IT リーダー向け Zoom AI Companion ガイド

ますます多くの組織が、AI を「あったらいいな」ではなく、従業員にとって必要不可欠なテクノロジーと捉えるようになっています。IT リーダーは、このデジタル トランスフォーメーションの波の最前線に立ち、従業員のコラボレーションとコミュニケーションを効果的に支援する適切なテクノロジーを導入する使命を担っています。

利用できる AI ソリューションが極めて多いため、さまざまな要因（コスト、品質、連携、セキュリティとプライバシーなど）に基づいてさまざまなツールを評価し、テストするチームは、手に負えないと感じているかもしれません。信頼できる効果的なソリューションを探し出すには時間がかかります。とはいえ、ぐずぐずしていると、それはそれで落とし穴にはまりかねません。仕事熱心な従業員に承認済みの AI ツールを提供できなければ、従業員は業務に未承認のアプリを使い始めるかもしれません。そしてリーダーは、会社のデータがどのように取り扱われているのか、またはデータがサードパーティの AI モデルのトレーニングに使われているのかどうか、把握できなくなってしまいます。また、AI がもたらすメリット、生産性の向上も見込めません。

リーダーはまた、どのように既存のワークフローに AI を組み込み、ユーザーをオンボーディングし、従業員が AI を使用できるように AI の価値を伝えるかにも、頭を悩ませています。

そこで登場したのが、Zoom プラットフォーム上のスマート AI アシスタント、Zoom AI Companion です。信頼性の高いプラットフォームに組み込まれた Zoom AI Companion は、従業員にとってすでに使い慣れたコラボレーション体験の一部で、クリックするだけで、ミーティングやチャット スレッドを要約したり、チーム チャットやメールでメッセージの文章を作成したり、ホワイトボードでブレインストーミングしてアイデアを整理したりすることで、チームの生産性を上げることができます。また、対象となる Zoom プラン* の有料ユーザーは追加料金なしで利用できるため、新しいツールのために予算をやりくりする必要はありません。

AI Companion を積極的に検討している方も、効果的に実装するためのガイダンスを探している方も、必要な情報をまとめた以下をご覧ください（AI Companion がチームにどのような効果をもたらすか、入門書が必要な場合は、こちらから開始してください）。

企業のデータを安全に保ち、潜在的なリスクを軽減するためには、あらゆるアプリケーションの厳格な評価が不可欠です。責任ある AI への Zoom のコミットメントは、セキュリティとプライバシーをプロダクトの中心に据えるという Zoom の強いケア精神の文化に基づいています。組織ですでに Zoom を使用しているのであれば、Zoom がプラットフォーム全体でどのようにセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスを優先しているか、よくご存知でしょう。

ここで、重要なことをお伝えします。Zoom が、お客様のオーディオ、ビデオ、チャット、画面共有、添付、その他のコミュニケーション関連のカスタマー コンテンツ（投票結果、ホワイトボード、リアクションなど）を使用して Zoom またはサードパーティの人工知能モデルをトレーニングすることはありません。

Zoom のセキュリティとプライバシーに関する取り組みについて詳しくご存知でない方は、 AI Companion のセキュリティとプライバシーに関するホワイトペーパーをご覧ください。Zoom プロダクトの機能と責任ある AI へのアプローチを詳細に説明し、Zoom の AI ソリューションを評価する際に寄せられることの多い質問に多数お答えしています。

ホワイトペーパーをダウンロードして、以下の情報をご確認ください。

• Zoom によるお客様データの使用方法と保護方法
• データフローとサードパーティへの伝送（該当する場合）
• AI Companion の各機能の具体的なデータ保存と保持の詳細
• 生成 AI 機能の開発プロセス

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

AI Companion を組織全体に展開する前に、一部の従業員グループによる試験運用をぜひご検討ください。そうすることで、まずは小規模なユーザー基盤から機能を試し、フィードバックや学習結果を収集できます。Zoom の AI Companion はきめ細かに制御できるので、手軽に実施できます。その際は、以下の手順に従ってください。

1. アカウントの [ユーザー管理] セクションで、テスト担当者用の新しいグループを作成します。
2. テスト担当者ではないユーザー用に別の新しいグループを作成します。
3. アカウント設定で、[AI Companion] タブをクリックします。ここで、どの AI Companion 機能を有効にするか選択できます。これはアカウント レベルの設定になるため、アカウントのユーザー全員にこの設定が適用されます。次の手順では、テスト担当グループによるアクセスを許可しながら、より広範な組織によるアクセスは制限します。
4. [ユーザー管理] でテスト担当グループを選択し、次に [AI Companion] タブに移動して、テスト担当グループにアクセスを許可する機能を有効にします。
5. テスト担当者以外のグループ（組織内のほかのユーザー全員を含むグループ）を選択します。[AI Companion] タブをクリックして、テスト担当者以外のグループの全機能を無効にします。ロックアイコンをクリックして、このグループのユーザーが変更できないようにします。

