Mengubah acara tatap muka besar menjadi acara virtual secara tangkas tidaklah mudah, tetapi National Kidney Foundation (NKF) menunjukkan kepada kita bahwa hal itu dapat dilakukan, sehingga mengubah acara andalannya menjadi konferensi virtual yang sukses dan aman menggunakan Zoom dalam hitungan minggu.
Rapat Klinis Musim Semi organisasi nirlaba National Kidney Foundation adalah konferensi tahunan yang dirancang untuk memberikan pendidikan, baik terakreditasi maupun nonterakreditasi, kepada lebih dari 3.000 tenaga profesional di bidang kesehatan ginjal. Acara ini menawarkan jalur pembelajaran kepada dokter spesialis ginjal, perawat beserta teknisi dialisis, asisten dokter, praktisi perawat, apoteker, pekerja sosial, koordinator transplantasi, dan ahli diet ginjal.
Konferensi Rapat Klinis Musim Semi pada akhirnya memberikan peluang bagi:
- Tenaga profesional kesehatan agar bisa mendapatkan kredit pendidikan berkelanjutan
- Para peneliti agar dapat menyajikan dan membahas riset terbaru mereka
- Memberikan penghargaan kepada mereka yang telah memberikan kontribusi signifikan di bidang penyakit ginjal
- Organisasi perangkat medis, perusahaan farmasi, dan lembaga nonprofit lainnya agar dapat memamerkan produk dan layanan terbaru mereka
Namun, ketika pandemi COVID-19 menyebar di seluruh dunia, penyelenggara Jessica Joseph tahu acara itu tidak akan berjalan sesuai rencana di New Orleans.
“Kami merasa seperti kami harus melakukan sesuatu dan tidak membiarkan seluruh perencanaan konten yang sangat penting selama setahun ini sia-sia,” kata Joseph, Wakil Presiden Senior Operasi Ilmiah NKF, yang telah mengadakan Rapat Klinis Musim Semi NKF selama 16 tahun terakhir. “Dokter harus terus memperoleh kredit di bidang keahlian mereka, atau mereka akan kehilangan sertifikasi mereka. Kami membantu mempermudah akreditasi mereka secara terus-menerus. Namun yang lebih penting, Rapat Klinis Musim Semi mendukung dokter dalam memberikan opsi pengobatan dan perawatan terkini kepada pasien pada semua tahap penyakit ginjal.”
CEO National Kidney Foundation Kevin Longino setuju.
“Ini adalah acara besar bagi komunitas klinis kami dan penggalangan dana yang signifikan untuk Yayasan ini,” kata Longino. “Itu benar-benar harus dilaksanakan.”
Saat pembatalan mengancam konferensi 26-29 Maret, Jessica Joseph, dan National Kidney Foundation menunjukkan betapa inovatifnya organisasi dengan cepat beradaptasi dengan tantangan COVID-19.
Pergeseran ke konferensi virtual
Hanya beberapa minggu sebelum acara terjadwal dan krisis kesehatan publik yang muncul dengan cepat, Joseph dan timnya harus memutuskan apakah acara tersebut akan dilanjutkan. Pasien dialisis memiliki risiko COVID-19 yang lebih besar, dan perawat klinis mereka tidak dapat pergi ke New Orleans — salah satu titik pusat virus di AS — tanpa mengambil risiko memunculkan episentrum mini di seluruh negeri.
Joseph memutuskan untuk mengubahnya menjadi virtual pada tanggal 9 Maret dan mengumumkannya kepada peserta pada tanggal 10 Maret. Tim NKF menghubungi Zoom keesokan harinya untuk mencari tahu cara mewujudkannya.
“Kami telah menggunakan Zoom Meetings secara internal untuk sementara waktu, jadi kami menghubungi, dan tim Zoom benar-benar membantu kami memahami apa yang mungkin,” kata Joseph.
