Een Zoom AI Companion-gids voor IT-managers

Organisaties zien AI steeds meer als een noodzakelijke technologie voor werknemers, en niet zozeer als een interessante extra. Als IT-manager loop je voorop in deze golf van digitale transformatie en heb je de taak om de juiste technologie te bieden om werknemers te helpen effectief samen te werken en te communiceren. 

Met zoveel beschikbare AI-oplossingen kan je team overweldigd zijn door het evalueren en testen van verschillende tools op basis van verschillende factoren, waaronder kosten, kwaliteit, integraties, beveiliging en privacy. Het kost tijd om een betrouwbare en effectieve oplossing te vinden. Een te langzaam tempo kan echter ook valkuilen inhouden. Als enthousiaste werknemers niet worden voorzien van goedgekeurde AI-tools, kunnen ze niet-goedgekeurde apps gaan gebruiken voor hun werk, waarbij je niet weet hoe bedrijfsgegevens worden verwerkt en of deze worden gebruikt om AI-modellen van derden te trainen. Daarenboven zullen ze niet de productiviteitswinst behalen die AI kan bieden.

Je zal ook moeilijkheden ondervinden om AI in je bestaande workflows te integreren, met onboarding van gebruikers en met het communiceren van de waarde van AI zodat werknemers er gebruik van maken. 

Maak kennis met Zoom AI Companion, jouw slimme AI-assistent op het Zoom-platform. De tool maakt deel uit van het platform dat je vertrouwt en van de samenwerkingservaring die je werknemers al kennen en waar ze van houden. Met slechts één klik kun je de productiviteit van je team verhogen door de mogelijkheid om vergaderingen en chatthreads samen te vatten, berichten op te stellen in teamchat en e-mail, en te helpen brainstormen en ideeën te ordenen op een whiteboard. Aangezien AI Companion zonder extra kosten is inbegrepen voor betalende gebruikers met in aanmerking komende Zoom-abonnementen,* hoef je je geen zorgen te maken over ruimte voor een nieuwe tool in je budget.

Of je nu actief AI Companion overweegt of op zoek bent naar hulp bij het effectief implementeren ervan, hieronder vind je de informatie die je nodig hebt. (Heb je een inleiding nodig over wat AI Companion voor jouw team kan betekenen? Begin hier).

Een grondige evaluatie van elke toepassing is essentieel om bedrijfsgegevens veilig te houden en potentiële risico's te verminderen. Onze inzet voor verantwoorde AI is gebaseerd op de sterke zorgcultuur van Zoom, die beveiliging en privacy centraal stelt in onze producten. Als jouw organisatie Zoom al gebruikt, ben je waarschijnlijk bekend met hoe we prioriteit geven aan beveiliging, privacy en naleving op ons platform.

Het is belangrijk om te weten dat Zoom geen klantinhoud gebruikt in de vorm van audio, video, chat, gedeelde schermen, bijlagen of andere communicatie van klanten (zoals resultaten van peilingen, whiteboards en reacties) om de kunstmatige-intelligentiemodellen van Zoom of derden te trainen.

Als je niet bekend bent met de beveiligings- en privacypraktijken van Zoom, biedt ons whitepaper Privacy en beveiliging bij gebruik van AI Companion een gedetailleerd overzicht van onze productfuncties en benadering van verantwoorde AI. Bovendien krijg je een antwoord op veel vragen die je kunt hebben bij het evalueren van onze AI-oplossingen. 

Download het whitepaper voor informatie over:

• Hoe we je gegevens gebruiken en beschermen
• De gegevensstroom en overdracht aan derden (indien van toepassing)
• Specifieke details over gegevensopslag en -bewaring voor elke AI Companion-functie
• Ons proces voor het ontwikkelen van generatieve AI-functies

Zoom puts you in control of how you and your account use AI Companion. By default, all AI Companion features are turned off within your account. You can choose whether to provide individual or all employees or just certain groups, with access to any or all of these features. 

