Semua naik kereta Zoom: Perjalanan BNSF Railway menuju telepon berbasis cloud

BNSF Railway mengoperasikan salah satu jaringan kereta api barang terbesar di Amerika Utara, dengan total lebih dari 32.500 mil rel di dua pertiga bagian barat Amerika Serikat. Dengan lebih dari 7.500 lokomotif yang beroperasi di jalur mereka, kru dan karyawan membutuhkan komunikasi suara yang andal untuk tetap terhubung.

Namun, mereka menghadapi masalah. Solusi telepon yang telah lama mereka gunakan, Skype for Business, dihentikan, dan mereka hanya memiliki waktu satu tahun untuk memigrasikan lebih dari 10.000 telepon ke layanan baru. Situasinya menjadi semakin rumit karena banyak telepon tersebut berada di lokasi yang sulit dijangkau, dalam beberapa kasus hanya dapat diakses dengan mobil salju. Migrasi telepon terakhir mereka memakan waktu lebih dari empat tahun, sehingga tim yang bertanggung jawab atas proyek migrasi ini merasa tertekan oleh tenggat waktu yang ketat.

Menemukan solusi platform lengkap untuk masalah telepon

Mendapatkan semua yang mereka butuhkan untuk mempertahankan layanan yang diharapkan merupakan tantangan besar. Melakukan semua itu di tengah transisi besar-besaran akan menjadi beban luar biasa bagi tim mereka. Selain 5.400 telepon meja dan 7.300 telepon bersama, mereka juga mengelola lebih dari 50 server di Topeka, Kansas, dan Fort Worth, Texas. Platform telepon berbasis cloud dapat mengurangi jumlah server yang mereka gunakan dan membebaskan bandwidth yang sebelumnya digunakan untuk mendukung infrastruktur mereka sendiri.

Mereka juga membutuhkan platform yang kompatibel dengan sebagian besar perangkat keras telepon Poly yang sudah ada. Mengganti begitu banyak perangkat telepon dalam waktu singkat tidak memungkinkan, dan mengganggu alur kerja 37.000 karyawan mereka bukanlah pilihan.

Sebagai langkah awal, mereka membuat daftar kebutuhan dan meminta vendor dari penyedia tradisional berbasis lokal maupun platform telepon cloud untuk menunjukkan bagaimana mereka dapat mengisi kekosongan layanan yang akan datang. Ini adalah peluang nyata untuk mengambil situasi yang menantang dan meningkatkan pengalaman komunikasi secara keseluruhan. Solusi telepon dan pesan suara yang berdiri sendiri tidak akan cukup.

Mereka menginginkan pesan instan dan konferensi video yang menyertakan fitur berbagi layar yang mudah. Mereka membutuhkan dasbor intuitif untuk memantau telepon yang tidak berfungsi, integrasi telepon tradisional, dan cara untuk mengelola rencana panggilan yang kompleks. Selain itu, mereka membutuhkan opsi untuk menggunakan operator mereka sendiri, yang sangat penting agar komunikasi internal dapat terhubung dengan radio genggam mereka. Layanan E911 juga harus tersedia.

“Kami membutuhkan E911 sebagai bagian dari platform. Banyak dari telepon ini digunakan untuk keselamatan,” kata Silvina. “Dalam banyak kasus, sulit untuk menentukan lokasi yang tepat. Itu bisa berupa pos modular atau hanya koordinat lintang dan bujur, dan kami harus memastikan setiap telepon terhubung dengan lokasi agar tim tanggap darurat dapat menjangkaunya.”

Dari semua opsi yang tersedia, Zoom Workplace memberikan solusi terbaik untuk kebutuhan komunikasi mereka yang kompleks. Langkah selanjutnya adalah memigrasikan ribuan telepon dan melatih puluhan ribu karyawan. Yang perlu mereka lakukan hanyalah tetap berada di jalur yang benar.

Migrasi lintas negara dengan sentuhan rendah

Untuk membantu proses migrasi, BNSF melibatkan CDW, mitra tepercaya yang sudah pernah bekerja sama sebelumnya dan yang sudah familier dengan Zoom Workplace. Mereka mulai bekerja dan dengan cepat menemukan cara untuk menghemat waktu dalam migrasi mereka.

Salah satu alat yang paling menghemat waktu yang mereka gunakan adalah kemampuan untuk membuat otomatisasi dengan API Zoom untuk melakukan ribuan perubahan tanpa usaha manual. Mereka dapat mematikan telepon di sistem lama, memulai ulang, dan telepon tersebut akan secara otomatis terhubung ke Zoom Phone. Dengan API tersebut, mereka juga dapat mengonsolidasikan lebih dari 60.000 aturan dalam rencana panggilan mereka menjadi kurang dari 200.