NKF memperoleh lebih dari selusin lisensi Zoom Webinars untuk acara tersebut dan berencana menggunakan Zoom untuk menyelenggarakan seluruh konferensi dengan cara yang sama persis — jalur yang sama, sesi yang sama, dan di zona waktu yang sama — seperti saat dilakukan secara tatap muka.
“Kami menggunakan semua webinar di sepanjang waktu, tetapi jika kami nantinya tahu bahwa satu sesi tertentu ingin mendiskusikan webinar menjadi grup kecil, kami dapat mudah menjadwalkannya sebagai Zoom Meeting dan memanfaatkan fitur Ruang Diskusi,” kata Joseph.
Menyampaikan logistik baru untuk Rapat Klinis Musim Semi secepat mungkin bukan hal yang mudah, kata Joseph, tetapi perencanaan dan persiapan di awal membantu mempermudah hal tersebut.
“Banyak orang ragu bahwa acara tersebut bisa sukses (secara virtual), terutama pembicara yang terbiasa presentasi di ruang yang penuh orang,” katanya. “Setelah kami menyiapkan semua ID Zoom webinar, kami menjadwalkan pembicara dan mengirimkan undangan kalender disertai tautan panelis unik untuk setiap penyaji. "Kami juga melakukan beberapa perencanaan dan uji coba untuk simposium yang disponsori perusahaan dan sesi utama untuk memastikan semua orang menguji fitur T&J, berbagi layar, dan semua mikrofon mereka berfungsi.”
Yayasan juga menggunakan fitur polling webinar Zoom untuk minimal 60% sesi guna mengukur tingkat pengetahuan, minat di bidang tertentu, dan mendorong adu pendapat. Jenis keterlibatan ini bukan hanya cara yang baik agar peserta terus berpartisipasi dan belajar, hal ini sering kali harus dilakukan.
“Misalnya, untuk melanjutkan pendidikan kedokteran bagi apoteker, Anda harus menyediakan strategi pembelajaran aktif bawaan,” kata Joseph. “Dan polling adalah alat yang sempurna untuk memastikan hal itu terjadi.”
Manfaat platform virtual
Rapat Klinis Musim Semi virtual memberikan beberapa manfaat yang jelas bagi peserta dan bahkan nonpeserta, menurut Joseph:
- Kapasitas pameran yang lebih besar: Perusahaan farmasi mungkin hanya dapat melakukan presentasi kepada 50 orang di ruang pameran fisik selama Pameran Peserta. Namun, 175 hingga 250 orang bergabung ke sesi serupa yang diganti nama menjadi Teater Produk Virtual.
- Peningkatan rekaman: Yayasan dapat merekam dan memposting sesi secara online jauh lebih cepat dan hemat biaya dengan Zoom. Sebelumnya, tim hanya merekam beberapa sesi konferensi.
- Lebih banyak peluang untuk kredit: Dengan semua rekaman itu berarti lebih banyak orang dapat mengakses sesi dan mendapatkan kredit mereka secara online. NKF tetap membuka pendaftaran hingga akhir April untuk memperpanjang kesempatan mendapatkan kredit.
- Akses yang diperluas: Setelah memutuskan untuk mengubahnya menjadi virtual, NKF mengizinkan setiap orang yang ingin menonton sesi agar melakukannya tanpa mendaftar untuk konferensi. (Peserta masih harus mendaftar konferensi untuk menerima kredit.)
“Kami baru saja mendapatkan umpan balik terbaik dari peserta, dan bahkan pembicara yang sedikit ragu menjadi kagum dengan jumlah keterlibatan dan betapa lancarnya acara ini,” katanya. “Bahkan ada yang berkata, ‘Sepertinya konferensi ini memang dibuat untuk virtual.’ ” ”
Dan ketika ditanya tentang masalah keamanan terkait acara virtual, Joseph mengatakan gangguan tidak akan menjadi masalah karena sifat platform Zoom.
