Hướng dẫn sử dụng Zoom AI Companion dành cho lãnh đạo bộ phận CNTT

Ngày càng có nhiều tổ chức coi AI là một công nghệ bắt buộc đối với nhân viên, chứ không phải là một công nghệ nên có. Là lãnh đạo bộ phận CNTT, bạn thuộc tiền tuyến của làn sóng chuyển đổi số này, với nhiệm vụ mang lại công nghệ phù hợp để giúp nhân viên cộng tác và giao tiếp hiệu quả. 

Với rất nhiều giải pháp AI hiện có, nhóm của bạn có thể cảm thấy choáng ngợp với việc đánh giá và kiểm thử các công cụ khác nhau dựa trên nhiều yếu tố đa dạng, bao gồm chi phí, chất lượng, thành phần tích hợp cũng như tính bảo mật và quyền riêng tư. Cần có thời gian để tìm được một giải pháp đáng tin cậy và hiệu quả. Nhưng hành động quá chậm có thể dẫn đến những khó khăn bất ngờ. Nếu các nhân viên đang háo hức không được cung cấp công cụ AI đã được phê duyệt, họ có thể bắt đầu sử dụng các ứng dụng chưa được kiểm duyệt để thực hiện công việc và bạn sẽ không biết dữ liệu của công ty đang được xử lý như thế nào hoặc dữ liệu đó có được sử dụng để đào tạo các mô hình AI của bên thứ ba hay không. Và họ sẽ không đạt được mức tăng năng suất mà AI có thể mang lại.

Bạn cũng đang loay hoay tìm cách tích hợp AI vào quy trình công việc hiện tại, hướng dẫn nhập môn cho người dùng và truyền đạt giá trị của AI để nhân viên sử dụng. 

Rồi xuất hiện Zoom AI Companion, trợ lý AI thông minh của bạn trên nền tảng Zoom. Đó là một phần của nền tảng mà bạn tin tưởng và trải nghiệm cộng tác mà nhân viên của bạn đã biết và yêu thích. Chỉ cần một lần bấm nhanh là bạn có thể nâng cao năng suất của nhóm thông qua tóm tắt các cuộc họp và chuỗi trò chuyện, soạn tin nhắn trong Team Chat và email, đồng thời giúp lên ý tưởng và sắp xếp các ý tưởng trên bảng trắng. Và vì công cụ này được cung cấp cho người dùng trả phí trên các gói Zoom đủ điều kiện mà không tính thêm phí*, bạn không cần phải lo lắng về việc thêm một công cụ mới sao cho phù hợp với ngân sách.

Cho dù bạn đang chủ động xem xét AI Companion hay đang tìm kiếm hướng dẫn để triển khai hiệu quả công cụ này, hãy tìm thông tin bạn cần bên dưới. (Bạn cần hướng dẫn sơ lược về những gì AI Companion có thể làm cho nhóm của bạn? Hãy bắt đầu tại đây).

Đánh giá nghiêm ngặt mọi ứng dụng là điều thiết yếu để góp phần bảo vệ an toàn cho dữ liệu của công ty và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn. Cam kết về AI có trách nhiệm của chúng tôi dựa trên văn hóa quan tâm mạnh mẽ của Zoom, trong đó các sản phẩm của chúng tôi tập trung vào tính bảo mật và quyền riêng tư. Nếu tổ chức của bạn đã sử dụng Zoom, có thể bạn đã quen với cách chúng tôi ưu tiên tính bảo mật, tuân thủ và quyền riêng tư trên nền tảng của chúng tôi.

Điều quan trọng là Zoom không sử dụng bất kỳ nội dung nào của khách hàng dưới dạng âm thanh, video, cuộc trò chuyện, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm hoặc nội dung tương tự thông tin truyền thông khác (chẳng hạn như kết quả bình chọn, bảng trắng và phản ứng) để đào tạo các mô hình trí tuệ nhân tạo của Zoom hoặc bên thứ ba.

Nếu bạn chưa quen với các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư của Zoom thì Sách trắng về quyền riêng tư và bảo mật của AI Companion của chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng của sản phẩm và cách tiếp cận AI có trách nhiệm, đồng thời giải đáp nhiều câu hỏi mà bạn có thể có khi đánh giá các giải pháp AI của chúng tôi. 