Meskipun awalnya tim khawatir migrasi akan memakan waktu lebih dari dua belas bulan, ternyata prosesnya hanya memakan waktu tujuh bulan. Itu 40% lebih cepat dari waktu yang telah mereka anggarkan untuk transisi. Mereka bahkan tidak perlu banyak melakukan pelatihan untuk karyawan. “Kami pikir itu akan menjadi sesuatu yang traumatis,” kata Silvina. “Tetapi pengguna bisa beradaptasi. Prosesnya cepat dan intens, dan kami memang sengaja melakukannya seperti itu. Kami tidak ingin orang-orang menggunakan dua alat dalam waktu yang lama.”

Pengalaman secara keseluruhan sangat positif, dan karyawan dengan cepat beradaptasi dengan Zoom Phone, Zoom Meetings, dan Zoom Team Chat sebagai metode komunikasi utama mereka. Silvina dan timnya bahkan menyediakan saluran dukungan di Team Chat untuk membantu karyawan saling memecahkan masalah yang sering muncul dalam pekerjaan mereka. Hal tersebut mengubah cara mereka berkomunikasi dan memberikan cara baru untuk bekerja sama.

“Alat ini sangat fleksibel dalam beroperasi di jaringan yang kurang sempurna,” kata Silvina. “Alat ini dapat menahan latensi, kehilangan paket, dan tidak membutuhkan banyak bandwidth.”

Menghadapi gangguan akibat pergantian layanan, Silvina dan timnya menemukan beberapa fitur Zoom Workplace yang mengejutkan menjadi favorit dengan cepat. Misalnya, orang-orang sangat senang karena mereka dapat dengan mudah menyamarkan dan memblokir panggilan dari perangkat mereka sendiri tanpa harus menghubungi tim telekomunikasi untuk meminta pemblokiran secara manual. “Itu adalah fitur yang sangat disukai,” kata Silvina. “Saya tidak menyangka mereka akan begitu antusias tentang itu!”

BNSF sepenuhnya terintegrasi dengan Zoom Workplace, dan mereka juga menggunakan Zoom Events untuk memperluas jangkauan acara tahunan Technology Awareness Day mereka. Sebelumnya, BNSF hanya dapat mengundang siswa sekolah menengah lokal, tetapi dengan Zoom Events, mereka dapat mengundang pemuda dari seluruh Amerika Serikat untuk belajar tentang karier di bidang teknologi. Selain itu, acara ini juga memberikan tantangan kepada para peserta untuk merancang dan mengembangkan solusi teknologi mereka sendiri yang akan dinilai dalam acara tersebut.

Bergerak bersama Zoom Rooms

Zoom Phone dan Zoom Workplace bukanlah akhir dari cerita BNSF. Dalam kolaborasi dengan Layanan Profesional Zoom, mereka berhasil meluncurkan Zoom Room pertama di dunia yang dipasang di kereta yang sedang bergerak.

Tim kepemimpinan membutuhkan Zoom Room yang mobile untuk perjalanan bisnis rutin. Mereka ingin tetap terhubung dan bekerja seolah-olah berada di kantor pusat. Awalnya, mereka membawa ide ini ke tim Layanan Profesional Zoom, yang kemudian merenovasi gerbong bisnis standar pada salah satu kereta mereka. “Tantangan terbesar adalah kebisingan,” kata Silvina. “Gerbong itu sangat tua dan tradisional, jadi mereka harus melakukan banyak penyesuaian untuk memastikan bahwa kebisingan dari lingkungan sekitar tidak mengganggu panggilan. Dan hasilnya benar-benar bagus.”

Baru-baru ini, BNSF kembali bekerja sama dengan Layanan Profesional Zoom untuk merancang dan mengimplementasikan ruang produksi acara lengkap di pusat konferensi mereka. Zoom Room baru ini menawarkan fleksibilitas untuk membagi ruang besar menjadi dua ruang dan memberikan pilihan antara Pengontrol Zoom Room yang ramah pengguna atau mode produksi yang memungkinkan tim profesional menyesuaikan pengalaman acara sesuai kebutuhan.

Meningkatkan komunikasi di seluruh perusahaan untuk karyawan di setiap peran

Inti dari pengalaman BNSF dengan Zoom bukan hanya tentang apa yang bisa dilakukan oleh Zoom Phone dan Zoom Workplace untuk mereka. Menurut Silvina, ini jauh lebih dari itu: