FORTUNE meningkatkan sistem telepon lama dan mengembangkan bisnis konferensi serta acara virtual

Selama hampir satu abad, perusahaan multinasional Fortune Media Corp (AS). telah identik dengan salah satu penerbitan tertua dan terbesar di dunia, majalah Fortune. Saat ini, merek FORTUNE tidak hanya bertanggung jawab atas majalah Fortune, tetapi juga Fortune.com dan media bisnis lainnya (termasuk konferensi Global Forum, Most Powerful Women, dan Brainstorm).

Pencarian solusi telepon cloud baru

FORTUNE muncul pada akhir 2018 setelah pemilik sebelumnya, Time Inc., diakuisisi oleh Meredith Corp. pada awal tahun tersebut. Setelah menikmati layanan telepon kelas perusahaan, bisnis kecil yang relatif “baru” ini tidak lagi memiliki akses ke sumber daya teknologi yang sama dan memulai pencariannya untuk suatu solusi telepon cloud yang baru.

Untuk membantu transisi ini, Jeff Billark hadir sebagai Kepala Infrastruktur TI untuk melaksanakan rencana pemisahan TI baru perusahaan. Dia beralih ke Gartner UCaaS Magic Quadrant untuk mengevaluasi beberapa alat kolaborasi dan komunikasi setelah penyedia solusi cloud titik sebelumnya tidak lagi sesuai dengan kebutuhan mereka yang berkembang. 

“Kami mengetahui bahwa kami telah membelanjakan terlalu banyak untuk solusi UCaaS kami dan memiliki banyak fitur serta layanan yang tidak digunakan,“ ujar Billark. 

Memilih penyedia lainnya bukan satu-satunya tantangan. Dengan tim yang berada di Eropa, Asia, dan Amerika Serikat, FORTUNE harus memperhitungkan anggota staf di seluruh dunia yang ingin mempertahankan nomor telepon mereka dari solusi sebelumnya. Mencoba menangani semua pesanan porting di berbagai yurisdiksi (masing-masing dengan persyaratan uniknya) sekaligus bermigrasi ke solusi Meetings baru terlalu sulit untuk dikelola oleh Tim TI kecil Billark. 

Selain proses transisi, ada kekhawatiran seputar hari transisi yang sebenarnya dan bagaimana hal tersebut akan berdampak pada staf di tengah hari kerja. 

“Saya khawatir layanan telepon global kami akan mati. Pohon telepon bebas biaya kami menerima panggilan untuk bisnis Konferensi kami, bisnis Daftar kami, dan kebanyakan kebutuhan kepatuhan GDPR. Ini adalah bagian paling penting dari operasi bisnis FORTUNE, dan perlu dialihkan dengan sempurna,“ ujar Billark.

Penerapan dan dukungan global yang mudah

Ketika dia kembali ke UCaaS Magic Quadrant Gartner untuk meminta rekomendasi, Billark mengetahui bahwa Zoom adalah pemimpin dominan tidak hanya untuk rapat, tetapi juga komunikasi terpadu. 

“FORTUNE sudah menggunakan Zoom Meetings dan Zoom Webinars untuk menjalankan bisnis Konferensi dan Acara kami yang sekarang virtual, sehingga tampaknya kami tidak ragu untuk beralih ke Zoom Phone,” kata Billark.

FORTUNE pada akhirnya memilih Zoom Phone karena kemudahan penerapannya dan keakraban yang diberikannya sebagai suatu solusi bawaan di dalam platform Zoom asli. Menambahkan Zoom Phone semudah mengakses ikon baru dalam pengalaman klien mereka yang sudah ada dan meminimalkan pelatihan manajemen perubahan tambahan. 

“Saya menyukai penerapan aplikasi klien tunggal, yang membuatnya mudah diterapkan dan digunakan sebagai titik masuk tunggal bagi pengguna kami. Antarmuka dan kontrol administratif mempermudah kami untuk memberikan dukungan, yang sangat penting bagi tim TI kecil,” jelas Billark.

Zoom Phone menyediakan layanan telepon lokal di 45 negara, yang memungkinkan FORTUNE memangkas biaya telekomunikasi geografis terpisah dan mengonsolidasi sistem telepon mereka menjadi satu platform terpadu.  

Secara keseluruhan, mereka perlu menyediakan sekitar 100 set meja di New York dan Hong Kong, sembari menggunakan kembali perangkat mereka yang ada untuk menjaga biaya peralihan serendah mungkin. Billark merasa yakin bahwa dengan dukungan tambahan dari Layanan Profesional Zoom, timnya dapat berhasil memigrasikan sistem telepon lama mereka ke solusi telepon cloud baru. 

Untuk mempersiapkannya, PSO Zoom bekerja sama dengan tim FORTUNE untuk merencanakan dan menguji segala sesuatunya di awal, sehingga membuat hari transisi yang sebenarnya berjalan cukup tenang.