Tải sách trắng xuống để biết thêm thông tin về:

• Cách chúng tôi sử dụng và bảo vệ dữ liệu của bạn
• Luồng dữ liệu và truyền dữ liệu cho bên thứ ba (nếu phù hợp)
• Chi tiết lưu giữ và lưu trữ dữ liệu cụ thể cho từng tính năng AI Companion
• Quy trình phát triển các tính năng AI tạo sinh của chúng tôi

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

Trước khi triển khai AI Companion trên phạm vi toàn bộ tổ chức, bạn nên cân nhắc triển khai thử nghiệm với một nhóm nhân viên được chọn. Cách này cho phép bạn kiểm thử các tính năng, đồng thời thu thập phản hồi và bài học từ cơ sở người dùng quy mô nhỏ trước tiên. Và bạn có thể dễ dàng thực hiện việc đó thông qua các tính năng điều khiển chi tiết dành cho AI Companion của chúng tôi. Cách thực hiện như sau:

1. Tạo nhóm mới cho những người kiểm thử ở phần Quản lý người dùng trong tài khoản của bạn.
2. Tạo một nhóm mới riêng cho những người không phải là người kiểm thử.
3. Trong cài đặt tài khoản, bấm vào thẻ AI Companion. Từ đây, bạn có thể chọn các tính năng của AI Companion mà bạn muốn bật. Những tính năng này sẽ được bật ở cấp tài khoản, nghĩa là dành cho tất cả người dùng trên tài khoản của bạn. Trong bước tiếp theo, bạn sẽ hạn chế quyền truy cập của phần còn lại của tổ chức, trong khi vẫn cấp quyền truy cập cho nhóm kiểm thử.
4. Trong phần Quản lý người dùng, hãy chọn nhóm kiểm thử, sau đó chuyển sang thẻ AI Companion và bật các tính năng mà bạn muốn nhóm kiểm thử truy cập. 
5. Chọn nhóm những người không phải là người kiểm thử, là nhóm bao gồm tất cả người dùng còn lại trong tổ chức của bạn. Bấm vào thẻ AI Companion, sau đó tắt tất cả các tính năng đối với nhóm những người không phải là người kiểm thử. Nhấp vào biểu tượng khóa để ngăn người dùng trong nhóm này thay đổi cài đặt. 

Nếu muốn, bạn có thể chỉ định quản trị viên riêng cho nhóm kiểm thử. Họ sẽ không có quyền truy cập đầy đủ tài khoản quản trị viên nhưng có thể thêm và quản lý thành viên trong nhóm kiểm thử. Đây là lựa chọn hoàn toàn phù hợp nếu bạn muốn ủy quyền cho người khác quản lý chương trình thí điểm, ngay cả khi họ không phải là quản trị viên tài khoản.

Truyền đạt cho nhân viên là việc rất quan trọng khi triển khai bất kỳ công nghệ nào. Về cơ bản, nếu nhân viên không được thông báo về công nghệ sẵn có dành cho họ, không hiểu công nghệ đó có thể giúp họ như thế nào và không cảm thấy thoải mái khi sử dụng công nghệ đó, thì có khả năng họ sẽ không tiếp nhận công nghệ đó. 

Dưới đây là email mẫu để giới thiệu AI Companion cho nhóm của bạn:

___

[Tên nhân viên] thân mến,

Chúng tôi xin hân hạnh thông báo, từ giờ bạn có thể sử dụng trợ lý AI tạo sinh của Zoom là AI Companion trên Zoom

AI Companion có một số tính năng được thiết kế để trợ giúp bạn trong suốt ngày làm việc nhằm góp phần nâng cao năng suất và khả năng cộng tác. Trợ lý này có thể:

• Tóm tắt các cuộc họp trên Zoom, cung cấp cho bạn bản tóm tắt về diễn biến cuộc họp và các mục hành động, ngay cả khi không ghi lại cuộc họp. Công nghệ này cũng có thể tóm tắt các chuỗi chủ đề dài trong Team Chat, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhờ bản tóm tắt cuộc trò chuyện.

• Trả lời các câu hỏi của bạn về cuộc họp trong thời gian thực, chẳng hạn như “Có ai nhắc đến tôi không?” hay “Các bước tiếp theo là gì?”

• Soạn tin nhắn trong Team Chat và email trong email Zoom Mail với giọng điệu và độ dài phù hợp. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập lời nhắc.

• Giúp bạn xem lại các bản ghi dễ dàng hơn bằng cách chia thành các chương thông minh theo chủ đề, làm nổi bật thông tin quan trọng và xác định các mục hành động.
• Tạo ý tưởng trên Zoom Whiteboard dựa trên lời nhắc của bạn, giúp bạn bắt đầu các phiên lên ý tưởng.

