Sage Hospitality Group menciptakan kembali pekerjaan hibrida menggunakan Zoom Workplace dan Zoom Spaces

Memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dimulai dengan pengalaman Karyawan yang positif. Misi Sage Hospitality Group adalah “memperkaya kehidupan, satu pengalaman pada satu waktu,” dan tim tahu komitmen ini juga berlaku bagi karyawannya.

Sage percaya bahwa dengan berfokus pada momen-momen individu, Anda dapat membuat perbedaan yang besar. Bisnis ini memiliki jangkauan yang luar biasa, mengoperasikan lebih dari 65 hotel dan 30 restoran di seluruh negeri. Di balik layar, Sage percaya dalam membina budaya kerja hibrida yang membuat anggota tim di kantor dan jarak jauh dapat berkolaborasi dengan mudah, tetap terhubung, dan merasa dilibatkan.

Zoom telah menjadi pusat dari upaya ini. Eric Skogen, Direktur Senior Operasi TI di Sage, menjelaskan dari mana semuanya dimulai: “Sebelum Zoom, kami tidak memiliki alat rapat dan kolaborasi yang terpusat. Kami juga tidak memiliki pengalaman ruang konferensi yang lancar. Zoom menonjol sebagai solusi terbaik. Sangat mudah digunakan dan memberdayakan tim kami untuk bekerja dari mana saja.

Ketika pertumbuhan pesat Sage memerlukan ruang kantor baru, mereka kembali beralih ke Zoom. Kali ini, tujuan mereka adalah membayangkan kembali cara kerja hibrida dan menciptakan ruang dinamis yang berteknologi maju yang menampilkan mereka sebagai pemberi kerja terbaik di kelasnya.

Mengambil inspirasi dari kantor Zoom

Eric dan timnya menjelaskan tujuan mereka kepada Zoom dan mengunjungi kantor Zoom di Denver untuk melihat bagaimana inovasi terbaru dapat mengubah tempat kerja baru Sage.

"Kami melihat seberapa banyak teknologi telah meningkat sejak peluncuran awal kami," kata Eric. “Kami menyadari bahwa kami dapat memilih konfigurasi yang berbeda untuk ruang baru kami dan mendorong batas-batas dari seperti apa pekerjaan hibrida dapat terlihat.”

Sage ingin merancang ruang yang membuat karyawan dapat dengan mudah berkolaborasi tanpa teknologi yang mendominasi lingkungan. Mereka menginginkan alat yang akan meningkatkan produktivitas sambil melengkapi desain kantor.

Itu adalah sebuah usaha besar, dan mereka memutuskan untuk memanfaatkan sepenuhnya kemampuan Zoom Workplace dan Zoom Spaces untuk membangun ruang yang dinamis dan fleksibel yang dirancang bukan hanya sebagai tempat kerja, tetapi sebagai tempat karyawan ingin berada.

Ruang yang nyaman dengan teknologi terintegrasi

Sage bermitra dengan sumber daya lokal Cloud Connextions untuk pembangunan dan desain ruang baru mereka, dan keahlian tim Cloud Connextions terbukti sangat berharga. Perhatian mereka terhadap detail, pengalaman luas dengan Zoom, serta penawaran instalasi dan dukungan yang komprehensif menjadikan mereka pilihan yang sempurna untuk memimpin proyek tersebut. Hasilnya adalah lingkungan yang mulus dan modern yang mendukung kebutuhan Sage dan mencerminkan komitmen mereka terhadap kualitas dan inovasi.

Sage memilih untuk menggunakan Zoom Spaces, rangkaian lengkap solusi kerja fleksibel, untuk memudahkan tim hibrida berkolaborasi. Platform ini secara lancar mengintegrasikan teknologi canggih ke dalam ruang konferensi dan area bersama, mendorong kolaborasi dan inklusivitas. Fitur menonjol dari ruang baru mereka adalah “ruang tamu” yang dapat menjadi tempat karyawan bersantai dan mengadakan rapat dadakan kecil. “Ini memiliki perapian, meja dan kursi, sofa, dan memberikan nuansa rumah yang nyata,” kata Eric.

Di sebelahnya adalah ruang rapat, yang menawarkan fleksibilitas maksimum. Dinding kaca yang dapat dipindahkan mengubah dua ruang menjadi satu dengan satu sentuhan tombol, sempurna untuk rapat semua karyawan reguler mereka. “Kami menggabungkan kedua ruangan untuk menciptakan pengaturan multi-layar, dengan speaker, mikrofon, dan kamera yang tertanam di langit-langit. "Bahkan karyawan jarak jauh pun merasa seperti berada di ruangan yang sama dengan kami dan dapat berpartisipasi sepenuhnya,” jelas Eric

TeknologiZoom Rooms mendukung ruang-ruang ini dan ruang konferensi lainnya, sementara alat konferensi, papan tulis, dan Papan Digital membantu menciptakan pengalaman terpadu untuk kolaborasi tatap muka dan jarak jauh.

Whiteboarding memungkinkan tim untuk terhubung dari mana saja untuk merencanakan proyek dan alur kerja secara visual, serta memperjelas konsep yang kompleks. 

“Kemampuan untuk menyimpan papan tulis Zoom, membagikannya dengan peserta rapat lainnya, dan kemudian membuka kembali serta menyesuaikannya sangat penting. "Ini membuat semua orang selaras dan tetap pada jalur,” kata Eric

Papan digital menambahkan lapisan nilai lain, menampilkan pengumuman perusahaan, pencapaian, dan acara. “Kami memiliki monitor berukuran 98 inci yang menampilkan pekerjaan fenomenal dari tim properti kami,” kata Eric. "Mereka telah menjadi sangat populer di kalangan karyawan."