It’s not an all-or-nothing choice — for instance, you may want employees to be able to summarize meetings with AI Companion but choose to hold off on capabilities like email or Team Chat compose while you complete more testing. You can easily switch access on or off in your account settings.

Click on the AI Companion tab, and you’ll see the ability to toggle each available feature on or off at the account level

Controlling access to AI features

To get even more granular, AI Companion allows you and your employees to control access to most features at the account, group, and user levels. 

Here’s what that looks like, using meeting summary as an example (this would apply to other AI Companion features as well):

• Enabling meeting summary at the account level means meeting hosts on your account (specifically employees within your organization with an eligible Zoom license) have the ability to initiate an AI-generated summary of their meeting.
• Account owners can create groups and manage access to AI Companion capabilities at the group level, giving some users access to meeting summaries while restricting access for others. You might want to do this as part of a pilot (more on how to set that up below) or for other reasons like compliance. 
• Hosts can choose to enable or disable meeting summary at the user level. That means hosts can decide for themselves whether they want AI Companion to generate a meeting summary for meetings they host. And, they can decide on a meeting-by-meeting basis whether to turn AI Companion on or off.

At the account and group levels, you can restrict settings by clicking the lock icon to prevent users from changing these settings. For instance, you can require that all meeting summaries get sent to only the meeting host.

Customizable settings provide even more admin control

Once you toggle a feature on, you have even more options to control how AI Companion’s outputs are shared and accessed. For instance, when you turn on meeting summaries, you can decide whether to keep those summaries to only the host, the host and internal attendees, or share summaries with all meeting invitees, including those outside your company.

Employees can choose when to use AI Companion

At the user level, employees can choose how they want to use AI Companion in meetings they host. They can enable AI Companion to automatically start a meeting summary for every meeting they host, or choose to start the summary manually. Hosts can also decide whether to allow attendees to ask AI Companion questions about the meetings they host. Hosts have the ability to turn these features on and off during a meeting. 

During a meeting, all attendees will be notified with a message when AI Companion capabilities are turned on, and given the option to accept or leave the meeting. A glowing AI Companion icon will be visible in the top left corner of the meeting window if AI Companion is active during the entire meeting.

Voordat je AI Companion in je hele organisatie uitrolt, kun je overwegen een proefproject uit te voeren met een selecte groep werknemers. Zo kun je de mogelijkheden testen en eerst feedback en lessen verzamelen van een kleiner gebruikersbestand. Met onze gedetailleerde bedieningselementen voor AI Companion kun je dat heel eenvoudig doen. Dat gaat als volgt:

1. Maak een nieuwe groep voor je testers in het gedeelte Gebruikersbeheer van je account.
2. Maak een aparte nieuwe groep voor niet-testers.
3. Klik in je accountinstellingen op het tabblad AI Companion. Hier kun je kiezen welke AI Companion-mogelijkheden je wilt inschakelen. Dit gebeurt op accountniveau, dus voor alle gebruikers van je account. In de volgende stap beperk je de toegang voor de ruimere organisatie terwijl je toegang geeft voor de testgroep.
4. Selecteer onder Gebruikersbeheer je testgroep, navigeer vervolgens naar het tabblad AI Companion en schakel de functies in waartoe je de testgroep toegang wilt geven. 
5. Selecteer de groep van niet-testers, die alle andere gebruikers in je organisatie omvat. Klik op het tabblad AI Companion en schakel vervolgens alle functies voor de groep van niet-testers uit. Klik op het vergrendelingspictogram om te voorkomen dat gebruikers in deze groep dit wijzigen. 

Indien gewenst, kun je afzonderlijke beheerders toewijzen aan je testgroep. Deze krijgen geen volledige toegang tot je beheerdersaccount, maar kunnen wel leden toevoegen aan en beheren in de testgroep. Deze optie is perfect als je het beheer van het proefproject wilt delegeren aan iemand die geen accountbeheerder is.

