직무 섀도잉 등이 있습니다.

팁: 강의 수강, 자격증 취득, 회의나 이벤트 참석, 보충 교육 자료 구입 등을 위한 교육비나 자기 개발 지원금을 제공하세요.

직접 겪어보기 전까지는 특정 업무 환경의 모든 것을 완전히 이해하기 어렵겠지만, 조직을 평가할 때 주의해야 할 몇 가지 위험 신호가 있습니다. 

면접 과정 및 회사와의 다른 상호작용 과정에서 의사소통 부족, 높은 이직률, 장시간 근무, 저조한 사기 등이 나타나는지 유의해서 살펴보세요. 다음은 도움이 될 만한 몇 가지 팁입니다.

• 열악한 일과 삶의 균형 파악하기: 장시간 근무, 비현실적 기대치, 모호한 경계는 불쾌한 환경을 조성합니다. 예를 들어, 회사의 연락 담당자가 늦은 저녁이나 주말에 이메일을 보낸다면, 이는 일과 삶의 균형이 열악하다는 신호입니다.
• 가십 모니터링: 다른 직원에 대한 가십이나 전반적으로 부정적인 태도는 유해한 커뮤니케이션, 동료애 부족, 만연한 불만을 보여주는 증거일 수 있습니다.
• 비난하는 문화에 주목하기: 직원이 비난을 두려워하게 되면 실수를 걱정하게 됩니다. 그 결과 새로운 시도나 아이디어를 공유하고자 하는 의지가 꺾입니다. 직원들이 자신의 업무에 주인의식을 가지고 있는지, 피드백을 주고받는 것을 편안하게 느끼는지 관찰하세요.
• 리더십 스킬 관찰: 팀의 리더와 관리자를 주의 깊게 살펴보세요. 그들이 자리에 없거나, 무능해 보이거나, 업무의 지나치게 세세한 부분까지 간섭한다면 이는 좋지 않은 징조일 수 있습니다.
• 높은 직원 이직률 주의: 특정 회사의 채용 공고가 자주 보인다면, 이는 회사가 성장하고 있다는 긍정적인 신호일 수도 있지만, 이직률이 높다는 의미일 수도 있습니다. 즉, 직원들이 행복하지 않거나 업무에 몰입하지 못하고 있다는 뜻입니다.

업무 환경은 매우 다양하며, 한 조직이나 직원에게 맞는 환경이 다른 곳에는 적합하지 않을 수 있습니다. 최고의 환경은 직원 참여도와 팀 생산성을 개선하고, 궁극적으로 고객 만족을 이끌어냅니다.

Zoom Workplace로 업무 환경을 개선하세요. Zoom을 사용하면 원격 또는 하이브리드 업무 환경의 의사소통을 간소화할 수 있으며, 이는 현장 근무자에게도 유용합니다. 또한 가상 회의를 쉽게 예약 및 계획하고, 조직 전체의 협업을 중앙으로 통합할 수 있습니다.

업무 환경에서 직원 생산성에 가장 큰 영향을 미치는 구체적인 요소는 무엇인가요?

물리적 공간, 직장 문화, 성장 및 개발 기회, 인정은 생산성에 직접적인 영향을 미치는 일반적인 업무 환경 요소입니다.

물리적 요인과 행동적 요인은 성과에 어떤 영향을 미치나요?

적절한 조명, 조용한 환경, 인체공학적 장비와 같은 직장의 물리적 요소는 편안함을 높이고 피로와 스트레스를 줄여줍니다. 이는 직원의 참여도와 사기 증진으로 이어져 궁극적으로 생산성과 만족도를 향상시킵니다.

현재 업무 환경을 평가하고 개선하려면 어떻게 해야 하나요?

현재 업무 환경을 평가하고 개선하려면 설문조사 및 피드백 세션을 진행하고, 이직률 및 근속률 지표를 분석하는 것부터 시작하세요. 또한 인체공학적 평가를 실시하여 근골격계 문제를 유발하는 역할이나 장비를 파악하고 그에 대한 해결책을 찾아보세요. 측정할 지표의 벤치마크를 정하고 목표를 설정한 다음, 시간이 지나면서 전략적 변화를 점진적으로 실행하세요.