Sage juga menerapkan sistem konferensi video all-in-one DTEN untuk lebih mengoptimalkan Zoom Spaces mereka dan meningkatkan kualitas audio dan visual mereka. Inovasi-inovasi ini telah meningkatkan pengalaman rapat sehingga karyawan jarak jauh dapat merasa sama terlibatnya dengan rekan kerja mereka yang bekerja di kantor. 

"Dalam survei terbaru, karyawan kami memuji Zoom Spaces kami karena teknologi yang berfungsi dengan baik, kemudahan pengoperasiannya, dan betapa jauh lebih baik pengalaman rapat sekarang dibandingkan dengan pengaturan lama kami," kata Eric. “Zoom Rooms kami sekarang selalu penuh.”

Kolaborasi yang ditingkatkan dengan Zoom Workplace

Dengan Zoom Workplace yang diterapkan, Sage menyatukan alat komunikasi dan kolaborasinya, langsung menyederhanakan tugas harian dan memudahkan tim untuk bekerja sama.

Salah satu peningkatan utama adalah menerapkan Zoom Phone, sistem berbasis cloud yang berfungsi di kantor atau saat bepergian, pada perangkat apa pun yang kompatibel. Sage menambahkan booth telepon kedap suara, yang dilihat tim di kantor Zoom. Booth telepon memberikan karyawan ruang pribadi dan fleksibel untuk berkolaborasi, terpisah dari ruang konferensi tradisional.

Peningkatan lain datang dari Zoom Team Chat, yang dengan cepat diadopsi oleh karyawan Sage. Pusat kolaborasi yang mengutamakan AI meminimalkan kekacauan email dan mempercepat komunikasi. “Kami pernah menggunakan produk lain sebelumnya, tetapi kami menemukan bahwa Zoom Team Chat memberikan pengalaman serupa dengan biaya per pengguna yang jauh lebih rendah,” kata Eric. “Mudah untuk terhubung dengan siapa pun di perusahaan, dan kami kini dapat menyelesaikan lebih banyak hal melalui Team Chat, alih-alih mengirim email bolak-balik. "Itu merupakan kemenangan besar bagi kami.”

Team Chat sangat efektif pada proyek besar dan kompleks, seperti yang dijelaskan oleh Eric. Kami sedang mengerjakan proyek besar berskala nasional, dan Team Chat memudahkan semua orang untuk berada pada pemahaman yang sama dan fokus menyelesaikan tugas yang ada, dibandingkan dengan email atau bahkan rapat.

Memusatkan alat di bawah platform Zoom Workplace telah membuat hidup lebih sederhana bagi semua orang. Zoom telah menjadi bagian integral dari operasi sehari-hari Sage. “Orang-orang tidak lagi membuang waktu berpindah-pindah antara aplikasi yang berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan,” kata Eric. “Selain itu, dari sudut pandang dukungan, memiliki semuanya dalam satu tempat membuat penyelesaian masalah menjadi jauh lebih sederhana.”

Zoom AI Companion membantu menjaga semua orang tetap pada jalur.

Sejak implementasi awal Sage, Zoom telah menambahkan lebih banyak fitur AI untuk menjaga tim tetap teratur dan fokus. Eric sekarang menggunakan Ringkasan Rapat Zoom AI Companion untuk menghilangkan kebutuhan akan pencatatan manual terperinci dan secara otomatis menangkap poin diskusi utama, keputusan, dan item tindakan. Asisten AI menghasilkan ringkasan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti yang memberikan semua orang satu versi kebenaran untuk membantu meningkatkan akuntabilitas.

“Saya menggunakannya untuk setiap rapat. "Saya menemukan bahwa ini sangat akurat dan membantu kita semua bergerak ke arah yang sama,” kata Eric “Saya pikir hal utama yang dilakukan Ringkasan Rapat AI Companion untuk saya dan tim saya adalah memberikan rekap rapat yang dapat ditindaklanjuti, dengan ringkasan rapat mendetail dan daftar langkah selanjutnya yang membantu menjaga saya dan tim saya tetap bertanggung jawab.”

Dia melanjutkan, “Ketika ada tantangan atau masalah terkait suatu keputusan, kita selalu dapat merujuk kembali untuk menunjukkan bahwa kita semua pernah sepakat pada satu titik. Ini membuat jauh lebih mudah untuk menjaga proyek tetap bergerak maju ketika semua orang dapat merujuk kembali dan semua orang memiliki ingatan yang sama tentang apa yang dibahas.

Mendorong keterlibatan dan menghemat waktu

Kantor baru Sage yang dinamis, didukung oleh rangkaian lengkap solusi Zoom, telah mengubah cara tim bekerja sama. Karyawan di seluruh departemen merasa sama-sama terhubung, produktif, dan terlibat, baik di kantor, di acara di lokasi, atau bekerja di kedai kopi. 

Produktivitas telah meningkat pesat secara keseluruhan. Meskipun keterlibatan tatap muka dengan mitra bisnis tetap penting, Zoom mengurangi kebutuhan untuk perjalanan yang mahal dan memakan waktu. Rapat Zoom sering kali menggantikan penerbangan untuk rapat tunggal dengan manajer umum, mengurangi kerepotan dan biaya.

Alat komunikasi terintegrasi juga mengurangi beban administratif, memungkinkan para karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang bernilai lebih tinggi. Team Chat, khususnya, mengurangi beban email dan mempercepat pengambilan keputusan pada proyek lintas fungsi, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat.

Menggunakan Zoom di kantor baru Sage, Eric lebih bersemangat tentang platform ini daripada sebelumnya. “Semuanya tentang Zoom, sepanjang waktu di kantor kami. "Setiap organisasi yang ingin menyederhanakan ekosistem mereka akan mendapatkan manfaat dari penerapan Zoom.”