Employee communication is critical when rolling out any technology. After all, if employees aren’t informed about what’s available, bought in about how it can help them, and comfortable using it, they probably won’t adopt it. 

Here’s a template email for introducing AI Companion to your team:

___

Dear [employees],

We’re excited to announce that AI Companion, Zoom’s generative AI assistant, is now available for you to use on Zoom

AI Companion has a number of capabilities designed to help you throughout your workday to help enhance productivity and collaboration. It can:

• Summarize Zoom meetings, giving you a recap of what happened and action items, even without recording the meeting. It can also summarize lengthy Team Chat threads, helping you save time with a synopsis of the conversation.

• Answer questions you have about a meeting in real time — like “Was my name mentioned?” or “What are next steps?”

• Compose Team Chat messages and emails in Zoom Mail emails with the appropriate tone and length. All you have to do is provide a prompt.

• Make recordings easier to review by dividing them into smart chapters by topic, highlighting important info, and identifying action items.
• Generate ideas on a Zoom Whiteboard based on your prompt, helping you kick-start brainstorming sessions.

[NOTE: EDIT THE ABOVE LIST BASED ON THE AI COMPANION FEATURES YOU CHOOSE TO ENABLE OR THE ZOOM PRODUCTS YOU ARE LICENSED FOR]

We know you may have some questions about using this new tool. Read on for more info:

Can I choose whether to use AI Companion?

You have control over which AI Companion capabilities you want to use in meetings you host. You can turn these capabilities on or off at any time, and you can choose whether or not to use them in your meetings on a case-by-case basis. You can also choose when to turn AI Companion on or off while your meeting is in progress. A glowing sparkle icon will be visible in the top-left corner of your window if AI Companion is active during a meeting. If you join a meeting where AI Companion capabilities are being used, you’ll be notified with a disclaimer. 

Will my meeting conversations be used to train AI models?

Zoom does not use any customer audio, video, chat, screen sharing, attachments, or other communications-like customer content (such as poll results, whiteboard, and reactions) to train Zoom’s or its third-party artificial intelligence models.

How do I get started?

Just look for the AI Companion sparkle icon while you’re using Zoom — in your Meetings toolbar, Team Chat, Mail, or Zoom Whiteboard. 

• Refer to Zoom’s Getting Started Guide for more details, and to learn how you can make the most of AI Companion in your workday. 
• If you want to turn off certain AI Companion capabilities, go to your Zoom profile settings and look for the AI Companion tab. 
• For answers to the most common questions about getting started, visit Zoom’s support page: Using Zoom AI Companion.

Please feel free to reach out with any questions or concerns. 

___

Tips for driving adoption

Once you’ve introduced AI Companion, follow these tips to drive adoption and help your employees learn how to use it effectively:

• Set up training sessions and virtual office hours via Zoom to help employees turn on AI Companion and answer questions they may have.
• Create a Zoom Team Chat channel dedicated to AI Companion so your employees can ask questions or share their own tips and best practices with each other.
• Create a committee of power users or AI enthusiasts to help employees, test new capabilities, or hold training sessions of their own, depending on their level of engagement.

Employee resources

Employees learn and engage in different ways, and we have a variety of AI Companion resources available that you can share with them.

• AI Companion support articles 
• Zoom Learning Center courses
• Blogs about AI Companion
• On-demand AI Companion webinar

Klaar om aan de slag te gaan met AI Companion? Hier vind je een paar handige links:

• Neem een kijkje op de AI Companion-pagina voor de nieuwste functies en mogelijkheden.
• Download ons whitepaper over beveiliging en privacy voor AI Companion.
• Volg de cursus Zoom AI Companion voor beheerders in het Zoom Learning Center.
• Ga naar de beheerdersaccountportal van je organisatie om AI Companion in te schakelen.
• Lees meer over hoe andere leidinggevenden en werknemers over AI denken in ons rapport 'AI op de werkplek'.