必要であれば、テスト担当グループに別の管理者を割り当てることができます。この管理者には、管理者アカウントの全アクセス権はありませんが、テスト担当グループのメンバーの追加・管理は可能です。試験運用の管理をアカウント管理者以外に委任したい場合に最適な方法です。

どのようなテクノロジーを導入する場合でも、従業員とのコミュニケーションは極めて重要です。結局のところ、従業員が何を利用できるのか知らなかったり、どのように役立つのかわかっていなかったり、快適に使用できなかったりしたら、おそらく新しいものを受け入れようとはしないでしょう。

以下に、AI Companion をチームに紹介する際のメール テンプレートをご紹介します。

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[従業員]各位

この度、Zoom の生成 AI アシスタントである AI Companion が、ついに Zoom で利用できるようになりました。

AI Companion には、生産性とコラボレーションの向上に寄与する、日常業務全般に役立つよう設計された機能が多数そろっています。その機能を一部ご紹介します。

• 要約: Zoom ミーティングをレコーディングしなくても、その内容やアクション項目をまとめてくれます。また、長いチームチャットのスレッドを要約することもできるため、チャットの概要を把握する時間を節約できます。

• リアルタイムで回答: 「自分の名前は言及されましたか？」「次のステップは何ですか？」など、ミーティングに関する質問にリアルタイムで回答してくれます。

• 文章作成: プロンプトを提供するだけで、適切なトーンと長さでチーム チャットのメッセージや Zoom Mail のメールを作成してくれます。

• 簡単にレコーディングを確認: トピックごとにスマート チャプターに分割し、重要な情報を強調し、アクション項目を特定することで、確認しやすくしてくれます。
• アイデアを生成: プロンプトに基づいて Zoom Whiteboard 上でアイデアを生成し、ブレインストーミング セッションの開始を支援してくれます。

[注：上記のリストは、有効にする AI Companion 機能、またはライセンスを取得している Zoom プロダクトに合わせて編集してください]

新しいツールなので、使い方など不明な点があるかと思います。以下も合わせてお読みください。

AI Companion を使用するかどうか選択できますか？

主催するミーティングでどの AI Companion 機能を使用するかは、お客様ご自身で制御できます。これらの機能はいつでもオン / オフを切り替え可能です。ミーティングで使用するかどうかも状況に応じて選択できます。また、ミーティングの進行中に AI Companion をオン / オフに切り替えることも可能です。ミーティングで AI Companion が有効になっている間は、ウィンドウの左上に光るアイコンが表示されます。AI Companion 機能を使用しているミーティングに参加すると、免責事項とともにその旨が通知されます。

ミーティングでの会話は、AI モデルのトレーニングに使用されますか？

Zoom が、お客様のオーディオ、ビデオ、チャット、画面共有、添付、その他のコミュニケーション関連のカスタマー コンテンツ（投票結果、ホワイトボード、リアクションなど）を使用して Zoom またはサードパーティの人工知能モデルをトレーニングすることはありません。

どうすれば使用を開始できますか？

Zoom の使用中に、Meetings ツールバー、Team Chat、Mail、Zoom Whiteboard で AI Companion アイコンを見つけていただくだけで使用できます。

• 詳細については、Zoom 入門ガイドを参照してください。AI Companion を業務で最大限に活用する方法について詳しく説明しています。
• AI Companion の特定の機能をオフにしたい場合は、Zoom プロフィール設定に移動して、[AI Companion] タブを探してください。
• 使用開始に関するよくある質問への回答については、Zoom のサポートページ「Using Zoom AI Companion （英語）」をご覧ください。

ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。

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導入を後押しするヒント

AI Companion を紹介したら、以下のヒントに従って導入を後押しし、従業員が効果的に使い方を習得できるように支援しましょう。

• Zoom でトレーニング セッションとバーチャル オフィスアワーを設定し、従業員が AI Companion を使用できる環境を整え、従業員からの質問に答えられる体制にします。
• AI Companion 専用の Zoom Team Chat チャネルを作成して、従業員が質問をしたり、独自のヒントやベスト プラクティスを共有したりできるようにします。
• パワーユーザーや AI 愛好家で委員会を結成し、エンゲージメントのレベルに応じて、従業員を支援したり、新機能をテストしたり、独自のトレーニング セッションを開催したりします。

従業員用リソース

従業員はさまざまな方法で学習し、エンゲージメントを高めています。Zoom は、従業員と共有できるさまざまな AI Companion リソースを用意しています。

• AI Companion サポート記事
• Zoom ラーニング センターのコース
• AI Companion に関するブログ
• オンデマンドの AI Companion ウェビナー

AI Companion を使い始めるにあたって重要なリンクをいくつかご紹介します。

• 最新の機能と性能については、AI Companion のページをご覧ください。
• AI Companion のセキュリティとプライバシーに関するホワイト ペーパーをダウンロードできます。
• Zoom ラーニング センターの管理者向け Zoom AI Companion コースをご受講ください。
• 組織の管理者アカウント ポータルにアクセスして、AI Companion を有効にします。
• ほかのリーダーや従業員が AI についてどのように考えているかを詳しく説明している、職場における AI についてのレポートをお読みください。