[LƯU Ý: CHỈNH SỬA DANH SÁCH TRÊN THEO CÁC TÍNH NĂNG AI COMPANION BẠN CHỌN BẬT HOẶC SẢN PHẨM ZOOM ĐƯỢC CẤP GIẤY PHÉP CHO BẠN]

Chúng tôi biết là bạn có thể có một số câu hỏi về việc sử dụng công cụ mới này. Tiếp tục đọc để biết thêm thông tin:

Tôi có thể chọn thời điểm sử dụng AI Companion không?

Bạn có quyền kiểm soát những tính năng AI Companion mà bạn muốn sử dụng trong các cuộc họp do bạn chủ trì. Bạn có thể bật hoặc tắt những tính năng này bất cứ lúc nào và bạn có thể chọn có sử dụng những tính năng này trong cuộc họp của mình tùy theo từng trường hợp hay không. Bạn cũng có thể chọn thời điểm bật hoặc tắt AI Companion khi cuộc họp đang diễn ra. Bạn sẽ thấy biểu tượng lấp lánh phát sáng ở góc trên bên trái cửa sổ nếu AI Companion đang hoạt động trong cuộc họp. Nếu tham gia cuộc họp có sử dụng các tính năng của AI Companion, bạn sẽ nhận được thông báo kèm theo tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. 

Các cuộc trò chuyện trong cuộc họp của tôi có được sử dụng để đào tạo các mô hình AI không?

Zoom không sử dụng bất kỳ nội dung nào của khách hàng dưới dạng âm thanh, video, cuộc trò chuyện, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm hoặc nội dung tương tự thông tin truyền thông khác (chẳng hạn như kết quả bình chọn, bảng trắng và phản ứng) để đào tạo các mô hình trí tuệ nhân tạo của Zoom hoặc bên thứ ba.

Tôi có thể bắt đầu bằng cách nào?

Chỉ cần tìm biểu tượng AI Companion lấp lánh trong khi sử dụng Zoom. Biểu tượng này sẽ xuất hiện trên thanh công cụ Meetings, Team Chat, Mail hoặc Zoom Whiteboard. 

• Tham khảo Hướng dẫn bắt đầu của Zoom để biết thêm chi tiết và tìm hiểu cách bạn có thể tận dụng tối đa AI Companion trong ngày làm việc. 
• Nếu bạn muốn tắt một số tính năng nhất định của AI Companion, hãy truy cập cài đặt hồ sơ Zoom và tìm thẻ AI Companion. 
• Để biết câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến nhất về cách bắt đầu, hãy truy cập trang hỗ trợ của Zoom: Sử dụng Zoom AI Companion.

Vui lòng liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc điều băn khoăn nào. 

___

Gợi ý để khuyến khích nhân viên sử dụng

Sau khi bạn đã giới thiệu về AI Companion, hãy làm theo các gợi ý sau để khuyến khích nhân viên sử dụng và giúp họ học cách sử dụng hiệu quả công cụ này:

• Thiết lập các phiên đào tạo và giờ tư vấn trực tuyến thông qua Zoom để giúp nhân viên bật AI Companion và trả lời các câu hỏi mà nhân viên có thể đặt ra.
• Tạo một kênh Zoom Team Chat dành riêng cho AI Companion để nhân viên có thể đặt câu hỏi hoặc chia sẻ các mẹo và phương pháp tốt nhất của riêng họ.
• Thành lập một ủy ban gồm những người dùng cấp cao hoặc những người đam mê AI để giúp đỡ nhân viên, kiểm tra các tính năng mới hoặc tổ chức các phiên đào tạo của riêng họ, tùy thuộc vào mức độ tương tác của họ.

Nguồn hỗ trợ cho nhân viên

Nhân viên tìm hiểu và tương tác theo nhiều cách khác nhau và chúng tôi có sẵn nhiều nguồn hỗ trợ về AI Companion mà bạn có thể chia sẻ với họ.

• Các bài viết hỗ trợ AI Companion 
• Các khóa học của Trung tâm học tập Zoom
• Blog về AI Companion
• Hội thảo trực tuyến về AI Companion theo yêu cầu

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu sử dụng AI Companion chưa? Dưới đây là một số liên kết quan trọng:

• Xem trang AI Companion để biết các tính năng và tiềm lực mới nhất.
• Tải Sách trắng về tính bảo mật và quyền riêng tư của AI Companioncủa chúng tôi.
• Hoàn thành khóa học về Zoom AI Companion dành cho quản trị viên trên Trung tâm học tập Zoom.
• Truy cập cổng thông tin tài khoản quản trị viên của tổ chức để bật AI Companion.
• Đọc thêm về suy nghĩ của các lãnh đạo và nhân viên khác về AI trong báo cáo về AI tại nơi làm việc của chúng tôi.