“Zoom Webinar secara inheren melindungi dari gangguan karena hanya panelis pilihan kami yang memiliki kemampuan audio/video,” katanya. “Selain itu, Zoom memiliki beberapa pengaturan admin yang mengizinkan kami memantau dan membatasi fungsi obrolan jika ada masalah. Saya menghargai fleksibilitas untuk mengelola kontrol pengaturan didasarkan pada kebutuhan program saya.”
‘Bergeser, beradaptasi, & menghadirkan’
Longino mengatakan event selama empat hari itu mendapatkan peningkatan 11% kehadiran dibandingkan tahun lalu, dengan 3.583 peserta yang mengalami 130 sesi dan 338 penyaji secara virtual, termasuk Wakil Sekretaris Eric D. Hargan dari Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan A.S. sebagai Pembicara Pleno tahun ini.
Hargan dapat memberikan laporan kemajuan terperinci tentang inisiatif Memajukan Kesehatan Ginjal Amerika baru-baru ini serta pembaruan tepat waktu tentang tanggapan terhadap COVID-19, sesuatu yang mungkin tidak akan mungkin terjadi tanpa tindakan cepat dari Joseph dan tim NKF.
Longino mengatakan bahwa beralih ke konferensi virtual dapat dilakukan dengan sukses, tetapi memenuhi perubahan haluan yang begitu singkat adalah bukti bahwa staf NKF beradaptasi dengan cepat, tim tetap fokus pada tujuan, dan memiliki mitra yang tepat.
“Di bidang klinis dan nirlaba kami, kami belum pernah mendengar hal seperti ini terjadi, tentu saja tidak pada skala seperti ini,” katanya. “Kami dapat bergeser, beradaptasi, dan menghadirkan rapat virtual sebesar ini karena Zoom.”
Dia menambahkan: “Acara kami berjalan lancar tanpa masalah apa pun, dan kami hanya mendapatkan umpan balik positif. Seluruh proses penambahan lebih banyak akun dan dukungan Zoom lainnya yang kami terima sangat luar biasa. "Teknologi Zoom dan tim Zoom membantu kami mengubah Rapat Klinis Musim Semi kami ke platform virtual dengan sukses.”
Dengan angka kehadiran virtual yang lebih tinggi, Joseph mengatakan dia sedang mempertimbangkan acara campuran virtual/lokal untuk Rapat Klinis Musim Semi 2021 di Orlando.
“Bagi orang yang tidak dapat bepergian atau mengambil cuti, ini merupakan cara yang bagus untuk mendapatkan kredit pendidikan yang mereka perlukan,” katanya. “Industri pendidikan kedokteran dan ruang riset medis secara umum dapat mendapatkan manfaat dari fleksibilitas yang lebih besar. Ada dokter, perawat, dan dokter praktik di garis depan yang memerangi virus corona saat ini, dan beberapa di antara mereka harus membatalkan konferensi ini karena kota mereka sangat terdampak. Menyediakan platform yang mengizinkan agar komunitas medis dapat diakses dan dilibatkan secara virtual perlu dilakukan di masa mendatang.”
Ikuti event Anda secara virtual dengan Zoom
National Kidney Foundation (NKF) adalah contoh yang sangat bagus tentang cara memindahkan acara tatap muka menjadi acara virtual dapat dilakukan dengan sukses dan tangkas menggunakan Zoom. Anda dapat membaca postingan LinkedIn Jessica Joseph untuk akun “from the trenches” miliknya tentang hal yang diperlukan untuk mengubah Rapat Klinis Musim Semi menjadi virtual. Anda juga dapat melihat artikel dukungan kami di Zoom Meetings vs. Zoom Webinars untuk membantu menentukan solusi terbaik untuk konferensi virtual Anda.
Untuk panduan langkah demi langkah agar berhasil menyelenggarakan konferensi online dan kiat tentang cara menjalankan konferensi virtual, lihat “Panduan Utama untuk Merencanakan & Menyelenggarakan Event Online” dari pakar event dan teknologi Zoom.
